Kundenkommunikation: Überblick

Die Kommunikation mit Kunden ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines Buchhalters. Das Sammeln von Informationen, das Anfordern von Dokumenten und die Information der Kunden gehören zu den täglichen Aufgaben. TaxDome Ihnen dabei, diese Prozesse zu optimieren, indem es Ihnen mehrere Kommunikationsmöglichkeiten an einem Ort bietet.

Kommunikationsmethoden

Das Kommunikationsökosystem TaxDomebesteht aus drei Kommunikationsmethoden, die jeweils auf spezifische Anforderungen der Kundeninteraktion zugeschnitten sind:

Kunden-Chats: : Sichere In-App-Nachrichtenübermittlung, ideal für die laufende Zusammenarbeit mit Kunden. Chats sind sowohl im Webportal als auch in der mobilen App verfügbar und eignen sich perfekt für:

• Versenden und Anfordern sensibler Finanzdaten
• Dokumente sicher teilen
• Bereitstellung von status updates laufenden Projekten
• Erstellen von leicht verständlichen Checklisten und Informationsanfragen

E-Mails: Integrierte E-Mail-Funktion, die die gesamte Korrespondenz mit Kunden in Ihrem TaxDome verwaltet. E-Mails eignen sich am besten für:

• Ausführliche oder langformatige Informationen, die einer detaillierten Erläuterung bedürfen
• Formelle Mitteilungen, wie z. B. offizielle Bekanntmachungen
• Geplante Mitteilungen wie Newsletter, wichtige updates oder saisonale Ankündigungen
• Situationen, in denen Kunden die traditionelle E-Mail-Kommunikation bevorzugen

SMS: Direkte Textnachrichten über Twilio-Integration für sofortigen Kundenkontakt. SMS ist am effektivsten für:

• Erinnerungen und Nachfassaktionen für Termine, wichtige Ereignisse oder Fristen
• Dringende Benachrichtigungen über bevorstehende Fristen, wichtige updates oder zeitkritische Anfragen
• Wenn Ihre Nachricht so schnell wie möglich gesehen werden soll
• Kurze, handlungsorientierte Mitteilungen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern

Bevor Sie beginnen

Um eine reibungslose Kommunikation mit dem Kunden zu gewährleisten, führen Sie zunächst die folgenden Einrichtungsschritte durch:

1. Fügen Sie Ihre Unternehmensdaten hinzu: Logo, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und website , damit Ihre Kunden Sie erreichen können und wissen, wer Sie sind. Ihre Kunden sehen Ihre Daten im Internet und in TaxDome .

2. Ermutigen Sie Ihre Kunden, ihr Portal zu nutzen, um mit ihnen über Kunden-Chats zu kommunizieren. Sie können Ihren Kunden helfen, sich mit ihrem Portal vertraut zu machen, indem Sie ein kurzes Einführungsvideo erstellen oder eine Willkommens-E-Mail mit Details versenden.

3. Richten Sie eine E-Mail-Synchronisierung und Twilio-Integration für SMS ein , wenn Sie diese Kommunikationsmethoden verwenden möchten.

4. Geben Sie die Kontaktdaten der Kunden ein. Um E-Mails oder SMS-Nachrichten über TaxDome zu versenden, müssen Sie in das Profil jedes Kunden eine gültige Telefonnummer und E-Mail-Adresse in den Kontaktdaten eintragen.

Die globale Kommunikationsseite

Um die Kommunikation mit Ihren Kunden zu vereinfachen, gibt es eine globale Kommunikationsseite, auf der Sie einen Überblick über die gesamte Kommunikation Ihres Unternehmens mit Ihren Kunden erhalten. Außerdem können Sie über die Registerkarte „Kommunikation“ auf E-Mails, Kunden-Chats und SMS für einen Kunden über dessen Profil zugreifen.

Thread

Thread hilft Ihrem Team bei der Verwaltung der Kundenkommunikation, indem festgelegt wird, wer für die einzelnen Unterhaltungen verantwortlich ist. Weisen Sie Chat-, SMS- oder E-Mail-Threads bestimmten Teammitgliedern zu, um die Zuständigkeiten zu klären und sicherzustellen, dass keine Kundenmeldung übersehen wird.

zugewiesen werden unter „Kommunikation > zugewiesen Threads“ angezeigt, sodass Teammitglieder einen Überblick über ihre Aufgaben haben.

Kommunikationsvorlagen

Kommunikationsvorlagen beschleunigen die Erstellung von In-App-Nachrichten. Eine Vorlage ist ein vorgefertigter Text für Chats, SMS oder E-Mails, der Ihnen erspart, denselben Inhalt jedes Mal von Grund auf neu zu schreiben.

Sie können fertige Vorlagen herunterladen oder Ihre eigenen erstellen.

Alle Ihre Vorlagen werden unter „Vorlagen“ > „Firmenvorlagen“ auf der Registerkarte „Chat“, „E-Mail“ oder „SMS“ gespeichert.

Nachrichten in großen Mengen versenden

Wenn Sie dieselbe Nachricht oder E-Mail an mehrere Kunden senden müssen, verwenden Sie die Massenversandfunktion . Damit können Sie alle Kunden gleichzeitig benachrichtigen, beispielsweise über die Steuerperiode oder den Beginn des Buchhaltungsprozesses.

Massen-Nachrichten können mit shortcodes personalisiert werden. Diese werden automatisch durch die von Ihnen benötigten dynamischen Daten ersetzt: Name des Empfängers, Adresse, Kontoname, Datum oder andere Angaben.

Automatisierungen in der Kommunikation

TaxDome allows you to automate chat and email communications by adding them to any stage of your pipeline . This ensures consistent client messaging and reduces manual workload.

• Automatisierte E-Mails werden häufig für Begrüßungsnachrichten,updates, Fertigstellungsbenachrichtigungen und Folgeanfragen verwendet.
• Automated chats are ideal for alerting clients about required actions, requesting missing documents, and providing real-time status updates. Create automations based on templates once, then clients automatically receive appropriate messages when jobs advance through pipeline stages.