Automatisierung Beispiele (Basic): Aktualisieren des Kontozugangs

Let the pipelines do the work for you: automate updating access your team members have to the client accounts. This way, your seasonal employees will have specific access permissions, or your team members will access particular accounts only at certain stages of the workflow.

Hier abgedeckt:

• Schritt 1. Zugriff der Mitarbeiter auf Konten definieren
• Step 2. Set up the "Update account access" automation

Schritt 1. Zugriff der Mitarbeiter auf Konten definieren

Bevor Sie die Automatisierungmüssen Sie entscheiden, welches Teammitglied Zugang zu bestimmten Konten benötigt und wann es ihn benötigt. Das hängt von Ihrem Teammitglied ab:

• Role or responsibilities, since your sales manager/tax preparer/reviewer/etc. may need access rights only during a certain workflow stage.
• Art der Beschäftigung, da die Zugangsrechte Ihrer Saisonarbeiter und Festangestellten unterschiedlich sein können.

Step 2. Set up the "Update account access" automation

Gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass alle Ihre Mitarbeiter Zugang zu den Kundenkonten haben, während sie ihren Teil der Auftrag erledigen:

1. Select the stage on your pipeline, when access to the account should be changed, then add the Update account access automation.
2. Wählen Sie bei der Erstellung von Automatisierung die Mitarbeiter aus, denen Sie den Zugang zum Kundenkonto automatisch hinzufügen oder entziehen möchten.

Die Automatisierung kann auf verschiedene Weise konfiguriert werden:

• Ersetzen Sie zugewiesene Benutzer durch Standardbenutzer auf + Kontozugang hinzufügen leer:
  Wenn ein Auftrag die Stufe betritt, werden zugewiesene Teammitglieder nicht mehr zugewiesen und stattdessen solche mit Standard-Kontozugriff dem Konto zugewiesen.
• Ersetzen Sie zugewiesene Benutzer durch Standardbenutzer auf + Kontozugang hinzufügen gefüllt:
  Wenn ein Auftrag die Seite Stufe betritt, werden zugewiesene Teammitglieder nicht mehr zugewiesen, und die im Feld " Kontozugang hinzufügen " aufgeführten Mitglieder werden dem Konto stattdessen zugewiesen.
• Zugewiesene Benutzer durch Standardbenutzer ersetzen aus + Feld "Kontozugang hinzufügen " ausgefüllt:
  Wenn ein Auftrag die Seite Stufe aufruft, bleiben die zugewiesenen Teammitglieder dem Konto zugewiesen, und die im Feld "Zugang zum Konto hinzufügen " aufgeführten Mitglieder werden ebenfalls zugewiesen.
• Zugewiesene Benutzer durch Standardbenutzer ersetzen aus + Kontozugriff entfernen gefüllt:
  Wenn ein Auftrag die Stufe betritt, werden Teammitglieder, die im Feld Zugriff auf Konto entfernen aufgeführt sind, nicht mehr zugewiesen.
• Zugang zum Konto hinzufügen ausgefüllt + Zugang zum Konto entfernen ausgefüllt:
  Wenn ein Auftrag die Website Stufe aufruft, werden die im Feld " Zugang zum Konto hinzufügen " aufgeführten Teammitglieder dem Konto zugewiesen, und die im Feld " Zugang zum Konto entfernen " aufgeführten Teammitglieder werden nicht zugewiesen.

Sobald ein Auftrag die Stufe betritt, wird der Zugriff Ihres Teammitglieds auf das Konto automatisch aktualisiert.

Note! For the Update account access automation, it doesn't matter if the automove jobs toggle for the stage is turned on. The automation is triggered automatically and doesn't require actions from either the client or from the firm side to be completed. Also, no elements are linked to the job when the automation is triggered.