Fragebogen erstellen und anwenden: Anleitung

Inhaltsübersicht

Schritt 1. Fragebogen erstellen oder hinzufügen
- Verwenden Sie eine vorgefertigte Vorlage
- Fragebogen erstellen
Schritt 2. Fragebogen konfigurieren
Schritt 3. Vorschau Fragebogen
Schritt 4. Fragebogen anwenden
Fragebogen : Übersicht
- Frage-Typen

TaxDome können Sie interaktive Fragebögen erstellen, um Kundeninformationen effizient zu sammeln. Richten Sie Ihre häufig gestellten Fragen einmalig ein und automatisieren Sie dann Fragebogen über pipelines Kunden diese zum richtigen Zeitpunkt erhalten – ohne manuelle Eingriffe. Hier führen wir Sie durch die Erstellung, das Hinzufügen und die Anwendung Fragebogen .

Schritt 1. Fragebogen erstellen oder hinzufügen

Hinweis

Eine Fragebogen kann von einem Firmeninhaber, Administrator oder jedem Teammitglied mit Zugriffsrechten zum Verwalten von Vorlagen hinzugefügt werden .

Verwenden Sie eine vorgefertigte Vorlage

Sie können fertige Fragebogen vom Marketplace herunterladen und nach Ihren Bedürfnissen bearbeiten. So fügen Sie eine Fragebogen hinzu:

1. Gehen Sie im Seitenmenü zu„Vorlagen“ > Marketplaceund öffnen Sie die Registerkarte„Organisatoren“.

2. Klicken Sie bei der Vorlage, die Sie hinzufügen möchten,auf „Kostenlos erhalten“oder klicken Sie auf den Preis und fahren Sie mit der Zahlung fort, wenn es sich um eine kostenpflichtige Vorlage handelt.

Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen, öffnen Sie die Registerkarte Organisatoren und klicken Sie auf den Namen der Fragebogen , um mit der Bearbeitung zu beginnen .

Fragebogen erstellen

Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Fragebogen Grund Fragebogen neu, wenn Ihr Unternehmen spezielle Fragen oder einzigartige workflows benötigt. Sie haben die volle Kontrolle über die Struktur und können so sicherstellen, dass der Fragebogen Ihren Serviceanforderungen Fragebogen .

Alternativ können Sie eine fertige Fragebogen aus dem Marketplace hinzufügen, Marketplace Zeit zu sparen.

So erstellen Sie eine Fragebogen :

Gehen Sie im Seitenmenü zu „Vorlagen“ > „Firmenvorlagen “.
Organisatoren auswählen.
Klicken Sie auf „Vorlage erstellen“.

Schritt 2. Fragebogen konfigurieren

Konfigurieren Sie Ihren Fragebogen den Informationen, die Sie sammeln möchten:

nur Dokumente
Antworten auf den Fragebogen
sowohl Dokumente als auch Antworten

Hinweis

You can also start creating an organizer template while working on organizer automation in the pipeline.

Nur Dokumente sammeln

Verwenden Sie eine Dokumenten-Checkliste ohne Fragebogen Sie nur Dokumente benötigen und keine Antworten auf Fragebögen. Dies eignet sich für die jährliche Sammlung von Steuerunterlagen (W-2, 1099, Belege) oder für alle Situationen, in denen Sie Dateien, aber keine schriftlichen Antworten benötigen.

So erstellen Sie eine Fragebogen nur mit einer Dokumenten-Checkliste:

Geben Sie den Namen der Vorlage und den Namen für den Kunden ein.
Aktivieren Sie „Checklisten anhängen“.
Bearbeiten Sie den Abschnitt „Einleitung“ bei Bedarf oder verwenden Sie einen vorgefertigten Text. Der Abschnitt „Einleitung“ ist erforderlich, wenn die Dokumenten-Checkliste aktiviert ist. Sie können ihn bearbeiten, aber nicht deaktivieren.
Klicken Sie auf „Speichern und beenden“ oder „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Hinweis

Die Dokumenten-Checkliste wird im Konto jedes Kunden erstellt, nicht in der Fragebogen selbst. So kann die Checkliste für jeden Kunden individuell angepasst werden.

Nur Fragen stellen

Verwenden Sie einen Fragebogen ohne Dokumenten-Checkliste, um Kundeninformationen zu sammeln, ohne Uploads anzufordern. Dies eignet sich zum Erfassen grundlegender persönlicher Daten (Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer), geschäftlicher Informationen ( status, Unternehmensstruktur) und zum Onboarding von Kunden onboarding oder jährliche updates.

Um eine Fragebogen nur mit einem Fragebogen zu erstellen:

Geben Sie den Namen der Vorlage und den Namen für den Kunden ein.
Erstellen Sie Abschnitte.
Fügen Sie Fragen oder Textblöcke hinzu und richten Sie diese ein. Erfahren Sie mehr über Fragebogeneinstellungen und Fragetypen .
Klicken Sie auf „Speichern und beenden“ oder „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Dokumente sammeln und Fragen stellen

Verwenden Sie diese Option, wenn Sie sowohl Dokumente als auch detaillierte Antworten benötigen. Dies eignet sich gut für die Steuererklärung, wenn Sie sowohl Dokumente hochladen als auch Fragen zu Steuerabzügen, Angehörigen und Einkommen beantworten müssen.

So erstellen Sie eine Fragebogen mit einem Fragebogen und einer Checkliste:

Geben Sie den Namen der Vorlage und den Namen für den Kunden ein.
Aktivieren Sie „Checklisten anhängen“.
Bearbeiten Sie den Abschnitt „Einleitung“ bei Bedarf oder verwenden Sie einen vorgefertigten Text. Der Abschnitt „Einleitung“ ist erforderlich, wenn die Dokumenten-Checkliste aktiviert ist. Sie können ihn bearbeiten, aber nicht deaktivieren.
Erstellen Sie Abschnitte.
Fügen Sie Fragen oder Textblöcke hinzu und richten Sie diese ein. Erfahren Sie mehr über Fragebogen und Fragetypen .
Klicken Sie auf „Speichern und beenden“ oder „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Tipp

Um Kunden die Richtigkeit ihrer Angaben bestätigen zu lassen, fügen Sie dem Fragebogen eine Checkbox-Frage hinzu Fragebogen zum Beispiel: „Ich bestätige, dass die angegebenen Informationen nach meinem besten Wissen wahr, vollständig und korrekt sind.“ Für formelle Haftungshinweise verwenden Sie stattdessen ein Auftragsschreiben .

Schritt 3. Vorschau Fragebogen

Vorschau Fragebogen , um zu überprüfen, wie Fragen, Formatierung und Anweisungen für Kunden angezeigt werden, bevor Sie sie versenden.

Klicken Sie To do Vorschau oben rechts in der Vorlage, während Sie daran arbeiten.

Hier können Sie Vorschau Dropdown-Menü „Zum Abschnitt gehen“ oben links Abschnitte für Vorschau auswählen, einen beliebigen Block wie Ihre Kunden ausfüllen und auf „Weiter“ klicken, um zum nächsten Abschnitt zu gelangen. Der grüne Balken oben zeigt Ihren Fortschritt bei Fragebogen an.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben rechts auf „Zurück zum Bearbeiten “ oder „X “.

Schritt 4. Fragebogen anwenden

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie sie verwenden, um Daten von Kunden zu sammeln und Ihre Arbeit zu beginnen:

Fragebogen : Übersicht

Eine Fragebogen hat Abschnitte und Fragen; jede Frage gehört zu einem Abschnitt. Erfahren Sie mehr über die Felder auf der Seite zur Erstellung der Fragebogen Vorlage.

a. Name der Vorlage: Geben Sie den gewünschten Namen für die Vorlage ein. Dieser Name wird angezeigt, wenn Sie die Vorlage auswählen.

b. Name (für den Kunden sichtbar): Geben Sie den Namen ein, den Ihr Kunde für den Fragebogen sehen wird. Klicken Sie auf „Shortcode hinzufügen”, um ihn zu personalisieren: Der Shortcode enthält dynamische Daten, die beispielsweise durch den Namen des Kunden oder das Datum ersetzt werden. Weitere Informationen zu shortcodesfinden Sie in diesem ausführlichen Artikel .

c. Dokumenten-Checkliste: Aktivieren Sie „Checkliste anhängen“, um eine Dokumenten-Checkliste an die Fragebogen anzuhängen. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die kundenspezifische Dokumenten-Checkliste dem Fragebogen beigefügt.

d. Intro: Die kurze Einleitung am Anfang des Fragebogen. Sie erscheint nur, wenn die Checkliste beigefügt ist.

e. Fragebogen: Fragen, die Sie mit dem Kunden besprechen müssen, nach Themenbereichen gegliedert.

f. Abschnittsname: Geben Sie eine Überschrift für den ersten Abschnitt ein (z. B.Adressdaten, Angaben zum Ehepartner usw.).

g. Abschnittseinstellungen:

Symbol Kopieren: Klicken Sie auf dieses Symbol, um den gesamten Abschnitt einschließlich aller darin enthaltenen Fragen zu duplizieren.
Papierkorb-Symbol: Klicken Sie hier, um den gesamten Abschnitt zu löschen. Seien Sie vorsichtig – das Löschen des Abschnitts kann nach dem Speichern der Vorlage nicht rückgängig gemacht werden.
Zahnrad-Symbol: Klicken Sie hier, um die Einstellungen für diesen Abschnitt auszuwählen. Aktivieren Sie„Client wiederholen lassen“, damit Clients Abschnitte replizieren können (weitere Informationen finden Sie hier ) . Wenn Sie möchten, dass ein neuer Abschnitt angezeigt wird, wenn ein Client eine Frage auf bestimmte Weise beantwortet, aktivieren Sie„Bedingungen“ und richten Sie dann bedingte Logiksprünge ein (weitere Informationen finden Sie hier ) .

h.Frage- und Textblock-Zahnradsymbole:

Erforderlich: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kunde bestätigen erst dann aufrufen, wenn alle obligatorischen Fragen beantwortet sind. Fragebogen
Vorausgefüllt: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Antwort des Kunden auf die Frage automatisch ausgefüllt, wenn ein Kunde den Fragebogen zweiten Mal oder öfter ausfüllt. Lesen Sie mehr darüber, wie das Vorausfüllen für den Kunden funktioniert .
Bedingt: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie eine Frage oder einen Textblock erstellen, der angezeigt wird, wenn ein Kunde eine Frage auf bestimmte Weise beantwortet. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie die bedingten Logiksprünge einrichten .
Beschreibung: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie Details zur Erklärung einer Frage angeben. Die Erklärung wird unter der Frage angezeigt.
Tagging: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie je nach den Antworten des Kunden Konto-Tags hinzufügen und entfernen. Weitere Informationen finden Sie im ausführlichen Artikel .
Mit CRM synchronisieren: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie benutzerdefinierte Felder für Konten/Kontakte auswählen, die mit der Antwort synchronisiert werden sollen. Sie können wählen, ob jede Antwort in jedem einzelnen Fragebogen synchronisiert werden soll. Weitere Informationen finden Sie im ausführlichen Artikel .

i. Frage: Wählen Sie den Typ der Frage oder Anfrage aus dem Dropdown-Menü aus. Beachten Sie, dass der Fragetyp mit dem Typ des benutzerdefinierten Feldes übereinstimmen muss, wenn Sie Antworten mit benutzerdefinierten Feldern des Kontos/Kontakts synchronisieren möchten.

j. Textblock: Klicken Sie hier, um einen Textblock einzufügen. Sie können Links hinzufügen, Videos einbetten und Emojis in Textblöcke einfügen.

k. Vorschau: Klicken Sie hier, um zu sehen, wie es auf der Kundenseite aussieht .

l. Einstellungen:

Benachrichtigung über Dokumenten-Upload: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Benachrichtigungen über Dokumente erhalten möchten, die in den Fragebogen hochgeladen wurden. Weitere Informationen finden Sie hier .
Fragebogen : Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Kunden anhand dieser Vorlage selbst Organisatoren erstellen können. Weitere Informationen finden Sie hier .
Nach dem Absenden automatisch versiegeln: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie verhindern möchten, dass der Kunde weitere Änderungen vornimmt. Weitere Informationen finden Sie hier .
Erinnerungen an Kunden senden: Aktivieren Sie diese Option, um automatische Erinnerungen für ausstehende Organisatoren zu versenden. Erfahren Sie mehr über Erinnerungen in Organisatoren .
Zielordner für Dokumenten-Uploads anpassen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie einen separaten Ordner im Kundenkonto zum Speichern hochgeladener Dokumente erstellen möchten. Sie können shortcodes im Ordnernamen verwenden.

m. Speichern & Beenden,Speichernund Abbrechen: Klicken Sie auf „Speichern & Beenden“, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu behalten und die Vorlage weiter zu bearbeiten, oder auf „Abbrechen“, um ohne Speichern zu beenden.

Hinweis

Leere Abschnitte ohne Fragen oder Textblöcke werden nicht gespeichert. Sie müssen entweder Informationen hinzufügen oder sie löschen.

Frage-Typen

Freier Eintritt dient der Eingabe von Text, z. B. Name, Adresse oder Firma
E-Mail dient der Eingabe einer E-Mail-Adresse.
Nummer dient zur Eingabe von Ziffern, z. B. der Anzahl der Kinder oder einer SSN.
Datum dient der Eingabe von Tag, Monat und Jahr, z. B. des Geburtsdatums. Bei der Eingabe muss das Datum einem der folgenden Formate entsprechen: MMM-TT-JJJJ (z. B. Jan-01-2022) oder MM/TT/JJJJ (z. B. 24.12.2022) für US-Firmen; TT/MM/JJJJ (z. B. 24.12.2022) für Nicht-US-Firmen.
Optionsschaltflächen eine Liste mit mindestens zwei Optionen vorlegen, z. B. eine Unternehmensart (z. B. gemeinnützig oder GmbH).
Kontrollkästchen kleine Kästchen (mindestens eines) anzeigen, die ausgewählt werden können, wobei sowohl Mehrfach- als auch Einzelantworten möglich sind.
Auswahlliste öffnet ein Menü zur Auswahl einer oder mehrerer Optionen.
Ja/Nein ist für Ja/Nein-Antworten auf Fragen wie "Sind Sie verheiratet?"
Hochladen von Dateien bietet einen Ort zum Hochladen mit dem Namen des Dokuments, das hochgeladen werden muss. In den Vorlageneinstellungen können Sie einen Ordner hinzufügen, der im Kundenkonto für hochgeladene Dokumente erstellt wird. Wenn Sie ihn nicht hinzufügen, muss der Kunde beim Hochladen einen Ordner auswählen.