Angebotsvorlagen erstellen und anwenden

Angebotsvorlagen werden verwendet, um den Umfang eines Auftrags zwischen Ihrer Firma und einem Kunden zu definieren. Erstellen Sie so viele Angebotsvorlagen für verschiedene Verwendungszwecke (Buchhaltung, Steuererstellung für ein Jahr, Wirtschaftsprüfung, Vertretung, Finanzanalyse, Bereinigung, Gehaltsabrechnung usw.), wie Sie benötigen.

Angebotsvorlagen erstellen

A proposal template can be created by a firm owner, an admin or any team member who has manage templates  access rights. It’s helpful to design templates in advance so that you have them ready to go or to further customize.

Um eine Angebotsvorlage zu erstellen, gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste, wählen Sie Vorschläge & ELs und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Or access the template creation page by adding the Send proposal/EL automation while editing a pipeline, then clicking on New template.

Proposal template creation flow

Proposal consists of several sections, each of them is presented to a client on a separate page. You have the option to customize which sections will the proposal template include and what will be inside each of them:

• Allgemein
• Introduction
• Dienstleistungen
• Terms
• Send

Tipp

While your services, billing and payment options may require customization for each client, having a general proposal template with filled-in Introduction und Terms pages is a practical approach. This enables you to insert them when crafting a proposal swiftly.

Allgemein

First, add some basic information about your proposal and define settings:

a) Template name: Enter the title of your proposal template (clients won’t see it).

b) Team member: Select the team member who will receive the payment associated with a proposal.

c) Signature requirement: Select whether one or all signatories must sign the proposal for it to be considered signed. 

d) Name: Enter the title of this proposal (clients will see it). Here, you can use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.

Introduction

This is a place where you can introduce yourself. Explain to your clients who you are, what services you provide, the value you bring, and any other information you want to share. Include images and videos to make your self-presentation shine (the maximum image size is 5 MB). 

Fill out the following sections:

a) Title: Add a title that aligns with your branding or the specific content you’re including (clients will see it).

b) Text body: Add your introduction here. Use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.

c) Format: Use different tools (font, alignment, links and so on) to work with text.

d) Insert: Add a logo, upload pictures from your computer, and embed video, if needed (YouTube and Loom videos are supported).

Dienstleistungen

At this step, you have the option to present your client with your services or even let them choose from your different packages. When setting services up, you can ask the client for a deposit on acceptance, link recurring invoice with automatic payment or send the proposal with a list of services only. You will be able to issue an invoice at any later point as well.

You have these options for presenting your services to clients:

• Tiered packages let you offer up to 3 service bundles within a single proposal. This allows you to present different service levels (such as Bronze, Silver, Gold) and let clients compare options, select the package that fits their needs, and sign—all in one flow. You can reorder packages to control the order in which they appear.

• List of services is a fixed-priced proposal with a list of services. Clients review the services you’re offering but cannot choose between different options—they either accept or decline the entire proposal.

• No service: Just skip the section.

Here’s how they look from client’s side: list of services on the left, tiered packages on the right.

If you have decided to list the services or add tiered proposals, you will then need to add services and/or invoices and set up payment options. See dedicated article for the details.

Terms

The Terms page is where you can provide your engagement letter or contract that outlines the terms of the relationship between your firm and the client.

Fill out the following sections:

a) Title: Add a title that aligns with your branding or the specific content you’re including (clients will see it).

b) Text body: Add your terms of agreement here. Use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.

c) Format: Use different tools (font, alignment, links and so on) to work with text.

d) Insert: Add a logo, upload pictures from your computer, and embed video, if needed (YouTube and Loom videos are supported).

Send

Your client will receive a link via email to view and sign the proposal. Here, you can customize the email that will be sent, set up automatic reminders and select the payment method for the linked invoices:

a) Payment method: This is how you want your invoices to be paid (either by credit card, bank debit, or both). We support a number of payment methods for your clients .

b) Custom message in email: Toggle on to craft a custom message which will replace the default text in the email system notification. When compising a message template, you can use account and date shortcodes.

c) Reminders: Toggle on to enable sending automatic reminders for pending proposals.

Once you;ve done, save your template. Now, you can apply it when creating a proposal.

Hinzufügen von Vorschlagsvorlagen aus dem Marketplace

Sie können vorgefertigte Angebotsvorlagen mit den Best Practices herunterladen. So fügen Sie eine Vorschlagsvorlage aus dem Marketplace:

1. Go to  Templates > Marketplace from the left menu bar and open the Proposals & ELs tab. 2. Click  Get free on the template you want to add or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

3. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen, öffnen Sie die Registerkarte Vorschläge & ELs und klicken Sie auf den Namen der Angebotsvorlage, um mit der Bearbeitung zu beginnen. Fügen Sie die Informationen über Ihre Firma an allen Stellen ein, an denen sie benötigt werden.

Angebotsvorlagen anwenden

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um die Erstellung neuer Vorschläge zu beschleunigen. So geht's:

1. Erstellen Sie einen neuen Vorschlag, indem Sie entweder auf Neu oben links klicken und Vorschlag auswählen oder indem Sie einen oder mehrere Empfänger in Ihrer Kontenliste auswählen und dann auf Vorschlag senden klicken.

2. Klicken Sie in das Feld Vorlage und wählen Sie dann einen Vorschlag aus dem Pulldown-Menü.

3. Gehen Sie die Schritte des Vorschlags durch, nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor und senden Sie ihn dann ab.

   

   Hinweis

   Änderungen, die Sie am Vorschlag vornehmen, haben keinen Einfluss auf die ausgewählte Vorlage.

Vorschlagsvorlagen bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Vorschlagsvorlage vorzunehmen:

1. Go to Templates > Firm templates from the left menu bar, open the Proposals & ELs tab, then either click on the proposal template’s name or click three dots to the far right of the name and select Edit.

2.  Go through the proposal steps, make edits and save.

Hinweis

Die Änderungen, die Sie an einer Vorschlagsvorlage vornehmen, werden nicht in den Vorschlägen berücksichtigt, die bereits mit dieser Vorlage erstellt wurden.

Doppelte Angebotsvorlagen

Erstellen Sie neue Vorschlagsvorlagen auf der Grundlage vorhandener Vorlagen: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Vorschlagsvorlage und wählen Sie dann Duplizieren. Die Kopie der Vorlage wird mit dem entsprechenden Suffix gespeichert (z. B. "Vorschlag (2)").

Vorschlagsvorlagen löschen

Um eine Angebotsvorlage vollständig zu entfernen, gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der Seitenleiste und öffnen Sie dann die Registerkarte Vorschläge & ELs. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Angebotsvorlage, klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie den Löschvorgang.

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