Dokumente zu TaxDome migrieren: Export aus FileCabinet

Though, at this moment FileCabinet CS doesn’t support automated document import to TaxDome, a member of our Facebook Community has developed a solution to speed up and partially automate the transfer process, so you don’t have to print each document to TaxDome individually. With the participant’s consent, we’ve described this solution, and we thank them for their willingness to share this knowledge with other firm owners.

Dokumente importieren

FileCabinet hat eine Einschränkung beim Exportieren von Dateien: Es kann die Ordnerstruktur der einzelnen Clients nicht beibehalten. Um diese Einschränkung zu umgehen, können Sie die Dateien eines jeden Mandanten ohne die Struktur exportieren und dann eine .exe-Datei ausführen, um automatisch Ordner zu erstellen und die Dateien anhand ihrer Dateinamen zu sortieren.

Hinweis

Um Dokumente aus FileCabinet in TaxDome zu importieren, müssen Sie jeden Mandanten einzeln behandeln. Das bedeutet, dass Sie die folgenden Schritte für jeden Mandanten wiederholen müssen.

Schritt 1. Alle Dateien eines Mandanten exportieren

Exportieren Sie alle PDFs für einen einzelnen Kunden in einen temporären Ordner, z. B. C:\temp\TD Docs. 

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihre ursprüngliche Ordnerstruktur für John Doe (einen imaginären Kunden) sieht wie folgt aus:

Nach dem Exportieren in einen temporären Ordner, C:\temp\TD Docs die folgenden Dateien ohne jegliche Ordnerstruktur enthalten:

Schritt 2. Skript my.exe ausführen

my.exe ist ein Skript, das die folgenden Aktionen durchführt:

• Navigiert zu dem Verzeichnis (C:\temp\TD Docs), das die Dateien enthält.

• Sucht nach Dateien mit bestimmten Mustern in ihren Namen.

• Erzeugt Ordner für jedes Muster.

• Verschiebt die entsprechenden Dateien in die entsprechenden Ordner.

1. Download the my.exe file created by a TaxDome Community member.

2. Führen Sie my.exe von Ihrem lokalen Computer aus (doppelklicken Sie einfach darauf), um automatisch die entsprechenden Ordner zu erstellen und die exportierten PDFs in diese zu verschieben.

Mit den vier oben genannten Dateien wird die Ordnerstruktur auf Ihrem Computer nach Ausführung des Skripts beispielsweise wie folgt wiederhergestellt: ├── Steuererklärungen/

Schritt 3. Verschieben Sie Ordner in den Client-Ordner TaxDome

1. Create the client account with the same names as in the folder structure. Continuing the example above, we should create a John Doe account in TaxDome.

Warnung

Wenn Sie die Struktur aus Schritt 2 übernehmen wollen, deaktivieren Sie beim Erstellen eine Ordner-Vorlage (Punkt 6).

2. Upload folders created by the script to the client folder using the web portal.  

   Die Ordnerstruktur im Webportal sieht dann wie folgt aus. Beachten Sie, dass der Ordner fürvom Kunden hochgeladene Dokumente automatisch erstellt wird, wenn der Kunde angelegt wird, und nicht gelöscht werden kann.  

   

   Nachdem Sie mit einem Client fertig sind, löschen Sie den Ordner C:\temp\TD Docs-Ordner und wiederholen Sie den Vorgang für den nächsten Client.

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