Organizer (Basic): Vorlagen erstellen & anwenden

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TaxDome Organisatoren können Sie interaktive Fragebögen erstellen, um effizient Kundeninformationen zu sammeln. Wenn Sie alle Ihre FAQs sofort parat haben, sparen Sie viel Zeit. Außerdem können Sie Ihre Organizer in Pipelines automatisieren, sodass sie genau dann an die Kunden geschickt werden, wenn sie benötigt werden - ohne dass Sie auch nur eine einzige Schaltfläche anklicken müssen. 

Hier abgedeckt:

Erstellen von Fragebogen Vorlagen

Eine Fragebogen -Vorlage kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem beliebigen Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Vorlagen erstellt werden. Erstellen Sie sie so, dass Sie sie sofort verwenden und bei Bedarf weiter anpassen können.

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Um eine Fragebogen Vorlage zu erstellen, gehen Sie in der linken Seitenleiste aufEinstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen, wählen Sie Organizer und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Sie können diese Seite auch aufrufen, indem Sie beimErstellen oder Bearbeiten einer Pipeline die Option Fragebogen Automatisierung hinzufügen und dann auf Neue Vorlage klicken.

Eine Fragebogen hat Abschnitte und Fragen; jede Frage gehört zu einem Abschnitt. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die nummerierten Felder auf der Seite Fragebogen Vorlage erstellen.

1. Name der Vorlage: Geben Sie an, wie Sie die Vorlage nennen möchten. Dieser Name wird bei der Auswahl der Vorlage angezeigt.

2. Fragebogen name: Geben Sie den Namen ein, den Ihr Kunde für Fragebogen sehen wird. Klicken Sie auf + Add shortcode , um ihn zu individualisieren: Der Shortcode enthält dynamische Daten, die z.B. durch den Namen des Kunden oder das Datum ersetzt werden. Weitere Informationen zu Shortcodes finden Sie in einem ausführlichen Artikel. 

3. Inhalt der Vorlage: Klicken Sie auf die Abschnittsnamen, um sie anzuzeigen, oder halten Sie das Symbol mit den sechs Punkten gedrückt, um die Abschnitte zu wechseln.

4. Neuer Abschnitt: Klicken Sie auf , um zusätzliche Abschnitte zu erstellen. Verwenden Sie die Vorlageninhalte auf der linken Seite zur Navigation zwischen den Abschnitten.

5. Name des Abschnitts: Geben Sie eine Überschrift für den ersten Abschnitt ein (z. B. " Adressinformationen").

6. Zahnradsymbol für den Abschnittsnamen: Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen für diesen Abschnitt auszuwählen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wiederholung zulassen, damit die Kunden die Abschnitte wiederholen können (weitere Informationen finden Sie hier). Wenn Sie möchten, dass ein neuer Abschnitt angezeigt wird, wenn ein Kunde eine Frage auf eine bestimmte Weise beantwortet, schalten Sie Bedingungen ein und richten Sie dann bedingte Logiksprünge ein (weitere Informationen finden Sie hier).

7. Zahnradsymbole für Fragen und Textblöcke:

  • Erforderlich: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kunde erst dann eine Fragebogen einreichen, wenn alle obligatorischen Fragen beantwortet sind.
  • Vorausfüllen zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Antwort des Kunden auf die Frage automatisch ausgefüllt, wenn ein Kunde die Fragebogen zum zweiten und weiteren Mal ausfüllt. Lesen Sie mehr darüber, wie das Vorausfüllen für den Kunden funktioniert.
  • Bedingungen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie festlegen, dass eine Frage oder ein Textblock angezeigt wird, wenn ein Kunde eine Frage auf eine bestimmte Weise beantwortet. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie die bedingten Logiksprünge einrichten.
  • Erklärung hinzufügen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie Details zur Erklärung einer Frage angeben. Die Erklärung wird unter der Frage angezeigt.
  • Update Konto-Tags: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie abhängig von den Antworten der Kunden Kontotags hinzufügen und entfernen. Erfahren Sie mehr in dem ausführlichen Artikel.

8. + Frage: Wählen Sie die Art der Frage oder Anfrage aus dem Pulldown-Menü.

Dies ist die Bedeutung der Fragetypen:

Freier Eintritt dient der Eingabe von Text, z. B. Name, Adresse oder Firma

E-Mail dient der Eingabe einer E-Mail-Adresse.

Nummer dient zur Eingabe von Ziffern, z. B. der Anzahl der Kinder oder einer SSN.

Datum dient der Eingabe von Tag, Monat und Jahr, z. B. des Geburtsdatums. Bei der Eingabe muss das Datum einem der folgenden Formate entsprechen: MMM-TT-JJJJ (z. B. Jan-01-2022) oder MM/TT/JJJJ (z. B. 24.12.2022) für US-Firmen; TT/MM/JJJJ (z. B. 24.12.2022) für Nicht-US-Firmen.

Radio-Schaltflächen eine Liste von Optionen anbieten, z. B. eine Unternehmensart (z. B. gemeinnützig oder GmbH).

Kontrollkästchen kleine Kästchen anzeigen, die abgehakt werden können.

Auswahlliste öffnet ein Menü zur Auswahl einer oder mehrerer Optionen.

Ja/Nein ist für Ja/Nein-Antworten auf Fragen wie "Sind Sie verheiratet?"

Hochladen von Dateien bietet einen Platz zum Hochladen mit dem Namen des Dokuments, das hochgeladen werden muss. (An Organisatoren hochgeladene Dateien werden im Kundenkonto gespeichert, der Kunde kann beim Hochladen einen Ordner auswählen)

9. + Textblock: Klicken Sie, um einen Textblock einzufügen. Sie können Links hinzufügen, Videos einbetten und Emojis in Textblöcke einfügen.

10. Vorschau Modus: Klicken Sie hier, um zu sehen, wie es auf der Client-Seite aussieht. Einzelheiten finden Sie im folgenden Abschnitt.

11. Einstellungen:

  • Über das Hochladen von Dokumenten benachrichtigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Benachrichtigungen über hochgeladene Dokumente auf Fragebogen erhalten möchten. Weitere Informationen finden Sie hier.
  • Fragebogen Selbstbedienung: Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden selbst Organisatoren auf der Grundlage dieser Vorlage erstellen können. Weitere Details finden Sie hier.
  • Nach Übermittlung automatisch versiegeln: Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie möchten, dass ein Kunde keine neuen Änderungen vornimmt. Erfahren Sie hier mehr.
  • Erinnerungen an Kunden senden: Schalten Sie diese Option ein, um automatische Erinnerungen für ausstehende Organizer zu versenden. Erfahren Sie mehr über Erinnerungen in Organizern.


12. Speichern & Beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um ohne Speichern zu beenden.

Tipp

Hinweis: Leere Abschnitte ohne Fragen oder Textblöcke werden nicht gespeichert. Sie müssen ihnen Informationen hinzufügen oder sie löschen.

Anwendung der Fragebogen Vorlagen

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie sie verwenden, um Daten von Kunden zu sammeln und Ihre Arbeit zu beginnen:

1. Erstellen Sie eine neue Fragebogen entweder durch Klicken auf + Neu und Auswahl von Fragebogen oder indem Sie die Empfänger in Ihrer Kontenliste auswählen und dann auf Senden Fragebogen.

2. Klicken Sie auf die VorlagenlisteFragebogen , um sie zu erweitern, und wählen Sie dann eine Vorlage aus. Vorschau Sie können sie bei Bedarf anpassen.

3. Bearbeiten Sie den Namen Fragebogen oder klicken Sie auf + Shortcode hinzufügen, um den Titel zu individualisieren. Der Shortcode enthält dynamische Daten, die z. B. durch den Namen eines Kunden oder das Datum ersetzt werden. Weitere Informationen zu Shortcodes finden Sie hier. 

4. Fahren Sie fort, indem Sie Erinnerungen aktivieren und die Fragebogen mit Aufträge verknüpfen.

Tipp

Hinweis: Wenn es mehr als einen Empfänger gibt, können Sie die Fragebogen nicht mit Aufträge verknüpfen.

Hinzufügen von Standardorganisatoren aus unserer Bibliothek

Wir bieten Fragebogen Standardvorlagen, die Sie bearbeiten können:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste aufEinstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen, öffnen Sie die Registerkarte Organisatoren und klicken Sie dann auf KOPIEREN AUS BIBLIOTHEK.

2. Klicken Sie auf das Kopiersymbol ganz rechts neben der Vorlage, die Sie hinzufügen möchten. Klicken Sie nun auf den Namen, um mit der Bearbeitung zu beginnen.

Aktualisierung der Fragebogen Vorlagen

1. Um Änderungen an einer Vorlage Fragebogen vorzunehmen, gehen Sie in der linken Seitenleiste aufEinstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen aus, öffnen Sie die Registerkarte Organizer und klicken Sie dann in der Liste auf den Namen der Vorlage Fragebogen .

2. Fragebogen Bearbeiten Sie Fragen (z. B. wenn Sie update für ein neues Steuerjahr benötigen), verschieben oder löschen Sie Fragen und Abschnitte mit den Symbolen ganz rechts neben dem Namen des Abschnitts oder der Frage. Wenn Sie alle Änderungen an der Vorlage Fragebogen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern & Beenden.

Tipp

Hinweis: Die Änderungen, die Sie an einer Vorlage Fragebogen vornehmen, werden nicht in den Organisatoren berücksichtigt, die bereits aus derselben Vorlage erstellt wurden. Allerdings werden alle neuen Organisatoren, die von nun an gesendet werden (einschließlich derjenigen in Automatisierungen), die Änderungen widerspiegeln.

Duplizieren von Fragebogen Vorlagen

Erstellen Sie eine neue Fragebogen Vorlage aus einer vorhandenen Vorlage: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Vorlage Fragebogen und wählen Sie dannDuplizieren. Die Kopie von Fragebogenwird mit einem Suffix gespeichert (z. B. Fragebogen (2)).

Löschen von Fragebogen Vorlagen

Um Unordnung zu vermeiden, entfernen Sie eine Fragebogen Vorlage, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Vorlage Fragebogen , wählen Sie im Pulldown-Menü die OptionLöschen und bestätigen Sie mit einem Klick auf LÖSCHEN. Alle Organisatoren, die für Kunden mit dieser Vorlage erstellt wurden, bleiben erhalten.

Wie sieht meine Vorlage für Kunden aus?

Wenn Sie Ihre Fragebogen Vorlage von der Client-Seite aus überprüfen müssen, klicken Sie auf den Link Vorschau Modus oben rechts in der Vorlage.

Hier können Sie Abschnitte auf Vorschau aus dem Dropdown-Menü " Gehe zu Abschnitt " oben links auswählen, einen beliebigen Block ausfüllen, wie es Ihre Kunden tun, und auf " Weiter" klicken, um mit dem nächsten Abschnitt fortzufahren. Der grüne Balken oben zeigt Ihren Fortschritt mit Fragebogen Blöcken an.

Klicken Sie anschließend oben rechts auf Zurück zum Bearbeiten oder auf X.

Tipp

Tipp: Besuchen Sie die TaxDome Academy für unsere Kurse.

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