Update Kontaktdaten in großen Mengen per Import

Das Import-Tool TaxDomeist nicht nur nützlich, wenn Sie Ihre CRM zum ersten Mal migrieren. Es kann auch update CRM für die Kontakte, die Sie bereits im System haben, in großen Mengen aktualisieren. Hier erläutern wir die wichtigsten Anwendungsfälle.

Bevor Sie beginnen

Wenn Sie unser Import-Tool verwenden, um update bestehende Kontakte zu aktualisieren, gibt es einen wichtigen Unterschied im Vergleich zur Funktionsweise des Imports bei Konten.

• Bei Konten updates ein bereits vorhandener Datensatz beim Importieren an Ort und Stelle updates – es entstehen keine Duplikate
• Beim Import von Kontakten wird immer ein neuer Eintrag erstellt, auch wenn bereits ein passender Kontakt vorhanden ist. Das bedeutet, dass Sie am Ende doppelte Kontakte haben, die nach dem Import zusammengeführt werden müssen, damit die neuen Daten auf die ursprünglichen Datensätze angewendet werden können.

Bereiten Sie Ihre CSV-Datei vor

Damit die Zusammenführung korrekt funktioniert, müssen die importierten Kontakte genau mit Ihren bestehenden Kontakten übereinstimmen. Um dies sicherzustellen, bereiten Sie Ihre CSV-Datei wie folgt vor:

1. Exportieren Sie zunächst alle Ihre Kontakte. Gehen Sie im Seitenmenü auf „Kunden > Kontakte “ und klicken Sie dann auf „Kontakte exportieren“. Sie erhalten eine E-Mail mit dem Download-Link.

   

2. Öffnen Sie die exportierte CSV-Datei und ändern Sie keine der vorhandenen Werte. Behalten Sie die Spalten bei, die Ihre Kontakte identifizieren (Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse, falls vorhanden), und löschen Sie alle anderen Spalten.

   

3. Fügen Sie nun die Spalten für die Daten hinzu, die Sie hinzufügen möchten. Anleitungen zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern und Tags finden Sie in den folgenden Beispielen .

Benutzerdefinierte Felder für Kontakte im Massenimport

Wenn Sie Ihren bestehenden Kontakten zusätzliche CRM hinzufügen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie über eine Tabelle mit exportierten Kontakten verfügen, die nur die identifizierenden Spalten enthält. Gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Fügen Sie für jedes benutzerdefinierte Feld, das Sie hinzufügen möchten, eine Spalte hinzu, geben Sie die Daten ein und speichern Sie die Datei.

   

2. Laden Sie die Tabelle in TaxDome hoch, TaxDome Sie auf der Seite „Kunden > Kontakte“ auf die Schaltfläche „Importieren“ klicken.

   

3. Lassen Sie im Schritt „Kontonamen zuordnen“ das Feld für den Kontonamen, das der CSV-Spalte entspricht, leer.

   

4. Wählen Sie im Schritt „Kontakte zuordnen“ in der Spalte „Aktion“ für jede Spalte mit benutzerdefinierten Feldern die Option „Feld synchronisieren“ aus. Um eine Zuordnung zu einem vorhandenen Feld vorzunehmen, wählen Sie dieses aus der TaxDome Dropdown-Liste aus.

   Um ein neues benutzerdefiniertes Feld zu erstellen, wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Neues Feld“ aus, geben Sie einen Feldnamen ein (z. B. „Geburtsdatum“ oder „Beste Zeit für einen Anruf“), wählen Sie den Feldtyp aus und klicken Sie auf „Speichern“.

   

5. Wählen Sie für alle Spalten, die Sie nicht importieren möchten, die Option „Ignorieren“ aus. Klicken Sie auf „Weiter“.

6. Klicken Sie im letzten Schritt auf „Import starten “. Es werden neue Kontakte mit den Daten aus den benutzerdefinierten Feldern angelegt.

7. Sobald der Import abgeschlossen ist, gehen Sie zu „Kunden > Kontakte“, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Duplikate zusammenführen“. TaxDome die neu importierten Kontakte mit den bestehenden zusammen und übernimmt dabei die neuen Werte der benutzerdefinierten Felder. Weitere Informationen zum Zusammenführungsvorgang finden Sie im Artikel „Duplikate zusammenführen “.

   

Hinweis

Kontakte werden nur dann als Duplikate markiert, wenn alle ausgefüllten Felder exakt übereinstimmen. Achten Sie darauf, die Werte in den identifizierenden Spalten nicht zu ändern (Vorname, Nachname, E-Mail) in Ihrer Tabelle vor dem Import – andernfalls werden die Kontakte nicht als Duplikate erkannt und nicht zusammengeführt.

Sobald die Zusammenführung abgeschlossen ist, werden die neuen Werte der benutzerdefinierten Felder in Ihren bestehenden Kontaktdatensätzen angezeigt. Sie können die aktualisierten Kontakte auf der Profilseite des jeweiligen Kontakts einsehen.

Tags über einen Import massenweise auf Kontakte anwenden

Wenn Sie Ihren bestehenden Kontakten mehrere Tags auf einmal zuweisen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie über eine Tabelle mit exportierten Kontakten verfügen , die nur die identifizierenden Spalten enthält. Gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Füge ein Tags zu Ihrer Tabelle hinzu, tragen Sie die Tags für jeden Kontakt ein und speichern Sie die Datei. Beachten Sie Folgendes:

   • Wenn Sie einem Kontakt mehrere Tags zuweisen möchten, trennen Sie die Tag-Namen durch Kommas.
   • Wenn ein Tag im System noch nicht vorhanden ist, wird es automatisch angelegt.

   

2. Laden Sie die Tabelle in TaxDome hoch, TaxDome Sie auf der Seite „Kunden > Kontakte“ auf die Schaltfläche „Importieren“ klicken.

   

3. Lassen Sie im Schritt „Kontonamen zuordnen“ das Feld für den Kontonamen, das der CSV-Spalte entspricht, leer.

   

4. Wählen Sie im Schritt „Kontakte zuordnen“ in der Spalte „Aktion“ das Feld „Synchronisieren“ für die Tags aus und wählen Sie anschließend Tags aus der TaxDome Dropdown-Menü.

   Wenn die Spaltenüberschrift in Ihrer Tabelle lautet Tags, wird sie automatisch zugeordnet. Ist dies nicht der Fall, überprüfen Sie den Spaltennamen in Ihrer Tabelle und starten Sie den Import erneut.

   

5. Klicken Sie auf „Weiter“ und dann im letzten Schritt auf „Import starten “. Es werden neue Kontakte mit den Tag-Daten angelegt.

6. Sobald der Import abgeschlossen ist, gehen Sie zu „Kunden > Kontakte“, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Duplikate zusammenführen“. TaxDome die neu importierten Kontakte mit den bestehenden zusammen und wendet dabei die neuen Tags an.

Sobald die Zusammenführung abgeschlossen ist, können Sie die zugewiesenen Tags auf der Profilseite des Kontakts einsehen.

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