Docs (Basic): Vorschau Bearbeiten, Herunterladen, Drucken & Filtern

Hier finden Sie alles, was Sie über die Verwaltung der Dokumente Ihrer Kunden wissen müssen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Vorschau herunterladen, filtern, drucken und vieles mehr. Wussten Sie, dass Sie auch ein PDF innerhalb eines Kontos bearbeiten und dann mit einem Auftrag verknüpfen können? Lesen Sie weiter, um mehr über die Arbeit mit Dokumenten zu erfahren.

Vorschau Dokumente

TaxDome können Sie Vorschau PDFs, Office Word/Excel-Dateien (DOC, DOCX, XLS, XLSX) und die gängigen Bilddateien (JPG, JPEG, PNG, GIF).

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um es anzuzeigen. Je nach Dateityp haben Sie verschiedene Optionen Vorschau .

Drehen Sie im Uhrzeigersinn oder zoomen Sie hinein und heraus, indem Sie auf die Symbole am oberen Rand klicken.

Klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke, um das Pop-up-Menü aufzurufen, mit dem Sie...

Klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Weitere Informationen anzeigen, um die Beschreibung des Dokuments oder die Gründe für die Ablehnung des Dokuments oder die Ungültigkeit des Dokuments anzuzeigen Signatur (die Schaltfläche ist nicht verfügbar, wenn es keine gibt). Klicken Sie auf das X auf der rechten Seite oder wählen Sie im Menü mit den drei Punkten die Option Weitere Informationen ausblenden, um die zusätzlichen Informationen zu schließen.

Wenn sich in einem Ordner zwei oder mehr Dokumente befinden, können Sie mit Vorheriges und Nächstes oben rechts zwischen ihnen hin- und herschalten. Klicken Sie unten auf Schließen , um zur Liste der Dokumente zurückzukehren.

Sie können die Ausrichtung des Dokuments im Modus Vorschau ändern. Klicken Sie auf Dokumenteditor, wählen Sie die Seiten aus, klicken Sie auf Links drehen oder Rechts drehen und dann auf Speichern. Hier finden Sie weitere Informationen zu unserem integrierten Editor PDF .

Dokumente drucken

Sie können die Druckoption entweder über das Dokument oder den Viewer PDF aufrufen. Um PDFs und Bilder (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP usw.) aus einem Konto zu drucken, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments und wählen Sie dannDrucken.

Dokumente herunterladen

Gehen Sie wie folgt vor, um Dokumente einzeln oder in großen Mengen herunterzuladen:

1. Wählen Sie die Dokumente oder Ordner aus, die Sie herunterladen möchten, und klicken Sie dann in der Menüleiste auf "Herunterladen" oder rufen Sie " Herunterladen" im Dokumentbetrachter auf, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke der Seite klicken.

2. Wählen Sie, wo Sie die Datei speichern möchten. Klicken Sie auf Speichern.

3. Wenn der Download abgeschlossen ist, klicken Sie auf den Dateinamen des heruntergeladenen Dokuments, um es zu öffnen. Wenn Sie mehrere Dokumente oder Ordner ausgewählt haben, werden die Dokumente in eine Zip-Datei gepackt. (Weitere Informationen zur Auswahl des Ortes, an dem die Dateien heruntergeladen werden sollen, finden Sie hier).

Hinweis: Das Herunterladen mehrerer Dokumente ist auf 250 MByte begrenzt. Wenn die Gesamtgröße der ausgewählten Dateien größer ist, heben Sie die Auswahl einiger Dokumente oder Ordner auf und laden Sie sie dann in einem separaten Stapel herunter.

Duplizierte Dokumente

Möglicherweise möchten Sie eine Dokumentenkopie erstellen, um Bearbeitungen vorzunehmen und dabei das Originaldokument zu erhalten oder um die Kopie an ein anderes Kundenkonto zu übertragen.

Um eine Dokumentenkopie zu erstellen, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument und wählen Sie Duplizieren. Die Dokumentenkopie wird mit einem Suffix gespeichert (z. B. f1040 (2)).

Verknüpfung von Dokumenten mit Aufträge

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Dokumenteigenschaften ändern

Die Dokumenteigenschaften können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem beliebigen Teammitglied mit Zugriffsrechten auf Dokumente verwalten.

Um den Namen oder die Beschreibung eines Dokuments zu bearbeiten, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments und wählen dann Bearbeiten.

Bei Dokumenten in Top-Level-Ordnern mit Der Kunde kann sehen Zugang, entscheiden Sie, ob Sie den Zugang einschalten wollen Genehmigung des Kundenkontos anfordern oder Dieses Dokument mit einer unbezahlten Rechnung sperren.

Dokumente filtern

Mit Hilfe von Filtern können Sie eine Liste von Dokumenten auf solche eingrenzen, die bestimmten Kriterien entsprechen. Sie können eine Dokumentenliste filtern...

...in der Registerkarte " Dokumente" im Unterregister " Dokumente" (wählen Sie zuerst den Mandanten aus)
...in der Registerkarte " Dokumente" in der Unterregisterkarte " Zuletzt verwendet" (weitere Informationen finden Sie hier)
...innerhalb des Kundenkontos auf der Registerkarte Dokumente

Um eine Liste von Dokumenten zu filtern, klicken Sie oben rechts auf Filter , wählen einen oder mehrere Filter aus und klicken dann auf Anwenden.

Speichern Sie Ihre Filterkombinationen als Vorlagen zur späteren Verwendung. Weitere Einzelheiten zur Verwendung von Filtern finden Sie hier.

Möglichkeiten zum Filtern von Dokumenten:

Konto: Sehen Sie nur die Dokumente, die zu bestimmten Konten gehören.
Hochgeladen von: Wählen Sie " Kunde", "Firma", "Ich" oder "Alle", um nur Dokumente zu sehen, die von Ihrem Kunden, Ihren Teammitgliedern, Ihnen oder allen hochgeladen wurden.
Letzte Aktion: Es werden nur Dokumente angezeigt, bei denen in den letzten Tagen eine Aktion durchgeführt wurde.
Dateitypen: Wählen Sie PDF, Word, Excel, Bilder oder Alle.
Unterschriften (eine auswählen):

Alle Dokumente sind zur Unterzeichnung bereit.
Unterschrieben zeigt alle von allen Kontonutzern unterschriebenen Dokumente an.
Teilweise signiert zeigt alle Dokumente an, die von mindestens einem Kontonutzer signiert wurden.
Ausstehende Unterschrift zeigt alle Dokumente an, für die mindestens ein Kontonutzer Signatur fehlt.
Unter Unterschriftsreif werden alle unterschriftsreifen Dokumente angezeigt, die noch nicht verschickt wurden.
Unter Abgelehnt werden alle Dokumente angezeigt, deren Unterzeichnung alle Kontonutzer abgelehnt haben.
Unter KBA werden alle Dokumente mit KBA angezeigt, die mindestens einen Benutzer haben, der noch unterschreiben muss.
KBA Fehlgeschlagen zeigt alle Dokumente an, die mindestens einen Benutzer haben, der die KBA nicht bestanden hat und/oder Benutzer, die die Unterschrift verweigert haben.
Unterschrift entwertet zeigt alle Dokumente an, die offline signiert und von Ihrer Firma entwertet wurden.

Zulassungen (wählen Sie eine aus):
- Alle zeigt alle Dokumente mit beantragten Genehmigungen.
- Ausstehende Zahlung zeigt alle gesperrten Dokumente an, die auf die Zahlung warten.
- Unter Ausstehende Genehmigung werden alle Dokumente angezeigt, die auf die Genehmigung des Kunden warten.
- Genehmigt zeigt alle vom Kunden genehmigten Dokumente an.
- Abgelehnt zeigt alle vom Kunden abgelehnten Dokumente an.

Dokumente sortieren

Die Sortierung ist ein nützliches Werkzeug, um Dokumente zu finden. Sie können eine Liste auch sortieren, nachdem Sie Filter auf sie angewendet haben. Wenn Sie eine Liste nach Namen sortieren, wird sie in absteigender oder aufsteigender alphabetischer Reihenfolge sortiert; wenn Sie sie nach Datum sortieren, wird sie in absteigender oder aufsteigender chronologischer Reihenfolge sortiert.

Klicken Sie auf den Pfeil nach oben/unten rechts neben dem Namen der Überschrift, um die Liste darunter zu sortieren.