Organizer (Basic): Vorlagen erstellen und anwenden

TaxDome Organisatoren können Sie interaktive Fragebögen erstellen, um effizient Kundeninformationen zu sammeln. Wenn Sie alle Ihre FAQs sofort parat haben, sparen Sie eine Menge Zeit. Außerdem können Sie Ihre Organizer in pipelines automatisieren, so dass sie genau dann an die Kunden verschickt werden, wenn sie benötigt werden - ohne dass Sie eine einzige Schaltfläche anklicken müssen. 

Fügen Sie Fragebogen Vorlagen aus dem Marketplace

Eine Fragebogen kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem beliebigen Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Vorlagen hinzugefügt werden. 

Sie können vorgefertigte Fragebogen herunterladen und diese dann nach Ihren Wünschen bearbeiten. So fügen Sie eine Fragebogen aus dem Marketplace hinzu:

1. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste auf Vorlagen > Marketplace und öffnen Sie die Registerkarte Organisatoren.

2. Klicken Sie auf Get free für die Vorlage, die Sie hinzufügen möchten, oder klicken Sie auf den Preis und fahren Sie mit der Zahlung fort, wenn es sich um eine kostenpflichtige Vorlage handelt.

3. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen, öffnen Sie die Registerkarte Organisatoren und klicken Sie auf den Namen der Fragebogen , um mit der Bearbeitung zu beginnen.

Fragebogen Vorlagen erstellen

Um eine Fragebogen von Grund auf neu zu erstellen, gehen Sie in der Seitenleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen, wählen Sie Organizer und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Sie können diese Seite auch aufrufen, indem Sie beimErstellen oder Bearbeiten einer Vorlage die Option Fragebogen Automatisierung hinzufügen. pipelineund klicken Sie dann auf Neue Vorlage.

Eine Fragebogen hat Abschnitte und Fragen; jede Frage gehört zu einem Abschnitt. Erfahren Sie mehr über die Felder auf der Seite zur Erstellung der Fragebogen Vorlage.

a. Vorlagenname: Geben Sie den Namen der Vorlage an, den Sie verwenden möchten. Dieser Name wird bei der Auswahl der Vorlage angezeigt.

b. Fragebogen name: Geben Sie den Namen ein, den Ihr Kunde für Fragebogen sehen wird. Klicken Sie auf Shortcode hinzufügen , um ihn zu personalisieren: Der Shortcode enthält dynamische Daten, die z. B. durch den Namen des Kunden oder das Datum ersetzt werden. Für weitere Informationen über shortcodesfinden Sie in dem ausführlichen Artikel. 

c. Inhalt der Vorlage: Klicken Sie auf die Abschnittsnamen, um sie anzuzeigen, oder halten Sie das Sechs-Punkte-Symbol gedrückt, um die Abschnitte zu wechseln.

d. Neuer Abschnitt: Klicken Sie auf , um zusätzliche Abschnitte zu erstellen. Verwenden Sie die Vorlageninhalte auf der linken Seite zur Navigation zwischen den Abschnitten.

e. Name des Abschnitts: Geben Sie eine Überschrift für den ersten Abschnitt ein (z. B. " Adressinformationen").

f. Einstellungen des Abschnitts

• Symbol Kopieren: Klicken Sie auf dieses Symbol, um den gesamten Abschnitt einschließlich aller darin enthaltenen Fragen zu duplizieren.
• Zahnrad-Symbol: Klicken Sie darauf, um die Einstellungen für diesen Abschnitt auszuwählen. Aktivieren Sie die Option Wiederholung zulassen, damit die Kunden die Abschnitte wiederholen können (weitere Informationen finden Sie hier). Wenn Sie möchten, dass ein neuer Abschnitt angezeigt wird, wenn ein Kunde eine Frage auf eine bestimmte Weise beantwortet, schalten Sie Bedingungen ein und richten Sie dann bedingte Logiksprünge ein (weitere Informationen finden Sie hier).

• Papierkorb-Symbol: Klicken Sie darauf, um den gesamten Abschnitt zu löschen. Vorsicht: Das Löschen des Abschnitts kann nicht rückgängig gemacht werden, nachdem Sie die Vorlage gespeichert haben.

g. Zahnradsymbole für Fragen und Textblöcke:

• Erforderlich: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kunde bestätigen erst dann aufrufen, wenn alle obligatorischen Fragen beantwortet sind. Fragebogen
• Vorausgefüllt: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Antwort des Kunden auf die Frage automatisch ausgefüllt, wenn ein Kunde die Fragebogen zum zweiten und weiteren Mal ausfüllt. Lesen Sie mehr darüber, wie das Vorausfüllen für den Kunden funktioniert.
• Bedingung: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie festlegen, dass eine Frage oder ein Textblock angezeigt wird, wenn ein Kunde eine Frage auf eine bestimmte Weise beantwortet. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie die bedingten Logiksprünge einrichten.
• Beschreibung: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie Details zur Erklärung einer Frage angeben. Die Erklärung wird unter der Frage angezeigt.
• Markieren: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie abhängig von den Antworten der Kunden Kontotags hinzufügen und entfernen. Erfahren Sie mehr in dem ausführlichen Artikel.
• Mit CRM synchronisieren: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie benutzerdefinierte Felder für Konten/Kontakte auswählen, die mit der Antwort synchronisiert werden sollen. Sie können wählen, ob jede Antwort in jeder spezifischen Fragebogen synchronisiert werden soll. Weitere Informationen finden Sie in dem ausführlichen Artikel.

h. Frage: Wählen Sie den Typ der Frage oder Anfrage aus der Dropdown-Liste. Denken Sie daran, dass der Fragetyp mit dem Typ des benutzerdefinierten Feldes übereinstimmen muss, wenn Sie Antworten mit benutzerdefinierten Feldern für Konten/Kontakte synchronisieren möchten.

Dies ist die Bedeutung der Fragetypen:

Freier Eintritt dient der Eingabe von Text, z. B. Name, Adresse oder Firma

E-Mail dient der Eingabe einer E-Mail-Adresse.

Nummer dient zur Eingabe von Ziffern, z. B. der Anzahl der Kinder oder einer SSN.

Datum dient der Eingabe von Tag, Monat und Jahr, z. B. des Geburtsdatums. Bei der Eingabe muss das Datum einem der folgenden Formate entsprechen: MMM-TT-JJJJ (z. B. Jan-01-2022) oder MM/TT/JJJJ (z. B. 24.12.2022) für US-Firmen; TT/MM/JJJJ (z. B. 24.12.2022) für Nicht-US-Firmen.

Optionsschaltflächen eine Liste mit mindestens zwei Optionen vorlegen, z. B. eine Unternehmensart (z. B. gemeinnützig oder GmbH).

Kontrollkästchen kleine Kästchen (mindestens eines) anzeigen, die ausgewählt werden können, wobei sowohl Mehrfach- als auch Einzelantworten möglich sind.

Auswahlliste öffnet ein Menü zur Auswahl einer oder mehrerer Optionen.

Ja/Nein ist für Ja/Nein-Antworten auf Fragen wie "Sind Sie verheiratet?"

Hochladen von Dateien bietet einen Platz zum Hochladen mit dem Namen des Dokuments, das hochgeladen werden muss. In den Vorlageneinstellungen können Sie einen Ordner hinzufügen, der im Kundenkonto für hochgeladene Dokumente erstellt wird. Wenn Sie dies nicht tun, muss der Kunde beim Hochladen einen Ordner auswählen.  

i. Textblock: Klicken Sie auf , um einen Textblock einzufügen. Sie können Links hinzufügen, Videos einbetten und Emojis in Textblöcke einfügen.

j. Vorschau: Klicken Sie hier, um zu sehen, wie es auf der Client-Seite aussieht. Details finden Sie im folgenden Abschnitt.

k. Einstellungen:

• Über das Hochladen von Dokumenten benachrichtigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Benachrichtigungen über hochgeladene Dokumente auf Fragebogen erhalten möchten. Weitere Informationen finden Sie hier.
• Fragebogen Selbstbedienung: Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden selbst Organisatoren auf der Grundlage dieser Vorlage erstellen können. Weitere Details finden Sie hier.
• Nach Übermittlung automatisch versiegeln: Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie möchten, dass ein Kunde keine neuen Änderungen vornimmt. Erfahren Sie hier mehr.
• Erinnerungen an Kunden senden: Schalten Sie diese Option ein, um automatische Erinnerungen für ausstehende Organizer zu versenden. Erfahren Sie mehr über Erinnerungen in Organizern.
• Zielordner für Dokumenten-Uploads anpassen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie einen separaten Ordner im Kundenkonto zum Speichern hochgeladener Dokumente erstellen möchten. Sie können shortcodes im Ordnernamen verwenden.

l. Speichern & Beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um ohne Speichern zu beenden.

Hinweis: Leere Abschnitte ohne Fragen oder Textblöcke werden nicht gespeichert. Sie müssen ihnen Informationen hinzufügen oder sie löschen.

Anwenden von Fragebogen Vorlagen

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie sie verwenden, um Daten von Kunden zu sammeln und Ihre Arbeit zu beginnen:

1. Erstellen Sie eine neue Fragebogen entweder durch Klicken auf Neu oben links und Auswahl von Fragebogen oder indem Sie die Empfänger in Ihrer Kontenliste auswählen und dann auf Senden Fragebogen.

2. Klicken Sie auf die VorlagenlisteFragebogen , um sie zu erweitern, und wählen Sie dann eine Vorlage aus. Vorschau Sie können sie bei Bedarf anpassen.

3. Bearbeiten Sie den Namen Fragebogen oder klicken Sie auf + Shortcode hinzufügen, um den Titel zu individualisieren. Der Shortcode enthält dynamische Daten, die z. B. durch den Namen eines Kunden oder das Datum ersetzt werden. Weitere Informationen über shortcodesfinden Sie hier. 

4. Fahren Sie fort, indem Sie Erinnerungen aktivieren und die Fragebogen mit Aufträge verknüpfen.

Hinweis: Wenn es mehr als einen Empfänger gibt, können Sie die Fragebogen nicht mit Aufträge verknüpfen.

Fragebogen Vorlagen bearbeiten

1. Um Änderungen an einer Vorlage Fragebogen vorzunehmen, gehen Sie in der Menüleiste zu Vorlagen >Firmenvorlagen , öffnen Sie die Registerkarte Organisatoren und klicken Sie dann in der Liste auf den Namen der Vorlage Fragebogen .

2. Bearbeiten Sie Fragen (z. B. wenn Sie update Sie können die Vorlage Fragebogen für ein neues Steuerjahr ändern, Fragen und Abschnitte verschieben oder löschen, indem Sie die Symbole ganz rechts neben den Abschnittsnamen oder Fragen verwenden. Wenn Sie alle Änderungen an der Vorlage Fragebogen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern & Beenden.

Hinweis: Die Änderungen, die Sie an einer Vorlage Fragebogen vornehmen, werden nicht in den Organisatoren berücksichtigt, die bereits aus derselben Vorlage erstellt wurden. Allerdings werden alle neuen Organisatoren, die von nun an gesendet werden (einschließlich derjenigen in Automatisierungen), die Änderungen widerspiegeln.

Duplizierte Fragebogen Vorlagen

Erstellen Sie eine neue Fragebogen Vorlage aus einer vorhandenen Vorlage: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Vorlage Fragebogen und wählen Sie dannDuplizieren. Die Kopie von Fragebogenwird mit einem Suffix gespeichert (z. B. Fragebogen (2)).

Fragebogen Vorlagen löschen

Um Unordnung zu vermeiden, entfernen Sie eine Fragebogen Vorlage, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Vorlage Fragebogen , wählen Sie im Dropdown-Menü die OptionLöschen und bestätigen Sie mit einem Klick auf Löschen. Alle Organisatoren, die für Kunden mit dieser Vorlage erstellt wurden, bleiben erhalten.

Wie sieht meine Vorlage für Kunden aus?

Wenn Sie Ihre Vorlage Fragebogen von der Client-Seite aus überprüfen möchten, klicken Sie auf Vorschau oben rechts auf der Vorlage.

Hier können Sie Abschnitte auf Vorschau aus dem Dropdown-Menü " Gehe zu Abschnitt " oben links auswählen, einen beliebigen Block ausfüllen, wie es Ihre Kunden tun, und auf " Weiter" klicken, um mit dem nächsten Abschnitt fortzufahren. Der grüne Balken oben zeigt Ihren Fortschritt mit Fragebogen Blöcken an.

Klicken Sie anschließend oben rechts auf Zurück zum Bearbeiten oder auf X.