Tags (Basic): Anwendung & Einsatzmöglichkeiten

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Ein Tag ist ein Etikett, mit dem Sie Ihre Kundenkonten, Kontakte, Zeiteinträge und Aufgaben gruppieren oder finden können. Hier erfahren Sie, wie Sie Tags entweder manuell oder über Pipeline-Automatisierungen im System anwenden können.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

• Möglichkeiten, Konten mit Tags zu versehen
• Tags in Kontakten
• Tags in Zeitangaben
• Tags in Aufgaben
• Woher weiß ich, wo die spezifischen Tags verwendet werden?
• Liste der Tags anpassen
• Möglichkeiten zum Filtern mit Tags

Möglichkeiten, Konten mit Tags zu versehen

Die Verwendung von Tags ist zwar nicht auf Konten in TaxDome beschränkt, aber hier können Sie am meisten davon profitieren. Tags ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, Ihre Kunden anhand ihres Standorts oder einer von Ihnen erbrachten Dienstleistung zu unterscheiden oder sogar schnell festzustellen, ob Sie eine Verlängerung für sie einreichen müssen, ohne die Datensätze jedes einzelnen Kunden durchsuchen zu müssen. 

Im Folgenden finden Sie Informationen über die verschiedenen Möglichkeiten, Tags auf Konten anzuwenden:

• In loser Schüttung
• Während der Einfuhr
• Innerhalb des Kundenkontos
• Von einer Auftrag Karte
• Je nach den Antworten auf Fragebogen
• In Pipelines

Sie können alle vergebenen Tags auf der Registerkarte Info des jeweiligen Kundenkontos oder in der Liste Konten sehen. Wenn ein Kundenkonto mit mehreren Schildern versehen wurde, ist nur das erste in der Liste sichtbar. Fahren Sie mit der Maus über die Blase, die die Anzahl der Schilder anzeigt, um die anderen zu sehen.

Massenhaftes Anwenden von Tags auf Konten

Wenn Sie mehrere Kundenkonten mit Tags versehen müssen, sollten Sie diese als Ganzes kennzeichnen, anstatt jeweils nur ein Tag zu vergeben, damit die Auftrag schneller fertig wird:

1. Gehen Sie zu " Kunden" und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten, die Sie markieren möchten. Um alle Kunden auszuwählen, klicken Sie auf das oberste Kontrollkästchen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten Tags.

3. Es wird eine Liste mit allen Ihren tags angezeigt. Wählen Sie für jedes Tag eine Option aus:

• Keine Maßnahme: Das Tag wird dem Konto nicht zugewiesen. Wenn ein Konto bereits ein Tag hat, bleibt es erhalten.
• Allen zuweisen: Der Tag wird allen ausgewählten Konten zugewiesen.
• Aus allen entfernen: Wenn eines der ausgewählten Konten eine Markierung hat, wird diese entfernt.

4. Klicken Sie auf Zuweisen Tags.

Zuweisen von Tags zu Konten während des Imports

Importing client accounts gives you two options regarding tagging:

• Include tags to your spreadsheet and they will be created and applied to the appropriate accounts.
• Apply existing tags during import (this way, you will be able to apply the same tags to all imported clients).

Apply tags added to a spreadsheet

This method is a huge time-saver as you don't need to create tags in TaxDome beforehand. Also, you can apply different tags to different accounts. 

1. While preparing a CSV file for importing, add columns with necessary tags for clients and contacts (if any). Those tags you don't have yet, will be created automatically during import.

2. Start the import process. On the second step of importing (map accounts) select Map to property in the Action dropdown and Tags in the Account field for your account tags. 

That's it! When the import is completed, you will have your tags created and applied to accounts.

Apply existing tags during the import

If you don't want to add tags to your spreadsheet, you still can apply tags while you import. To do so:

Start the import process. On the third step of importing (settings), select the tags you want to apply to the accounts you are moving to TaxDome.

Hinweis! Die von Ihnen gewählten Tags werden auf alle importierten Konten angewendet. Wenn Sie also für verschiedene Konten unterschiedliche Tags verwenden möchten, müssen Sie für jeden Satz von Schlagwörtern ein eigenes Spreadsheet erstellen.

Anwenden von Tags im Kundenkonto

Sie können einem Konto bei der Erstellung oder zu einem späteren Zeitpunkt eine Markierung zuweisen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einem Konto ein oder mehrere Tags zuzuweisen:

1. Gehen Sie zu Kunden, öffnen Sie das Profil des Kundenkontos, wählen Sie in der Menüleiste Info , und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Sie sehen alle auf das Konto angewendeten Tags unter der Rubrik Tags.
2. Klicken Sie auf Tags um die Dropdown-Liste mit den verfügbaren Tags zu öffnen. Wählen Sie so viele wie nötig, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und dann auf Speichern.

Tags in Kontakten

Sie können Kontakte beim Hinzufügen oder Bearbeiten mit Tags versehen.

Tags in Zeitangaben

Tags können Ihnen auch bei der Organisation von Zeiteinträgen helfen; sie können beim Erstellen oder Bearbeiten von Einträgen hinzugefügt werden.

Um alle Tags zu sehen, die Ihren Zeiteinträgen zugeordnet sind, gehen Sie zu Rechnungen und öffnen Sie dann die Registerkarte Zeiteinträge.

Tags in Aufgaben

Tags können bei der Erstellung oder Bearbeitung einer Aufgabe hinzugefügt werden und sind letztlich für die Sortierung von Aufgaben nützlich.

Sie können alle zugewiesenen Tags in Ihrer Aufgabenliste anzeigen. Wenn eine Aufgabe mehr als eine Markierung hat, ist nur die erste in der Liste sichtbar. Fahren Sie mit der Maus über die Blase, die die Anzahl der Tags anzeigt, um die anderen Tags zu sehen.

Woher weiß ich, wo die spezifischen Tags verwendet werden?

Eine klare Übersicht über die Verwendung von Tags finden Sie auf der Registerkarte Tags die sich im Abschnitt Einstellungen befindet.

Beschreibung der verfügbaren Spalten:

• Konten. Zeigt die Anzahl der Konten mit einem bestimmten Tag an.
• Archivierte Konten. Zeigt die Anzahl der archivierten Konten mit einem bestimmten Tag an.
• Ausstehende Aufgaben. Zeigt die Anzahl der ausstehenden Aufgaben mit einem bestimmten Tag an.
• Erledigte Aufgaben. Zeigt die Anzahl der erledigten Aufgaben mit einem bestimmten Tag an.
• Pipelines. Zeigt die Anzahl der Pipelines an, die Bedingungen mit einem bestimmten Tag haben

Liste der Tags anpassen

Sie haben die Möglichkeit, die Spalten der Tabelle nach Ihren Wünschen anzupassen. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Tabelle:

1. Ziehen Sie die Spaltennamen und lassen Sie sie fallen, um ihre Reihenfolge zu ändern.
2. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen neben einem Spaltennamen, um die Anzeige der Spalte umzuschalten.
3. Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern.

Möglichkeiten zum Filtern mit Tags

Tags sind praktisch, wenn Sie nach bestimmten Arten von Kunden, Kontakten oder Aufgaben suchen müssen. Sie möchten zum Beispiel schnell alle Kunden finden, die ein Formular 1040 oder 5471 benötigen. Es gibt drei Möglichkeiten zum Filtern:

• Schnelles Filtern Ihrer Kontoliste durch Auswahl eines Tags
• Filtern Ihrer Kontoliste durch Auswählen oder Ausschließen von Tags
• Filtern Ihrer Aufgabe Liste, Zeiteinträge oder Kontakte durch Auswahl mehrerer Tags oder keiner Tags

Schnelles Filtern Ihrer Kontoliste durch Auswahl eines Tags

Zum Filtern durch Auswahl eines Tags:

1. Gehen Sie zu Kunden und wählen Sie dann die Registerkarte Konten oder Kunden.

2. Klicken Sie auf ein beliebiges Tag.

Sie sehen dann alle Kundenkonten und Kontakte mit diesem Tag.

Filtern Ihrer Kontoliste durch Auswählen oder Ausschließen von Tags

Wenn Sie Ihre Kontenliste durch Auswahl oder Ausschluss von Tags filtern möchten, klicken Sie auf die SchaltflächeFilter , wählen Sie Ist oderIst nicht und wählen Sie dann die Tags. So funktioniert es:

• Zeigt eine Liste von Konten mit den von Ihnen ausgewählten Tags (z. B. alle Steuerkunden)
• Zeigt keine Liste von Konten ohne die von Ihnen ausgewählten Tags an (z. B. alle Kunden, die nicht zu den buchenden Kunden gehören).

Weitere Informationen zur Verwendung von Filtern in TaxDome finden Siein diesem Artikel.

Filtern Ihrer Aufgabe Liste, Zeiteinträge oder Kontakte durch Auswahl mehrerer Tags oder keiner Tags

Wenn Sie Ihre Aufgabe Liste, Zeiteinträge oder Kontakte durch die Auswahl von Tags filtern möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf den Filter - Button und wählen Sie dann die Tags aus, die Sie sehen möchten.

2. Klicken Sie auf Anwenden.

Die Liste wird dann auf die Einträge mit den von Ihnen ausgewählten Schlagwörtern eingeschränkt.

Beachten Sie Folgendes:

• Im Filter sehen Sie ein Tag in der Tags nur dann angezeigt, wenn es auf mindestens eine der Entitäten angewendet wird.
• Wenn Sie zwei Entitäten auswählen, werden die Entitäten mit einem dieser beiden Tags angezeigt.
• Wenn Sie nach Aufgaben, Zeiteinträgen oder Kontakten ohne Markierungen suchen möchten, wählen Sie die Option Keine Markierungen in der Tags Pulldown-Menü des Filter Fensters.