CRM (Basis): Anmerkungen zum Kundenkonto

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Kontonotizen sind nur für Ihre Mitarbeiter bestimmt, sie sind für Kunden nicht sichtbar. Speichern Sie Informationen, die Sie bei der Vorbereitung von Dokumenten benötigen, in TaxDome. Verknüpfen Sie Ihre Notizen mit Aufträge und Aufgaben, um schneller darauf zugreifen zu können. Sie können Kontonotizen auch unterwegs mit der AppTaxDome erstellen und überprüfen.

Hier finden Sie folgende Informationen:

Erstellen einer Notiz

Eine Notiz kann von einem Firmeninhaber und Administrator erstellt werden. Sie kann auch von einem Mitarbeiter erstellt werden, der entweder dem Konto zugewiesen ist oder die Berechtigung"Alle Konten anzeigen" besitzt.

So erstellen Sie eine neue Notiz:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche +NEU in der Seitenleiste, wählen Sie Notiz.

2. Klicken Sie auf Neue Notiz schreiben und beginnen Sie zu tippen. Sie können Textformatierungen, Emoji, Aufzählungszeichen und nummerierte Listen verwenden und auch Links einfügen.

Sie können auch Ihre Teammitglieder erwähnen, um sie über den Inhalt der Notiz zu informieren.

3. Das war's! Klicken Sie auf SPEICHERN, um die Notiz hinzuzufügen.

Tipp

Achtung! Wenn Sie versuchen, die Seite Notizen zu verlassen, ohne auf die Schaltfläche Speichern zu klicken, werden Sie gewarnt. Klicken Sie im Pop-up-Fenster der Warnung auf Abbrechen und speichern Sie dann Ihre Notiz. Aktivieren Sie bitte nicht das Kontrollkästchen Diese Seite daran hindern, weitere Dialoge zu erstellen, da Sie sonst in Zukunft keine solchen Warnmeldungen mehr erhalten können.

Archivierung von Notizen

Alle Notizen können entweder aktiv oder archiviert sein. Alle erstellten Notizen werden auf der Registerkarte Aktiv angezeigt. Wenn Sie die Notiz nicht mehr benötigen, können Sie sie in das Archiv übertragen, indem Sie auf das Symbol In das Archiv verschieben klicken.

Sie können die archivierte Notiz auch auf die Registerkarte Aktiv verschieben, indem Sie auf den Link Nach Aktiv verschieben auf der Registerkarte Archiviert klicken.

Um eine Notiz zu löschen, müssen Sie sie zunächst in das Archiv verschieben. Gehen Sie dann zur Registerkarte " Archiv" und klicken Sie auf den Link " Löschen".

Kennzeichnung einer Notiz als wichtig

Sie können eine Notiz so festlegen, dass sie immer am Anfang Ihrer Liste angezeigt wird, indem Sie auf das Pin-Symbol klicken. Dies ist hilfreich, wenn es eine Notiz gibt, auf die Sie sich oft beziehen oder die wichtig ist. Wenn mehrere Notizen angeheftet sind, werden sie alle am Anfang der Liste angezeigt.

Bearbeiten einer Notiz

Um Änderungen an einer Notiz vorzunehmen, klicken Sie auf das Symbol " Bearbeiten" , nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf " Speichern".

Um Änderungen an einer Notiz vorzunehmen, die von einem anderen Teammitglied erstellt wurde, muss ein Mitarbeiter über die Berechtigung "Konten verwalten" verfügen. 

Verknüpfung von Notizen mit Aufgaben

Durch die Verknüpfung von Notizen mit Aufgaben können Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Daten sofort verfügbar sind. Wenn Sie beispielsweise Informationen zu den Bankkonten eines Kunden in Kontonotizen gespeichert haben, können Sie diese Notiz mit der Abstimmung der Konten Aufgabe verknüpfen.

1. Klicken Sie auf den Link Kontonotizen verknüpfen am oberen Rand des Erstellungs- oder Bearbeitungsfensters von Aufgabe . Da Notizen kontospezifisch sind, können Sie auf diese Option nicht zugreifen, wenn Sie eine Aufgabe für zwei oder mehr Konten erstellen.

2. Wählen Sie die Notiz(en). Sie können alle Notizen verknüpfen, die zuvor für das Konto des Kunden erstellt wurden. Eine Aufgabe kann eine beliebige Anzahl von verknüpften Notizen haben.

Sobald die Notizen verknüpft sind, können Sie sie im Abschnitt " Kontonotizen" sehen. Klicken Sie auf das Kreuzsymbol, um nicht benötigte Notizen zu entfernen.

Verknüpfung von Notizen mit Aufträge

Die Verknüpfung von Notizen mit Aufträge hilft, sie bei Bedarf sofort in Ihrem workflow wenn sie benötigt werden. Notizen können von einem Firmeninhaber oder einem Teammitglied, das entweder dem Konto zugewiesen ist oder die Berechtigung"Alle Konten anzeigen" hat, mit Aufträge verknüpft werden.

1. Klicken Sie auf Auftrag , um das Feld Auftrag zu erweitern, klicken Sie oben auf + Link und wählen Sie dann Notizen im Pulldown-Menü.

2. Wählen Sie die Notiz(en). Sie können alle Notizen verknüpfen, die zuvor für das Konto des Kunden erstellt wurden. Eine Auftrag kann eine beliebige Anzahl von verknüpften Notizen haben.

Sobald die Notizen verknüpft sind, können Sie sie im Abschnitt Notizen im erweiterten Feld Auftrag sehen. Klicken Sie auf das Kreuz-Symbol, um nicht benötigte Notizen zu entkoppeln.

Tipp

Hinweis! Notizen unterscheiden sich von Auftrag Kommentaren. Auftrag Kommentare werden innerhalb eines Auftrag erstellt und sind nur innerhalb dieses Kontos sichtbar. Im Gegensatz dazu werden Notizen innerhalb eines Kontos erstellt und können mit einer beliebigen Anzahl von Aufträge für dieses Konto verknüpft werden.

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