CRM (Erweitert): Duplizierte Kontakte zusammenführen

Kontakte gelten als doppelt, wenn Sie mehr als einen Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse, Telefonnummer und demselben Namen haben und es keine widersprüchlichen Felder zwischen ihnen gibt. Wenn Sie doppelte Einträge haben, führen Sie diese entweder automatisch oder manuell zusammen. Wenn Sie zwei oder mehr Kontakte zusammenführen, die mit verschiedenen Konten verknüpft sind, ist der resultierende Kontakt weiterhin mit diesen Konten verknüpft.

Hier finden Sie folgende Informationen:

• Welche Kontakte als Duplikate gekennzeichnet sind
• Wie man am besten Update Kontaktinformationen mit zusätzlichen Importen
• Wie man doppelte Kontakte automatisch zusammenführt
• Manuelles Zusammenführen doppelter Kontakte

Welche Kontakte als Duplikate gekennzeichnet sind

Kontakte gelten als Duplikate, wenn die ausgefüllten Felder alle die gleichen Daten enthalten. Kontakte werden auch dann als Duplikate gekennzeichnet, wenn eines oder mehrere weniger ausgefüllte Felder haben, solange alle angegebenen Daten übereinstimmen.

Im folgenden Beispiel würden die beiden Kontakte nicht als nicht als Duplikate gekennzeichnet, da ihre Daten nicht vollständig übereinstimmen.

Ansprechpartner 1:

Vorname: Bob
Nachname: Smith
Name der Kontaktperson: Bob Smith
Telefon: (555) 555-5555

Kontakt 2:

Vorname: Bob
Nachname: Smith
Name der Kontaktperson: Bob Smith
Telefon: (444) 444-4444

Erster Name: DERSELBE
Nachname: DERSELBE
Kontakt Name: SAME
Telefon: UNTERSCHIEDLICH

Im folgenden Beispiel würden die beiden Kontakte als Duplikate gekennzeichnet werden, da alle verfügbaren Daten übereinstimmen, obwohl der erste Kontakt weniger Daten hat.

Kontakt 1:

Vorname: Bob
Nachname: Smith
Kontaktname: Bob Smith
Telefon: (555) 555-5555

Kontaktperson 2:

Vorname: Bob
Nachname: Smith
Name der Kontaktperson: Bob Smith
Telefon: (555) 555-555
Geburtsdatum: 8/1/1955
Adresse: 123 Main St.
Telefon 2: (995) 222-444
Beste Zeit für einen Anruf: 20.00 Uhr

Vorname: SAME
Nachname: SAME
Name der Kontaktperson: SAME
Telefon: DERSELBE
GEBURTSDATUM: FEHLT FÜR KONTAKT 2
Adresse: FEHLT FÜR KONTAKT 2
Telefon 2: MISSING FOR CONTACT 2
Beste Zeit für einen Anruf: FEHLT FÜR KONTAKT 2

Obwohl für Kontakt 2 einige Daten fehlen, stimmen alle verfügbaren Daten mit denen von Kontakt 1 überein, so dass sie als Duplikate gekennzeichnet werden.

Wie man am besten Update Kontaktinformationen mit zusätzlichen Importen

Wenn Sie möchten, update Ihre Kontaktinformationen mit einem neuen Import, befolgen Sie die folgenden Richtlinien:

1. Exportieren Sie Ihre bestehenden Kontakte. Für häufig verwendete Anwendungen finden Sie die Details hier.
2. Fügen Sie Ihrem Arbeitsblatt weitere Spalten für Informationen hinzu, die Sie aufnehmen möchten (z. B. Geburtsdatum, Adresse, Telefon 2 oder die beste Zeit für einen Anruf).
3. Ändern Sie die vorhandenen Spalten nicht . Siehe Welche Kontakte als Duplikate gekennzeichnet sind oben, um zu sehen, welche Kontakte nicht zusammengeführt werden können.
4. Importieren Sie Ihre Kontakte wie hier beschrieben. Ordnen Sie die Felder genauso zu wie zuvor, und fügen Sie die neuen hinzu.
5. Wenn Sie zum Schritt "Konten verknüpfen" gelangen, wählen Sie keine Felder aus, wenn Sie keine Kontakte mit Konten verknüpfen möchten.
6. Sobald der Import abgeschlossen ist, wird ein Bericht über die Duplikate angezeigt.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche DUPLICATES VEREINIGEN.
8. Wenn die neuen Kontakte genau die gleichen sind wie die alten Kontakte, aber zusätzliche Felder hinzugefügt wurden, werden sie erfolgreich zusammengeführt.

Wie man doppelte Kontakte automatisch zusammenführt

Sie alle auf einmal zu verschmelzen:

Gehen Sie zum Abschnitt Kunden , öffnen Sie die Registerkarte Kontakte und klicken Sie dann auf die Schaltfläche DUPLIKATE VEREINIGEN. Die Schaltfläche DUPLIKATE VEREINIGEN wird nur angezeigt, wenn TaxDome Duplikate gefunden hat (Ihre Kontakte werden stündlich auf Duplikate gescannt).

Um sie nach und nach zusammenzuführen:

1. Gehen Sie zu Kunden, öffnen Sie die Registerkarte Kontakte und klicken Sie dann auf den Namen eines Kontakts in der Liste. Wenn TaxDome einen doppelten Eintrag für einen Kontakt findet, wird unten im rechten Schiebefenster ein Abschnitt " Duplikate" angezeigt.

2. Klicken Sie auf das Klammer-Pfeil-Symbol rechts neben dem Namen des Duplikats, um es zusammenzuführen. Alle Felder eines doppelten Eintrags werden in den Hauptkontakt kopiert, und das zusätzliche Feld wird gelöscht.

Achtung! Wenn Sie auf diese Weise zusammenführen, sollten die Duplikate keine widersprüchlichen Felder haben, sonst gehen Daten verloren.

Manuelles Zusammenführen doppelter Kontakte

Wenn Ihre Kontakte widersprüchliche Felder haben, Sie sie aber dennoch als Duplikate betrachten, führen Sie sie manuell zusammen.

Anmerkung:

• Wenn einige der übereinstimmenden Felder der Duplikate Daten enthalten, wählen Sie die Daten aus, die Sie für den resultierenden Kontakt behalten möchten.
• Wenn die übereinstimmenden Felder der Duplikate unterschiedliche Daten enthalten, wählen Sie die Daten aus, die Sie für den resultierenden Kontakt beibehalten möchten.
  
  Ein Beispiel: Es gibt drei Kontakte für dieselbe Person. Im Feld Vorname steht im ersten "Mike", im zweiten "Michael" und im dritten "M". Wählen Sie den Vornamen aus, den Sie für den zusammengefassten Kontakt bevorzugen. Sobald Sie ihn speichern, werden die anderen gelöscht.
• Wenn einer der Kontakte mit einem oder mehreren Kundenkonten verknüpft ist, ist der resultierende Kontakt weiterhin verknüpft.
• Beim Zusammenführen von Kontakten mit unterschiedlichen Werten in benutzerdefinierten Dropdown-Feldern können Sie auswählen, welche Daten beibehalten werden sollen: der Wert für eines der Konten oder eine Vereinigung aller Werte.
• Einmal zusammengeführte Kontakte können nicht wieder aufgehoben werden. Sie können jedoch jederzeit einen neuen Kontakt erstellen.

So führen Sie Kontakte manuell zusammen:

1. Gehen Sie zu Kunden, öffnen Sie die Registerkarte Kontakte und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen links neben den Kontakten, die Sie zusammenführen möchten.

2. Klicken Sie auf den Link Ausgewählte zusammenführen.

3. Es werden die Felder für die Kontaktinformationen der Person angezeigt. Überprüfen Sie jedes Feld sorgfältig, indem Sie darauf klicken und die Informationen auswählen, die Sie behalten möchten.

4. Klicken Sie dann auf SPEICHERN.