Dokumente TaxDome 3 Schritten zu TaxDome migrieren

Die Migration Ihrer Kundendokumente zu TaxDome kompliziert sein. Wenn Sie die unten beschriebenen Schritte befolgen, ist ein reibungsloser Übergang von Ihrer bisherigen Plattform gewährleistet. Ganz gleich, ob Sie Daten aus Google Drive, SmartVault oder Drake exportieren – dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die Ordnerstrukturen Ihrer Kunden mühelos zu replizieren.

Schritt 1. Exportieren Sie Dokumente von Ihrer bisherigen Plattform

In TaxDome werden die Dokumente immer im Konto des Kunden gespeichert, sodass jedes Dokument immer auf einen Kunden verweist. Sie können innerhalb jedes Kundenkontos eine beliebige Ordnerstruktur anlegen. Wenn Sie Ihre Kundendaten derzeit in einer anderen Anwendung gespeichert haben, TaxDome diese zunächst auf Ihren Computer exportieren, damit die Dateien jedes Kunden in einem nach dem Kunden benannten Ordner gespeichert werden. Erfahren Sie anhand der erforderlichen Anleitung, wie Sie Daten für jeden Kunden im Ordnerformat mit der gewünschten verschachtelten Struktur von Unterordnern und darin enthaltenen Dokumenten erhalten:

• Dokumente aus Google Drive exportieren

• Dokumente aus SmartVault exportieren

• Dokumente aus Drake exportieren

Warnung

Der Migrationsprozess für FileCabinet unterscheidet sich erheblich. Wenn es sich also um Ihre Plattform handelt, fahren Sie mit der separaten Anleitung fort.

Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass Konten erstellt werden in TaxDome

Wenn Sie den Export der Ordner von der bisherigen Plattform abgeschlossen haben, stellen Sie sicher, dass Sie in TaxDome jeden Kunden ein Konto erstellt haben. Am schnellsten to do eine CSV-Datei mit Ihren CRM vorbereiten und diese dann in das System importieren .  

Wenn Sie Ihre Mandantendokumente bereits in den entsprechenden Ordnern organisiert haben, Kanzlei am besten, beim Importieren der Mandantenliste keine Ordnervorlage zu verwenden. Auf diese Weise haben alle während des Imports erstellten Mandantenkonten nur einen Standardordner für Mandantendokumente, der nicht entfernt werden kann .

Schritt 3. Dokumente mit der Windows-App importieren

Sobald Sie Kundenkonten in TaxDome erstellt und Kundendaten vorbereitet haben, können Sie Ordner mit Kundendokumenten auf zwei Arten schnell importieren:

• Verwenden Sie TaxDome . Es ist intuitiv und einfach – verschieben Sie Ordner per Drag & Drop oder kopieren Sie sie und fügen Sie sie ein. Dies ist praktisch, wenn Sie verschiedene Ordner an verschiedenen Orten haben. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass die Titel aller Kundenordner mit den erstellten Konten übereinstimmen, da es nicht möglich ist, einen Ordner über TD Drive zu erstellen. 

• Verwenden Sie Massen-Upload der Windows-App . Auf diese Weise können Sie jede Kontoübereinstimmung überprüfen, bei Bedarf ein Konto erstellen und sogar eine Ordnervorlage für mehrere Konten gleichzeitig anwenden. Allerdings müssen Sie zuvor alle Ordner/Dokumente an einem Ort zusammenfassen: in einem obersten Verzeichnis, das Kundenordner mit Daten enthält. Wir werden den zweiten Fall in diesem Artikel betrachten.

1. Laden Sie die TaxDome herunter und installieren Sie sie .

2. Anmelden sich mit Ihren TaxDome bei der App an.

3. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Massen-Upload.

   

4. Suchen Sie den Ordner, der alle Kundenordner mit Unterordnern und Dateien enthält, die von der vorherigen Plattform exportiert wurden.

   

5. Ordnen Sie die Kundenordner den in TaxDome erstellten Kundenkonten zu. Wenn die Namen übereinstimmen, müssen Sie dies nur überprüfen. Wenn das richtige Konto nicht automatisch gefunden wurde (z. B. aufgrund eines Rechtschreibfehlers), können Sie das vorhandene Kundenkonto suchen oder ein neues erstellen. 

   

6. Wählen Sie in der Spalte„Ziel“ den Ordner aus, in den die Dateien kopiert werden sollen. Standardmäßig werden sie im übergeordneten Verzeichnis gespeichert. Alle neu erstellten obersten Ordner sind für Clients erst sichtbar, wenn Sie die Sichtbarkeitseinstellungen manuell ändern.  

   Wenn Sie Dateien in das andere Verzeichnis verschieben möchten, klicken Sie auf den Pfeil rechts in der Zeile. Sie können den vorhandenen Ordner (standardmäßig„Vom Kunden hochgeladene Dokumente“) auswählen, um einen neuen Ordner mit anderen Berechtigungen zu erstellen.

   

7. Klicken Sie unten rechts auf dem Bildschirm auf„Dateien hochladen ”. Die Daten werden dann zu TaxDome hochgeladen.

Hinweis

Nicht unterstützte Dateien und leere Ordner werden übersprungen.

8. Klicken Sie auf „Fertigstellen“, um den Bildschirm für den Massen-Upload zu schließen, oder klicken Sie auf „Bericht herunterladen“.

   

   Das war's schon! Die Dokumente werden in TaxDome importiert und die Registerkarte„Dokumente” des Kunden enthält die erforderliche Struktur und den erforderlichen Inhalt. 

   

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