Erläuterungen zu den Dokumenten

TaxDome alle Kundendokumente in einem zentralen Dokumentenbereich, der in Ordner mit konfigurierbaren Zugriffsebenen unterteilt ist. In diesem Artikel wird erläutert, wie die Dokumente strukturiert sind, wo man sie findet und wie die Zugriffskontrolle funktioniert.

Dokumente auf einen Blick

The Documents section is the central file store for all client documents in TaxDome. Firms use it to receive files from clients, organize them into access-controlled folders, and act on them — requesting signatures, approvals or locking documents to invoices. Documents can also be linked to jobs and connected to pipeline automations.

So funktionieren Dokumente

Im Allgemeinen ist der Dokumenten- workflow wie folgt:

1. Richten Sie die Ordnerstruktur für jedes Kundenkonto ein: Erstellen Sie Ordner auf oberster Ebene mit der für den jeweiligen Zweck geeigneten Zugriffsebene .

2. Dokumente in TaxDome hochladen: Die Kanzlei kann Dokumente über das Webportal, die Desktop-App oder die mobile App hochladen oder sie von Mandanten über Organizer, Dokumenten-Checklisten, Mandantenanfragen, Dateianfragen, Chats oder E-Mail einholen .

3. Dokumente organisieren und kennzeichnen: Fügen Sie Tags hinzu , überprüfen Sie den status erteilen Sie individuelle Berechtigungen für einzelne Dokumente oder Ordner oder sperren Sie einen Ordner , um Dateien an ihrem Platz zu halten.

4. Maßnahmen in Bezug auf Dokumente: eineSignatur anfordernSignatur die Zustimmung des Kunden einholen, ein Dokument mit einer unbezahlten Rechnung verknüpfen oder ein Dokument mit einem Auftrag verknüpfen , Auftrag es auf der Auftrag angezeigt wird.

Prozesse mit Documents automatisieren

Documents connect to pipeline automations , so files can be delivered to client accounts and jobs can move forward through the pipeline without manual handoffs.

Häufige Automatisierung :

• Auto-upload documents to client folders — add the Apply folder template automation to a pipeline stage, and the folder template, together with any documents placed inside it, is applied to the account as soon as the job enters that stage.
• Einen Auftrag weiterleiten, Auftrag eineSignatur — Verknüpfen Sie ein Signatur anstehendes Dokument Signatur einem Auftrag aktivieren Sie „Automove“ auf der Stufe; der Auftrag automatisch Auftrag , sobald alle Parteien unterschrieben haben.
• Auftrag verschieben, Auftrag ein Dokument genehmigt wurde — Verknüpfen Sie ein zur Genehmigung anstehendes Dokument mit einem Auftrag aktivieren Sie „Automove“; der Auftrag , sobald der Kunde ihn genehmigt.
• Auftrag verschieben, Auftrag ein gesperrtes Dokument bezahlt wird — Verknüpfen Sie ein Dokument, das mit einer unbezahlten Rechnung verknüpft ist, mit einem Auftrag aktivieren Sie „Automove“; der Auftrag , sobald der Kunde bezahlt und das Dokument entsperrt wird.
• Automatische Erinnerungen versenden — Wenn ein Dokument zur Genehmigung oder Signatur ansteht, fordern geplante Erinnerungen den Kunden auf, Maßnahmen zu ergreifen, ohne dass Sie ihn daran erinnern müssen.

Benachrichtigungen zum Hochladen von Dokumenten

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+ . Click on the highlighted document name or the Go to… link to get to the document.

Sie erhalten außerdem eine Benachrichtigung, wenn ein Kunde Dokumente in einen Fragebogen hochlädt Fragebogen

Auf der Seite „Dokumente“ werden Dokumente, die vom Kunden hochgeladen und noch von keinem Mitarbeiter der Kanzlei angesehen oder heruntergeladen wurden – sowie Ordner, die solche Dateien enthalten –, mit der Kennzeichnung „Neu“ versehen. Sobald ein Mitarbeiter Ihres Teams die Datei öffnet, verschwindet die Kennzeichnung „Neu“ für alle Mitarbeiter der Kanzlei.

Neben „Dokumente“ wird die Gesamtzahl der vom Kunden hochgeladenen, noch nicht geöffneten Dokumente angezeigt.

Hinweis

Ändern Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen wann immer Sie es brauchen.

Zugriff und Berechtigungen

Firmeninhaber und Administratoren können Dokumente für alle Konten hochladen, bearbeiten und löschen. Andere Teammitglieder benötigen die Dokumente verwalten , um mit Dokumenten arbeiten zu können . Firmeninhaber und Administratoren können zudem individuelle Berechtigungen pro Ordner oder Dokument sowohl für Teammitglieder als auch für Kunden festlegen.

Ansicht des Kunden

Kunden sehen Dokumente mit der Zugriffsebene „Kunde kann anzeigen und bearbeiten“ oder „Kunde kann anzeigen“ im Bereich„Dokumente“ ihres Mandantenportal . Sie können Dokumente auf TaxDome hochladen, verwalten und herunterladen sowie von der Kanzlei erstellte Dokumente unterzeichnen und genehmigen.

Als Kanzlei können Sie Dokumente in die Ordner der Mandantenkonten hochladen. Wenn Sie den Schalter „Mandanten benachrichtigen“ aktivieren , erhält der Mandant eine Benachrichtigung darüber und kann die Dokumente einsehen. Ist der Schalter deaktiviert, werden die Dokumente den Mandantenkonten mit der Kennzeichnung „Neu“ hinzugefügt.

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