Docs (Basic): Übersicht
Sobald Sie ein Dokument in ein Konto hochgeladen haben, finden Sie es, indem Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente gehen oder die Registerkarte "Dokumente" des Kontos öffnen. Die Zugriffsebene eines Dokuments hängt von den spezifischen Ordnern ab, in denen Sie es ablegen. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie das alles funktioniert.
Hier abgedeckt:
- Die Seite Dokumente
- Die Docs-Liste
- Wissen, wann Kunden Dokumente hochladen
- Wer kann Dokumente verwalten
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Die Seite Dokumente
Um Dokumente für alle Ihre Konten anzuzeigen oder herunterzuladen, gehen Sie über das Menü in der linken Seitenleiste auf die Seite Dokumente.
Sie sehen hier drei Registerkarten:
- Zuletzt: Dies sind die Dokumente, mit denen Sie in den letzten 30 Tagen gearbeitet haben. Hier können Sie schnell alle Ihre neuesten Arbeiten finden. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
- Dokumente: Dies sind Dokumente, die nach Kundenkonto geordnet sind. Wählen Sie ein Konto aus und navigieren Sie dann zu dessen Ordnern, um auf die Dokumente zuzugreifen. Sie finden hier sowohl aktuelle als auch alte Dokumente. Um auf die Dokumente für einen bestimmten Kunden zuzugreifen, können Sie auch über das Menü in der linken Seitenleiste auf Kunden gehen, das Konto auswählen und dann die Registerkarte Dokumente öffnen.
- Papierkorb: Dies sind Dokumente, die Sie in den letzten 120 Tagen von verschiedenen Konten gelöscht haben. Weitere Details finden Sie hier.
Die Docs-Liste
In der Liste Dokumente werden alle Dokumente für das ausgewählte Konto angezeigt.
Diese Informationen finden Sie hier:
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Name: Der Dateityp des Dokuments wird links neben dem Namen angezeigt.
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Enthält: Hier wird angezeigt, wie viele Dokumente und Unterordner sich im aktuellen Ordner befinden. Wenn die Unterordner Dokumente enthalten, werden sie in der Gesamtzahl nicht berücksichtigt.
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Hochgeladen: Dies ist das Datum, an dem das Dokument hochgeladen wurde.
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Benutzer: Sie sehen, wer hochgeladene Dokumente in den Hauptordnern mit Der Kunde kann sehen und Privat Zugriffsebenen. Weitere Einzelheiten zu den Zugriffsebenen finden Sie unter hier.
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Beschreibung: Wenn beim Hochladen des Dokuments eine Beschreibung hinzugefügt wurde, wird diese hier angezeigt.
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Status: The status tags help you manage and organize your documents. For more details, go here.
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Ordner und Dokumente werden als NEU gekennzeichnet, wenn sie vom Kunden hochgeladene Dateien enthalten, die noch nicht angesehen wurden. Sobald sie von einem Kanzleimitglied eingesehen oder heruntergeladen werden, verschwindet diese Kennzeichnung.
Hinweis! Dokumente, die von einem Firmenmitglied hochgeladen werden, sind für die anderen Mitarbeiter niemals als neu gekennzeichnet.
Auf der Dokumentenseite eines Kontos helfen die fünf Registerkarten bei der Organisation der Dokumente für dieses Konto:
- Dokumente: Alle Kundendokumente werden hier gespeichert (mehr dazu weiter unten).
- Approvals: These firm-prepared documents have been paid for and approved by the client, or they are still awaiting approval. Tags let you know their status.
- Unterschriften: Diese von der Firma vorbereiteten Dokumente müssen noch von den Kunden unterzeichnet werden.
- Datei-Anforderungen: Dies sind Links zu Ordnern, in denen Kunden Dokumente hochladen können, wenn sie nicht in der Lage sind, Anmelden in das Portal TaxDome zu laden.
- Papierkorb: Dies sind gelöschte Dokumente, die nach 120 Tagen endgültig verschwinden.
Wissen, wann Kunden Dokumente hochladen
Wenn ein Kunde ein Dokument hochlädt, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Außerdem erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+. Klicken Sie auf den hervorgehobenen Dokumentnamen oder den Link Gehe zu..., um das Dokument aufzurufen.
Sie erhalten auch eine Benachrichtigung, wenn ein Kunde Dokumente auf Fragebogen hochlädt. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Auf der Seite Dokumente werden Dokumente, die vom Kunden hochgeladen wurden und noch von keinem Kanzleimitglied angesehen oder heruntergeladen wurden, sowie Ordner, die solche Dateien enthalten, mit NEU gekennzeichnet. Sobald ein Mitglied Ihres Teams die Datei öffnet, verschwindet die Kennzeichnung NEU für alle Kanzleimitglieder.
Tipp: Ändern Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen, wann immer Sie es für nötig halten.
Wer kann Dokumente verwalten
Firmeninhaber und Administratoren können Dokumente für alle Konten hochladen, bearbeiten und löschen; alle anderen Teammitglieder müssen mit entsprechenden Zugriffsrechten ausgestattet werden:
1. Gehen Sie zuEinstellungen, wählen Sie in der Menüleiste Team & Pläne, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Teammitglieds und wählen Sie dann Bearbeiten.
2. Schalten Sie auf Dokumente verwalten um.
3. Klicken Sie auf . Speichern Sie.