⏩ Migration von Dokumenten nach TaxDome in 3 Schritten

Die Umstellung Ihrer Kundendokumente auf TaxDome muss nicht kompliziert sein. Wenn Sie den unten beschriebenen Prozess befolgen, ist ein reibungsloser Übergang von Ihrer vorherigen Plattform gewährleistet. Unabhängig davon, ob Sie von Google Drive, SmartVault oder Drake exportieren, wird Ihnen diese Anleitung helfen, die Ordnerstrukturen Ihrer Kunden mühelos zu replizieren.

Schritt 1. Exportieren Sie Dokumente von Ihrer bisherigen Plattform

In TaxDome werden die Dokumente immer innerhalb des Kundenkontos gespeichert, so dass sich jedes Dokument immer auf einen Kunden bezieht. Sie können eine beliebige Ordnerstruktur innerhalb jedes Kundenkontos haben.

Wenn Sie also Ihre Kundendaten in einer anderen Anwendung haben, müssen Sie sie zunächst auf Ihren Computer exportieren, damit sich die Dateien jedes Kunden in einem nach dem Kunden benannten Ordner befinden ( TaxDome ).

Erfahren Sie, wie Sie für jeden Kunden Daten im Ordnerformat mit der gewünschten verschachtelten Struktur von Unterordnern und darin befindlichen Dokumenten erhalten, indem Sie den erforderlichen Leitfaden verwenden:

Achtung! Der Migrationsprozess für FileCabinet unterscheidet sich drastisch. Wenn dies also Ihre Plattform ist, fahren Sie mit der separaten Anleitung fort.

Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass Konten erstellt werden in TaxDome

Wenn Sie die Ordner von der vorherigen Plattform exportiert haben, stellen Sie sicher, dass Sie für jeden Kunden Konten in TaxDome erstellt haben. Am schnellsten geht dasto do indem Sie eine CSV-Datei mit Ihren CRM Daten vorbereiten und diese dann in das System importieren.

Wenn Sie Ihre Kundendokumente bereits in den entsprechenden Ordnern organisiert haben, ist es am besten, wenn Sie beim Importieren der Kundenliste keine Ordnervorlage verwenden ( Kanzlei ) . Auf diese Weise haben alle beim Import erstellten Kundenkonten nur einen Standardordner für Kundendokumente, der nicht entfernt werden kann.

Schritt 3. Dokumente mit der Windows-App importieren

Sobald Sie Kundenkonten in TaxDome erstellt und Kundendaten vorbereitet haben, können Sie Ordner mit Kundendokumenten auf zwei Arten schnell importieren:

Verwenden Sie TaxDome Antrieb. Es ist intuitiv und einfach: Ziehen Sie Ordner per Drag-and-Drop oder kopieren Sie sie und fügen Sie sie ein. Dies ist praktisch, wenn Sie verschiedene Ordner an verschiedenen Orten haben. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass die Titel aller Kundenordner mit den erstellten Konten übereinstimmen, da die Erstellung eines solchen Ordners über TD Drive unmöglich ist.
Verwenden Sie Massen-Upload in der Windows-Anwendung. Auf diese Weise können Sie jede Kontenübereinstimmung prüfen, bei Bedarf ein Konto erstellen und sogar eine Ordnervorlage in Massen anwenden. Allerdings müssen Sie die Ordner/Dokumente zuvor an einem Ort gesammelt haben: in einem Hauptverzeichnis, das die Kundenordner mit den Daten enthält. Der zweite Fall wird in diesem Artikel behandelt.

1. Laden Sie die Windows-App TaxDome herunter und installieren Sie sie. Sie können auf die Schaltfläche unten klicken, um sie herunterzuladen:

2. Anmelden auf die App mit Ihren TaxDome Anmeldedaten.

3. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Massen-Upload.

4. Suchen Sie den Ordner, der alle Client-Ordner mit Unterordnern und von der vorherigen Plattform exportierten Dateien enthält.

Hinweis! Wenn der Ordner leer ist oder nicht unterstützte Dateien enthält, wird beim Hochladen ein Fehler auftreten.

5. Gleichen Sie die Kundenordner mit den in TaxDome erstellten Kundenkonten ab. Wenn die Namen übereinstimmen, müssen Sie dies nur überprüfen. Wenn das richtige Konto nicht automatisch gefunden wurde (z. B. aufgrund eines Schreibfehlers), können Sie das vorhandene Kundenkonto suchen oder ein neues erstellen.

6. Wählen Sie in der Spalte Ziel den Ordner aus, in den die Dateien kopiert werden sollen. Standardmäßig werden sie in das übergeordnete Verzeichnis kopiert. Alle neu erstellten Top-Ordner sind für Kunden nicht sichtbar, bis Sie die Sichtbarkeitseinstellungen manuell ändern.

Wenn Sie Dateien in das andere Verzeichnis verschieben möchten, klicken Sie auf den Pfeil rechts in der Zeile. Sie können den vorhandenen Ordner auswählen (der standardmäßig vom Kunden hochgeladene Dokumente enthält), um einen neuen Ordner mit einer anderen Berechtigung zu erstellen

7. Klicken Sie in der rechten unteren Ecke des Bildschirms auf Dateien hochladen . Die Daten werden auf TaxDome hochgeladen. Leere Ordner werden übersprungen. Das System zeigt an, wenn es nicht unterstützte Dateitypen gibt, die nicht hochgeladen werden können.

8. Klicken Sie auf Fertig stellen , um den Bildschirm für den Massenupload zu schließen, oder klicken Sie auf Bericht herunterladen.

Das war's! Die Dokumente werden in TaxDome importiert, und die Registerkarte " Dokumente" des Kunden enthält die gewünschte Struktur und den gewünschten Inhalt.