Dokumente nach TaxDome migrieren: Aus FileCabinet exportieren

Obwohl FileCabinet CS derzeit keinen automatisierten Dokumentenimport nach TaxDome unterstützt, hat ein Mitglied unserer Facebook-Community eine Lösung entwickelt, um den Transferprozess zu beschleunigen und teilweise zu automatisieren, so dass Sie nicht jedes Dokument einzeln nach TaxDome drucken müssen. Mit dem Einverständnis des Teilnehmers haben wir diese Lösung beschrieben und danken ihm für seine Bereitschaft, dieses Wissen mit anderen Firmeninhabern zu teilen.

Dokumente importieren

FileCabinet hat eine Einschränkung beim Exportieren von Dateien: Es kann die Ordnerstruktur der einzelnen Clients nicht beibehalten. Um diese Einschränkung zu umgehen, können Sie die Dateien eines jeden Mandanten ohne die Struktur exportieren und dann ein   .exe Datei, um automatisch Ordner zu erstellen und die Dateien anhand ihrer Dateinamen zu sortieren.

Hinweis! Um Dokumente aus FileCabinet in TaxDome zu importieren, müssen Sie jeden Kunden einzeln behandeln. Das bedeutet, dass Sie die folgenden Schritte für jeden Kunden wiederholen müssen.

Schritt 1. Alle Dateien eines Mandanten exportieren

Exportieren Sie alle PDFs für einen einzelnen Kunden in einen temporären Ordner, z. B. C:\temp\TD Docs. 

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihre ursprüngliche Ordnerstruktur für John Doe (einen imaginären Kunden) sieht wie folgt aus:

├── John Doe/
        ├─── Steuererklärungen/
        │ ├── 2022/
        │ │ ├─── Steuererklärung_2022_john.pdf
       │ ├── 2021/
        │ │ ├── Steuererklärung_2021_John.pdf
       ├── Verträge/
        │ ├── Vertrag_2022.pdf
       ├── Berichte/
        │ ├── Bericht_2022.pdf

Nach dem Exportieren in einen temporären Ordner, C:\temp\TD Docs enthält die folgenden Dateien ohne jegliche Ordnerstruktur:

    ├── Steuererklärung_2022_john.pdf
   ├─── Steuererklärung_2021_John.pdf
   ├─── Vertrag_2022.pdf
   ├─── Bericht_2022.pdf

Schritt 2. Skript my.exe ausführen

meine.exe ist ein Skript, das die folgenden Aktionen durchführt:

• Navigiert zu dem Verzeichnis (C:\temp\TD Docs\), die die Dateien enthalten.
• Sucht nach Dateien mit bestimmten Mustern in ihren Namen.
• Erzeugt Ordner für jedes Muster.
• Verschiebt die entsprechenden Dateien in die entsprechenden Ordner.

1. Laden Sie die Datei my.exe herunter, die von einem Mitglied der TaxDome Community erstellt wurde.

2. Führen Sie aus.  meine.exe von Ihrem lokalen Computer aus (doppelklicken Sie einfach darauf), um automatisch die entsprechenden Ordner zu erstellen und die exportierten PDF-Dateien in diese zu verschieben.

Mit den vier oben genannten Dateien wird die Ordnerstruktur auf Ihrem Computer nach Ausführung des Skripts beispielsweise wie folgt wiederhergestellt:

    ├── Steuererklärungen/
    │ ├── 2022/
    │ │ ├─── Steuererklärung_2022_john.pdf
   │ ├── 2021/
    │ │ ├── Steuererklärung_2021_John.pdf
   ├── Verträge/
    │ ├── Vertrag_2022.pdf
   ├── Berichte/
    │ ├── Bericht_2022.pdf

Schritt 3. Verschieben Sie Ordner in den Client-Ordner TaxDome

1. Erstellen Sie das Kundenkonto mit denselben Namen wie in der Ordnerstruktur. In Anlehnung an das obige Beispiel sollten wir ein John Doe-Konto unter TaxDome erstellen.

Achtung! Wenn Sie die Struktur aus Schritt 2 übernehmen wollen, deaktivieren Sie beim Erstellen eine Ordner-Vorlage (Punkt 6) .  

2. Laden Sie die vom Skript erstellten Ordner mit Hilfe des Webportals in den Client-Ordner hoch.  

Die Ordnerstruktur im Webportal sieht dann wie folgt aus. Beachten Sie, dass der Ordner für vom Kunden hochgeladene Dokumente automatisch erstellt wird, wenn der Kunde angelegt wird, und nicht gelöscht werden kann.  

Wenn Sie mit einem Kunden fertig sind, löschen Sie die C:\temp\TD Docs und wiederholen Sie den Vorgang für den nächsten Client.