Anmerkungen zum Kundenkonto

Kontonotizen sind nur für Ihre Mitarbeiter bestimmt und für Kunden nicht sichtbar. Speichern Sie Informationen, die Sie bei der Vorbereitung von Dokumenten in TaxDome beachten müssen. Verknüpfen Sie Ihre Notizen mit Aufträge Aufgaben, um schneller darauf zugreifen zu können.

Kundenkonto-Notizen, erklärt

Kundenkonto-Notizen bieten einen zentralen Ort innerhalb des Kontos jedes Kunden, an dem interne Informationen gespeichert werden können, auf die Ihr Team während der Arbeit zugreifen muss. Im Gegensatz zu Kommunikationswerkzeugen für Kunden sind Notizen nur für Ihre Teammitglieder mit entsprechenden Berechtigungen sichtbar. Sie können entweder über die Registerkarte „Übersicht“ oder „Notizen“ im Kundenprofil aufgerufen werden.

Wann sollten Kontonotizen verwendet werden?

• Speichern Sie Kundenpräferenzen und -anforderungen: Dokumentieren Sie Kommunikationspräferenzen, bevorzugte Kontaktmethoden, spezifische Formatierungsanforderungen oder Anweisungen zur Leistungserbringung, die Teammitglieder beachten sollten.
• Verfolgen Sie kontospezifische Details: Erfassen Sie Informationen über die Geschäftsstruktur des Kunden, wichtige Ansprechpartner, wichtige Termine oder den historischen Kontext, die Ihrem Team helfen, einen besseren Service zu bieten.
• Referenzinformationen pflegen: Bewahren Sie Anmeldedaten, Zugangsdaten für Systeme von Drittanbietern oder technische Spezifikationen auf, die mehrere Teammitglieder benötigen könnten.
• Besondere Umstände dokumentieren: Notieren Sie alle besonderen Situationen, Ausnahmen von standard oder Überlegungen, die bei der Erbringung der Dienstleistung zu berücksichtigen sind.

Notizen im Vergleich zu anderen Kommunikationsmitteln des Teams

• Notizen bleiben dauerhaft mit dem Konto verknüpft und bieten so eine einheitliche Referenz für alle Aufträge Dienstleistungen.
• Interne Nachrichten in Kundenchats eignen sich am besten für schnelle, kontextspezifische Diskussionen innerhalb eines Konversations-Threads, während Notizen langfristige Referenzinformationen liefern, die für das gesamte Konto gelten.
• Auftrag bleiben innerhalb eines bestimmten Auftrag sind nur dort sichtbar, während Notizen mit mehreren Aufträge Aufgaben im gesamten Konto verknüpft werden können.
• Team-Chats sind für die Kommunikation mit Teammitgliedern gedacht, während Notizen ausschließlich der internen Dokumentation dienen.

Notizen erstellen

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Eine Notiz kann vom Firmeninhaber und vom Administrator erstellt werden. Sie kann auch von einem Mitarbeiter erstellt werden, der entweder zugewiesen Konto zugewiesen ist oder über die Berechtigung Berechtigung „Alle Konten anzeigen“ .

So erstellen Sie eine neue Notiz:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf die Schaltfläche Neuund wählen Sie Notiz. Alternativ können Sie auf der Übersichtsseite des Kontos zum Abschnitt Notizen gehen und auf Notiz hinzufügen klicken.

2. Geben Sie einen Titel für Ihre Notiz in das Titelfeld ein und schreiben Sie dann den Inhalt Ihrer Notiz darunter. Sie können Textformatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen verwenden und auch Links einfügen. Sie können auch Ihre Teammitglieder erwähnen, damit diese über den Inhalt der Notiz benachrichtigt werden.

3. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Notiz hinzuzufügen.

Wenn Sie versuchen, die Seite SeiteNotizen zu verlassen, ohne auf Speichern zu klicken, erhalten Sie eine Warnung. Klicken Sie im Pop-up-Fenster der Warnung auf Abbrechen und speichern Sie dann Ihre Notiz. Aktivieren Sie bitte nicht das Kontrollkästchen Diese Seite daran hindern, weitere Dialoge zu erstellen. Andernfalls können Sie in Zukunft keine solchen Warnmeldungen mehr erhalten.

Tipp

Interne Nachrichten in Chats verwenden für die schnelle Teamkommunikation zu bestimmten Themen. Im Gegensatz zu Notizen, die mit Aufgaben oder Aufträge verknüpft werden können, sind interne Nachrichten geeignet, wenn Sie etwas mit Ihrem Team direkt im Rahmen eines Chats besprechen möchten.

Gehen Sie zuden Konten und tippen Sie auf das gewünschte Konto. Suchen Sie die Registerkarte „Notizen” und tippen Sie dort auf die Schaltfläche „Neue Notiz ”. Sie können Ihre Teammitglieder in Notizen mit dem Symbol @ erwähnen .

Notizen archivieren/löschen

Alle Notizen können entweder aktiv oder archiviert sein. Alle erstellten Notizen werden auf der Registerkarte RegisterkarteAktiv. Wenn Sie die Notiz nicht mehr benötigen, können Sie sie in das Archiv übertragen, indem Sie auf das Symbol In das Archiv verschieben klicken.

Sie können die Notiz auch wiederherstellen, indem Sie auf den Link „In aktive verschieben“ auf der Registerkarte „Archiviert“ klicken.

Um eine Notiz zu löschen, müssen Sie sie zunächst in das Archiv verschieben. Gehen Sie dann auf die Registerkarte Archiviert, klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie den Löschvorgang.

Notizen anheften

Sie können bis zu drei Notizen anheften, damit sie immer oben in der Liste angezeigt werden, indem Sie auf das Symbol „Anheften“ klicken. Angeheftete Notizen werden zur besseren Sichtbarkeit hervorgehoben. Dies ist hilfreich für Notizen, auf die Sie häufig zurückgreifen, oder wichtige Informationen, auf die Sie schnell zugreifen müssen.

Notizen suchen und filtern

Verwenden Sie die Such- und Filteroptionen auf der Registerkarte „Notizen“, um bestimmte Notizen schnell zu finden.

Um Notizen zu suchen, geben Sie Stichwörter in das Suchfeld ein. Die Suche durchsucht Notizentitel und -inhalte.

Um Notizen zu filtern, verwenden Sie die Filteroptionen, um Notizen nach Erstellungsdatum, Aktualisierungsdatum oder Ersteller (Teammitglied) anzuzeigen. Außerdem können Sie Ihre Auswahl als Filtervoreinstellungen für die spätere Verwendung speichern und sogar mit Ihrem Team teilen. Weitere Informationen zu TaxDome .

Notizen bearbeiten

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Um Änderungen an einer Notiz vorzunehmen, klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“ auf der Registerkarte „Notizen“ oder klicken Sie auf die Notiz auf der Übersichtsseite des Kontos. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie dann auf „Speichern“.

Um eine von einem anderen Teammitglied erstellte Notiz zu bearbeiten, muss ein Mitarbeiter über die Berechtigung „Konten verwalten” verfügen .  

Auf der Registerkarte „Notizen“ des Kontos können Sie vorhandene Notizen bearbeiten sowie anzeigen, archivieren oder oben in Ihrer Liste anheften. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert.

Verknüpfung von Notizen mit Aufgaben

Durch die Verknüpfung von Notizen mit Aufgaben können Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Daten sofort verfügbar sind. Wenn Sie beispielsweise Informationen zu den Bankkonten eines Kunden in Kontonotizen gespeichert haben, können Sie diese Notiz mit der Abstimmung der Konten Aufgabe verknüpfen.

1. Klicken Sie auf den Link Kontonotizen verknüpfen am oberen Rand des Fensters zum Erstellen oder Bearbeiten von Aufgabe . Da Notizen kontospezifisch sind, können Sie auf diese Option nicht zugreifen, wenn Sie eine Aufgabe für zwei oder mehr Konten erstellen.

2. Wählen Sie die Notiz(en). Sie können alle Notizen verknüpfen, die zuvor für das Konto des Kunden erstellt wurden. Eine Aufgabe kann eine beliebige Anzahl von verknüpften Notizen haben.

Sobald die Notizen verknüpft sind, können Sie sie im Bereich AbschnittKontonotizen. Klicken Sie auf das Kreuzsymbol, um nicht benötigte Notizen zu entfernen.

Verknüpfung von Notizen mit Aufträge

Aufträge das Verknüpfen von Notizen mit Aufträge diese sofort in Ihrem workflow verfügbar. Notizen können Aufträge einem Firmeninhaber oder einem beliebigen Teammitglied, das entweder dem Konto zugewiesen ist oder die Berechtigung Berechtigung „Alle Konten anzeigen“ .

1. Klicken Sie auf den Auftrag , um das Auftrag zu erweitern, klicken Sie oben auf Link oben und wählen Sie dann Notizen in der Pulldown-Liste.

2. Wählen Sie die Notiz(en). Sie können alle Notizen verknüpfen, die zuvor für das Konto des Kunden erstellt wurden. Ein Auftrag kann eine beliebige Anzahl von verknüpften Notizen haben.

Sobald die Notizen verknüpft sind, können Sie sie im Abschnitt AbschnittNotizen im erweiterten Auftrag . Klicken Sie auf das Kreuz-Symbol, um nicht benötigte Notizen zu entkoppeln.

Hinweis

Notizen unterscheiden sich von Auftrag Auftrag werden innerhalb eines Auftrag erstellt Auftrag sind nur dort sichtbar. Im Gegensatz dazu werden Notizen innerhalb eines Kontos erstellt und können mit einer beliebigen Anzahl von Aufträge dieses Konto verknüpft werden.

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