Dokumente nach TaxDome migrieren: Aus FileCabinet exportieren

Obwohl FileCabinet CS derzeit noch keinen automatischen Dokumentenimport in TaxDome unterstützt, hat ein Mitglied unserer Facebook-Community eine Lösung entwickelt, mit der sich der Übertragungsprozess beschleunigen und teilweise automatisieren lässt, sodass Sie nicht jedes Dokument TaxDome in TaxDome ausdrucken müssen. Mit Zustimmung des Teilnehmers haben wir diese Lösung beschrieben und danken ihm für seine Bereitschaft, dieses Wissen mit anderen Firmeninhabern zu teilen.

Dokumente importieren

FileCabinet hat eine Einschränkung beim Exportieren von Dateien: Es kann die Ordnerstruktur der einzelnen Clients nicht beibehalten. Um diese Einschränkung zu umgehen, können Sie die Dateien eines jeden Mandanten ohne die Struktur exportieren und dann eine .exe-Datei ausführen, um automatisch Ordner zu erstellen und die Dateien anhand ihrer Dateinamen zu sortieren.

Hinweis

Um Dokumente aus FileCabinet in TaxDome zu importieren, müssen Sie jeden Mandanten einzeln behandeln. Das bedeutet, dass Sie die folgenden Schritte für jeden Mandanten wiederholen müssen.

Schritt 1. Alle Dateien eines Mandanten exportieren

Exportieren Sie alle PDFs für einen einzelnen Kunden in einen temporären Ordner, z. B. C:\temp\TD Docs. 

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihre ursprüngliche Ordnerstruktur für John Doe (einen imaginären Kunden) sieht wie folgt aus:

Nach dem Exportieren in einen temporären Ordner, C:\temp\TD Docs die folgenden Dateien ohne jegliche Ordnerstruktur enthalten:

Schritt 2. Skript my.exe ausführen

my.exe ist ein Skript, das die folgenden Aktionen durchführt:

• Navigiert zu dem Verzeichnis (C:\temp\TD Docs), das die Dateien enthält.

• Sucht nach Dateien mit bestimmten Mustern in ihren Namen.

• Erzeugt Ordner für jedes Muster.

• Verschiebt die entsprechenden Dateien in die entsprechenden Ordner.

1. Laden Sie die Datei „my.exe“ herunter , die von einem Mitglied TaxDome erstellt wurde .

2. Führen Sie my.exe von Ihrem lokalen Computer aus (doppelklicken Sie einfach darauf), um automatisch die entsprechenden Ordner zu erstellen und die exportierten PDFs in diese zu verschieben.

Mit den vier oben genannten Dateien wird die Ordnerstruktur auf Ihrem Computer nach Ausführung des Skripts beispielsweise wie folgt wiederhergestellt: ├── Steuererklärungen/

Schritt 3. Verschieben Sie Ordner in den Client-Ordner TaxDome

1. Erstellen Sie das Kundenkonto mit denselben Namen wie in der Ordnerstruktur. Um das obige Beispiel fortzusetzen, sollten wir ein John Doe-Konto in TaxDome erstellen.

Warnung

Wenn Sie die Struktur aus Schritt 2 übernehmen wollen, deaktivieren Sie beim Erstellen eine Ordner-Vorlage (Punkt 6).

2. Laden Sie die vom Skript erstellten Ordner über das Webportal in den Client-Ordner hoch .  

   Die Ordnerstruktur im Webportal sieht dann wie folgt aus. Beachten Sie, dass der Ordner fürvom Kunden hochgeladene Dokumente automatisch erstellt wird, wenn der Kunde angelegt wird, und nicht gelöscht werden kann.  

   

   Nachdem Sie mit einem Client fertig sind, löschen Sie den Ordner C:\temp\TD Docs-Ordner und wiederholen Sie den Vorgang für den nächsten Client.

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