Dokumente verwalten

Here, find everything you need to know about managing your clients’ documents. We show you how to preview, download, filter, print—and more. Did you know you can also edit a PDF right in place, then link it to a job ? Read on to learn more about working with documents. 

Vorschau Dokumente

TaxDome lets you preview PDFs, Office Word/Excel files (DOC, DOCX, XLS, XLSX) and the popular image files (JPG, JPEG, PNG, GIF). Click the document’s name to open the document viewer. You will see the following options:

a. Back: Returns to the document folder.

b. Document details: Displays the file name, upload date and description.

c. Edit document details: Update file name, description, tags or lock the document to an invoice .

d. Tags: Shows tags applied to the document (if any)

e. Request rejection: View reasons and the date or time for document disapproval or a voided signature.

f. Request signature: Send an e-signature request . Available only with Der Kunde kann sehen Genehmigungsstufe.

g. Request / resend approval: Send or resend an approval request . Available only with Der Kunde kann sehen Genehmigungsstufe.

h. Move: Move the document between client folders or client accounts.

i. Seal: Keeps the document in its location but prevents the client from deleting, editing or moving it to another folder.

j. Download: Download a copy of the document copy to your device.

k. Print: Print the document.

l. Three dots menu: Access additional document actions, such as sending the document link , duplicating, linking jobs , viewing the audit trail or deleting.

m. Full screen view: Open the document in full-screen mode. Click the icon again or press the Esc key to exit full-screen. Document viewer remembers your choice for all further documents you open.

Dokumente drucken

Sie können direkt vom Dokumentbetrachter aus auf die Druckoption zugreifen. Um PDFs und Bilder (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP usw.) zu drucken, öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" oben rechts im Viewer.

Dokumente herunterladen

Zum Herunterladen von Dokumenten oder Ordnern, entweder einzeln oder in großen Mengen:

• Einzelne Dokumente herunterladen: Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche "Download" oben rechts im Viewer.

• Herunterladen von Dokumenten und Ordnern in großen Mengen: Wählen Sie die Dokumente oder Ordner, die Sie herunterladen möchten, in der Liste aus und klicken Sie dann in der Menüleiste auf Herunterladen.

  

Duplizierte Dokumente

You may want to create a document copy to make edits while preserving the original document or to transfer the copy to another client account. To create a document copy, click the three dots to the right of the document and select Duplicate. The document copy will be saved with a suffix (e.g., f1040 (2)).

Verknüpfung von Dokumenten mit Aufträge

This section was moved here .

Dokumenteigenschaften/Tags ändern

Document properties can be changed by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage documents .

To edit a document’s name, description or tags, open the document and click the i icon button at the top left of the viewer. 

You can also access document properties from the document list by clicking the three dots to the right of the document and selecting Edit info. 

Documents with Client can view permission level can also be locked to an unpaid invoice .

Note that in the Tags dropdown, tags used by AI are marked with an icon.

Dokumente filtern

Filters help you narrow down a list of documents to ones that fit a specific criteria. You can filter a documents list:

• inside the Documents tab in the Docs subtab (select the client first)

• inside the Documents tab inside the Recent subtab (for more details, go here )

• inside the client account in the Docs tab

To filter a list of documents, click Filter in the top right corner, select one or more filters, then click Apply. Save your filter combinations as templates for future use. For more details about using filters, go here .

Möglichkeiten zum Filtern von Dokumenten:

• Account: See only the docs belonging to specific accounts.

• Uploaded by: Select All, Client, Firm, or Me to see only documents uploaded by your client, team members, you or everyone.

• Letzte Aktion: Es werden nur Dokumente angezeigt, bei denen in den letzten Tagen eine Aktion durchgeführt wurde.

• File Types: Select All, PDF, Word, Excel, or Images.

• Signatures (choose one):

  • All shows all documents awaiting signing.

  • Signed shows all documents signed by all account users.

  • Partially Signed shows all documents signed by at least one account user.

  • Pending Signature shows all documents missing at least one account user’s signature.

  • Prepared for Signature shows all documents ready for signing that haven’t been sent out yet.

  • Opted Out shows all documents that all account users have declined to sign.

  • Pending KBA shows all documents with KBA that have at least one account user who needs to sign.

  • KBA Failed shows all documents that have at least one account user who has failed the KBA and/or users who declined to sign.

  • Voided shows documents that were signed offline and voided by a firm owner or team member with access rights to manage documents.

  • Kind Electronic zeigt Dokumente an, die mit der einfachen elektronischen Signatur unterzeichnet wurden.

  • Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures ( QES/AdES ).

• Approvals (choose one):

  • Alle zeigt alle Dokumente mit beantragten Genehmigungen.

  • Pending Payment shows all locked documents awaiting payment.

  • Pending Approval shows all documents awaiting client approval.

  • Approved shows all client-approved documents.

  • Disapproved shows all client-disapproved documents.

• Tags : Select one or more tags assigned to documents. 

Dokumente sortieren

Die Sortierung ist ein nützliches Werkzeug, um Dokumente zu finden. Sie können eine Liste auch sortieren, nachdem Sie Filter auf sie angewendet haben. Wenn Sie eine Liste nach Namen sortieren, wird sie in absteigender oder aufsteigender alphabetischer Reihenfolge sortiert; wenn Sie sie nach Datum sortieren, wird sie in absteigender oder aufsteigender chronologischer Reihenfolge sortiert.

Klicken Sie auf den Pfeil nach oben/unten rechts neben dem Namen der Überschrift, um die Liste darunter zu sortieren.