Dokumente (Erweitert): Anfordern von Dateien von Kunden und Drittanbietern
In Dokumenten können Sie mit einer Dateianforderungsfunktion einen schnellen Link erstellen, über den ein Kunde oder eine dritte Partei Dateien in den von Ihnen angegebenen Ordner hochladen kann. Sie können den Link auf eine beliebige Art und Weise an den Empfänger senden, ohne dass dieser zum Hochladen auf das Portal zugreifen muss.
Dateianfragen in Dokumenten, erklärt
Dateianfragen in Dokumenten sind eine bequeme Möglichkeit, um Dateien anzufordern, die Sie von Ihren Kunden oder Dritten benötigen.
Es gibt zwei Hauptmöglichkeiten, diese Funktion zu nutzen:
- Sie müssen Dokumente für einen bestimmten Kunden anfordern, für den ein Konto in TaxDome erstellt wurde, der aber nicht auf sein Portal zugreifen will oder kann (Sie können dafür auch Kundenanfragen verwenden)
- Sie müssen Dokumente von Personen anfordern, die über kein eigenes Konto auf TaxDome verfügen. To do müssen Sie daher ein allgemeines Gastkonto einrichten, über das jeder sicher Dokumente hochladen kann.
Dokumente von Kunden anfordern
TaxDome können Sie Links zu einer Seite für das Hochladen angeforderter Dateien erstellen. Sobald der Kunde auf den Link klickt, wird er auf eine Seite weitergeleitet, auf der er seine Dokumente per Drag & Drop ablegen kann. Sie erhalten eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+ sobald die Dokumente hochgeladen worden sind.
So erstellen Sie einen Link zu einer Seite, auf der Sie Dateien hochladen können:
1. Gehen Sie zu Dokumente; wählen Sie den Kunden aus. Suchen Sie dann den Ordner, in den Sie die Dokumente hochladen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts und wählen Sie Dateien anfordern.
Sie können diese Funktion auch über die Registerkarte " Dokumente" des Kundenkontos aufrufen.
Hinweis: Der Client kann die anderen Inhalte des Ordners nicht sehen.
2. Geben Sie eine Nachricht ein, zum Beispiel, warum Sie das angeforderte Dokument benötigen.
3. Wählen Sie eine Option:
- Senden Sie den Link manuell: Klicken Sie auf Erstellen, kopieren Sie den Link und versenden Sie ihn per E-Mail. Oder kopieren Sie ihn später, wenn Sie ihn brauchen: Gehen Sie auf die Registerkarte Dokumente und öffnen Sie dann die Unterregisterkarte Dateianforderungen .
- Senden Sie den Link automatisch: Schalten Sie auf Anfrage per E-Mail senden um, wählen Sie den Empfänger aus der Liste aus (die E-Mail-Adressen in dieser Liste sind für Kontonutzer mit aktiviertem Portalzugang) oder geben Sie eine beliebige E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf Erstellen.
Um auf alle von Ihnen erstellten Links zuzugreifen, öffnen Sie die Registerkarte Dokumente des Kundenkontos und dann die Unterregisterkarte Dateianfragen .
- Wenn Sie den Link automatisch erneut senden möchten, klicken Sie auf die drei Punkte rechts und wählen Sie erneut senden (diese Option ist nur aktiv, wenn Sie beim Erstellen des Links den entsprechenden Schalter aktivieren).
- Wenn Sie den Link manuell senden möchten, wählen Sie Link kopieren und senden Sie ihn dann in einer Nachricht oder E-Mail.
- Wenn Sie die mit dem Link verbundene Nachricht ändern möchten, wählen Sie Bearbeiten, geben eine neue Nachricht ein und klicken dann auf Speichern.
- Wenn Sie nicht mehr möchten, dass der Kunde Dateien über den Link hochlädt, wählen Sie Widerrufen.
Dokumente von Personen ohne TaxDome Konto anfordern
Wenn Sie Dokumente von Personen anfordern müssen, die über kein eigenes Konto auf TaxDome verfügen, können Sie ein allgemeines Gastkonto einrichten, über das jeder sicher Dokumente hochladen kann. Die Person, die Dokumente auf das Gastkonto hochlädt, benötigt keinen TaxDome Portalzugang.
Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.
1. Erstellen Sie ein allgemeines Gastkonto. Verknüpfen Sie keine Kontakte mit diesem Konto. Sie können es für verschiedene Personen freigeben - und nur Sie und Teammitglieder können darauf zugreifen.
2. Bleiben Sie organisiert: Gehen Sie zu Dokumente > Dokumente. Erstellen Sie innerhalb des Ordners "Privat" einen Unterordner, in den Nicht-Kunden hochladen können; geben Sie ihm einen leicht erkennbaren Namen.
3. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Ordner und wählen Sie dann Dateien anfordern auf , um einen sicheren Link zu einer Upload-Seite zu erstellen. Senden Sie den Link an den Nicht-Kunden, von dem Sie Dokumente benötigen.
4. Sobald die Dateien hochgeladen sind, können Sie sie auch für Dritte freigeben (weitere Informationen finden Sie hier).