Konfigurieren Sie Steuererstellungsprozesse in TaxDome

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Steuererstellungsprozesse in TaxDome einrichten können: wie Sie neue Kunden mühelos einbinden, Verlängerungen mithilfe von Automatisierungen bearbeiten, elektronische Unterschriften für 8879 im Handumdrehen erhalten und vieles mehr.

Automatisieren und Delegieren von Routineaufgaben

Je mehr Aufgaben Sie automatisieren, desto mehr Kunden können Sie betreuen. Wir haben hilfreiche Tipps (basierend auf den Erfahrungen Ihrer Kollegen), wie Sie:

• Automate repeated tasks related to communication ( messaging , requesting documents , sending invoices , etc.)
• Delegate admin tasks (such as working with client accounts and conducting regularly scheduled internal audits)

Wiederholte Aufgaben im Zusammenhang mit der Kommunikation

These everyday routine tasks can be assigned to TaxDome just in 3 steps: Write down what you already do Look for tasks that repeat - Create pipelines for each of your processes and use automations for routine tasks

You don’t need to do it from scratch – start from our Marketplace with templates for different types of services. All of the templates we provide are fully editable , so you can change them to fit your needs: 

• 1040 Steuererklärung Pipeline (von webinar)
• 1120S - S-Corp Einkommensteuererklärung
• 1120 - Körperschaftssteuererklärung
• 1065 - Einkommensteuererklärung für Partnerschaften

Verwaltungsaufgaben

Schreiben Sie zunächst alle Ihre Verwaltungsaufgaben auf. Ziehen Sie in Erwägung, jemanden für die Verwaltung einzustellen, um Ihre wertvolle Zeit freizugeben.

Then add a team member with a role of an admin to do various administrative tasks: check tags, assign team members to accounts, check pipeline availability inside the team, track your team’s working hours, etc.

Onboarding neue Kunden: bewährte Verfahren

Je nach Ihrem Unternehmen können Sie unterschiedliche Verfahren für die Aufnahme neuer Kunden anwenden. Wir schlagen die folgenden zwei Optionen vor (wählen Sie, welche für Sie besser geeignet ist):

• Behalten Sie einen separaten pipeline für leads/Perspektiven
• Onboard new clients in your usual pipelines using tags and conditions

Behalten Sie einen separaten pipeline für leads/Perspektiven

The first option is to have a separate pipeline for your prospects and to move them to your usual pipeline once they become clients. You can add new clients into your workflow this way:

• Make a discovery call, send a proposal, and sign a contract during the lead generation process. When leads become clients, move their job from the “Prospects” pipeline to the “Tax Preparation” pipeline with just one click while keeping everything in place — proposals, notes, messages, time entries and so on.

  

Einbindung neuer Kunden in Ihr übliches pipelines unter Verwendung von Tags und Bedingungen

Another way of handling new clients is to add some rules that will be applied only to the new accounts added to the pipelines. This way, you don’t need to use two pipelines. According to the best practices of our clients, you should do the following:

• Create a conditional stage for all accounts tagged with the New client tag. If an account is tagged with the  New client tag, then the job moves to the Waiting for retainer stage where the invoice automation is added:

• Create conditional automations and send different welcome messages to your new and existing clients based on the tags applied:

• Add the Update account tags automation to the last stage of the pipeline and change the New client tag to the Returning client tag:

Umgang mit Erweiterungen

If you ask us — “What’s the best way of handling extensions via TaxDome?” — the answer is: custom job statuses . Let’s explore how you can deal with extensions.

Wenn Ihr Kunde eine Verlängerung benötigt, können Sie dies im pipeline durch Ändern der Auftrag status in eine benutzerdefinierte, z. B. Erweiterung erforderlich . Auf diese Weise wird die Auftrag bleibt im aktuellen Stufe aber optisch von den anderen unterscheidbar Aufträge . Sobald es bereit ist, im allgemeinen Ablauf fortzufahren, ändern Sie die benutzerdefinierte status auf Aktiv , und das war's. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen, wenn ein bestimmter Aufgabe ist abgeschlossen.  

Rechnungsstellung und Zahlungen einrichten

The invoicing process depends on what works best for you and your clients. Choose one of the following options or use them both for different clients:

• Invoice your new clients before the job is done. You may send an invoice along with an engagement letter . Once the client signs the proposal, the job is moved to the next stage , and the invoice is automatically sent along with a message that they need to pay before you start the work.

• Invoice your trusted clients after the job is done. You can lock prepared returns to invoices and clients will see that the job is done, but they wont’ be able to access or download their forms until they pay for your work.

E-Signatur von 8879 und anderen Steuerformularen

Unten sehen Sie, wie Sie am schnellsten eine Signatur von Ihrem Kunden erhalten:

Nutzen Sie unsere Hacks, um diesen Prozess reibungslos zu gestalten:

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• To deal with multiple signers such as a family, you don’t need to add a spouse as a contact, but the separate email address is required .
• Link the document that is pending signature to your job: the automove feature will be triggered once the document is signed
• You can use the signature templates to quickly add fields for common forms

Verwalten Sie Ihre fertigen Steuererklärungen

Once your return is prepared, you may need to upload it to TaxDome for manager’s review and client approval .

With the TaxDome Desktop App , you can do it right from you tax preparation software or any program that has a print feature. Just use TaxDome as a printer and link the uploaded document to the appropriate Job so that your manager can easily find it.