Dokumente: Übersicht

Once you upload a document to an account, you’ll find it by going to Documents from the left sidebar menu or by opening the account’s Docs tab. A document’s access level depends on the specific folders you place it in. Read on to find out how it all works. 

Bevor Sie beginnen

Working with documents is crucial for accountants as they form the basis for accurate financial records and compliance. Proper document management ensures transparency, reduces errors, and helps meet regulatory requirements. In an increasingly digital world, efficient document handling enables accountants to quickly process and analyze data, supporting financial stability and client trust. The Documents feature in TaxDome is designed to store and manage documents securely, potentially reducing the need to save documents on your computer. 

Documents allow you to: 

• Geben Sie Speicherplatz auf Ihrem Computer frei, damit Sie mehr Kapazität für andere wichtige Aufgaben und Dateien haben.
• Use documents in conjunction with other TaxDome features, e.g., add them to job cards so you can immediately have on hand those documents related to a specific process, such as filing a tax return for a particular client in 2023).

Die Seite Dokumente

Um Dokumente für alle Ihre Konten anzuzeigen oder herunterzuladen, gehen Sie zu Ihrer Dokumente aus dem Menü der linken Seitenleiste. 

Sie sehen hier drei Registerkarten: 

• Recent: These are the documents you’ve worked with in the last 30 days. It’s a convenient place to quickly find all of your most recent work. For more details, go here .

• Docs: These are documents arranged by client account. Select an account, then navigate to its folders to access documents. You’ll find both recent and old documents here. To access the documents for a specific client, you can also go to Clients from the left sidebar menu, select the account, then open the Docs tab. 

• Trash: These are documents that you deleted from various accounts in the last 120 days. For more details, go here .

Die Docs-Liste

Die Liste Dokumente werden alle Dokumente für das ausgewählte Konto angezeigt. 

Diese Informationen finden Sie hier:

• Name: Der Dateityp des Dokuments wird links neben dem Namen angezeigt.

• Enthält: Hier wird angezeigt, wie viele Dokumente und Unterordner sich im aktuellen Ordner befinden. Wenn die Unterordner Dokumente oder andere Unterordner enthalten, werden sie in die Gesamtzahl einbezogen. Wenn Ihr Ordner zum Beispiel 3 Unterordner enthält, von denen jeder 3 Unterordner mit 3 Dokumenten enthält, wird angezeigt: '27 Dokumente, 9 Ordner'.

• Hochgeladen: Dies ist das Datum, an dem das Dokument hochgeladen wurde.

• Nutzer: Sie sehen, wer Dokumente in die übergeordneten Ordner hochgeladen hat mit Der Kunde kann sehen und Privat Zugriffsebenen. Weitere Einzelheiten zu den Zugriffsebenen finden Sie unter hier .

• Status: The status tags help you manage and organize your documents. For more details, go here .

• Tag: Shows tags applied to the document (if any).

• Individual permissions: Shows individual access level set for team members and client contacts.

• Default permissions: Shows the default access level set for the folder.

Ordner und Dokumente sind mit der Bezeichnung NEU gekennzeichnet, wenn sie vom Kunden hochgeladene Dateien enthalten, die noch nicht angezeigt wurden. Sobald sie von einem Kanzleimitglied eingesehen oder heruntergeladen werden, verschwindet diese Kennzeichnung.

Hinweis

Dokumente, die von einem Firmenmitglied hochgeladen werden, sind für die anderen Mitarbeiter nie als neu gekennzeichnet.

Auf der Seite eines Kontos Auf der Seite "Dokumente" helfen die fünf Registerkarten bei der Organisation der Dokumente für dieses Konto:

• Documents: All client documents are stored here (more details below ).

• Genehmigungen: Diese von der Kanzlei erstellten Dokumente wurden bereits bezahlt und vom Kunden genehmigt, oder sie warten noch auf die Genehmigung. Tags informieren Sie über ihren status. 

• Unterschriften: Diese von der Firma vorbereiteten Dokumente müssen noch von den Kunden unterzeichnet werden.

• Dateianfragen: Dies sind Links zu Ordnern, in denen Kunden Dokumente hochladen können, wenn sie Anmelden nicht im TaxDome Anmelden können. 

• Papierkorb: Dies sind gelöschte Dokumente, die nach 120 Tagen endgültig verschwinden. 

Ansicht des Kunden

As a firm, you can upload documents to the client accounts folders. If you enable the “Notify client” toggle , the client receives a notification about it and may review documents. If the toggle is disabled, the documents will be added to the client accounts with the “New” label.

Wissen, wann Kunden Dokumente hochladen

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+ . Click on the highlighted document name or the Go to… link to get to the document.

You also receive a notification when a client uploads documents to an organizer. For more details about this, go here .

On the Documents page, documents that have been uploaded by the client and haven’t been viewed or downloaded by any of the firm members yet—and folders containing such files—are labeled New. Once any member of your team opens the file, the New label disappears for all firm members. 

Neben Dokumente sehen Sie die allgemeine Anzahl der ungeöffneten Dokumente, die der Kunde hochgeladen hat.

Hinweis

Ändern Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen, wann immer Sie es wünschen.

Wer kann Dokumente verwalten

Firmeninhaber und Administratoren können Dokumente für alle Konten hochladen, bearbeiten und löschen; alle anderen Teammitglieder müssen mit entsprechenden Zugriffsrechten ausgestattet werden:

1. Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie in der Menüleiste Team & Pläne, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Teammitglieds und wählen Sie dann Bearbeiten.

2. Umschalten auf Dokumente verwalten.

3. Klicken Sie auf . Speichern.

   

Tipp

Firm owner and admins can also set up individual permissions for team members and clients.

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