Update den status des Kunden automatisch

Lassen Sie Ihre pipelines die Arbeit für Sie erledigen: Automatisieren Sie die Aktualisierung der kundenorientierten Auftrag status zu jeder Zeit. pipeline Stufe. 

Wenn Sie beispielsweise Dokumente von Ihrem Kunden erhalten und mit der Bearbeitung beginnen,status Auftrag automatisch in In Bearbeitung. Wenn Sie den Entwurf fertiggestellt und die Dokumente zur Überprüfung an den Kunden gesendet status der status in In Überprüfung. Auf diese Weise wissen Ihre Kunden sofort, was gerade passiert, sobald sie sich im Mandantenportal anmelden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Automatisierung pipeline ">pipeline Phasen einrichten, aber dieser Ansatz gilt auch für die Einrichtung dieser Automatisierung in benutzerdefinierten Auftrag .

Schritt 1. Kundenorientierte Status erstellen

Before adding the automation , you must decide which client-facing job statuses you want to assign automatically. You may not want your clients to see updates corresponding to all stages. So, first, review the pipeline you will work with and define the statuses you want to display to clients. These could be different from the stages you have in your pipelines. For example, you can include steps like: Waiting for docs, Preparing and In review.

Um die Liste der Status zu bearbeiten, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen > Firmenvorlagen und wählen Sie „Kundenbezogene Auftrag “. Überprüfen Sie dort die Status und entscheiden Sie, ob Sie diese und ihre Beschreibungen bearbeiten oder neue Status erstellen möchten.

Schritt 2. Fügen Sie die Update mandantenseitigen status Automatisierungen zu den pipeline

It’s time to decide how the statuses will change by adding the Update client-facing status automation to pipeline stages. For each of them:

1. Legen Sie fest, ob die kundenseitige status sichtbar oder verborgen sein soll
2. Falls sichtbar, wählen Sie den Client-zugewandten status , den Sie auf dieser Stufe anzeigen möchten, oder erstellen Sie einen neuen status
3. Bearbeiten Sie die Beschreibung, wenn Sie sie auf diesen speziellen Fall zuschneiden möchten pipeline. 

Wiederholen Sie diesen Vorgang für die Automatisierungen auf jeder Stufe. pipeline.

Wenn es Stufen gibt, für die Automatisierung statusUpdate nicht hinzugefügtAutomatisierung , bleiben status für den Kunden dieselben wie in der vorherigen Stufe. Stufe daher empfohlen, Automatisierung jede Stufe hinzuzufügen, um Fehler zu vermeiden. 

Hinweis

Für die Update Kundenbezogener status Automatisierung, es spielt keine Rolle, ob automove Aufträge ist für die Stufe aktiviert. Die Automatisierung automatisch ausgelöst und erfordert keine Maßnahmen seitens des Kunden oder des Unternehmens, um abgeschlossen zu werden. Außerdem sind keine Elemente mit dem Auftrag verknüpft, Auftrag die Automatisierung ausgelöst Automatisierung .

Schritt 3. Anzeige der Client-Seite status auf den Karten Auftrag

Um deutlich zu machen, wann sich die angezeigte Auftrag status für einen Kunden ändert, fügen Sie sie der Karte Auftrag hinzu. 

To do so, access the pipeline settings , then toggle on the Client-facing status in the Job card fields section.

Hinweis

Dieses Feld wird nicht auf der Auftrag angezeigt, wenn die Kundenansicht für eine Stufe ausgeblendet Stufe .

Ein- und Ausblenden der Client-Seite status beim Verschieben oder Hinzufügen Aufträge

Die Optionen, die Sie in den pipeline Einstellungen wählen, sind die Standardoptionen. Sie können jedoch jederzeit entscheiden:

• Ob die Client-Seite status ein- oder ausgeblendet werden muss, wenn Sie Aufträge manuell verschieben
• Welche Client-Seite muss zugewiesen sein, wenn eine Auftrag manuell hinzugefügt wird?

Wenn innerhalb einer ausgewählten Stufe , Aufträge Stufe Aufträge verschieben, einAutomatisierung Update Automatisierung wurde, wird dieser in einem Popup-Fenster angezeigt. Sie können auswählen, ob der in der Automatisierung status für Kunden angezeigt oder ausgeblendet werden soll.

Außerdem können Sie denstatus zugewiesen in der Kanban-Ansicht sehen und den status ein- oder ausblenden, status Sie eine Auftrag vor Ort bearbeiten . 

Beachten Sie, dass, wenn Sie status „Kundenkontakt“ status einer Auftrag automatisch zuweisen , die Vorlageneinstellungen angewendet werden und Sie anschließend gefragt werden, ob Sie die Automatisierung anwenden möchten.

Wie es für Ihre Kunden aussieht

Sobald der Auftrag die Phasen Auftrag , werden die für den Kunden sichtbaren Status entsprechend aktualisiert. Ihr Kunde sieht ihn und seine Beschreibung im Abschnitt „In Bearbeitung “ auf der Startseite des Mandantenportal in der mobilen App.

Wenn Sie sehen möchten, wie genau Ihr Kunde es sieht, melden Sie sich in seinem Konto in der schreibgeschützten Ansicht an .

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