Stufe Automatisierung Beispiele (Fortgeschrittene): Update Kundenorientiert status

Lassen Sie Ihre pipelines die Arbeit für Sie erledigen: Automatisieren Sie die Aktualisierung der kundenorientierten Auftrag status zu jeder Zeit. pipeline Stufe. 

Wenn Sie beispielsweise Dokumente von Ihrem Kunden erhalten und mit der Arbeit daran beginnen, ändert sich die dem Kunden zugewandte Seite Auftrag status automatisch in In Bearbeitung. Wenn Sie dann den Entwurf fertigstellen und die Dokumente zur Prüfung an den Kunden senden, ändert sich status in "In Prüfung". Auf diese Weise wissen Ihre Kunden sofort, was vor sich geht, sobald sie sich bei Mandantenportal anmelden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Automatisierung in pipeline Stufen, aber dieser Ansatz gilt auch für die Einrichtung von Automatisierung in benutzerdefinierten Auftrag Status.

Schritt 1. Kundenorientierte Status erstellen

Bevor Sie den Automatisierungmüssen Sie entscheiden, welche Auftrag Status Sie Ihren Kunden automatisch zuweisen wollen. Möglicherweise möchten Sie nicht, dass Ihre Kunden updates in allen Phasen sehen. Überprüfen Sie daher zunächst die pipeline mit denen Sie arbeiten werden, und definieren Sie die Status, die Sie Ihren Kunden anzeigen möchten. Diese können sich von den Schritten unterscheiden, die Sie in Ihrem pipelines haben. Sie können zum Beispiel Schritte einschließen wie: Warten auf Dokumente, Vorbereiten und In Prüfung.

Um die Liste der Status zu bearbeiten, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen > Firmenvorlagen und wählen Sie Mandantenorientierte Status Auftrag . Überprüfen Sie die dort aufgeführten Status und entscheiden Sie, ob Sie sie und ihre Beschreibungen bearbeiten oder neue Status erstellen möchten.

Schritt 2. Fügen Sie die Update mandantenseitigen status Automatisierungen zu den pipeline

Es ist an der Zeit zu entscheiden, wie sich die Zustände ändern, indem Sie die Update client-seitige status Automatisierung zu pipeline Stufen. Für jeden von ihnen:

1. Legen Sie fest, ob die kundenseitige status sichtbar oder verborgen sein soll
2. Falls sichtbar, wählen Sie den Client-zugewandten status , den Sie auf dieser Stufe anzeigen möchten, oder erstellen Sie einen neuen status
3. Bearbeiten Sie die Beschreibung, wenn Sie sie auf diesen speziellen Fall zuschneiden möchten pipeline. 

Wiederholen Sie diesen Vorgang für die Automatisierungen auf jeder Stufe. pipeline.

Wenn es Stufen gibt, für die Update client-seitige status Automatisierung nicht hinzugefügt wird, bleiben die client-seitigen status Einstellungen die gleichen wie im vorherigen Stufe. Es wird daher empfohlen, Automatisierung für jede Stufe hinzuzufügen, um Fehler zu vermeiden. 

Hinweis! Für die Update client-facing status Automatisierung , spielt es keine Rolle, ob automove Aufträge für die Stufe eingeschaltet ist. Die Automatisierung wird automatisch ausgelöst und benötigt keine Aktionen seitens des Kunden oder der Firma, um abgeschlossen zu werden. Außerdem sind keine Elemente mit dem Auftrag verknüpft, wenn der Automatisierung ausgelöst wird.

Schritt 3. Anzeige der Client-Seite status auf den Karten Auftrag

Um deutlich zu machen, wann sich die angezeigte Auftrag status für einen Kunden ändert, fügen Sie sie der Karte Auftrag hinzu. 

To do Rufen Sie also die Einstellungen vonpipeline auf und schalten Sie dann im Abschnitt Auftrag card fields die Option Client-facing status ein.

Hinweis! Dieses Feld wird auf der Karte Auftrag nicht angezeigt, wenn die Kundenschnittstelle für eine Stufe ausgeblendet ist.

Ein- und Ausblenden der Client-Seite status beim Verschieben oder Hinzufügen Aufträge

Die Optionen, die Sie in den pipeline Einstellungen wählen, sind die Standardoptionen. Sie können jedoch jederzeit entscheiden:

• Ob die Client-Seite status ein- oder ausgeblendet werden muss, wenn Sie Aufträge manuell verschieben
• Welche Client-Seite muss zugewiesen sein, wenn eine Auftrag manuell hinzugefügt wird?

Wenn es eine Update Client-zugewandte Auftrag status Automatisierung gibt, die innerhalb einer ausgewählten Stufe erstellt wurde, in die Sie Aufträge verschieben, wird sie in einem Pop-up-Fenster angezeigt. Sie können wählen, ob Sie die im Automatisierung eingestellte mandantenseitige status ein- oder ausblenden möchten.

Außerdem können Sie die zugewiesen status in der Kanban-Ansicht sehen und die status ein- oder ausblenden, indem Sie eine Auftrag Karte an Ort und Stelle bearbeiten. 

Beachten Sie, dass bei der automatischen Zuweisung von status mit Hilfe einer Auftrag Vorlage die Einstellungen der Vorlage übernommen werden und Sie dann gefragt werden, ob Sie die Automatisierung übernehmen möchten.

Wie es für Ihre Kunden aussieht

Sobald Auftrag in die Phasen eintritt, wird der Status für den Kunden entsprechend aktualisiert. Ihr Kunde sieht sie und ihre Beschreibung im Abschnitt " In Bearbeitung" auf der Startseite von Mandantenportal und in der mobilen App.

Wenn Sie sehen möchten, wie genau Ihr Kunde die Informationen sieht, melden Sie sich in seinem Konto mit Lesezugriff an.