Die Kommunikation mit Kunden erklärt

Entdecken Sie die Kundenkommunikation

Wähle ein Thema aus, mit dem du dich näher beschäftigen möchtest.

Nachrichten über den Client-Chat versenden

Sicher kommunizieren, Aufgaben zuweisen und Nachrichten automatisieren – auch in der mobilen App verfügbar.

Emails senden

Einrichten, verwalten, automatisieren und personalisieren Sie die E-Mail-Kommunikation in TaxDome.

SMS senden

Senden Sie SMS an Ihre Kunden und verwalten Sie diese.

Die gesamte Kommunikation verwalten

Kanalübergreifende Übersichten und Team-Tools für die gesamte Kundenkommunikation.

Kommunikationsvorlagen verwenden

Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für Chats, E-Mails und SMS.

Die Kommunikation mit Kunden automatisieren

Automatisieren Sie Nachrichten und E-Mails im Zusammenhang mit Aufträge workflow .

Kommunikationsmethoden im Überblick

Das Kommunikationsökosystem TaxDomebesteht aus drei Kommunikationsmethoden, die jeweils auf spezifische Anforderungen der Kundeninteraktion zugeschnitten sind:

• Kundenchats : Sichere In-App-Nachrichtenfunktion, ideal für die kontinuierliche Zusammenarbeit mit Kunden. Die Chats sind sowohl im Webportal als auch in der mobilen App verfügbar und eignen sich perfekt für:
  • Versenden und Anfordern sensibler Finanzdaten
  • Dokumente sicher teilen
  • Bereitstellung von status updates laufenden Projekten
  • Erstellen von leicht verständlichen Checklisten und Informationsanfragen
• E-Mails : Integrierte E-Mail-Funktion, mit der die gesamte Korrespondenz mit Kunden innerhalb Ihres TaxDome verwaltet wird. E-Mail eignet sich am besten für:
  • Ausführliche oder langformatige Informationen, die einer detaillierten Erläuterung bedürfen
  • Formelle Mitteilungen, wie z. B. offizielle Bekanntmachungen
  • Geplante Mitteilungen wie Newsletter, wichtige updates oder saisonale Ankündigungen
  • Situationen, in denen Kunden die traditionelle E-Mail-Kommunikation bevorzugen
• SMS : Direkte SMS-Kommunikation über die Twilio-Integration für den sofortigen Kontakt mit Kunden. SMS eignet sich am besten für:
  • Erinnerungen und Nachfassaktionen für Termine, wichtige Ereignisse oder Fristen
  • Dringende Benachrichtigungen über bevorstehende Fristen, wichtige updates oder zeitkritische Anfragen
  • Wenn Ihre Nachricht so schnell wie möglich gesehen werden soll
  • Kurze, handlungsorientierte Mitteilungen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern

Um einen einheitlichen Überblick über Ihre gesamte Kundenkommunikation zu erhalten, nutzen Sie die globale Seite „Kommunikation“, um alle Interaktionen in Ihrem Unternehmen zu überblicken. Über die Registerkarte „Kommunikation“ im Profil eines einzelnen Kunden können Sie außerdem auf E-Mails, Kundenchats und SMS zugreifen.

Richten Sie Ihre Kommunikationskanäle ein

Um eine reibungslose Kommunikation mit den Kunden zu gewährleisten, führen Sie bitte die folgenden Einrichtungsschritte durch:

1. Fügen Sie Ihre Unternehmensdaten hinzu: Logo, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und website , damit Ihre Kunden Sie erreichen können und wissen, wer Sie sind. Ihre Kunden sehen Ihre Daten im Internet und in der TaxDome App.
2. Ermutigen Sie Ihre Kunden, ihr Portal zu nutzen, um mit ihnen über Kunden-Chats zu kommunizieren. Sie können Ihren Kunden helfen, sich mit ihrem Portal vertraut zu machen, indem Sie ein kurzes Einführungsvideo erstellen oder eine Willkommens-E-Mail mit Details versenden.
3. Richten Sie eine E-Mail-Synchronisierung und Twilio-Integration für SMS ein , wenn Sie diese Kommunikationsmethoden verwenden möchten.
4. Geben Sie die Kontaktdaten der Kunden ein. Um E-Mails oder SMS-Nachrichten über TaxDome zu versenden, müssen Sie in das Profil jedes Kunden eine gültige Telefonnummer und E-Mail-Adresse in den Kontaktdaten eintragen.

Zugriff und Berechtigungen

Die Kommunikation in TaxDome sicher. Chat-Verläufe, E-Mails und SMS sind nur für folgende Personen einsehbar:

• Kunden, für die Sie den Thread erstellt haben
• Der Firmeninhaber
• Admins
• Teammitglieder mit Zugriff auf das Kundenkonto oder das Zugriffsrecht „Alle Konten anzeigen“ Zugriffsrecht

Thread

Thread hilft Ihrem Team bei der Verwaltung der Kundenkommunikation, indem festgelegt wird, wer für die einzelnen Unterhaltungen verantwortlich ist. Weisen Sie Chat-, SMS- oder E-Mail-Threads bestimmten Teammitgliedern zu, um die Zuständigkeiten zu klären und sicherzustellen, dass keine Kundenmeldung übersehen wird.

zugewiesen werden unter „Kommunikation > zugewiesen Threads“ angezeigt, sodass Teammitglieder einen Überblick über ihre Aufgaben haben.

Kommunikationsvorlagen

Kommunikationsvorlagen beschleunigen die Erstellung von In-App-Nachrichten. Eine Vorlage ist ein vorgefertigter Text für Chats, SMS oder E-Mails, der Ihnen erspart, denselben Inhalt jedes Mal von Grund auf neu zu schreiben.

Sie können fertige Vorlagen herunterladen oder Ihre eigenen erstellen.

Alle Ihre Vorlagen werden unter „Vorlagen“ > „Firmenvorlagen“ auf der Registerkarte „Chat“, „E-Mail“ oder „SMS“ gespeichert.

Nachrichten in großen Mengen versenden

Wenn Sie dieselbe Nachricht oder E-Mail an mehrere Kunden senden müssen, verwenden Sie die Massenversandfunktion . Damit können Sie alle Kunden gleichzeitig benachrichtigen, beispielsweise über die Steuerperiode oder den Beginn des Buchhaltungsprozesses.

Massen-Nachrichten können mit shortcodes personalisiert werden. Diese werden automatisch durch die von Ihnen benötigten dynamischen Daten ersetzt: Name des Empfängers, Adresse, Kontoname, Datum oder andere Angaben.

Automatisieren Sie Prozesse in der Kundenkommunikation

Client communications can be automated via pipeline automations . This means that the email or chat is automatically sent to the client the moment a job reaches the specified stage.

Häufige Automatisierung :

• Automatisierte E-Mails – Willkommensnachrichten,updates, Benachrichtigungen über den Abschluss, Aufforderungen zur Rückmeldung
• Automatisierte Chats – Kunden über erforderliche Maßnahmen informieren, fehlende Unterlagen anfordern,updates bereitstellen

Ansicht des Kunden

Wenn Sie eine Nachricht senden oder einen neuen Chat-Thread starten, erhalten die Kunden eine Benachrichtigung per E-Mail, über die mobile App und Mandantenportal können direkt von dort aus antworten.

Was E-Mails und SMS betrifft, ändert sich nichts daran, wie Ihre Kunden diese erhalten. Von TaxDome versendete E-Mails landen TaxDome in den üblichen E-Mail-Posteingängen und auf den Handys Ihrer Kunden – nicht imMandantenportal.