Docs (Basic): Übersicht

Sobald Sie ein Dokument in ein Konto hochgeladen haben, finden Sie es, indem Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente gehen oder die Registerkarte "Dokumente" des Kontos öffnen. Die Zugriffsebene eines Dokuments hängt von den spezifischen Ordnern ab, in denen Sie es ablegen. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie das alles funktioniert.

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Bevor Sie beginnen

Die Arbeit mit Dokumenten ist für Buchhalter von entscheidender Bedeutung, da sie die Grundlage für genaue Finanzunterlagen und die Einhaltung von Vorschriften bilden. Eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung sorgt für Transparenz, reduziert Fehler und hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. In einer zunehmend digitalen Welt ermöglicht eine effiziente Dokumentenverwaltung den Buchhaltern eine schnelle Verarbeitung und Analyse von Daten und unterstützt so die finanzielle Stabilität und das Vertrauen der Kunden.

Die Funktion "Dokumente" in TaxDome wurde entwickelt, um Dokumente sicher zu speichern und Dokumente verwalten zu verwenden, wodurch die Notwendigkeit, Dokumente auf Ihrem Computer zu speichern, verringert werden kann.

Dokumente ermöglichen Ihnen:

Geben Sie Speicherplatz auf Ihrem Computer frei, damit Sie mehr Kapazität für andere wichtige Aufgaben und Dateien haben.
Verwenden Sie Dokumente in Verbindung mit anderen Funktionen von TaxDome (z. B. fügen Sie sie zu Auftrag Karten hinzu, damit Sie die Dokumente für einen bestimmten Vorgang sofort zur Hand haben, z. B. die Steuererklärung für einen bestimmten Kunden im Jahr 2023)

Die Seite Dokumente

Um Dokumente für alle Ihre Konten anzuzeigen oder herunterzuladen, gehen Sie über das Menü in der linken Seitenleiste auf die Seite Dokumente.

Sie sehen hier drei Registerkarten:

Zuletzt: Dies sind die Dokumente, mit denen Sie in den letzten 30 Tagen gearbeitet haben. Hier können Sie schnell alle Ihre neuesten Arbeiten finden. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
Dokumente: Dies sind Dokumente, die nach Kundenkonto geordnet sind. Wählen Sie ein Konto aus und navigieren Sie dann zu dessen Ordnern, um auf die Dokumente zuzugreifen. Sie finden hier sowohl aktuelle als auch alte Dokumente. Um auf die Dokumente für einen bestimmten Kunden zuzugreifen, können Sie auch über das Menü in der linken Seitenleiste auf Kunden gehen, das Konto auswählen und dann die Registerkarte Dokumente öffnen.
Papierkorb: Dies sind Dokumente, die Sie in den letzten 120 Tagen von verschiedenen Konten gelöscht haben. Weitere Details finden Sie hier.

Die Docs-Liste

In der Liste Dokumente werden alle Dokumente für das ausgewählte Konto angezeigt.

Diese Informationen finden Sie hier:

Name: Der Dateityp des Dokuments wird links neben dem Namen angezeigt.
Enthält: Hier wird angezeigt, wie viele Dokumente und Unterordner sich im aktuellen Ordner befinden. Wenn die Unterordner Dokumente oder andere Unterordner enthalten, werden sie in die Gesamtzahl einbezogen. Wenn Ihr Ordner zum Beispiel 3 Unterordner enthält, von denen jeder 3 Unterordner mit 3 Dokumenten enthält, wird angezeigt: '27 Dokumente, 9 Ordner'.
Hochgeladen: Dies ist das Datum, an dem das Dokument hochgeladen wurde.
Nutzer: Sie sehen, wer hochgeladene Dokumente in den Hauptordnern mit Der Kunde kann sehen und Privat Zugriffsebenen. Weitere Einzelheiten zu den Zugriffsebenen finden Sie unter hier.
Beschreibung: Wenn beim Hochladen des Dokuments eine Beschreibung hinzugefügt wurde, wird diese hier angezeigt.
Status: Die status Tags helfen Ihnen bei der Verwaltung und Organisation Ihrer Dokumente. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
Ordner und Dokumente werden als NEU gekennzeichnet, wenn sie vom Kunden hochgeladene Dateien enthalten, die noch nicht angesehen wurden. Sobald sie von einem Kanzleimitglied eingesehen oder heruntergeladen werden, verschwindet diese Kennzeichnung.

Hinweis! Dokumente, die von einem Firmenmitglied hochgeladen werden, sind für die anderen Mitarbeiter niemals als neu gekennzeichnet.

Auf der SeiteDokumente eines Kontos helfen die fünf Registerkarten bei der Organisation der Dokumente für dieses Konto:

Dokumente: Alle Kundendokumente werden hier gespeichert (mehr dazu weiter unten).
Genehmigungen: Diese von der Firma erstellten Dokumente wurden bereits bezahlt und vom Kunden genehmigt, oder sie warten noch auf die Genehmigung. Tags informiert Sie über ihre status.
Unterschriften: Diese von der Firma vorbereiteten Dokumente müssen noch von den Kunden unterzeichnet werden.
Datei-Anforderungen: Dies sind Links zu Ordnern, in denen Kunden Dokumente hochladen können, wenn sie nicht in der Lage sind, Anmelden in das Portal TaxDome zu laden.
Papierkorb: Dies sind gelöschte Dokumente, die nach 120 Tagen endgültig verschwinden.

Wissen, wann Kunden Dokumente hochladen

Wenn ein Kunde ein Dokument hochlädt, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Außerdem erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+. Klicken Sie auf den hervorgehobenen Dokumentnamen oder den Link Gehe zu..., um das Dokument aufzurufen.

Sie erhalten auch eine Benachrichtigung, wenn ein Kunde Dokumente auf Fragebogen hochlädt. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Auf der Seite Dokumente werden Dokumente, die vom Kunden hochgeladen wurden und noch nicht von einem Kanzleimitglied angesehen oder heruntergeladen wurden, sowie Ordner, die solche Dateien enthalten, mit Neu gekennzeichnet. Sobald ein Mitglied Ihres Teams die Datei öffnet, verschwindet die Kennzeichnung Neu für alle Kanzleimitglieder.

Neben Dokumente sehen Sie die allgemeine Anzahl der ungeöffneten Dokumente, die der Kunde hochgeladen hat.

Tipp: Ändern Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen, wann immer Sie es für nötig halten.

Wer kann Dokumente verwalten

Firmeninhaber und Administratoren können Dokumente für alle Konten hochladen, bearbeiten und löschen; alle anderen Teammitglieder müssen mit entsprechenden Zugriffsrechten ausgestattet werden:

1. Gehen Sie zuEinstellungen, wählen Sie in der Menüleiste Team & Pläne, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Teammitglieds und wählen Sie dann Bearbeiten.

2. Schalten Sie auf Dokumente verwalten um.

3. Klicken Sie auf . Speichern Sie.