Einstellungen (Basic): Unterschriften

Bei der Verwaltung elektronischer Signaturen ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Sicherheit, Bequemlichkeit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu finden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Sicherheit Ihrer elektronischen Signaturen erhöhen können, indem Sie die wissensbasierte Authentifizierung (KBA), qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signaturen (QES/AdES) aktivieren und das Standard-Datumsformat anpassen. Außerdem werden wir uns ansehen, wie Sie elektronische Signaturen ohne Anmeldung ermöglichen können, um es dem Kunden bequemer zu machen, oder wie Sie ihn auffordern, Anmelden für zusätzliche Sicherheit zu nutzen.

Anmeldung erforderlich für e-Signatur

Standardmäßig müssen sich alle Ihre Kunden, die Mandantenportal verwenden, dort anmelden, wenn Sie sie auffordern, ein Dokument zu signieren. Auf diese Weise kann niemand sonst ihren Link verwenden, um ein Dokument ohne ihre Anmeldedaten zu signieren. 

Wenn Sie Ihren Kunden jedoch ein einfacheres e-Signatur Erlebnis ermöglichen wollen, können Sie ihnen erlauben, Dokumente zu unterschreiben, ohne sich anzumelden. Dann brauchen sie nur auf einen Link in der E-Mail zu klicken und können das Dokument sofort unterschreiben. Wenn sie es wünschen, können sie sich von der Dokumentenseite aus beim Portal anmelden.

So aktivieren oder deaktivieren Sie diese Einstellung:

1. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste zu Einstellungen > Firmeneinstellungen .
2. Aktivieren/deaktivieren Sie im Abschnitt Signaturen die Option Anmeldung für e-Signatur erforderlich.

Hinweis! Wenn Sie bei der Anforderung von Unterschriften Nicht-Kunden als Unterzeichner hinzufügen, müssen diese nicht Anmelden aufrufen, um zu unterschreiben, unabhängig von dieser Einstellung. 

Aktivieren/Deaktivieren der wissensbasierten Authentifizierung (KBA)

Die wissensbasierte Authentifizierung (KBA ) fügt der elektronischen Unterzeichnung eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem die Identität des Unterzeichners anhand seiner Antworten auf wissensbasierte Fragen überprüft wird (nur für Ihre US-Kunden). Standardmäßig ist diese Funktion für alle US-Unternehmen aktiviert und für Nicht-US-Unternehmen deaktiviert. Wenn Sie jedoch Dienstleistungen für US-Kunden anbieten, können Sie diese Funktion unabhängig vom Standort Ihrer Firma ein- oder ausschalten.  

To do also:

1. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste zu Einstellungen > Firmeneinstellungen .

2. Aktivieren/deaktivieren Sie im Abschnitt Unterschriften die Option KBA Überprüfung anzeigen.

Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie bei der Abfrage von Signatur KBA verlangen.

Hinweis! Nach dem Umschalten auf die Option KBA Überprüfung anzeigen aktiviert haben, müssen Sie Ihr Firmenguthaben aufstocken, da jeder KBA Versuch kostenpflichtig ist (hier sind die Preise pro Versuch in verschiedenen Währungen). To do gehen Sie dazu auf Einstellungen > Festes Guthaben in der linken Menüleiste. Hier können Sie den Saldoverlauf/Prüfpfad überprüfen. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel über den Firmensaldo.   

Aktivieren/Deaktivieren qualifizierter elektronischer Signatur (QES/AdES)

Qualifizierte und fortgeschrittene elektronische Signaturen (QES/AdES) gewährleisten die Einhaltung der höchsten Standards für elektronische Signaturen (nur für Ihre EU-Kunden) und erfüllen die Anforderungen der europäischen Regulierungsbehörden (eIDAS). Standardmäßig ist sie für alle EU-Unternehmen aktiviert und für Nicht-EU-Unternehmen deaktiviert. Wenn Sie jedoch Dienstleistungen für EU-Kunden anbieten, können Sie sie unabhängig vom Standort Ihres Unternehmens aktivieren oder deaktivieren.

To do also:

1. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste zu Einstellungen > Firmeneinstellungen .
2. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie im Abschnitt Unterschriften die Option QES/ AdES zur Überprüfung anzeigen.

Wenn dieser Schalter aktiviert ist, können Sie QES/AdES bei der Abfrage von Signatur aktivieren.

Achtung! Nachdem Sie die Option QES/ AdES anzeigen aktiviert haben, müssen Sie Ihr Firmenguthaben aufstocken, da jedes QES/AdES Signatur berechnet wird (hier sind die Preise pro Signatur). To do gehen Sie also zu Einstellungen > Firmenguthaben in der linken Menüleiste. Hier können Sie den Saldoverlauf/Prüfpfad überprüfen. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel über den Firmensaldo.  

QES/AdES Anbieter

Sobald Sie die FunktionQES/AdES Optionen im Abschnitt "Signaturen " auf der Seite " Kanzleieinstellungen " können Sie Anbieter auswählen, die Ihren Kunden zur Verfügung stehen, um mit ihnen fortzufahrenQES/AdES. Ihre Kunden können einen der von Ihnen ausgewählten Anbieter auswählen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche RedigierenQES/AdES Anbieter-Link unter demZeigenQES/AdES Verifizierung als Option umschalten. Sie sehen die Liste derQES/AdES Anbieter mit Länderabdeckung und Preis pro e-Signatur.

2. Wählen Sie Anbieter aus und klicken Sie auf Speichern. Wir empfehlen, nur die Anbieter auszuwählen, die am Standort Ihrer Kunden verfügbar sind.

Anmerkung! Bearbeitungsanbieter haben keine AuswirkungenQES/AdES Unterschriften, die Sie bereits angefordert haben. So ändern Sie den Anbieter für die gesendeteQES/AdES Signatur Anfordern, brechen Sie es zuerst ab, bearbeiten Sie dann die Anbieter und fordern Sie dieQES/AdES Signatur wieder.

Ändern Sie Ihr Standard-Datumsformat für elektronische Signaturen

Möglicherweise müssen Sie ein bestimmtes Datumsformat für elektronische Signaturen auswählen (mit Ausnahme derQES/AdES Signatur) aus verschiedenen rechtlichen Gründen in Schriftstücken. In TaxDomehaben Sie die Flexibilität, das Standarddatumsformat zu wählen, das auf alle elektronischen Signaturen angewendet wird.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Standard-Datumsformat zu ändern:

1. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste zu Einstellungen > Firmeneinstellungen.

2. Wählen Sie im Abschnitt Unterschriften das Datumsformat in der Dropdown-Liste Standard-Datumsformat für e-Signatur.

Sie können eines der folgenden Datumsformate auswählen:

• MMM-TT-JJJJ - dieses Format ist als Standard für alle Firmen ausgewählt
• MM-TT-JJJJ
• MM.TT.JJJJ
• TT-MM-JJJJ
• DD/MM/YYYY
• TT.MM.JJJJ
• JJJJ/MM/TT
• JJJJ/TT/MM

Nachdem Sie das Standard-Datumsformat ausgewählt haben, wird es automatisch für alle neuen Signatur Anfragen angezeigt.

Hinweis! Die Änderung des Standard-Datumsformats hat keinen Einfluss auf die Datumsformate, die Sie zuvor in Ihren Signatur Vorlagen ausgewählt haben.