Vorschläge (Basic): Vorlagen erstellen und anwenden

Angebotsvorlagen werden verwendet, um den Umfang eines Auftrags zwischen Ihrer Firma und einem Kunden zu definieren. Erstellen Sie so viele Angebotsvorlagen für verschiedene Verwendungszwecke (Buchhaltung, Steuererstellung für ein Jahr, Wirtschaftsprüfung, Vertretung, Finanzanalyse, Bereinigung, Gehaltsabrechnung usw.), wie Sie benötigen.

Hier abgedeckt:

• Erstellen von Angebotsvorlagen
• Hinzufügen von Vorschlagsvorlagen aus dem Marketplace
• Anwendung von Angebotsvorlagen
• Übermittlung von Vorschlägen über Automatisierung
• Bearbeitung von Vorschlagsvorlagen
• Duplizieren von Vorschlagsvorlagen
• Löschung von Vorschlagsvorlagen

Erstellen von Angebotsvorlagen

A proposal template can be created by a firm owner, an admin or any team member who has manage templates access rights. It’s helpful to design templates in advance so that you have them ready to go or to further customize.

Um eine Angebotsvorlage zu erstellen, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen >Firmenvorlagen , wählen Sie Vorschläge & ELs und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Oder greifen Sie auf die Seite zum Erstellen von Vorlagen zu, indem Sie die Option Vorschlag senden hinzufügen Automatisierung Beim Bearbeiten eines pipelineund klicken Sie dann auf Neue Vorlage.

Jeder Vorschlag besteht aus mehreren Abschnitten, die sich jeweils auf einer eigenen Seite befinden. Sie haben die Möglichkeit, die Abschnitte, die die Angebotsvorlage enthalten soll, und den Inhalt der einzelnen Abschnitte anzupassen:

• Allgemein
• Einführung & Begriffe
• Dienstleistungen & Rechnungen
• Zahlung

Tipp! Auch wenn Ihre Dienstleistungen, Abrechnungs- und Zahlungsoptionen für jeden Kunden individuell angepasst werden müssen, ist es praktisch, eine allgemeine Angebotsvorlage mit ausgefüllten Seiten für Einleitung und Bedingungen zu haben. So können Sie sie bei der Ausarbeitung eines Angebots schnell einfügen.

Allgemein

Hier können Sie Ihr Angebot individuell gestalten, indem Sie die einzelnen Schritte auswählen, die es enthalten soll. Sie können zum Beispiel Informationen über Ihr Unternehmen, vertragliche Vereinbarungen, Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen usw. einfügen. 

Hier finden Sie alle nummerierten Einstellungen:

1. Template name: the title of your proposal template (clients can't see it).

2. Team member: the team member who will receive the payment associated with a proposal.

3. Name: the title of this proposal (clients will see it).

4. Steps: toggle on and off steps to be included in the proposal. Each step appears as a page in the proposal. Once selected, you can customize them. 

5. Custom message in email: your client always receives an automatically generated email with a link for viewing and signing this proposal. Toggle on if you want to include a custom message in this email.

6, 8. Shortcodes: to individualize the message, apply shortcodes to include account name, next year's date and other dynamic data.

7. Reminders: toggle on to enable sending automatic reminders for pending proposal. Learn more about reminders.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter , um mit dem nächsten Abschnitt fortzufahren.

Einführung & Begriffe

Da diese beiden Schritte ähnlich sind, werden sie zusammen behandelt. 

Auf der Vorstellungsseite können Sie sich selbst vorstellen. Erläutern Sie Ihren Kunden, wer Sie sind, welche Dienstleistungen Sie anbieten, welchen Wert Sie haben und welche anderen Informationen Sie mitteilen möchten. Fügen Sie Bilder und Videos ein, um Ihre Selbstdarstellung zu unterstreichen. 

Auf der Seite Bedingungen können Sie Ihr Auftragsschreiben oder Ihren Vertrag vorlegen, in dem die Bedingungen für die Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und dem Kunden festgelegt sind. 

Ermitteln Sie alle nummerierten Einstellungen (sie sind für beide Schritte ähnlich):

1. Titel: Benennen Sie diesen Abschnitt um, um ihn besser an Ihre branding oder die spezifischen Inhalte, die Sie einfügen (Kunden werden sie sehen).
2. Textkörper: Bearbeiten Sie hier Ihre Einleitung, fügen Sie ein Logo hinzu, laden Sie Bilder von Ihrem Computer hoch und betten Sie bei Bedarf ein Video ein.
3. Add Shortcode: to individualize the text, apply shortcodes to include dynamic data, such as account name or date.

Dienstleistungen & Rechnungen

Sie können eine einmalige oder wiederkehrende Rechnung zusammen mit dem Angebot versenden, den Kunden bei der Annahme um eine Anzahlung bitten oder das Angebot nur mit einer Liste von Dienstleistungen versenden. Sie können auch zu jedem späteren Zeitpunkt eine Rechnung ausstellen.

Hier finden Sie alle verfügbaren Einstellungen:

1. Nur eine Rechnung oder eine Preisliste senden: 

• Rechnung hinzufügen oder Anzahlung verlangen: Senden Sie eine Rechnung zusammen mit dem Angebot oder bitten Sie den Kunden um eine Anzahlung bei Annahme, oder wählen Sie 
• Leistungsverzeichnis ohne Rechnung senden: Senden Sie Ihrem Kunden ein Verzeichnis Ihrer Leistungen, ohne eine Rechnung auszustellen.

2. Rechnungsart: Wählen Sie aus, ob für diesen Vorschlag eine einmalige oder eine wiederkehrende Rechnung erstellt werden soll.

3. Invoice template: click and select one of your one-time or recurring invoice templates from the pull-down menu.

4. Rechnung ausstellen: Wählen Sie, wann die Rechnung ausgestellt werden soll, entweder bei Annahme des Angebots oder zu einem bestimmten Datum. Wenn ein bestimmtes Datum gewählt wird, müssen Sie es auswählen.

5. Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die beschreibt, was in der Rechnung enthalten ist (optional).

6. Einzelposten: Aufschlüsselung der erbrachten Leistungen und der angewandten Rabatte.

• Position: Klicken Sie auf Position und wählen Sie dann entweder eine bestehende Leistung aus oder erstellen Sie eine neue. Füllen Sie das Feld Satz aus, legen Sie die Anzahl der Leistungen und die Steuer fest (mehr über Steuersätze in Rechnungen) und geben Sie die Beschreibung ein (optional).
• Rabatt: Um den reduzierten Preis in der Rechnung anzuzeigen, klicken Sie auf Rabatt und füllen Sie dann das Feld Satz aus. Der Betrag wird von der Gesamtsumme abgezogen.

7. Zusammenfassung:

• Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen, vor Steuern.
• Steuersatz: Sobald die Mehrwertsteuer hinzukommt, wird sie im Gesamtbetrag berücksichtigt (mehr zur Mehrwertsteuer).

8. Eine weitere Rechnung hinzufügen: Klicken Sie auf , um weitere Rechnungen zu erstellen. 

Zahlung

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, Rechnungen zusammen mit Ihrem Angebot zu versenden, müssen Sie auch entscheiden, wie Sie bezahlt werden möchten. 

Hier finden Sie alle nummerierten Einstellungen:

1. Zahlungsmethode: So sollen Ihre Rechnungen bezahlt werden (entweder per Kreditkarte, Bankeinzug oder beides). Wir unterstützen eine Reihe von Zahlungsarten.

2. Zahlungsautorisierung: Wählen Sie, ob Sie möchten, dass die Zahlungen autorisiert und dann automatisch ausgeführt werden oder nicht.

• Automatische Zahlung: Der Kunde akzeptiert die Bedingungen, autorisiert die Zahlung einmalig und nachfolgende Zahlungen erfolgen automatisch. Verfügbar für Stripe nur.

• Manuelle Rechnungszahlung: Der Kunde muss jede Rechnung manuell bezahlen. Verfügbar für Stripe und CPACharge.

3. Vorlage speichern: Klicken Sie auf , um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren.

Hinzufügen von Vorschlagsvorlagen aus dem Marketplace

Sie können vorgefertigte Angebotsvorlagen mit den Best Practices herunterladen. So fügen Sie eine Vorschlagsvorlage aus dem Marketplace:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Marketplacein der linken Menüleiste und öffnen Sie die Registerkarte Vorschläge und ELs.

2. Klicken Sie auf Get free für die Vorlage, die Sie hinzufügen möchten, oder klicken Sie auf den Preis und fahren Sie mit der Zahlung fort, wenn es sich um eine kostenpflichtige Vorlage handelt.

3. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen, öffnen Sie die Registerkarte Vorschläge & ELs und klicken Sie auf den Namen der Angebotsvorlage, um mit der Bearbeitung zu beginnen. Fügen Sie an allen Stellen, an denen dies erforderlich ist, Informationen über Ihre Firma ein.

Anwendung von Angebotsvorlagen

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um die Erstellung neuer Vorschläge zu beschleunigen. So geht's:

1. Erstellen Sie einen neuen Vorschlag, indem Sie entweder oben links auf Neu klicken und Vorschlag auswählen oder indem Sie einen oder mehrere Empfänger in Ihrer Kontenliste auswählen und dann auf Vorschlag senden klicken.

2. Klicken Sie in das Feld Vorlage und wählen Sie dann einen Vorschlag aus dem Pulldown-Menü.

3. Gehen Sie die Schritte des Vorschlags durch, nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor und senden Sie ihn dann ab.

Hinweis: Änderungen, die Sie am Vorschlag vornehmen, haben keinen Einfluss auf die ausgewählte Vorlage.

Bearbeitung von Vorschlagsvorlagen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Vorschlagsvorlage vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen > Firmenvorlagen , öffnen Sie die Registerkarte Vorschläge & ELs und klicken Sie auf den Namen der Vorschlagsvorlage

2. Gehen Sie die Schritte des Vorschlags durch und nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor, und speichern Sie dann.

Hinweis: Die Änderungen, die Sie an einer Vorschlagsvorlage vornehmen, werden nicht in den Vorschlägen berücksichtigt, die bereits mit dieser Vorlage erstellt wurden.

Duplizieren von Vorschlagsvorlagen

Erstellen Sie neue Vorschlagsvorlagen auf der Grundlage vorhandener Vorlagen: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Vorschlagsvorlage und wählen Sie dann Duplizieren. Die Kopie der Vorlage wird mit dem entsprechenden Suffix gespeichert (z. B. "Vorschlag (2)").

Löschung von Vorschlagsvorlagen

Um eine Angebotsvorlage vollständig zu entfernen, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen und öffnen Sie dann die Registerkarte Vorschläge & ELs . Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Angebotsvorlage, klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie dann im Pop-up-Fenster " Löschbestätigung " mit einem Klick auf Löschen.