Dokumente: Übersicht

Inhaltsübersicht

Bevor Sie beginnen
Die Seite Dokumente
Die Docs-Liste
Ansicht des Kunden
Wissen, wann Kunden Dokumente hochladen
Wer kann Dokumente verwalten

Sobald Sie ein Dokument in ein Konto hochgeladen haben, finden Sie es unter „Dokumente” im Menü der linken Seitenleiste oder indem Sie die Registerkarte„Dokumente” des Kontos öffnen. Die Zugriffsebene eines Dokuments hängt von den spezifischen Ordnern ab , in denen Sie es ablegen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie das alles funktioniert.

Bevor Sie beginnen

Die Arbeit mit Dokumenten ist für Buchhalter von entscheidender Bedeutung, da sie die Grundlage für genaue Finanzaufzeichnungen und die Einhaltung von Vorschriften bilden. Eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung sorgt für Transparenz, reduziert Fehler und hilft bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. In einer zunehmend digitalen Welt ermöglicht eine effiziente Dokumentenverwaltung Buchhaltern die schnelle Verarbeitung und Analyse von Daten und trägt so zur finanziellen Stabilität und zum Vertrauen der Kunden bei. Die Dokumentenfunktion in TaxDome der Dokumente verwalten Speicherung und Dokumente verwalten und reduziert möglicherweise die Notwendigkeit, Dokumente auf Ihrem Computer zu speichern.

Mit Dokumenten können Sie:

Geben Sie Speicherplatz auf Ihrem Computer frei, damit Sie mehr Kapazität für andere wichtige Aufgaben und Dateien haben.
Sammeln Sie erforderliche Dokumente von Kunden mithilfe von Dokumenten-Checklisten – personalisierte Listen mit Steuerdokumenten (wie W-2, 1099 oder Kontoauszüge), die an Organizer angehängt werden können.
Verwenden Sie Dokumente in Verbindung mit anderen TaxDome , z. B. fügen Sie sie zu Auftrag hinzu, damit Sie sofort auf die Dokumente zugreifen können, die sich auf einen bestimmten Prozess beziehen, wie z. B. die Einreichung einer Steuererklärung für einen bestimmten Kunden im Jahr 2023.

Die Seite Dokumente

Um Dokumente für alle Ihre Konten anzuzeigen oder herunterzuladen, gehen Sie zu Ihrer Dokumente aus dem Menü der linken Seitenleiste.

Sie sehen hier drei Registerkarten:

Aktuell:Dies sind die Dokumente, mit denen Sie in den letzten 30 Tagen gearbeitet haben. Hier finden Sie schnell und bequem alle Ihre zuletzt bearbeiteten Dokumente. Weitere Informationen finden Sie hier .
Dokumente:Dies sind Dokumente, die nach Kundenkonten sortiert sind. Wählen Sie ein Konto aus und navigieren Sie zu dessen Ordnern, um auf die Dokumente zuzugreifen. Hier finden Sie sowohl aktuelle als auch ältere Dokumente. Um auf die Dokumente eines bestimmten Kunden zuzugreifen, können Sie auch im Menü der linken Seitenleiste auf„Kunden“ gehen, das Konto auswählen und dann die Registerkarte„Dokumente“ öffnen.
Papierkorb:Dies sind Dokumente, die Sie in den letzten 120 Tagen aus verschiedenen Konten gelöscht haben. Weitere Informationen finden Sie hier .

Die Docs-Liste

Die Liste Dokumente werden alle Dokumente für das ausgewählte Konto angezeigt.

Diese Informationen finden Sie hier:

Name: Der Dateityp des Dokuments wird links neben dem Namen angezeigt.
Enthält: Hier wird angezeigt, wie viele Dokumente und Unterordner sich im aktuellen Ordner befinden. Wenn die Unterordner Dokumente oder andere Unterordner enthalten, werden sie in die Gesamtzahl einbezogen. Wenn Ihr Ordner zum Beispiel 3 Unterordner enthält, von denen jeder 3 Unterordner mit 3 Dokumenten enthält, wird angezeigt: '27 Dokumente, 9 Ordner'.
Status:Die status helfen Ihnen bei der Verwaltung und Organisation Ihrer Dokumente. Weitere Informationen finden Sie hier .
Juno: Zeigt an, ob das Dokument an Juno gesendet wurde und wie der aktuelle status ist.
Tag: Zeigt die Tags an, die auf das Dokument angewendet wurden (falls vorhanden).
Hochgeladen: Dies ist das Datum, an dem das Dokument hochgeladen wurde.
Nutzer: Sie sehen, wer Dokumente in die übergeordneten Ordner hochgeladen hat mit Der Kunde kann sehen und Privat Zugriffsebenen. Weitere Einzelheiten zu den Zugriffsebenen finden Sie unter hier .
Individuelle Berechtigungen: Zeigt die individuellen Zugriffsebenen an, die für Teammitglieder und Kundenkontakte festgelegt wurden .
Standardberechtigungen: Zeigt die für den Ordner festgelegte Standardzugriffsebene an.

Hinweis

Ordner und Dokumente sind beschriftet. Neu wenn sie vom Kunden hochgeladene Dateien enthalten, die noch nicht angesehen wurden. Sobald sie von einem Mitarbeiter des Unternehmens angesehen oder heruntergeladen wurden, verschwindet die Kennzeichnung. Von einem Mitarbeiter des Unternehmens hochgeladene Dokumente werden niemals als Neu für andere Mitarbeiter.

Auf der Seite eines Kontos Auf der Seite "Dokumente" helfen die fünf Registerkarten bei der Organisation der Dokumente für dieses Konto:

Dokumente: Alle Kundendokumente werden hier gespeichert (weitere Details unten ) . Dazu gehören auch Dokumente, die von Kunden über Dokumenten-Checklisten hochgeladen wurden.
Genehmigungen: Diese von der Kanzlei erstellten Dokumente wurden bereits bezahlt und vom Kunden genehmigt, oder sie warten noch auf die Genehmigung. Tags informieren Sie über ihren status.
Unterschriften: Diese von der Firma vorbereiteten Dokumente müssen noch von den Kunden unterzeichnet werden.
Steuererklärung: Dies sind Steuererklärungspakete , die Sie für den Kunden erstellt haben.
Dateianfragen: Dies sind Links zu Ordnern, in denen Kunden Dokumente hochladen können, wenn sie Anmelden nicht im TaxDome Anmelden können.
Papierkorb: Dies sind gelöschte Dokumente, die nach 120 Tagen endgültig verschwinden.

Ansicht des Kunden

Als Unternehmen können Sie Dokumente in die Ordner der Kundenkonten hochladen. Wenn Sie die Option „Kunden benachrichtigen“ aktivieren, erhält der Kunde eine Benachrichtigung darüber und kann die Dokumente einsehen. Wenn die Option deaktiviert ist, werden die Dokumente mit der Bezeichnung „Neu“ zu den Kundenkonten hinzugefügt.

Wissen, wann Kunden Dokumente hochladen

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+ . Click on the highlighted document name or the Go to… link to get to the document.

Sie erhalten auch eine Benachrichtigung, wenn ein Kunde Dokumente in einen Fragebogen hochlädt. Weitere Informationen hierzu finden Sie in diesem Artikel.

Auf der Seite„Dokumente“ werden Dokumente, die vom Kunden hochgeladen und noch von keinem Mitarbeiter der Kanzlei angesehen oder heruntergeladen wurden, sowie Ordner, die solche Dateien enthalten, mit „Neu“ gekennzeichnet. Sobald ein Mitarbeiter Ihres Teams die Datei öffnet, verschwindet die Kennzeichnung „Neu“ für alle Mitarbeiter der Kanzlei.

Neben Dokumente sehen Sie die allgemeine Anzahl der ungeöffneten Dokumente, die der Kunde hochgeladen hat.

Hinweis

Ändern Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen wann immer Sie es brauchen.

Wer kann Dokumente verwalten

Firmeninhaber und Administratoren können Dokumente für alle Konten hochladen, bearbeiten und löschen; alle anderen Teammitglieder müssen mit entsprechenden Zugriffsrechten ausgestattet werden:

Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie in der Menüleiste Team & Pläne, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Teammitglieds und wählen Sie dann Bearbeiten.
Umschalten auf Dokumente verwalten.
Klicken Sie auf . Speichern.