Tags (Grundlegend): Anwendung und Einsatzmöglichkeiten

Ein Tag ist ein Etikett, das zum Auffinden oder Gruppieren von Kundenkonten, Kontakten, Zeiteinträgen und Aufgaben verwendet werden kann. Hier erfahren Sie, wie Sie Tags im gesamten System anwenden können, entweder manuell oder über pipeline Automatisierungen.

Hier abgedeckt:

Möglichkeiten, Konten mit Tags zu versehen

Die Verwendung von Tags ist zwar nicht auf Konten in TaxDome beschränkt, aber hier können Sie den größten Nutzen daraus ziehen. Tags ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, Ihre Kunden auf der Grundlage des Standorts oder einer von Ihnen angebotenen Dienstleistung zu kategorisieren. Tags kann Ihnen sogar ermöglichen, schnell festzustellen, ob Sie eine Verlängerung für sie einreichen müssen, ohne jeden einzelnen Kundendatensatz durchsuchen zu müssen. 

Im Folgenden finden Sie Informationen über die verschiedenen Möglichkeiten, Konten mit Tags zu versehen:

Sie können alle vergebenen Tags auf der Registerkarte "Info" jedes Kundenkontos oder in der Liste " Konten" sehen. Wenn einem Kundenkonto mehrere Schilder zugewiesen wurden, ist nur das erste Schild in der Liste sichtbar. Fahren Sie mit der Maus über die Blase, die die Anzahl der Schilder anzeigt, um die anderen Schilder zu sehen, die diesem Konto zugewiesen wurden.

Massenhaftes Anwenden von Tags auf Konten

Wenn Sie mehrere Kundenkonten mit Tags versehen müssen, sollten Sie diese als Ganzes kennzeichnen, anstatt jeweils nur ein Tag zu vergeben, damit die Auftrag schneller fertig wird:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten, die Sie markieren möchten. Um alle Kunden auszuwählen, klicken Sie auf das oberste Kästchen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten Tags.

3. Es wird eine Liste mit all Ihren Tags angezeigt. Wählen Sie für jede Markierung eine der folgenden Optionen:

  • Nichts tun: Die Markierung wird dem Konto nicht zugewiesen. Wenn ein Konto bereits eine Markierung hat, bleibt sie bestehen.
  • Allen zuweisen: Der Tag wird allen ausgewählten Konten zugewiesen.
  • Aus allen entfernen: Wenn eines der ausgewählten Konten ein bestimmtes Tag hat, wird es entfernt.

4. Klicken Sie auf Zuweisen Tags.

Zuweisen von Tags zu Konten während des Imports

Beim Importieren von Kundenkonten stehen Ihnen zwei Optionen für Tags zur Verfügung:

Tags in Ihr Arbeitsblatt einfügen

Diese Methode ist eine enorme Zeitersparnis, da Sie keine Zeit damit verbringen müssen, vorher Tags in TaxDome zu erstellen. Außerdem können Sie verschiedene Tags auf verschiedene Konten anwenden. 

1. Fügen Sie bei der Vorbereitung einer CSV-Datei für den Import Spalten mit den erforderlichen Tags für Kunden und Kontakte (falls vorhanden) hinzu. Wenn Sie möchten, dass mehrere Tags auf ein Konto angewendet werden, trennen Sie die Namen durch ein Komma. 

Tags die Sie noch nicht haben, werden beim Import automatisch erstellt.

2. Starten Sie den Importvorgang. Wählen Sie im zweiten Schritt des Imports (Konten zuordnen) in der Dropdown-Liste Aktion die Option Zu Eigenschaft zuordnen und Tags im Feld Konto für Ihre Kontotags. 

Das war's! Wenn der Import abgeschlossen ist, haben Sie Ihre Tags erstellt und auf Konten angewendet.

Vorhandene Tags beim Import anwenden

Wenn Sie Ihrer Kalkulationstabelle keine Tags hinzufügen möchten, können Sie sie trotzdem während des Imports zuweisen. To do so:

Starten Sie den Importvorgang. Wählen Sie im dritten Schritt des Imports (Einstellungen) die Tags aus, die Sie auf die Konten anwenden möchten, die Sie auf TaxDome verschieben.

Tipp

Hinweis! Die von Ihnen gewählten Schlagwörter werden auf alle importierten Konten angewendet. Wenn Sie also für verschiedene Konten unterschiedliche Schlagwörter verwenden möchten, müssen Sie für jeden Satz von Schlagwörtern ein eigenes Tabellenblatt erstellen.

Anwendung von Tags in Kundenkonten

Sie können einem Konto auch beim Erstellen des Kont os oder zu einem späteren Zeitpunkt Tags zuweisen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einem Konto ein oder mehrere Tags zuzuweisen:

  1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten, öffnen Sie das Profil des Kundenkontos, wählen Sie in der Menüleiste Info , und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Sie sehen alle auf das Konto angewendeten Tags unter der Rubrik Tags.
  2. Klicken Sie auf Tags um die Dropdown-Liste mit den verfügbaren Tags zu öffnen. Wählen Sie so viele wie nötig, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und dann auf Speichern.

Tags in Kontakten

Sie können Kontakte beim Hinzufügen oder Bearbeiten mit Tags versehen.

Tags in Zeitangaben

Tags kann Ihnen auch bei der Organisation von Zeiteinträgen helfen. Tags kann hinzugefügt werden, wenn Sie Zeiteinträge erstellen oder bearbeiten.

Um alle Ihren Zeiteinträgen zugewiesenen Tags zu sehen, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Abrechnung > Zeiteinträge.

Tags in Aufgaben

Tags können bei der Erstellung oder Bearbeitung einer Aufgabe hinzugefügt werden und sind letztlich für die Sortierung von Aufgaben nützlich.

Sie können alle zugewiesenen Tags in Ihrer Liste der Aufgaben anzeigen. Wenn eine Aufgabe mehr als eine Markierung hat, ist nur die erste Markierung sichtbar. Fahren Sie mit der Maus über die Blase, die die Anzahl der Tags anzeigt, um die anderen Tags zu sehen.

Wie kann ich wissen, wo bestimmte Tags verwendet werden?

Eine klare Übersicht über die Verwendung von Tags finden Sie unter Vorlagen > Tags in der linken Menüleiste.

Beschreibung der verfügbaren Spalten:

  • Konten. Zeigt die Anzahl der Konten mit einem bestimmten Tag an.
  • Archivierte Konten. Zeigt die Anzahl der archivierten Konten mit einem bestimmten Tag an.
  • Ausstehende Aufgaben. Zeigt die Anzahl der ausstehenden Aufgaben mit einem bestimmten Tag an.
  • Erledigte Aufgaben. Zeigt die Anzahl der erledigten Aufgaben mit einem bestimmten Tag an.
  • Pipelines. Zeigt die Anzahl der pipelines an, die Bedingungen mit einem bestimmten Tag haben.

Um Entitäten mit einem bestimmten Tag anzuzeigen, klicken Sie auf die hellblaue Nummer in einer beliebigen Spalte.

Anpassen einer Liste von Tags

Sie haben die Möglichkeit, die Tabellenspalten nach Ihren Wünschen anzupassen. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Tabelle:

  1. Ziehen Sie die Spaltennamen und lassen Sie sie fallen, um ihre Reihenfolge zu ändern.
  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen neben dem Spaltennamen, um die Anzeige der Spalte umzuschalten.
  3. Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern.

Möglichkeiten zum Filtern mit Tags

Tags sind praktisch, wenn Sie nach bestimmten Arten von Kunden, Kontakten oder Aufgaben suchen müssen. Sie möchten zum Beispiel schnell alle Kunden finden, die ein Formular 1040 oder 5471 benötigen. Es gibt drei Möglichkeiten zum Filtern:

Filtern Ihrer Kontoliste durch Auswahl eines Tags

Zum Filtern durch Auswahl eines Tags:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten.

2. Klicken Sie auf einen beliebigen Tag.

Sie sehen dann alle Kundenkonten und Kontakte mit diesem Tag.

Filtern Ihrer Kontoliste durch Auswahl oder Ausschluss von Tags

Wenn Sie Ihre Kontenliste durch Auswahl oder Ausschluss von Tags filtern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter , wählen Sie Ist oder Ist nicht und wählen Sie dann die Tags. So funktioniert es:

  • Zeigt eine Liste von Konten mit den von Ihnen ausgewählten Tags (z. B. alle Steuerkunden)
  • Zeigt keine Liste von Konten ohne die von Ihnen gewählten Tags an (z. B. alle Kunden, die nicht Ihre Buchhaltungskunden sind)

Hier finden Sie eine Übersicht über die Verwendung von Filtern.

Filtern Ihrer Aufgabe Liste, Zeiteinträge oder Kontakte durch Auswahl mehrerer Tags

Wenn Sie Ihre Aufgabe Liste, Zeiteinträge oder Kontakte durch die Auswahl von Tags filtern möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü + Filter oben links auf Ihrer Seite Aufgaben, Zeiteinträge oder Kontakte und wählen Sie Tags und einen der Parameter:

  • Bei Auswahl von is werden Entitäten angezeigt, die die im Filter ausgewählten Tags enthalten
  • Wenn Sie " ist nicht " auswählen, werden alle Entitäten angezeigt, die die im Filter ausgewählten Tags nicht enthalten.

2. Wählen Sie die gewünschten Tags aus und klicken Sie auf Übernehmen.

Die Liste wird dann auf Aufgaben, Zeiteinträge oder Kontakte mit den von Ihnen ausgewählten Tags eingegrenzt.

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