Docs (Basic): Vorschau Bearbeiten, Herunterladen, Drucken & Filtern

Hier finden Sie alles, was Sie über die Verwaltung der Dokumente Ihrer Kunden wissen müssen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Vorschau, herunterladen, filtern, drucken und vieles mehr. Wussten Sie, dass Sie ein PDF auch direkt vor Ort bearbeiten und dann mit einem Auftrag verknüpfen können? Lesen Sie weiter, um mehr über die Arbeit mit Dokumenten zu erfahren. 

Vorschau Dokumente

TaxDome können Sie Vorschau PDFs, Office Word/Excel-Dateien (DOC, DOCX, XLS, XLSX) und die gängigen Bilddateien (JPG, JPEG, PNG, GIF).

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um den Dokumentbetrachter zu öffnen. Sie sehen die folgenden Optionen:

a. Zurück: Kehrt zum Dokumentordner zurück.

b. Dokumentendetails: Zeigt den Dateinamen, das Hochladedatum und die Beschreibung an.

c. Dokumentendetails bearbeiten: Update Dateiname, Beschreibung, Tags oder sperren Sie das Dokument mit einer Rechnung.

d. Tags: Zeigt die dem Dokument zugewiesenen Tags an (falls vorhanden)

e. Ablehnung beantragen: Zeigen Sie die Gründe und das Datum oder die Uhrzeit für die Ablehnung eines Dokuments oder eine ungültige Signatur an.

f. Signatur anfordern: Senden Sie eine Signatur . Nur in Ordnern verfügbar, auf die der Kunde zugreifen kann.

g. Genehmigung anfordern / erneut senden: Senden oder erneutes Senden einer Genehmigungsanfrage. Nur in Ordnern mit Zugriff auf Client kann anzeigen verfügbar.

h. Verschieben: Verschiebt das Dokument zwischen Kundenordnern oder Kundenkonten.

i. Versiegeln: Das Dokument bleibt an seinem Ort, aber der Kunde kann es nicht löschen, bearbeiten oder in einen anderen Ordner verschieben.

j. Herunterladen: Laden Sie eine Kopie des Dokuments auf Ihr Gerät herunter.

k. Drucken: Drucken Sie das Dokument.

l. Drei-Punkte-Menü: Greifen Sie auf zusätzliche Dokumentenaktionen zu, z. B. Versenden des Dokumentenlinks, Duplizieren, Verknüpfen von Aufträge, Anzeigen des Prüfpfads oder Löschen.

m. Vollbildansicht: Öffnen Sie das Dokument im Vollbildmodus. Klicken Sie erneut auf das Symbol oder drücken Sie die Esc-Taste, um die Vollbildansicht zu verlassen. Document Viewer merkt sich Ihre Wahl für alle weiteren Dokumente, die Sie öffnen.

Dokumente drucken

Sie können direkt vom Dokumentbetrachter aus auf die Druckoption zugreifen. Um PDFs und Bilder (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP usw.) zu drucken, öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" oben rechts im Viewer.

Dokumente herunterladen

Zum Herunterladen von Dokumenten oder Ordnern, entweder einzeln oder in großen Mengen:

• Einzelne Dokumente herunterladen: Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche "Download" oben rechts im Viewer.
• Herunterladen von Dokumenten und Ordnern in großen Mengen: Wählen Sie die Dokumente oder Ordner, die Sie herunterladen möchten, in der Liste aus und klicken Sie dann in der Menüleiste auf Herunterladen.

Duplizierte Dokumente

Möglicherweise möchten Sie eine Dokumentenkopie erstellen, um Bearbeitungen vorzunehmen und dabei das Originaldokument zu erhalten oder um die Kopie an ein anderes Kundenkonto zu übertragen.

Um eine Dokumentenkopie zu erstellen, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument und wählen Sie Duplizieren. Die Dokumentenkopie wird mit einem Suffix gespeichert (z. B. f1040 (2)).

Verknüpfung von Dokumenten mit Aufträge

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Dokumenteigenschaften/Tags ändern

Die Dokumenteigenschaften können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem beliebigen Teammitglied mit Zugriffsrechten auf Dokumente verwalten.

Um den Namen, die Beschreibung oder die Tags eines Dokuments zu bearbeiten, öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem i-Symbol oben links im Viewer. 

Sie können auch von der Dokumentenliste aus auf die Dokumenteigenschaften zugreifen, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument klicken und Info bearbeiten wählen. 

Bei Dokumenten in Top-Level-Ordnern mit Der Kunde kann sehen Zugang, können Sie auch Dieses Dokument mit einer unbezahlten Rechnung sperren.

Beachten Sie, dass in den Tags die von AI verwendeten Tags mit einem Symbol gekennzeichnet sind.

Dokumente filtern

Mit Hilfe von Filtern können Sie eine Liste von Dokumenten auf solche eingrenzen, die bestimmten Kriterien entsprechen. Sie können eine Dokumentenliste filtern...

• ...in der Registerkarte " Dokumente" im Unterregister " Dokumente" (wählen Sie zuerst den Mandanten aus)
• ...in der Registerkarte " Dokumente" in der Unterregisterkarte " Zuletzt verwendet" (weitere Informationen finden Sie hier)
• ...innerhalb des Kundenkontos auf der Registerkarte Dokumente

Um eine Liste von Dokumenten zu filtern, klicken Sie oben rechts auf Filter , wählen einen oder mehrere Filter aus und klicken dann auf Anwenden.

Speichern Sie Ihre Filterkombinationen als Vorlagen zur späteren Verwendung. Weitere Einzelheiten zur Verwendung von Filtern finden Sie hier.

Möglichkeiten zum Filtern von Dokumenten:

• Konto: Sehen Sie nur die Dokumente, die zu bestimmten Konten gehören.
• Hochgeladen von: Wählen Sie " Kunde", "Firma", "Ich" oder "Alle", um nur Dokumente zu sehen, die von Ihrem Kunden, Ihren Teammitgliedern, Ihnen oder allen hochgeladen wurden.
• Letzte Aktion: Es werden nur Dokumente angezeigt, bei denen in den letzten Tagen eine Aktion durchgeführt wurde.
• Dateitypen: Wählen Sie PDF, Word, Excel, Bilder oder Alle.
• Unterschriften (eine auswählen):
• Alle Dokumente sind zur Unterzeichnung bereit.
• Unterschrieben zeigt alle von allen Kontonutzern unterschriebenen Dokumente an.
• Teilweise signiert zeigt alle Dokumente an, die von mindestens einem Kontonutzer signiert wurden.
• Ausstehende Unterschrift zeigt alle Dokumente an, für die mindestens ein Kontonutzer Signatur fehlt.
• Unter Unterschriftsreif werden alle unterschriftsreifen Dokumente angezeigt, die noch nicht verschickt wurden.
• Unter Abgelehnt werden alle Dokumente angezeigt, deren Unterzeichnung alle Kontonutzer abgelehnt haben.
• Unter KBA werden alle Dokumente mit KBA angezeigt, die mindestens einen Benutzer haben, der noch unterschreiben muss.
• KBA Fehlgeschlagen zeigt alle Dokumente an, die mindestens einen Benutzer haben, der die KBA nicht bestanden hat und/oder Benutzer, die die Unterschrift verweigert haben.
• Unterschrift entwertet zeigt alle Dokumente an, die offline signiert und von Ihrer Firma entwertet wurden.
• Zulassungen (wählen Sie eine aus):
  • Alle zeigt alle Dokumente mit beantragten Genehmigungen.
  • Ausstehende Zahlung zeigt alle gesperrten Dokumente an, die auf die Zahlung warten.
  • Unter Ausstehende Genehmigung werden alle Dokumente angezeigt, die auf die Genehmigung des Kunden warten.
  • Genehmigt zeigt alle vom Kunden genehmigten Dokumente an.
  • Abgelehnt zeigt alle vom Kunden abgelehnten Dokumente an.
• Tags: Wählen Sie ein oder mehrere Tags zugewiesen zu Dokumenten aus. 

Dokumente sortieren

Die Sortierung ist ein nützliches Werkzeug, um Dokumente zu finden. Sie können eine Liste auch sortieren, nachdem Sie Filter auf sie angewendet haben. Wenn Sie eine Liste nach Namen sortieren, wird sie in absteigender oder aufsteigender alphabetischer Reihenfolge sortiert; wenn Sie sie nach Datum sortieren, wird sie in absteigender oder aufsteigender chronologischer Reihenfolge sortiert.

Klicken Sie auf den Pfeil nach oben/unten rechts neben dem Namen der Überschrift, um die Liste darunter zu sortieren.