Anmerkungen zum Kundenkonto

Account notes are intended for your staff only, they are not visible to clients. Store information that you will need to keep in mind while preparing documents inside TaxDome. Link your notes to jobs and tasks for faster access.

Client account notes, explained

Client account notes provide a centralized location within each client’s account to store internal information that your team needs to reference while working. Unlike client-facing communication tools, notes are visible only to your team members with appropriate permissions. They could be accessed either via the Overview or Notes tab of client’s profile.

When to use account notes:

• Store client preferences and requirements: Document communication preferences, preferred contact methods, specific formatting requirements, or service delivery instructions that team members should remember.
• Track account-specific details: Record information about the client’s business structure, key contacts, important dates, or historical context that helps your team provide better service.
• Maintain reference information: Keep login credentials, third-party system access details, or technical specifications that multiple team members may need.
• Document special circumstances: Note any unique situations, exceptions to standard processes, or considerations that should be kept in mind during service delivery.

Notes vs. other team communication tools

• Notes remain with the account permanently, providing consistent reference across all jobs and services.
• Internal messages in client chats are best for quick, context-specific discussions within a conversation thread, while notes provide long-term reference information that applies to the entire account.
• Job comments stay within a specific job and are only visible there, while notes can be linked to multiple jobs and tasks across the account.
• Team chats are designed for back-and-forth communication with team members, while notes are strictly internal documentation.

Notizen erstellen

Web Mobil

A note can be created by a firm owner and admin. It can also be created by an employee who is either assigned to the account or has granted the View all accounts permission .

So erstellen Sie eine neue Notiz:

1. Click on the New button in the Sidebar, select Note. Alternatively, from the account’s Overview page, go to the Notes section and click Add note.

2. Enter a title for your note in the title field, then write your note content below. You can use text formatting, emoji, bullets, numbered lists, and also insert links. You can also mention your team members to get them notified of the note content.

3. Click Save to add the note.

Wenn Sie versuchen, die Seite SeiteNotizen zu verlassen, ohne auf Speichern zu klicken, erhalten Sie eine Warnung. Klicken Sie im Pop-up-Fenster der Warnung auf Abbrechen und speichern Sie dann Ihre Notiz. Aktivieren Sie bitte nicht das Kontrollkästchen Diese Seite daran hindern, weitere Dialoge zu erstellen. Andernfalls können Sie in Zukunft keine solchen Warnmeldungen mehr erhalten.

Tipp

Interne Nachrichten in Chats verwenden für die schnelle Teamkommunikation zu bestimmten Themen. Im Gegensatz zu Notizen, die mit Aufgaben oder Aufträge verknüpft werden können, sind interne Nachrichten geeignet, wenn Sie etwas mit Ihrem Team direkt im Rahmen eines Chats besprechen möchten.

Go to the Accounts and tap on the account you need. Find the Notes tab and tap the New Note button there. You can mention your team members in notes using the @ symbol.

Archive/delete notes

Alle Notizen können entweder aktiv oder archiviert sein. Alle erstellten Notizen werden auf der Registerkarte RegisterkarteAktiv. Wenn Sie die Notiz nicht mehr benötigen, können Sie sie in das Archiv übertragen, indem Sie auf das Symbol In das Archiv verschieben klicken.

You can also restore the note by clicking the Move to active link in the Archived tab.

Um eine Notiz zu löschen, müssen Sie sie zunächst in das Archiv verschieben. Gehen Sie dann auf die Registerkarte Archiviert, klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie den Löschvorgang.

Pin notes

You can pin up to three notes to always display them at the top of the list by clicking the Pin icon. Pinned notes are highlighted for easy visibility. This is helpful for notes you often refer to or important information you need quick access to.

Search and filter notes

Use the search and filter options in the Notes tab to quickly find specific notes.

To search notes, enter keywords in the search field. The search looks through note titles and content.

To filter notes, use the filter options to view notes by date created, date updated, or created by team member. Plus, you can save any of your selections as filter presets for later use—and even share them with your team. Read more about TaxDome filters .

Notizen bearbeiten

Web Mobil

To make changes to a note, click the Edit icon in the Notes tab or click the note from the account’s Overview page. Make your changes, then click Save.

To edit a note created by another team member, an employee must have Manage accounts permission . 

From the Notes tab of the account, you can edit existing notes—plus view, archive, or pin them to the top of your list. All changes are saved automatically.

Verknüpfung von Notizen mit Aufgaben

Durch die Verknüpfung von Notizen mit Aufgaben können Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Daten sofort verfügbar sind. Wenn Sie beispielsweise Informationen zu den Bankkonten eines Kunden in Kontonotizen gespeichert haben, können Sie diese Notiz mit der Abstimmung der Konten Aufgabe verknüpfen.

1. Klicken Sie auf den Link Kontonotizen verknüpfen am oberen Rand des Fensters zum Erstellen oder Bearbeiten von Aufgabe . Da Notizen kontospezifisch sind, können Sie auf diese Option nicht zugreifen, wenn Sie eine Aufgabe für zwei oder mehr Konten erstellen.

2. Wählen Sie die Notiz(en). Sie können alle Notizen verknüpfen, die zuvor für das Konto des Kunden erstellt wurden. Eine Aufgabe kann eine beliebige Anzahl von verknüpften Notizen haben.

Sobald die Notizen verknüpft sind, können Sie sie im Bereich AbschnittKontonotizen. Klicken Sie auf das Kreuzsymbol, um nicht benötigte Notizen zu entfernen.

Verknüpfung von Notizen mit Aufträge

Linking notes to jobs helps make them immediately available in your workflow when needed. Notes can be linked to jobs by a firm owner or any team member who is either assigned to the account or has granted the View all accounts permission .

1. Klicken Sie auf den Auftrag , um das Auftrag zu erweitern, klicken Sie oben auf Link oben und wählen Sie dann Notizen in der Pulldown-Liste.

2. Wählen Sie die Notiz(en). Sie können alle Notizen verknüpfen, die zuvor für das Konto des Kunden erstellt wurden. Ein Auftrag kann eine beliebige Anzahl von verknüpften Notizen haben.

Sobald die Notizen verknüpft sind, können Sie sie im Abschnitt AbschnittNotizen im erweiterten Auftrag . Klicken Sie auf das Kreuz-Symbol, um nicht benötigte Notizen zu entkoppeln.

Hinweis

Notes are different from job comments . Job comments are created inside a job and are visible only inside it. Unlike them, notes are created inside an account and could be linked to any number of jobs for this account.

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