Update den status des Kunden automatisch

Lassen Sie Ihre pipelines die Arbeit für Sie erledigen: Automatisieren Sie die Aktualisierung der kundenorientierten Auftrag status zu jeder Zeit. pipeline Stufe. 

For example, if you receive documents from your client and start working with them, the client-facing job status will automatically change to In progress. Next, when you finish the draft and send documents to the client for review, the status will change to In review. This way, your clients will know what’s going on immediately once they log into the client portal.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Schritt 1. Kundenorientierte Status erstellen

Before adding the automation , you must decide which client-facing job statuses you want to assign automatically. You may not want your clients to see updates corresponding to all stages. So, first, review the pipeline you will work with and define the statuses you want to display to clients. These could be different from the stages you have in your pipelines. For example, you can include steps like: Waiting for docs, Preparing and In review.

To edit the list of statuses, go to Templates > Firm templates from the left menu bar and select Client-facing job statuses. Review the statuses there and decide whether to edit them and their descriptions or create new statuses .

Schritt 2. Fügen Sie die Update mandantenseitigen status Automatisierungen zu den pipeline

It’s time to decide how the statuses will change by adding the Update client-facing status automation to pipeline stages. For each of them:

1. Legen Sie fest, ob die kundenseitige status sichtbar oder verborgen sein soll
2. Falls sichtbar, wählen Sie den Client-zugewandten status , den Sie auf dieser Stufe anzeigen möchten, oder erstellen Sie einen neuen status
3. Bearbeiten Sie die Beschreibung, wenn Sie sie auf diesen speziellen Fall zuschneiden möchten pipeline. 

Wiederholen Sie diesen Vorgang für die Automatisierungen auf jeder Stufe. pipeline.

If there are stages for which  Update client-facing status automation is not added, the client-facing status settings stay the same as in the previous stage. So, adding automation for each stage is recommended to avoid mistakes. 

Hinweis

Für die Update Kundenbezogener status automation, it doesn’t matter if automove jobs is toggled on for the stage. The automation is triggered automatically and doesn’t need actions from the client or the firm to complete. Also, no elements are linked to the job when the automation is triggered.

Schritt 3. Anzeige der Client-Seite status auf den Karten Auftrag

Um deutlich zu machen, wann sich die angezeigte Auftrag status für einen Kunden ändert, fügen Sie sie der Karte Auftrag hinzu. 

To do so, access the pipeline settings , then toggle on the Client-facing status in the Job card fields section.

Hinweis

This field will not appear on the job card if client-facing for a stage is hidden.

Ein- und Ausblenden der Client-Seite status beim Verschieben oder Hinzufügen Aufträge

Die Optionen, die Sie in den pipeline Einstellungen wählen, sind die Standardoptionen. Sie können jedoch jederzeit entscheiden:

• Ob die Client-Seite status ein- oder ausgeblendet werden muss, wenn Sie Aufträge manuell verschieben
• Welche Client-Seite muss zugewiesen sein, wenn eine Auftrag manuell hinzugefügt wird?

If there is an Update client-facing job statusautomation created inside a selected stage you are moving jobs to, it is displayed in a pop-up. You can select whether to show or hide the client-facing status that was set in the automation.

Also, you can see the assigned status from the kanban view and show or hide the status by editing a job card on the spot. 

Note that if you automatically assign client-facing status using a job template , the template settings will be applied, and then you will be asked if you want to apply the automation.

Wie es für Ihre Kunden aussieht

Once the job enters the stages, client-facing statuses are updated accordingly. Your client will see it and its description in the Work in progress section on the home page of the client portal and in the mobile app.

If you want to see how exactly your client sees it, log into their account in read-only view .

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