Automatische Anwendung von Ordnervorlagen

Let your pipelines do the work for you: automate creating a folder structure for your clients instead of manually creating folders. For example, the recent tax year folder could be added to your tax-return clients once the job is created in the tax return pipeline. Or the whole folder structure could be created at the final stage of onboarding a new client. In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Schritt 1. So erstellen Sie eine Ordner-Vorlage

If you want your folders to be generated automatically, you will need to create a template. You can create one right from the pipeline settings by clicking New template when you add the automation. 

Während jede Firma ihre Ordnerstruktur je nach ihren Bedürfnissen anpasst workflowkönnen wir unsere bewährten Verfahren zur Inspiration weitergeben:

• Ordnerstruktur für Steuerberatungskunden

• Ordnerstruktur für Buchhaltungsmandanten

• Ordnerstruktur für Abrechnungsmandanten

  Um es einfach auszudrücken: Die gängigste Art, eine Ordnerstruktur aufzubauen, besteht darin, separate Ordner für Jahre und Dienste zu erstellen.

  

Step 2. Add the “Apply folder template” automation to the pipeline

Um Ihren Kundenkonten automatisch eine Ordnerstruktur hinzuzufügen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine Ordnervorlage Automatisierung zu Ihrem pipeline. To do so:

• Open pipeline settings, then add the Apply folder template automation to the stage and select the folder template you have created. You will likely want to select the first stage of your pipeline or the stage where you are expecting actions performed by your client (e.g., Collecting Documents).

• Once the job enters this stage, the folder template is applied to the account. You can use automated messages at the same stage to inform clients about what’s happening and to convey your expectations.

  

Hinweis

Für die Ordner-Vorlage Automatisierung anwenden spielt es keine Rolle, ob der Schalter Automove Aufträge für die Stufe eingeschaltet ist. Die Automatisierung wird automatisch ausgelöst und erfordert weder vom Mandanten noch von der Firma eine Aktion. Auch werden keine Elemente mit dem Auftrag verknüpft, wenn die Automatisierung ausgelöst wird.

Teilen Sie

Link kopiert