Erstellen und Anwenden von Fragebogen

TaxDome Organisatoren können Sie interaktive Fragebögen erstellen, um effizient Kundeninformationen zu sammeln. Wenn Sie alle Ihre FAQs sofort parat haben, sparen Sie eine Menge Zeit. Außerdem können Sie Ihre Organizer in pipelines automatisieren, so dass sie genau dann an die Kunden verschickt werden, wenn sie benötigt werden - ohne dass Sie eine einzige Schaltfläche anklicken müssen. 

Fügen Sie Fragebogen Vorlagen aus dem Marketplace

An organizer template can be added by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage templates . 

Sie können vorgefertigte Fragebogen herunterladen und diese dann nach Ihren Wünschen bearbeiten. So fügen Sie eine Fragebogen aus dem Marketplace hinzu:

1. Go to Templates > Marketplace from the sidebar menu and open the Organizers tab.

2. Click Get free on the template you want to add or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

3. Go to Templates > Firm templates, open the Organizers tab and click on the name of the organizer template to begin editing.

Fragebogen Vorlagen erstellen

To create an organizer template from scratch, go to Templates > Firm templates from the sidebar menu, select Organizers, then click Create template.

Or access this page by adding the Create organizer automation while creating or editing a pipeline, then click New template.

Organizer template structure

Eine Fragebogen hat Abschnitte und Fragen; jede Frage gehört zu einem Abschnitt. Erfahren Sie mehr über die Felder auf der Seite zur Erstellung der Fragebogen Vorlage.

a. Template name: Enter what you want to call the template. You’ll see this name when selecting it.

b. Organizer name: Enter the name your client will see for the organizer. Click Add shortcode to personalize it: Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go to the detailed article . 

c. Template contents: Click on section names to view them or hold the six-dot icon to swap sections.

d. New section: Click to create extra sections. Use the template contents on the left for navigation between sections.

e.  Section name: Enter a heading for the first section (e.g., Address Info).

f.  Section settings

• Symbol Kopieren: Klicken Sie auf dieses Symbol, um den gesamten Abschnitt einschließlich aller darin enthaltenen Fragen zu duplizieren.

• Gear icon: Click to choose this section’s settings. Toggle on Allow client to repeat to let clients replicate sections (for more details, go here ). If you want a new section to be displayed when a client answers a question a certain way, toggle on Conditions, then set up conditional logic jumps (for more details, go here ).

  

• Trash icon: Click to delete the whole section. Be careful — deleting the section can’t be reverted after you save the template.

g. Question and Text block gear icons:

• Erforderlich: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kunde bestätigen erst dann aufrufen, wenn alle obligatorischen Fragen beantwortet sind. Fragebogen

• Pre-filled: If toggled on, the client’s answer to the question will be automatically populated when a client fills out the organizer for the second and further times. Read more on how pre-fill works for the client.

• Conditional: If toggled on, you will be able to make a question or text block to be displayed when a client answers a question a certain way. Read more on how to set up the conditional logic jumps .

• Beschreibung: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie Details zur Erklärung einer Frage angeben. Die Erklärung wird unter der Frage angezeigt.

• Tagging: If toggled on, you will be able to add and remove account tags depending on client answers. Learn more in the detailed article .

• Sync to CRM: If toggled on, you can select account/contact custom fields to be synced with the answer. You can choose whether to sync each answer in each specific organizer. Learn more in the detailed article .

  

h. Frage: Wählen Sie den Typ der Frage oder Anfrage aus der Dropdown-Liste. Denken Sie daran, dass der Fragetyp mit dem Typ des benutzerdefinierten Feldes übereinstimmen muss, wenn Sie Antworten mit benutzerdefinierten Feldern für Konten/Kontakte synchronisieren möchten.

i. Textblock: Klicken Sie auf , um einen Textblock einzufügen. Sie können Links hinzufügen, Videos einbetten und Emojis in Textblöcke einfügen.

j. Preview: Click to see what it looks like from the client side. For details, go to the section below .

k. Einstellungen:

• Notify about document upload: Toggle this on if you want to receive notifications about documents uploaded to the organizer. For more details, go here .

• Organizer self-service: Toggle this on if you want clients to create organizers on their own based on this template. For more details, go here .

• Automatically seal after submission: Toggle this on if you want a client to keep the client from making any new changes. Learn more here .

• Send reminders to clients: Toggle this on to enable sending automatic reminders for pending organizers. Learn more about reminders in organizers .

• Zielordner für Dokumenten-Uploads anpassen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie einen separaten Ordner im Kundenkonto zum Speichern hochgeladener Dokumente erstellen möchten. Sie können shortcodes im Ordnernamen verwenden.

l. Save & Exit, Save and Cancel: Click Save & Exit to save the template and go back to the templates list, Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

Hinweis

Empty sections without questions or text blocks won’t be saved. You’ll need to add information to them in or delete them.

Frage-Typen

• Freier Eintritt dient der Eingabe von Text, z. B. Name, Adresse oder Firma

• E-Mail dient der Eingabe einer E-Mail-Adresse.

• Nummer dient zur Eingabe von Ziffern, z. B. der Anzahl der Kinder oder einer SSN.

• Datum dient der Eingabe von Tag, Monat und Jahr, z. B. des Geburtsdatums. Bei der Eingabe muss das Datum einem der folgenden Formate entsprechen: MMM-TT-JJJJ (z. B. Jan-01-2022) oder MM/TT/JJJJ (z. B. 24.12.2022) für US-Firmen; TT/MM/JJJJ (z. B. 24.12.2022) für Nicht-US-Firmen.

• Optionsschaltflächen eine Liste mit mindestens zwei Optionen vorlegen, z. B. eine Unternehmensart (z. B. gemeinnützig oder GmbH).

• Kontrollkästchen kleine Kästchen (mindestens eines) anzeigen, die ausgewählt werden können, wobei sowohl Mehrfach- als auch Einzelantworten möglich sind.

• Auswahlliste öffnet ein Menü zur Auswahl einer oder mehrerer Optionen.

• Ja/Nein ist für Ja/Nein-Antworten auf Fragen wie "Sind Sie verheiratet?"

• Hochladen von Dateien provides a place to upload with the name of the doc that needs uploading. In the template settings, you can add a folder that will be created in the client account for uploaded documents. If you don’t add it, the client will need to select a folder when uploading.  

Anwenden von Fragebogen Vorlagen

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie sie verwenden, um Daten von Kunden zu sammeln und Ihre Arbeit zu beginnen:

1. Create a new organizer either by clicking New at the top left and selecting Organizer or by selecting the recipients in your accounts list, then clicking Send Organizer.

2. Click the Organizer template list to expand it, then select a template. Preview it if needed.

3. Edit the organizer name or click  +Add shortcode to individualize the title. Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go here . 

4. Continue by enabling reminders and linking the organizer to jobs.

   

   Hinweis

   If there is more than one recipient, you won’t be able to link the organizer to jobs.

Fragebogen Vorlagen bearbeiten

1. To make changes to an organizer template, go to Templates > Firm templates in the menu bar, open the Organizers tab, then click on the organizer template name in the list.

2. Edit questions (e.g, if you need to update the organizer for a new tax year), move or delete questions and sections using the icons to the far right of the section name or question.

3. After making your changes, you have two options:

• Click Save or Save & Exit to save the changes to the template only.

• Click Update organizers at the bottom of the page to save the template and apply updates to to all organizers linked to this template. Organizers that have already been started by clients will not be updated.

Duplizierte Fragebogen Vorlagen

Create a new organizer template from an existing one: Click the three dots to the far right of the organizer template name, then select Duplicate. The organizer’s copy will be saved with a suffix (e.g., Organizer (2)).

Fragebogen Vorlagen löschen

To avoid clutter, remove an organizer template if you don’t need it anymore. Click the three dots to the far right of the organizer template name, select Delete in the dropdown, then confirm by clicking Delete. All organizers created for clients with that template will still remain.

Wie sieht meine Vorlage für Kunden aus?

If you need to check your organizer template from the client side, click Preview on the top right of the template.

Here you can select sections to preview from the Go to section dropdown on the top left, fill out any block like your clients do and click Next to proceed to the next section. The green bar on the top will appear along with your progress with organizer blocks.

Once done, click Back to edit or X on the top right.

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