Angebotsvorlagen erstellen und anwenden
Angebotsvorlagen werden verwendet, um den Umfang eines Auftrags zwischen Ihrer Firma und einem Kunden zu definieren. Erstellen Sie so viele Angebotsvorlagen für verschiedene Verwendungszwecke (Buchhaltung, Steuererstellung für ein Jahr, Wirtschaftsprüfung, Vertretung, Finanzanalyse, Bereinigung, Gehaltsabrechnung usw.), wie Sie benötigen.
Angebotsvorlagen erstellen
Eine Angebotsvorlage kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem beliebigen Teammitglied erstellt werden, das Verwaltungsrechte für Vorlagen zugreifen kann. Es ist hilfreich, Vorlagen im Voraus zu entwerfen, damit Sie sie sofort verwenden oder weiter anpassen können.
Um eine Angebotsvorlage zu erstellen, gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste, wählen Sie Vorschläge & ELs und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.
Or access the template creation page by adding the Send proposal/EL automation while editing a pipeline, then clicking on New template.
Ablauf der Erstellung einer Angebotsvorlage
Der Vorschlag besteht aus mehreren Abschnitten, die dem Kunden jeweils auf einer separaten Seite präsentiert werden. Sie haben die Möglichkeit, anzupassen, welche Abschnitte die Vorschlagsvorlage enthalten soll und was in jedem dieser Abschnitte stehen soll:
Tipp
Während Ihre Dienstleistungen, Abrechnungs- und Zahlungsoptionen möglicherweise für jeden Kunden individuell angepasst werden müssen, ist es sinnvoll, eine allgemeine Angebotsvorlage mit ausgefüllten Feldern zu haben. Einführung und Bedingungen Seiten ist ein praktischer Ansatz. So können Sie diese beim Erstellen eines Angebots schnell einfügen.Allgemein
Fügen Sie zunächst einige grundlegende Informationen zu Ihrem Vorschlag hinzu und legen Sie die Einstellungen fest:
a) Vorlagenname: Geben Sie den Titel Ihrer Angebotsvorlage ein (Kunden sehen diesen nicht).
b) Teammitglied: Wählen Sie das Teammitglied aus, das die mit einem Angebot verbundene Zahlung erhalten soll.
c) Unterschriftspflicht: Wählen Sie aus, ob ein oder alle Unterzeichner den Antrag unterschreiben müssen , damit er als unterzeichnet gilt.
d) Name: Geben Sie den Titel dieses Angebots ein (Kunden sehen ihn). Hier können Sie shortcodes verwenden, um den Kontonamen, das Datum des nächsten Jahres und andere dynamische Daten einzufügen.
Einführung
Hier können Sie sich vorstellen. Erläutern Sie Ihren Kunden, wer Sie sind, welche Dienstleistungen Sie anbieten, welchen Mehrwert Sie bieten und alle weiteren Informationen, die Sie mitteilen möchten. Fügen Sie Bilder und Videos hinzu, um Ihre Selbstpräsentation zu bereichern (die maximale Bildgröße beträgt 5 MB).
Füllen Sie die folgenden Abschnitte aus:
a) Titel: Fügen Sie einen Titel hinzu, der zu Ihrem branding den spezifischen Inhalten passt, die Sie einfügen (Kunden werden ihn sehen).
b) Textkörper: Fügen Sie hier Ihre Einleitung ein. Verwenden Sie shortcodes , um den Kontonamen, das Datum des nächsten Jahres und andere dynamische Daten einzufügen.
c) Format: Verwenden Sie verschiedene Tools (Schriftart, Ausrichtung, Links usw.), um mit Text zu arbeiten.
d) Einfügen: Fügen Sie ein Logo hinzu, laden Sie Bilder von Ihrem Computer hoch und binden Sie bei Bedarf Videos ein (YouTube- und Loom-Videos werden unterstützt).
Dienstleistungen
In diesem Schritt haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Kunden Ihre Dienstleistungen vorzustellen oder ihn sogar aus Ihren verschiedenen Paketen auswählen zu lassen. Bei der Einrichtung der Dienstleistungen können Sie den Kunden um eine Anzahlung bei Annahme bitten, wiederkehrende Rechnung automatischer Zahlung verknüpfen oder den Vorschlag nur mit einer Liste der Dienstleistungen versenden. Sie können auch zu einem späteren Zeitpunkt eine Rechnung ausstellen.
Sie haben folgende Möglichkeiten, Ihre Dienstleistungen Ihren Kunden zu präsentieren:
-
Mit gestaffelten Paketen können Sie bis zu drei Servicepakete in einem einzigen Angebot anbieten. So können Sie verschiedene Servicelevels (z. B. Bronze, Silber, Gold) präsentieren und Kunden die Möglichkeit geben, Optionen zu vergleichen, das für ihre Bedürfnisse passende Paket auszuwählen und zu unterschreiben – alles in einem Arbeitsgang. Sie können die Reihenfolge der Pakete ändern und Tags festlegen, die zugewiesen werden , wenn ein Kunde ein bestimmtes Paket auswählt.
-
Die Dienstleistungsliste ist ein Festpreisangebot mit einer Liste von Dienstleistungen. Kunden prüfen die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen, können jedoch nicht zwischen verschiedenen Optionen wählen – sie akzeptieren entweder das gesamte Angebot oder lehnen es ab.
-
Kein Service: Überspringen Sie diesen Abschnitt einfach.
So sehen sie aus Kundensicht aus: Liste der Dienstleistungen auf der linken Seite, gestaffelte Pakete auf der rechten Seite.
Wenn Sie sich entschieden haben, die Dienstleistungen aufzulisten oder gestaffelte Angebote hinzuzufügen, müssen Sie anschließend Dienstleistungen und/oder Rechnungen hinzufügen und Zahlungsoptionen einrichten. Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Artikel .
Bedingungen
Auf der Seite „Bedingungen“ können Sie Ihr Auftragsschreiben oder Ihren Vertrag bereitstellen, in dem die Bedingungen der Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und dem Kunden dargelegt sind.
Füllen Sie die folgenden Abschnitte aus:
a) Titel: Fügen Sie einen Titel hinzu, der zu Ihrem branding den spezifischen Inhalten passt, die Sie einfügen (Kunden werden ihn sehen).
b) Textkörper: Fügen Sie hier Ihre Vertragsbedingungen ein. Verwenden Sie shortcodes , um den Kontonamen, das Datum des nächsten Jahres und andere dynamische Daten einzufügen.
c) Format: Verwenden Sie verschiedene Tools (Schriftart, Ausrichtung, Links usw.), um mit Text zu arbeiten.
d) Einfügen: Fügen Sie ein Logo hinzu, laden Sie Bilder von Ihrem Computer hoch und binden Sie bei Bedarf Videos ein (YouTube- und Loom-Videos werden unterstützt).
Senden
Ihr Kunde erhält per E-Mail einen Link, über den er den Vorschlag einsehen und unterzeichnen kann. Hier können Sie die zu versendende E-Mail individuell anpassen, automatische Erinnerungen einrichten und die Zahlungsmethode für die verknüpften Rechnungen auswählen:
a) Zulässige Zahlungsmethoden: So möchten Sie, dass Ihre Rechnungen bezahlt werden (entweder per Kreditkarte, Banküberweisung oder beides). Wir unterstützen eine Reihe von Zahlungsmethoden für Ihre Kunden .
b) Automatische Rechnungszahlung: Wenn diese Option aktiviert ist, geben Kunden ihre Zahlungsdaten einmalig ein, und Rechnungen werden automatisch ohne zusätzliche Autorisierung abgebucht.
- Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie Rechnungen innerhalb von Angeboten ausstellen .
- Es kann nur aktiviert werden, wenn Sie über Stripe oder TaxDome als Standardzahlungsmethode für Ihr Unternehmen eingerichtet haben.
- Wenn diese Option deaktiviert ist, werden Kunden aufgefordert, für jede Rechnung ihre Zahlungsdaten anzugeben.
c) Benutzerdefinierte Nachricht in E-Mail: Aktivieren Sie diese Option, um eine benutzerdefinierte Nachricht zu erstellen, die den Standardtext in der E-Mail-Benachrichtigung des Systems ersetzt. Beim Erstellen einer Nachrichtenvorlage können Sie Konto- und Datums-Shortcodes shortcodesverwenden.
d) Erinnerungen: Aktivieren Sie diese Option, um das Versenden automatischer Erinnerungen für ausstehende Vorschläge zu aktivieren.
Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihre Vorlage. Jetzt können Sie sie beim Erstellen eines Angebots verwenden .
Hinzufügen von Vorschlagsvorlagen aus dem Marketplace
Sie können vorgefertigte Angebotsvorlagen mit den Best Practices herunterladen. So fügen Sie eine Vorschlagsvorlage aus dem Marketplace:
1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen > Marketplaceund öffnen Sie die Registerkarte„Angebote & ELs“. 2. Klicken Sie bei der Vorlage, die Sie hinzufügen möchten, auf„Kostenlos erhalten“ oder klicken Sie auf den Preis und fahren Sie mit der Zahlung fort, wenn es sich um eine kostenpflichtige Vorlage handelt.
- Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen, öffnen Sie die Registerkarte Vorschläge & ELs und klicken Sie auf den Namen der Angebotsvorlage, um mit der Bearbeitung zu beginnen. Fügen Sie die Informationen über Ihre Firma an allen Stellen ein, an denen sie benötigt werden.
Angebotsvorlagen anwenden
Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um die Erstellung neuer Vorschläge zu beschleunigen. So geht's:
-
Erstellen Sie einen neuen Vorschlag, indem Sie entweder auf Neu oben links klicken und Vorschlag auswählen oder indem Sie einen oder mehrere Empfänger in Ihrer Kontenliste auswählen und dann auf Vorschlag senden klicken.
-
Klicken Sie in das Feld Vorlage und wählen Sie dann einen Vorschlag aus dem Pulldown-Menü.
-
Gehen Sie die Schritte des Vorschlags durch, nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor und senden Sie ihn dann ab.
Hinweis
Änderungen, die Sie am Vorschlag vornehmen, haben keinen Einfluss auf die ausgewählte Vorlage.
Vorschlagsvorlagen bearbeiten
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Vorschlagsvorlage vorzunehmen:
- Gehen Sie in der linken Menüleiste zu „Vorlagen“ > „Firmenvorlagen“, öffnen Sie die Registerkarte „Angebote & ELs “ und klicken Sie dann entweder auf den Namen der Angebotsvorlage oder auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen und wählen Sie „Bearbeiten“.
2. Gehen Sie die Schritte des Vorschlags durch, nehmen Sie Änderungen vor und speichern Sie ihn.
Hinweis
Die Änderungen, die Sie an einer Vorschlagsvorlage vornehmen, werden nicht in den Vorschlägen berücksichtigt, die bereits mit dieser Vorlage erstellt wurden.Doppelte Angebotsvorlagen
Erstellen Sie neue Vorschlagsvorlagen auf der Grundlage vorhandener Vorlagen: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Vorschlagsvorlage und wählen Sie dann Duplizieren. Die Kopie der Vorlage wird mit dem entsprechenden Suffix gespeichert (z. B. "Vorschlag (2)").
Vorschlagsvorlagen löschen
Um eine Angebotsvorlage vollständig zu entfernen, gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der Seitenleiste und öffnen Sie dann die Registerkarte Vorschläge & ELs. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Angebotsvorlage, klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie den Löschvorgang.
Ihre Liste mit Angebotsvorlagen
TaxDome Sie Ihre Angebotsvorlagen ganz einfach verfolgen und verwalten. Um sie anzuzeigen, navigieren Sie in der Seitenleiste zu „Vorlagen“ > „Firmenvorlagen“ und wählen Sie dann „Angebote & ELs“ aus.
Die Seite „Vorschläge & ELs“ kann an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Verfügbare Spalten sind:
- Vorlagenname: Der interne Name der Angebotsvorlage, den Sie bei der Auswahl sehen. Dieser Name ist für Kunden nicht sichtbar.
- Verwendung in pipelines: Zeigt an, ob diese Vorlage in pipelines verwendet wird. Klicken Sie auf das Häkchen, um alle zugehörigen pipelines anzuzeigen.
- Name des Angebots: Der Titel, den Kunden auf dem Angebotsdokument sehen.
- Hat eine Anzahlung: Gibt an, ob die Vorlage so eingestellt ist, dass bei Annahme des Angebots eine Anzahlung verlangt wird.
- Steuerelemente: Ermöglicht es Ihnen, das Drei-Punkte-Menü mit Optionen zum Bearbeiten, Duplizieren oder Löschen der Vorlage zu öffnen.
Die Liste der Vorlagen für Vorschläge steht dem Firmeninhaber, dem Administrator oder jedem Teammitglied mit der Berechtigung zum Verwalten von Vorlagen zur Verfügung . Andernfalls ist diese Seite nicht verfügbar.
Liste der Angebotsvorlagen anpassen
Sie können die Liste der Angebotsvorlagen an Ihren workflow. Um Vorlagen zu sortieren, klicken Sie auf den Aufwärts-/Abwärtspfeil neben der Spaltenüberschrift, nach der Sie sortieren möchten.
Um zu konfigurieren, welche Spalten angezeigt werden, klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts in der Tabelle. Dort können Sie Spalten nach Ihren Wünschen aktivieren, deaktivieren oder neu anordnen. Klicken Sie auf „Übernehmen“, um Ihre Änderungen zu speichern, oder auf „Zurücksetzen“, um alle Standardspalten wiederherzustellen.
War dieser Artikel hilfreich?
Teilen Sie
Teilen Sie
Speichern Sie