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Mit der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente arbeiten

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Liste „Zuletzt verwendete Dokumente“ durchsuchen, filtern, sortieren und verwalten können. Informationen dazu, wie Sie Aktionen für ein einzelnes Dokument ausführen können – Vorschau anzeigen, bearbeiten, herunterladen oder mit einem Auftrag verknüpfen Auftrag finden Sie unter Dokumente verwalten .

Mit der Dokumentenliste arbeiten

Auf der Seite „Dokumente“ unter dem Reiter „Zuletzt verwendet“ finden Sie alle Kundendokumente, bei denen in den letzten 30 Tagen eine Aktion durchgeführt wurde (hochgeladen, geöffnet, gesendet, gesperrt, unterschrieben usw.). So gelangen Sie schnell und einfach zu jedem aktuellen Projekt. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Info-Symbol in der Spalte „Letzte Aktion“, um zu sehen, welche Aktion zuletzt verzeichnet wurde.

Über die Registerkarte „Zuletzt verwendet“ auf der Seite „Dokumente“ können Sie Ihre Liste der zuletzt verwendeten Dokumente verwalten, indem Sie die Tabelle durchsuchen, filtern, sortieren und anpassen, um die gewünschten Dateien zu finden.

Suche nach Dokumenten

Um ein bestimmtes Dokument zu finden, nutzen Sie das Suchfeld – geben Sie einen Suchbegriff ein, und die Liste wird auf die passenden Ergebnisse eingegrenzt. Um alle Dokumente zu durchsuchen, nutzen Sie die globale Dokumentensuche.

Die Dokumentenliste filtern

Mithilfe von Filtern können Sie die Liste „Zuletzt verwendet“ auf Dokumente eingrenzen, die bestimmten Kriterien entsprechen – zum Beispiel alle kürzlich verwendeten Dokumente für ein bestimmtes Konto. Um die Liste zu filtern, klicken Sie oben rechts auf „Filter“, wählen Sie einen oder mehrere Filter aus und klicken Sie anschließend auf „Übernehmen“. Sie können jede Filterkombination als Vorlage für die spätere Verwendung speichern – weitere Informationen finden Sie unter „Wiederverwendbare Filtervorlagen “.

Eine vollständige Liste der verfügbaren Filter finden Sie unten unter „Verfügbare Filter “.

Die Dokumentenliste sortieren

Sie können die Liste „Zuletzt“ ausschließlich nach der Spalte „Hochgeladen“ sortieren. Klicken Sie auf den Auf- und Ab-Pfeil neben der Überschrift „Hochgeladen“, um zwischen aufsteigender und absteigender chronologischer Reihenfolge zu wechseln.

Spalten anpassen

Sie können Ihre Dokumentenliste auf verschiedene Weise anpassen: Ändern Sie die Spaltenbreite, aktivieren oder deaktivieren Sie Spalten und verschieben Sie sie nach Belieben.

  • Spaltenbreite anpassen: Klicken Sie auf die Trennlinie zwischen den Spaltennamen, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie sie auf die gewünschte Breite.
  • Wählen Sie aus, welche Spalten angezeigt werden sollen: Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Tabelle.

Wählen Sie im Einstellungsbereich die Spalten aus, die angezeigt werden sollen, und ändern Sie deren Reihenfolge. Sie können jede Spalte aktivieren, deaktivieren oder verschieben. Nach dem Klicken auf „Übernehmen“ wird die Tabelle mit den neuen Einstellungen neu erstellt. Klicken Sie auf „Zurücksetzen“, um alle Spalten wiederherzustellen.

Eine vollständige Liste der verfügbaren Spalten finden Sie weiter unten unter „Spalten der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente “.


Referenz: Spalten in den Dokumenten der letzten Zeit

Spalte Beschreibung
Kunde Das Konto, in das das Dokument hochgeladen wird
Datei Der Name des Dokuments. Links neben dem Namen wird das Symbol für den Dateityp angezeigt
Hochgeladen Das Datum, an dem das Dokument hochgeladen wurde
Benutzer Zeigt an, wer das Dokument in einen Ordner der obersten Ebene hochgeladen hat, mit Der Kunde kann sehen Bild oder Privat Bild Zugangsstufe
Letzte Aktion Das Datum der letzten Aktion für das Dokument. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Info-Symbol, um die Art der Aktion anzuzeigen.
Status Wir helfen Ihnen bei der Verwaltung und Organisation Ihrer Dokumente; mehr zum Thema Dokumentenstatus
Tags Zeigt die Tags an, die dem Dokument zugewiesen wurden (falls vorhanden)

Referenz: Verfügbare Filter

Filter Was es zurückgibt
Konto Dokumente für ein bestimmtes Kundenkonto
Hochgeladen von Nach Hochladendem filtern: Alle, Kunde, Kanzlei oder Ich
Letzte Aktion Dokumente, bei denen in den letzten ausgewählten Tagen eine Aktion durchgeführt wurde
Dateiformate Nach Dateiformat filtern: Alle, PDF, Word, Excel oder Bilder
Unterschriften Wählen Sie eine Option aus:
Alle (Dokumente, die unterschrieben werden müssen),
Unterzeichnet (vollständig unterzeichnet),
Teilweise unterzeichnet (von mindestens einem Benutzer des Kontos unterzeichnet),
Zur Unterschrift ausstehend (es fehlt Signatur mindestens eines Benutzers),
Zur Unterschrift vorbereitet (muss unterschrieben werden, noch nicht gesendet),
Abgemeldet (alle Benutzer des Kontos haben die Unterschrift abgelehnt),
KBA ausstehend (KBA , bei denen mindestens ein Benutzer unterschreiben muss),
KBA (mindestens ein Benutzer hat KBA nicht bestanden KBA abgelehnt),
oder Unterschrift ungültig (offline unterschrieben und von Ihrer Firma für ungültig erklärt)
Zulassungen Wählen Sie eine Option aus:
Alle (alle Dokumente mit angeforderten Genehmigungen),
Ausstehende Zahlung ( gesperrte Dokumente , die auf Zahlung warten),
Ausstehende Genehmigung (wartet auf die Genehmigung durch den Kunden),
Genehmigt (vom Kunden genehmigt),
oder Abgelehnt (vom Kunden abgelehnt)

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