Work with client requests

Um Kundenanfragen in TaxDome effizient zu verwalten, können Sie alle Anfragen in einem einzigen Konto anzeigen, anpassen und verfolgen. Ganz gleich, ob Sie den Status von Anfragen überwachen, sie mit Aufträge verknüpfen oder Antworten mit Kunden austauschen möchten, der optimierte Prozess von TaxDomestellt sicher, dass Anfragen leicht zugänglich und verwaltbar sind.

Alle Anfragen für ein Konto anzeigen

Client requests can be created and viewed by a firm owner, an admin , or team members with Manage client requests access right.

1. Go to Clients > Accounts from the sidebar menu.

2. Klicken Sie auf das Kundenkonto.

3. Open the Requests tab.

The circle displayed to the right of the Requests tab shows the number of requests with In progress and Pending statuses for an account. If there are no entries in the tab, you haven’t sent any yet. Create and send a request and then return to this article.

Wenn mindestens eine Anfrage gesendet wurde, sehen Sie Folgendes:

• Name: Der Name, den Sie im Feld Anforderungsname angegeben haben. 

• Jobs: The link to the job if you have already added it or the button to link the request to the job. 

• Zuletzt aktualisiert: Das Datum, an dem die Anfrage vom Kunden erstellt oder zuletzt aktualisiert wurde. Alle von Kunden vorgenommenen Änderungen werden in Echtzeit gespeichert.

• Anmeldung: Status der Sicherheitseinstellungen (ist die Anmeldung des Kunden erforderlich oder nicht). 

• Fortschritt: Beantwortete Fragen/Gesamtzahl der Fragen.

• Status: Es stehen vier Status zur Verfügung, die von den Teammitgliedern geändert werden können:

• In Bearbeitung: Wenn ein Kunde die Anfrage begonnen, aber nicht abgeschlossen hat. 

• Ausstehend: Wenn ein Client die Anfrage nicht gestartet hat. 

• Abgeschlossen: Wenn ein Kunde seine Antworten eingereicht hat. 

• Archiviert: Wenn jemand aus Ihrem Team oder Sie selbst diesen status für die abgeschlossene Anfrage setzen.

• Kopieren Sie den Link zur Anfrage: Sie können den Link schnell abrufen und an den Mandanten senden. Beachten Sie, dass bei strengen Sicherheitseinstellungen der Kunde den Antrag nicht einsehen kann, ohne sich beim Mandantenportal anzumelden. 

Anforderungsliste anpassen

Sie können die Liste Ihrer Kundenanfragen auf verschiedene Weise anpassen. Sie können zum Beispiel die Größe der Spalten nach Ihren Wünschen ändern, sie aktivieren, deaktivieren und verschieben:

• Сpassen Sie die Größe jeder Spalte an: To do , klicken und halten Sie die Trennlinie zwischen den Spaltennamen und ändern Sie die Größe durch Bewegen der Maus.

  

• Passen Sie die Spalten an, die Sie anzeigen möchten: Klicken Sie To do auf das Zahnradsymbol oben rechts in der Tabelle. Hier können Sie die Spalten auswählen, die angezeigt werden sollen, und ihre Reihenfolge ändern. Sie können jede beliebige Spalte aktivieren, deaktivieren oder verschieben, mit Ausnahme der Spalte Name. Nachdem Sie auf Übernehmen geklickt haben, wird die Tabelle mit den neuen Einstellungen neu erstellt. Klicken Sie auf Zurücksetzen, um zur Standardansicht der Tabelle zurückzukehren.

  

Anfragen teilen

Ihre Kunden haben vielleicht Assistenten, die keinen Zugang zum Mandantenportal haben, oder die Antworten werden sehr dringend benötigt, so dass Sie nicht wollen, dass der Kunde Zeit mit der Anmeldung vergeudet. Für diesen Fall haben wir die Option hinzugefügt, auf eine Anfrage zu antworten, ohne auf das Mandantenportal zuzugreifen. 

Disable the Require sign-in option when creating a request or when editing a request in the Pending status. This way, the person receiving an email can submit the responses without signing in.   

You can also copy a link to a request from the list and send it in any convenient way, such as via chat . To do this, click Copy request link opposite the desired line.

Kundenantworten anzeigen

Klicken Sie auf den Namen der Anfrage, um die von Ihrem Kunden bereitgestellten Informationen anzuzeigen. Die Antworten des Kunden werden auf separaten Seiten angezeigt.

You can easily copy any client answer by clicking the copy icon next to it.

You can see the number of answered questions and the total number of questions in the request (e.g., 1/2) in the Progress column. 

Anfragen bearbeiten

Sie können nur Anfragen ändern, auf die der Client noch nicht geantwortet hat. Solche Anfragen haben den statusAusstehend". Wenn der Kunde die Anfrage geöffnet und angesehen, aber nicht mit der Bearbeitung von Feldern begonnen hat, wird sie ebenfalls als " Ausstehend" gezählt.

Um eine Anfrage zu ändern, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der gewünschten Anfrage und wählen Sie Anfrage bearbeiten. Nehmen Sie die Änderungen in der Seitenleiste vor und klicken Sie auf Speichern. 

An update den status zu aktualisieren, bewegen Sie den Mauszeiger über den aktuellen status und wählen Sie einen neuen Status aus.

Anfragen drucken

Sie können eine Anfrage in jedem status drucken. Wenn die Anfrage abgeschlossen ist, sind auch die Antworten enthalten. Um eine Anfrage auszudrucken, klicken Sie in der Anfrageliste auf drei Punkte ganz rechts neben der gewünschten Anfrage und wählen Sie Drucken, oder öffnen Sie die gewünschte Anfrage, klicken Sie oben rechts auf drei Punkte und wählen Sie Drucken.

Ihr Browser wird Sie auffordern, die Mandantenanfrage zu drucken:

So speichern Sie die Anfrage als PDF Datei:

• Windows: Wählen Sie in der Liste der Drucker die Option Microsoft Print to PDF. Klicken Sie dann auf Print.

• macOS: Select Save as PDF as Destination. Then, click Save. Or, if you have the PDF button at the bottom left, click it and select the download folder.

Anfragen archivieren

Wenn ein Antrag abgeschlossen ist, ist es besser, ihn zu archivieren, als ihn zu löschen, da Sie möglicherweise erneut darauf zugreifen müssen. Wenn Sie eine Anfrage archivieren, haben Sie immer noch Zugang zu ihr. Sie können keine Änderungen daran vornehmen, aber sie kann immer noch mit der Auftrag verknüpft werden.

You can archive only completed requests. To do so, change the status to Archived. The request will be moved from the Active to the Archived tab. You can revert this action by changing the request’s status to Completed.

Anfragen löschen

Im Gegensatz zu archivierten Anfragen können gelöschte Anfragen nicht wiederhergestellt werden. Um eine Anfrage zu entfernen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der gewünschten Anfrage, wählen Löschen und bestätigen Sie die Aktion.