Konfigurieren Sie Steuererstellungsprozesse in TaxDome

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Steuererstellungsprozesse in TaxDome einrichten können: wie Sie neue Kunden mühelos einbinden, Verlängerungen mithilfe von Automatisierungen bearbeiten, elektronische Unterschriften für 8879 im Handumdrehen erhalten und vieles mehr.

Automatisieren und Delegieren von Routineaufgaben

Je mehr Aufgaben Sie automatisieren, desto mehr Kunden können Sie betreuen. Wir haben hilfreiche Tipps (basierend auf den Erfahrungen Ihrer Kollegen), wie Sie:

• Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben im Zusammenhang mit der Kommunikation ( Nachrichtenversand, Anforderung von Dokumenten, Rechnungsversand usw . ) .
• Verwaltungsaufgaben delegieren ( z. B. Arbeit mit Kundenkonten und Durchführung regelmäßig stattfindender interner Audits)

Wiederholte Aufgaben im Zusammenhang mit der Kommunikation

Diese alltäglichen Routineaufgaben können in TaxDome drei Schritten zugewiesen TaxDome zugewiesen werden: Notieren Sie, was Sie bereits tun Suchen Sie nach sich wiederholenden Aufgaben - Erstellen Sie pipelines für jeden Ihrer Prozesse und nutzen Sie Automatisierungen für Routineaufgaben

Sie müssen nicht bei Null to do – starten Sie auf unserem Marketplace mit Vorlagen für verschiedene Arten von Dienstleistungen. Alle von uns bereitgestellten Vorlagen sind vollständig bearbeitbar , sodass Sie sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können: 

• 1040 Steuererklärung Pipeline (von webinar)
• 1120S - S-Corp Einkommensteuererklärung
• 1120 - Körperschaftssteuererklärung
• 1065 - Einkommensteuererklärung für Partnerschaften

Verwaltungsaufgaben

Schreiben Sie zunächst alle Ihre Verwaltungsaufgaben auf. Ziehen Sie in Erwägung, jemanden für die Verwaltung einzustellen, um Ihre wertvolle Zeit freizugeben.

Fügen Sie anschließend ein Teammitglied mit der Rolle eines Administrators hinzu. to do diverse administrative Aufgaben: Tags prüfen, Teammitglieder Konten zuweisen, prüfen pipeline Verfügbarkeit innerhalb des Teams, Erfassung der Arbeitszeiten Ihres Teams usw.

Onboarding neue Kunden: bewährte Verfahren

Je nach Ihrem Unternehmen können Sie unterschiedliche Verfahren für die Aufnahme neuer Kunden anwenden. Wir schlagen die folgenden zwei Optionen vor (wählen Sie, welche für Sie besser geeignet ist):

• Behalten Sie einen separaten pipeline für leads/Perspektiven
• Gewinnen Sie neue Kunden in Ihren üblichen pipelines Tags und Bedingungen.

Behalten Sie einen separaten pipeline für leads/Perspektiven

Die erste Möglichkeit besteht darin, ein separates pipeline für Ihre potenziellen Kunden und um sie zu Ihrem üblichen Produkt zu bewegen pipeline Sobald sie Kunden geworden sind, können Sie neue Kunden zu Ihrem Konto hinzufügen. workflow Hier entlang:

• Entdecken Sie die Vorteile eines Entdeckungsgesprächs, einen Vorschlag senden und einen Vertrag unterzeichnen während des Lead-Generierungsprozesses. Wenn leads werden Kunden, bewegen ihre Auftrag aus der Rubrik „Aussichten“ pipeline zur „Steuererklärung“ pipeline mit nur einem Klick, wobei alles an seinem Platz bleibt – Vorschläge, Notizen, Nachrichten, Zeiteinträge usw.

  

Einbindung neuer Kunden in Ihr übliches pipelines unter Verwendung von Tags und Bedingungen

Eine weitere Möglichkeit, neue Kunden zu verwalten, besteht darin, einige Regeln hinzuzufügen, die nur für die neuen Konten gelten, die zu den pipelines hinzugefügt werden. Auf diese Weise müssen Sie nicht zwei pipelines verwenden. Gemäß den Best Practices unserer Kunden sollten Sie Folgendes tun:

• Erstellen Sie eine bedingte Stufe alle Konten, die mit dem Tag„Neuer Kunde” versehen sind . Wenn ein Konto mit dem Tag „Neuer Kunde” versehen ist, Auftrag der Auftrag in die Stufe „Warten auf Vorauszahlung”, Stufe die Automatisierung hinzugefügt Automatisierung :

• Erstellen Sie bedingte Automatisierungen und senden Sie unterschiedliche Willkommensnachrichten an Ihre neuen und bestehenden Kunden, basierend auf den zugewiesenen Tags:

• Add the Update account tags automation to the last stage of the pipeline and change the New client tag to the Returning client tag:

Automatisierung der Dokumenteneingabe

Optimieren Sie Ihren Aufnahmeprozess, indem Sie Dokumente mit Checklisten sammeln und dann Daten automatisch mit Juno extrahieren. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe und Sie können sicher sein, dass Sie alle erforderlichen Dokumente haben, bevor Sie mit der Rückgabe beginnen.

Dokumente mit Checklisten sammeln

Dokumenten-Checklisten bieten jedem Mandanten eine personalisierte Liste der benötigten Steuerdokumente (W-2, 1099, 1098 usw.). Mandanten sehen genau, was sie hochladen müssen, und können fehlende Dokumente angeben. Checklisten lassen sich manuell oder digital erstellen. AI Verwenden Sie die Steuererklärungen des Vorjahres und fügen Sie diese dann bei. Fragebogen Vorlagen für die automatisierte Zustellung über Ihren pipeline Verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit mithilfe der Checklisten- Spalte im Bereich „Organisatoren“ .

Dokumente mit Juno bearbeiten

Juno ist eine AI Plattform, die die Dateneingabe aus Quelldokumenten in Ihre Steuersoftware automatisiert. Anstatt Daten aus W-2-, 1099- und anderen Formularen manuell einzugeben, senden Sie Dokumente mit einem Klick von TaxDome Juno.

So funktioniert der workflow :

1. Senden Sie Dokumente von TaxDome Juno (aus dem Bereich „Dokumente” oder Dokumenten-Checklisten ) .

2. Juno extrahiert Daten, erstellt einen Entwurf für die Steuererklärung und führt eine automatisierte Überprüfung durch, um Fehler zu erkennen.

3. Überprüfen und korrigieren Sie die Daten in Juno und übertragen Sie sie dann direkt in Ihre Steuersoftware (ProConnect, Drake, Lacerte oder Ultratax).

Verfolgen Sie status der Spalte „Juno“ auf Ihrer Registerkarte „Dokumente“ oder „Checkliste“ – dort sehen Sie, wann Dokumente bearbeitet, zugestellt oder bearbeitet werden müssen.

Umgang mit Erweiterungen

Wenn Sie uns fragen: „Wie lassen sich Verlängerungen über TaxDome am besten handhaben?“, lautet die Antwort: benutzerdefinierte Auftrag . Sehen wir uns einmal an, wie Sie mit Verlängerungen umgehen können.

Wenn Ihr Kunde eine Verlängerung benötigt, können Sie dies im pipeline durch Ändern der Auftrag status in eine benutzerdefinierte, z. B. Erweiterung erforderlich . Auf diese Weise wird die Auftrag bleibt im aktuellen Stufe aber optisch von den anderen unterscheidbar Aufträge . Sobald es bereit ist, im allgemeinen Ablauf fortzufahren, ändern Sie die benutzerdefinierte status auf Aktiv , und das war's. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen, wenn ein bestimmter Aufgabe ist abgeschlossen.  

Rechnungsstellung und Zahlungen einrichten

Der Rechnungsstellungsprozess hängt davon ab, was für Sie und Ihre Kunden am besten funktioniert. Wählen Sie eine der folgenden Optionen oder nutzen Sie beide für unterschiedliche Kunden:

• Rechnen Sie Ihren neuen Kunden bereits vor Auftrag des Auftrag ab. Sie können eine Rechnung zusammen mit einem Auftragsschreiben versenden . Sobald der Kunde den Vorschlag unterzeichnet hat, Auftrag der Auftrag in die nächste Stufe verschoben und die Rechnung wird automatisch zusammen mit einer Nachricht versendet , dass die Zahlung vor Beginn der Arbeiten erfolgen muss.

• Rechnen Sie Ihren vertrauenswürdigen Kunden nach Auftrag des Auftrag in Rechnung. Sie können vorbereitete Steuererklärungen an Rechnungen binden, sodass Kunden sehen können, dass der Auftrag abgeschlossen Auftrag , aber erst nach Bezahlung Ihrer Arbeit auf ihre Formulare zugreifen oder diese herunterladen können.

E-Sign 8879s und andere Steuerformulare

Unten sehen Sie, wie Sie am schnellsten eine Signatur von Ihrem Kunden erhalten:

Nutzen Sie unsere Hacks, um diesen Prozess reibungslos zu gestalten:

• Für Formulare 8879, die eine wissensbasierte Authentifizierung (KBA) erfordern, TaxDome eine IRS Signatur anfordern Signatur dies kostet 1 US-Dollar pro Unterzeichner).
• Um mit mehreren Unterzeichnern, wie beispielsweise einer Familie, umzugehen, müssen Sie keinen Ehepartner als Kontakt hinzufügen, aber es ist eine separate E-Mail-Adresse erforderlich.
• Verknüpfen Sie das Dokument, das auf Signatur wartet, Signatur Ihrem Auftrag: Die Automatikfunktion wird ausgelöst, sobald das Dokument unterzeichnet ist.
• Mit den Signatur können Sie schnell Felder für gängige Formulare hinzufügen .

Fertiggestellte Steuererklärungen einreichen

Sobald Ihre Steuererklärung fertiggestellt ist, müssen Sie sie Ihrem Kunden zur Überprüfung, Signatur und Zahlung zukommen lassen. TaxDome zwei Möglichkeiten, dies zu erledigen:

• Hochladen zur schnellen Überprüfung: Mit der TaxDome können Sie Steuererklärungen direkt aus Ihrer Steuererstellungssoftware oder jedem anderen Programm mit Druckfunktion hochladen. Verwenden Sie TaxDome einfach TaxDome Drucker und verknüpfen Sie das hochgeladene Dokument mit dem entsprechenden Auftrag Ihr Vorgesetzter es leicht finden kann.

• Erstellen Sie Pakete für die Zustellung von Steuererklärungen: Um Ihren Kunden ein noch besseres Erlebnis zu bieten, erstellen Sie ein Paket für die Zustellung von Steuererklärungen , das Folgendes enthält:

  • Eine Einführung, in der erklärt wird, was der Kunde to do muss
  • Zusammenfassungen der Steuererklärung mit leicht verständlichen Erläuterungen zu Rückerstattungen, geschuldeten Beträgen und Zahlungsfristen
  • Gruppierte Seiten, auf denen die wichtigsten Formulare (1040s, Zahlungsbelege usw.) hervorgehoben sind
  • Unterschriftsanforderungen direkt in die Steuererklärung eingebettet
  • Verknüpfte Rechnungen (optional), die die Rückgabe bis zur Bezahlung sperren

Der Kunde erhält alles in einem einheitlichen Paket mit einem klaren Schritt-für-Schritt-Ablauf. Sie können automatische Zahlungserinnerungen basierend auf Fälligkeitsterminen einrichten, und Kunden können alles über ihr Portal oder ihre mobile App überprüfen, unterschreiben und bezahlen.

Verfolgen Sie status Echtzeit und sehen Sie den Fortschritt des Kunden durch den Steuererklärung-Lieferungs-Workflow workflow.