Vorschläge (Basic): Vorlagen erstellen und anwenden

Angebotsvorlagen werden verwendet, um den Umfang eines Auftrags zwischen Ihrer Firma und einem Kunden zu definieren. Erstellen Sie so viele Angebotsvorlagen für verschiedene Verwendungszwecke (Buchhaltung, Steuererstellung für ein Jahr, Wirtschaftsprüfung, Vertretung, Finanzanalyse, Bereinigung, Gehaltsabrechnung usw.), wie Sie benötigen.

Angebotsvorlagen erstellen

Eine Angebotsvorlage kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem beliebigen Teammitglied erstellt werden, das über Vorlagen verwalten Zugriffsrechte hat. Es ist hilfreich, Vorlagen im Voraus zu entwerfen, damit sie sofort einsatzbereit sind oder weiter angepasst werden können.

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Um eine Angebotsvorlage zu erstellen, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen >Firmenvorlagen , wählen Sie Vorschläge & ELs und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Oder rufen Sie die Seite zur Vorlagenerstellung auf, indem Sie bei der Bearbeitung einer Vorlage die Option Vorschlag senden/EL Automatisierung hinzufügen. pipelineund dann auf Neue Vorlage klicken.

Jeder Vorschlag besteht aus mehreren Abschnitten, die sich jeweils auf einer eigenen Seite befinden. Sie haben die Möglichkeit, die Abschnitte, die die Angebotsvorlage enthalten soll, und den Inhalt der einzelnen Abschnitte anzupassen:

• Allgemein
• Einführung & Begriffe
• Dienstleistungen & Rechnungen
• Zahlung

Tipp! Auch wenn Ihre Dienstleistungen, Abrechnungs- und Zahlungsoptionen für jeden Kunden individuell angepasst werden müssen, ist es praktisch, eine allgemeine Angebotsvorlage mit ausgefüllten Seiten für Einleitung und Bedingungen zu haben. So können Sie sie bei der Ausarbeitung eines Angebots schnell einfügen.   

Allgemein

Hier können Sie Ihr Angebot individuell gestalten, indem Sie die einzelnen Schritte auswählen, die es enthalten soll. So können Sie beispielsweise Informationen über Ihr Unternehmen, vertragliche Vereinbarungen, Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen usw. einfügen. 

Hier finden Sie alle nummerierten Einstellungen:

1. Vorlagenname: Geben Sie unter den Titel Ihrer Vorschlagsvorlage ein (die Kunden werden ihn nicht sehen).

2. Teammitglied: Wählen Sie das Teammitglied aus, das die mit einem Vorschlag verbundene Zahlung erhalten soll.

3. Name des Vorschlags: Geben Sie den Titel dieses Vorschlags ein (den die Kunden sehen werden). Hier können Sie mit shortcodes den Kontonamen, das Datum des nächsten Jahres und andere dynamische Daten eingeben.

4. Schritte: Schalten Sie die Schritte, die in den Vorschlag aufgenommen werden sollen, ein und aus. Jeder Schritt erscheint als eine Seite im Vorschlag. Einmal ausgewählt, können Sie sie anpassen. 

5. Benutzerdefinierte Nachricht in der E-Mail: Diese Nachricht ersetzt den Standardtext in der E-Mail-Benachrichtigung, die zusammen mit der Rechnung gesendet wird. Die E-Mail ist für Sie nicht mehr zugänglich, nachdem Sie den Antrag gesendet haben. Sie können auch das Konto shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datum shortcodes.

6. Mahnungen: Schalten Sie diese Option ein, um automatische Erinnerungen für ausstehende Vorschläge zu versenden. 

Einführung & Begriffe

Da diese beiden Schritte ähnlich sind, werden sie zusammen behandelt. 

Auf der Vorstellungsseite können Sie sich selbst vorstellen. Erläutern Sie Ihren Kunden, wer Sie sind, welche Dienstleistungen Sie anbieten, welchen Mehrwert Sie bieten und welche anderen Informationen Sie mitteilen möchten. Fügen Sie Bilder und Videos ein, um Ihre Selbstdarstellung zu unterstreichen (die maximale Bildgröße beträgt 5 MB). 

Auf der Seite Bedingungen können Sie Ihr Auftragsschreiben oder Ihren Vertrag vorlegen, in dem die Bedingungen für die Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und dem Kunden festgelegt sind. 

Ermitteln Sie alle nummerierten Einstellungen (sie sind für beide Schritte ähnlich).

1. Titel: Benennen Sie diesen Abschnitt so um, dass er besser zu Ihrem branding oder dem spezifischen Inhalt passt, den Sie einfügen (Kunden werden ihn sehen).

2. Textkörper: Bearbeiten Sie hier Ihre Einleitung, fügen Sie ein Logo hinzu, laden Sie Bilder von Ihrem Computer hoch und betten Sie bei Bedarf ein Video ein.

3. Formatieren: Verwenden Sie verschiedene Werkzeuge (Schriftart, Ausrichtung, Links usw.), um mit Text zu arbeiten.

4. Einfügen: Verwenden Sie shortcodes können Sie den Kontonamen, das Datum des nächsten Jahres und andere dynamische Daten einfügen.

Dienstleistungen & Rechnungen

Sie können eine einmalige oder wiederkehrende Rechnung Fordern Sie zusammen mit dem Angebot eine Anzahlung bei Annahme des Angebots vom Kunden an oder senden Sie das Angebot nur mit einer Liste der Leistungen. Sie können auch zu einem späteren Zeitpunkt eine Rechnung ausstellen.

Hier finden Sie alle verfügbaren Einstellungen:

1. Nur eine Rechnung oder eine Preisliste senden: 

• Rechnung beifügen oder Anzahlung verlangen: Schicken Sie eine Rechnung zusammen mit dem Angebot oder bitten Sie den Kunden um eine Anzahlung bei Annahme.   
• Fügen Sie aufgeschlüsselte Dienstleistungen hinzu, ohne Rechnungen zu erstellen: Senden Sie Ihrem Kunden eine Liste Ihrer Leistungen, ohne eine Rechnung auszustellen.

2. Rechnungstyp : Wählen Sie aus, ob für dieses Angebot eine einmalige oder wiederkehrende Rechnung erstellt werden soll. Vergessen Sie nicht, dass alle wiederkehrenden Rechnungen unterschrieben werden müssen. Das bedeutet, dass Ihre Kunden nach der Unterzeichnung des Angebots eine wiederkehrende Rechnung unterschreiben müssen.

3. Rechnungsvorlage: Wählen Sie eine Ihrer einmaligen oder wiederkehrenden Rechnungsvorlagen aus dem Dropdown-Menü.

4. Teammitglied: Wählen Sie ein Teammitglied aus, das für den Kunden zuständig ist.

5. Rechnung ausstellen: Wählen Sie aus, wann die Rechnung ausgestellt werden soll, entweder bei Annahme des Angebots oder zu einem bestimmten Datum. Wenn ein bestimmtes Datum gewählt wird, müssen Sie dieses festlegen.

6. Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, aus der hervorgeht, was in der Rechnung enthalten ist (optional).

7. Einzelposten: Geben Sie die erbrachten Leistungen und etwaige Rabatte an.

• Einzelposten: Klicken Sie auf Einzelposten und legen Sie eine neue Leistung an oder wählen Sie eine vorhandene Leistung aus, um Ihre Rechnungen aufzuschlüsseln. Sie können so viele Positionen hinzufügen, wie Sie möchten.
• Rabatt: Klicken Sie auf Rabatt, um den ermäßigten Preis in der Rechnung festzulegen.

8. Einstellungen: Legen Sie fest, welche Spalten in den Einzelposten angezeigt werden sollen.

Hinweis! Wenn Felder (z. B. Beschreibung und Leistungsdatum) in den Positionen leer sind und Sie diese Spalten nicht ausgeblendet haben, werden sie automatisch in der Rechnung ausgeblendet. Für die Spalten Preise & Menge und Steuer gilt eine andere Logik: Sie sollten sie in den Einstellungen ausblenden, damit sie in der Rechnung nicht angezeigt werden, auch wenn der Wert auf 0 gesetzt ist.  

9. Zusammenfassung:

• Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen vor Steuern.
• Steuersatz : Sobald eine Steuer hinzugefügt wird, wird sie im Gesamtbetrag berücksichtigt. Wenn Sie die Spalte „Steuer“ deaktivieren, wird der im Steuersatz festgelegte Wert zwar angezeigt, aber nicht berücksichtigt.

10. Notiz an den Kunden: Fügen Sie eine Nachricht an den Kunden hinzu und personalisieren Sie sie mit shortcodes. Es kann entweder eine Notiz mit den Zahlungsdetails oder nur eine Nachricht sein. Diese Notiz wird auf der Mandantenportal und der PDF Rechnung angezeigt.

11. Fügen Sie eine weitere Rechnung hinzu: Klicken Sie auf , um weitere Rechnungen zu erstellen.

Zahlung

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, Rechnungen zusammen mit Ihrem Angebot zu versenden, müssen Sie auch entscheiden, wie Sie bezahlt werden möchten. 

Hier finden Sie alle nummerierten Einstellungen:

1. Zahlungsmethode: Auf diese Weise sollen Ihre Rechnungen bezahlt werden (entweder per Kreditkarte, per Bankeinzug oder beides). Wir unterstützen eine Reihe von Zahlungsarten.

2. Zahlungsautorisierung: Wählen Sie aus, ob die Zahlungen autorisiert werden sollen und dann automatisch ablaufen sollen oder nicht.

• Automatische Zahlung: Die Kunden akzeptieren die Bedingungen und geben die Zahlung einmalig frei. Nachfolgende Zahlungen erfolgen automatisch. Diese Option ist verfügbar für Stripe nur.

• Manuelle Rechnungsbezahlung: Die Kunden müssen jede Rechnung manuell bezahlen. Diese Option ist verfügbar für Stripe und CPACharge.

Klicken Sie auf Vorlage speichern , um die Änderungen zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren.

Hinzufügen von Vorschlagsvorlagen aus dem Marketplace

Sie können vorgefertigte Angebotsvorlagen mit den Best Practices herunterladen. So fügen Sie eine Vorschlagsvorlage aus dem Marketplace:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Marketplacein der linken Menüleiste und öffnen Sie die Registerkarte Vorschläge und ELs.

2. Klicken Sie auf Get free für die Vorlage, die Sie hinzufügen möchten, oder klicken Sie auf den Preis und fahren Sie mit der Zahlung fort, wenn es sich um eine kostenpflichtige Vorlage handelt.

3. Gehen Sie zu  Vorlagen > Firmenvorlagenöffnen Sie die Vorschläge & ELs und klicken Sie auf den Namen der Angebotsvorlage, um mit der Bearbeitung zu beginnen. Achten Sie darauf, Informationen über Ihr Unternehmen an allen Stellen einzufügen, an denen sie benötigt werden.

Angebotsvorlagen anwenden

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um die Erstellung neuer Vorschläge zu beschleunigen. So geht's:

1. Erstellen Sie einen neuen Vorschlag, indem Sie entweder oben links auf Neu klicken und Vorschlag auswählen oder indem Sie einen oder mehrere Empfänger in Ihrer Kontenliste auswählen und dann auf Vorschlag senden klicken.

2. Klicken Sie in das Feld Vorlage und wählen Sie dann einen Vorschlag aus dem Pulldown-Menü.

3. Gehen Sie die Schritte des Vorschlags durch, nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor und senden Sie ihn dann ab.

Hinweis: Änderungen, die Sie am Vorschlag vornehmen, haben keinen Einfluss auf die ausgewählte Vorlage.

Vorschlagsvorlagen bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Vorschlagsvorlage vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen > Firmenvorlagen , öffnen Sie die Registerkarte Vorschläge & ELs und klicken Sie auf den Namen der Vorschlagsvorlage

2. Gehen Sie die Schritte des Vorschlags durch, nehmen Sie Änderungen vor und speichern Sie.

Hinweis: Die Änderungen, die Sie an einer Vorschlagsvorlage vornehmen, werden nicht in den Vorschlägen berücksichtigt, die bereits mit dieser Vorlage erstellt wurden.

Doppelte Angebotsvorlagen

Erstellen Sie neue Vorschlagsvorlagen auf der Grundlage vorhandener Vorlagen: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Vorschlagsvorlage und wählen Sie dann Duplizieren. Die Kopie der Vorlage wird mit dem entsprechenden Suffix gespeichert (z. B. "Vorschlag (2)").

Vorschlagsvorlagen löschen

Um eine Angebotsvorlage vollständig zu entfernen, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen und öffnen Sie dann die Registerkarte Vorschläge & ELs . Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Angebotsvorlage, klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie dann im Pop-up-Fenster " Löschbestätigung " mit einem Klick auf Löschen.