Tags (Grundlegend): Anwendung und Einsatzmöglichkeiten

Ein Tag ist eine Kennzeichnung, mit der Sie Ihre Kundenkonten, Kontakte, Zeiteinträge, Dokumente und Aufgaben finden oder gruppieren können. Hier erfahren Sie, wie Sie Tags im gesamten System anwenden können, entweder manuell oder über pipeline Automatisierungen.

Möglichkeiten, Konten mit Tags zu versehen

Die Verwendung von Tags ist zwar nicht auf Konten in TaxDome beschränkt, aber hier können Sie den größten Nutzen daraus ziehen. Tags ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, Ihre Kunden anhand des Standorts oder der Dienstleistung, die Sie ihnen anbieten, zu kategorisieren. Tags kann Ihnen sogar ermöglichen, schnell festzustellen, ob Sie eine Verlängerung für sie einreichen müssen, ohne jeden einzelnen Kundendatensatz durchsuchen zu müssen. 

Tipp

Hinweis! Die Etiketten bleiben in Gebrauch, bis sie entfernt werden.

Im Folgenden finden Sie Informationen über die verschiedenen Möglichkeiten, Konten mit Tags zu versehen:

Sie können alle vergebenen Tags auf der Registerkarte "Info" jedes Kundenkontos oder in der Liste " Konten" sehen. Wenn einem Kundenkonto mehrere Schilder zugewiesen wurden, ist das erste in der Liste sichtbar. Fahren Sie mit der Maus über die Blase, die die Anzahl der Schilder anzeigt, um die anderen Schilder zugewiesen für dieses Konto zu sehen.

Tags auf Konten in Massen anwenden

Wenn Sie mehrere Kundenkonten mit Tags versehen müssen, sollten Sie diese als Ganzes kennzeichnen, anstatt jeweils nur ein Tag zu vergeben, damit die Auftrag schneller fertig wird:

1. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste zu Kunden > Konten und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten, die Sie markieren möchten. Um alle Kunden auszuwählen, klicken Sie auf das oberste Kästchen.

2. Klicken Sie auf Tags verwalten.

3. Es wird eine Liste mit all Ihren Tags angezeigt. Wählen Sie für jede Markierung eine der folgenden Optionen:

  • Nichts tun: Die Markierung wird nicht auf das Konto zugewiesen übertragen. Wenn ein Konto bereits eine Markierung hat, bleibt sie bestehen.
  • Allen zuweisen: Der Tag wird zugewiesen allen ausgewählten Konten zugewiesen.
  • Aus allen entfernen: Wenn eines der ausgewählten Konten ein bestimmtes Tag hat, wird es entfernt.

Mit der Suchfunktion können Sie schnell den gewünschten Tag in der Liste finden.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Zuweisen von Tags zu Konten und Kontakten während des Imports

Beim Importieren von Kundenkonten stehen Ihnen zwei Optionen für Tags zur Verfügung:

Tags in Ihr Arbeitsblatt einfügen

Diese Methode ist eine enorme Zeitersparnis, da Sie keine Zeit damit verbringen müssen, vorher Tags in TaxDome zu erstellen. Außerdem können Sie verschiedene Tags auf verschiedene Konten anwenden. 

1. Fügen Sie bei der Vorbereitung einer CSV-Datei für den Import Spalten mit den erforderlichen Tags für Kunden und Kontakte (falls vorhanden) hinzu. Wenn Sie möchten, dass mehrere Tags auf ein Konto angewendet werden, trennen Sie die Namen durch ein Komma. 

Tags die Sie noch nicht haben, werden beim Import automatisch erstellt.

2. Starten Sie den Importvorgang. Wählen Sie im zweiten Schritt des Imports (Konten zuordnen) in der Dropdown-Liste Aktion die Option Zu Eigenschaft zuordnen und Tags im Feld Konto für Ihre Kontotags. 

Das war's! Wenn der Import abgeschlossen ist, haben Sie Ihre Tags erstellt und auf Konten angewendet.

Vorhandene Tags beim Import anwenden

Wenn Sie Ihrer Kalkulationstabelle keine Tags hinzufügen möchten, können Sie sie trotzdem während des Imports zuweisen. To do so:

Starten Sie den Importvorgang. Wählen Sie im dritten Schritt des Imports (Einstellungen) die Tags aus, die Sie auf die Konten anwenden möchten, die Sie auf TaxDome verschieben.

Tipp

Hinweis! Die von Ihnen gewählten Schlagwörter werden auf alle importierten Konten angewendet. Wenn Sie also für verschiedene Konten unterschiedliche Schlagwörter verwenden möchten, müssen Sie für jeden Satz von Schlagwörtern ein eigenes Tabellenblatt erstellen.

Tags in Kundenkonten anwenden

Sie können einem Konto auch beim Erstellen des Kont os oder zu einem späteren Zeitpunkt Tags zuweisen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einem Konto ein oder mehrere Tags zuzuweisen:

  1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten, öffnen Sie das Profil des Kundenkontos, wählen Sie in der Menüleiste Info , und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Sie sehen alle auf das Konto angewendeten Tags unter der Rubrik Tags.
  2. Klicken Sie auf Tags um die Dropdown-Liste mit den verfügbaren Tags zu öffnen. Wählen Sie so viele wie nötig, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und dann auf Speichern.

Tags in Kontakten

Sie können Kontakte beim Hinzufügen oder Bearbeiten mit Tags versehen.

Tags in Zeitangaben

Tags kann Ihnen auch bei der Organisation von Zeiteinträgen helfen. Tags kann hinzugefügt werden, wenn Sie Zeiteinträge erstellen oder bearbeiten.

Um alle Tags zugewiesen zu Ihren Zeiteinträgen zu sehen, gehen Sie in der Seitenleiste zu Abrechnung > Zeiteinträge.

Tags in Dokumenten

Tags kann Ihnen helfen, Ihre Dokumente zu organisieren. Sie können den Dokumenten automatisch über TaxDome AI oder manuell Tags zuweisen. Tags , die über TaxDome AI zugewiesen werden können, sind mit einem Symbol gekennzeichnet.

Tags in Aufgaben

Tags können bei der Erstellung oder Bearbeitung einer Aufgabe hinzugefügt werden und sind letztlich für die Sortierung von Aufgaben nützlich.

Sie können alle zugewiesen Tags in Ihrer Aufgabenliste anzeigen. Wenn eine Aufgabe mehr als eine Markierung hat, ist nur die erste Markierung sichtbar. Fahren Sie mit der Maus über die Blase, die die Anzahl der Tags anzeigt, um die anderen Tags zu sehen.

Tag Liste: Woher weiß ich, wo bestimmte Tags verwendet werden?

Eine klare Übersicht über die Verwendung von Tags finden Sie unter Vorlagen > Tags aus dem Menü der Seitenleiste.

Die verfügbaren Spalten sind:

  • Konten. Zeigt die Anzahl der Konten mit einem bestimmten Tag an.
  • Archivierte Konten. Zeigt die Anzahl der archivierten Konten mit einem bestimmten Tag an.
  • Ausstehende Aufgaben. Zeigt die Anzahl der ausstehenden Aufgaben mit einem bestimmten Tag an.
  • Erledigte Aufgaben. Zeigt die Anzahl der erledigten Aufgaben mit einem bestimmten Tag an.
  • Pipelines. Zeigt die Anzahl der pipelines an, die Bedingungen mit einem bestimmten Tag haben.
  • Dokumente: Zeigt die Anzahl der Dokumente mit einem bestimmten Tag an.

Um Entitäten mit einem bestimmten Tag anzuzeigen, klicken Sie auf die hellblaue Nummer in einer beliebigen Spalte.

Anpassen einer Liste von Tags

Sie können Ihre Tag-Liste auf verschiedene Weise anpassen. Sie können zum Beispiel die Größe der Spalten ändern, sie aktivieren, deaktivieren und nach Belieben verschieben:

  • Сpassen Sie die Größe der Spalte Tags an: To do , klicken Sie auf die Trennlinie zwischen den Spaltennamen, halten Sie sie gedrückt und ändern Sie die Größe durch Bewegen der Maus.

  • Passen Sie die anzuzeigenden Spalten an: To do , klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts in der Tabelle. Hier können Sie die Spalten auswählen, die angezeigt werden sollen, und ihre Reihenfolge ändern. Sie können alle gewünschten Spalten aktivieren, deaktivieren oder verschieben, mit Ausnahme der Tags Spalte. Nachdem Sie auf Übernehmen geklickt haben, wird die Tabelle mit den neuen Einstellungen neu erstellt. Klicken Sie auf Zurücksetzen, um zur Standardansicht der Tabelle zurückzukehren.

Möglichkeiten zum Filtern mit Tags

Tags sind praktisch, wenn Sie nach bestimmten Arten von Kunden, Kontakten oder Aufgaben suchen müssen. Sie möchten zum Beispiel schnell alle Kunden finden, die ein Formular 1040 oder 5471 benötigen. Es gibt drei Möglichkeiten zum Filtern:

Filtern Sie Ihre Kontoliste durch Auswahl eines Tags

Zum Filtern durch Auswahl eines Tags:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten.

2. Klicken Sie auf einen beliebigen Tag.

Sie sehen dann alle Kundenkonten und Kontakte mit diesem Tag.

Filtern Sie Ihre Kontoliste, indem Sie Tags auswählen oder ausschließen

Wenn Sie Ihre Kontenliste durch die Auswahl oder den Ausschluss von Tags filtern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter , wählen Sie Keine von oder Alle ausgewählten ausschließen, und wählen Sie die Tags aus. So funktioniert es:

  • Alle von/Alle von zeigt eine Liste von Konten mit den von Ihnen ausgewählten Tags (z. B. alle Steuerkunden).
  • Keine von/Alle ausschließen ausgewählt zeigt eine Liste von Konten ohne die von Ihnen ausgewählten Tags (z. B. alle Kunden, die nicht Ihre Buchhaltungskunden sind).

Hier finden Sie eine Übersicht über die Verwendung von Filtern.

Filtern Sie Ihre Aufgabe Liste, Zeiteinträge oder Kontakte durch die Auswahl mehrerer Tags

Wenn Sie Ihre Aufgabe Liste, Zeiteinträge oder Kontakte durch die Auswahl von Tags filtern möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Filter am oberen Rand der Seite Aufgaben, Zeiteinträge oder Kontakte und wählen Sie Tags und einen der Parameter:

  • Wenn Sie"Ist" auswählen, werden die Entitäten angezeigt, die die im Filter ausgewählten Tags enthalten.
  • Wenn Sie " Ist nicht" wählen, werden alle Entitäten angezeigt, die keine im Filter ausgewählten Tags enthalten.

2. Wählen Sie die gewünschten Tags aus und klicken Sie auf Übernehmen.

Die Liste wird dann auf Aufgaben, Zeiteinträge oder Kontakte mit den von Ihnen ausgewählten Tags eingegrenzt.

Dokumente nach Tags filtern

Wenn Sie Dokumente mit einem bestimmten Tag oder bestimmten Tags suchen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Filter oben rechts auf der Seite Dokumente > Kundendokumente oder auf der Seite Dokumente des Kunden.

2. Wählen Sie die gewünschten Tags aus und klicken Sie auf Übernehmen.

Die Liste wird auf Dokumente mit den von Ihnen ausgewählten Schlagwörtern eingegrenzt.

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