Automatisierung Beispiele (Basic): Anwenden von Ordner-Vorlagen
Let your pipelines do the work for you: automate creating a folder structure for your clients instead of manually creating folders. For example, the recent tax year folder could be added to your tax-return clients once the job is created in the tax return pipeline. Or the whole folder structure could be created at the final stage of onboarding a new client.
Hier abgedeckt:
- Schritt 1. So erstellen Sie eine Ordner-Vorlage
- Step 2. Add the "Apply Folder Template" automation to the pipeline
Schritt 1. So erstellen Sie eine Ordner-Vorlage
If you want your folders to be generated automatically, you will need to create a template. You can create one right from the pipeline settings by clicking New template when you add the automation.
While each firm customizes their folder structure depending on their workflow, we can share our best practices for inspiration:
- Ordnerstruktur für Steuerberatungskunden
- Ordnerstruktur für Buchhaltungsmandanten
- Ordnerstruktur für Abrechnungsmandanten
Um es einfach auszudrücken: Die gängigste Art, eine Ordnerstruktur aufzubauen, besteht darin, separate Ordner für Jahre und Dienste zu erstellen.
Step 2. Add the "Apply folder template" automation to the pipeline
To add folder structure to your client accounts automatically, you need to ensure that you have added a folder template automation to your pipeline. To do so:
- Open pipeline settings, then add the Apply folder template automation to the stage and select the folder template you have created. You will likely want to select the first stage of your pipeline or the stage where you are expecting actions performed by your client (e.g., Collecting Documents).
- Sobald Auftrag diese Stufe eingibt, wird die Ordner-Vorlage auf das Konto angewendet. Sie können automatische Nachrichten unter Stufe verwenden, um die Kunden über den aktuellen Stand der Dinge zu informieren und ihnen Ihre Erwartungen mitzuteilen.
Hinweis! Für die Ordner-Vorlage Automatisierungspielt es keine Rolle, ob der Schalter Automove Aufträge für Stufe aktiviert ist. Die Automatisierung wird automatisch ausgelöst und erfordert weder vom Kunden noch von der Firma eine Aktion. Außerdem werden keine Elemente mit der Auftrag verknüpft, wenn die Automatisierung ausgelöst wird.