Dokumente verwalten

Hier finden Sie alles, was Sie über die Verwaltung der Dokumente Ihrer Kunden wissen müssen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Vorschau anzeigen, herunterladen, filtern, drucken und vieles mehr. Wussten Sie, dass Sie eine PDF bearbeiten und dann mit einem Auftrag verknüpfen können Auftrag Lesen Sie weiter, um mehr über die Arbeit mit Dokumenten zu erfahren. 

Vorschau Dokumente

TaxDome Sie Vorschau , Office Word-/Excel-Dateien (DOC, DOCX, XLS, XLSX) und gängige Bilddateien (JPG, JPEG, PNG, GIF) Vorschau . Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um den Dokument-Viewer zu öffnen. Es werden Ihnen folgende Optionen angezeigt:

a. Zurück:Kehrt zum Dokumentordner zurück.

b. Dokumentdetails:Zeigt den Dateinamen, das Upload-Datum und die Beschreibung an.

c. Dokumentdetails bearbeiten: Update Dateiname, Beschreibung, Tags oder das Dokument an eine Rechnung binden .

d. Tags: Zeigt die Tags an, die auf das Dokument angewendet wurden (falls vorhanden).

e. Antragsablehnung:Zeigen Sie die Gründe und das Datum oder die Uhrzeit für die Ablehnung des Dokuments oder eine ungültige Signatur an.

f. Signatur anfordern: Senden Sie eine Signatur . Nur verfügbar mit Der Kunde kann sehen Genehmigungsstufe.

g. Genehmigung anfordern/erneut senden: Senden oder erneut senden Genehmigungsantrag . Nur verfügbar mit Der Kunde kann sehen Genehmigungsstufe.

h. Verschieben: Verschieben Sie das Dokument zwischen Kundenordnern oder Kundenkonten.

i. Versiegeln: Behält das Dokument an seinem Speicherort, verhindert jedoch, dass der Kunde es löscht, bearbeitet oder in einen anderen Ordner verschiebt.

j. Herunterladen:Laden Sie eine Kopie des Dokuments auf Ihr Gerät herunter.

k. Drucken:Drucken Sie das Dokument aus.

l. Drei-Punkte-Menü:Zugriff auf zusätzliche Dokumentaktionen, wie z. B. Senden des Dokumentlinks , Duplizieren, Verknüpfen von Aufträge Anzeigen des Prüfpfads oder Löschen.

m. Vollbildansicht: Öffnen Sie das Dokument im Vollbildmodus. Klicken Sie erneut auf das Symbol oder drücken Sie die Esc-Taste, um den Vollbildmodus zu verlassen. Der Dokumentenbetrachter merkt sich Ihre Auswahl für alle weiteren Dokumente, die Sie öffnen.

Dokumente drucken

Sie können direkt vom Dokumentbetrachter aus auf die Druckoption zugreifen. Um PDFs und Bilder (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP usw.) zu drucken, öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" oben rechts im Viewer.

Dokumente herunterladen

Zum Herunterladen von Dokumenten oder Ordnern, entweder einzeln oder in großen Mengen:

• Einzelne Dokumente herunterladen: Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche "Download" oben rechts im Viewer.

• Herunterladen von Dokumenten und Ordnern in großen Mengen: Wählen Sie die Dokumente oder Ordner, die Sie herunterladen möchten, in der Liste aus und klicken Sie dann in der Menüleiste auf Herunterladen.

  

Duplizierte Dokumente

Möglicherweise möchten Sie eine Kopie des Dokuments erstellen, um Änderungen vorzunehmen und gleichzeitig das Originaldokument zu erhalten, oder um die Kopie auf ein anderes Kundenkonto zu übertragen. Um eine Kopie des Dokuments zu erstellen, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument und wählen Sie Duplizieren. Die Kopie des Dokuments wird mit einem Suffix gespeichert (z. B. f1040 (2)).

Verknüpfung von Dokumenten mit Aufträge

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Dokumenteigenschaften/Tags ändern

Dokumenteneigenschaften können vom Firmeninhaber, Administrator oder jedem Teammitglied mit Zugriffsrechten geändert werden. Dokumente verwalten .

Um den Namen, die Beschreibung oder die Tags eines Dokuments zu bearbeiten, öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche mitdem i-Symbol oben links im Viewer. 

Sie können auch über die Dokumentliste auf die Dokumenteigenschaften zugreifen, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument klicken und „ Info bearbeiten“ auswählen. 

Dokumente mit Kunden können die Berechtigungsstufeeinsehen und auch an eine unbezahlte Rechnung gebunden werden .

Beachten Sie, dass in der Tags mit einem Symbol gekennzeichnet AI .

Dokumente filtern

Filter helfen Ihnen dabei, eine Liste von Dokumenten auf diejenigen zu beschränken, die bestimmte Kriterien erfüllen. Sie können eine Dokumentliste filtern:

• auf der Registerkarte„Dokumente“in der Unterregisterkarte „Docs“ (wählen Sie zuerst den Kunden aus)

• auf der Registerkarte„Dokumente“ in der Unterregisterkarte „Zuletzt verwendet“ (weitere Informationen finden Sie hier )

• innerhalb des Kundenkontos auf der Registerkarte „Dokumente“

Um eine Liste von Dokumenten zu filtern, klicken Sie auf „Filter“ in der oberen rechten Ecke, wählen Sie einen oder mehrere Filter aus und klicken Sie dann auf „Anwenden“. Speichern Sie Ihre Filterkombinationen als Vorlagen für die zukünftige Verwendung. Weitere Informationen zur Verwendung von Filtern finden Sie hier .

Möglichkeiten zum Filtern von Dokumenten:

• Konto: Nur die Dokumente anzeigen, die zu bestimmten Konten gehören.

• Hochgeladen von: Wählen Sie „Alle“, „Kunde“, „Firma“ oder „Ich“, um nur Dokumente anzuzeigen, die von Ihrem Kunden, Ihren Teammitgliedern, Ihnen oder allen hochgeladen wurden.

• Letzte Aktion: Es werden nur Dokumente angezeigt, bei denen in den letzten Tagen eine Aktion durchgeführt wurde.

• Dateitypen: Alle auswählen, PDF, Word, Excel oder Bilder.

• Unterschriften ( eine auswählen):

  • Zeigt alle Dokumente an, die zur Unterzeichnung bereitstehen.

  • Unter „Unterzeichnet“ werden alle Dokumente angezeigt, die von allen Kontobenutzern unterzeichnet wurden.

  • Teilweise signiert zeigt alle Dokumente an, die von mindestens einem Kontobenutzer signiert wurden.

  • Ausstehende Signatur zeigt alle Dokumente an, bei denen mindestens ein Kontobenutzer Signatur noch nicht abgegeben hat.

  • „Zur Unterschrift bereit“ zeigt alle Dokumente an, die zur Unterschrift bereit sind, aber noch nicht versandt wurden.

  • „Abgelehnt“ zeigt alle Dokumente an, deren Unterzeichnung alle Kontobenutzer abgelehnt haben.

  • Ausstehende KBA zeigt alle Dokumente mit KBA mindestens ein Kontobenutzer unterschreiben muss.

  • KBA zeigt alle Dokumente an, bei denen mindestens ein Kontobenutzer die KBA nicht bestanden hat KBA Benutzer die Unterzeichnung abgelehnt haben.

  • Ungültig gemachte Dokumente sind Dokumente, die offline unterzeichnet und von einem Firmeninhaber oder Teammitglied mit Zugriffsrechten auf Dokumente verwalten” für ungültig erklärt wurden.

  • Kind Electronic zeigt Dokumente an, die mit der einfachen elektronischen Signatur unterzeichnet wurden.

  • KindAdES zeigt Dokumente an, die mit qualifizierten und fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (AdES signiert wurden.

• Genehmigungen ( eine auswählen):

  • Alle zeigt alle Dokumente mit beantragten Genehmigungen.

  • Ausstehende Zahlungen zeigt alle gesperrten Dokumente an, die auf ihre Zahlung warten.

  • Ausstehende Genehmigung zeigt alle Dokumente an, die auf die Genehmigung durch den Kunden warten.

  • Genehmigt zeigt alle vom Kunden genehmigten Dokumente an.

  • „Abgelehnt“ zeigt alle vom Kunden abgelehnten Dokumente an.

• Tags : Wählen Sie eine oder mehrere Tags aus, zugewiesen Dokumenten zugewiesen . 

Dokumente sortieren

Die Sortierung ist ein nützliches Werkzeug, um Dokumente zu finden. Sie können eine Liste auch sortieren, nachdem Sie Filter auf sie angewendet haben. Wenn Sie eine Liste nach Namen sortieren, wird sie in absteigender oder aufsteigender alphabetischer Reihenfolge sortiert; wenn Sie sie nach Datum sortieren, wird sie in absteigender oder aufsteigender chronologischer Reihenfolge sortiert.

Klicken Sie auf den Pfeil nach oben/unten rechts neben dem Namen der Überschrift, um die Liste darunter zu sortieren.