Pipelines: Überblick

Pipelines sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres workflow. Sie sind eine visuelle Darstellung eines Prozesses, der einen Kunden von Punkt A (Start) zu Punkt B (Ende) über eine Reihe von definierten Stufen führt. Sie können damit verschiedene Dienstleistungen verwalten, z. B. die monatliche Buchhaltung, die Steuererstellung, die wöchentliche Gehaltsabrechnung und vieles mehr. 

In diesem Artikel lernen Sie die wichtigsten Schritte für die Arbeit mit pipelines in TaxDome kennen. 

Abbildung Ihrer Prozesse

Da pipelines in TaxDome Ihre Prozesse abbilden, müssen Sie diese abbilden, bevor Sie mit der Verwendung von pipelines beginnen können. Hier erfahren Sie, wie Sie dies tun können.

Stellen Sie zunächst fest, um welche Verfahren es sich handelt und welche Schritte erforderlich sind. Beantworten Sie die folgenden Fragen:

1. Was sind die Inputs und Outputs der einzelnen Schritte?

2. Was müssen Sie bei jedem Schritt to do ?

3. Woher wissen Sie, dass der Schritt abgeschlossen ist?

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Prozesse auf diese Weise abzubilden:

1. Beginnen Sie damit, die erste und die letzte Phase Ihres Prozesses zu bestimmen, die als Endpunkte dienen werden. Diese Phasen sind entscheidend, da sie ein erstes Verständnis des gesamten Prozesses vermitteln.

Zum Beispiel:

1. Versenden Sie das Auftragsschreiben.

...

5. Senden Sie die vorbereiteten Dokumente. 

2. Fügen Sie in der Mitte Phasen hinzu, die den Kunden vom Anfang bis zum Ende führen, basierend auf den Aktivitäten, die Sie durchführen und den Ergebnissen, die Sie erhalten.

Zum Beispiel:

1. Versenden Sie das Auftragsschreiben.

2. Sammeln Sie alle erforderlichen Dokumente.

3. Bereiten Sie eine Rückgabe vor.

4. Lassen Sie die Rückgabe überprüfen

5. Senden Sie die vorbereiteten Dokumente. 

Auch:

• Bei Buchhaltungsdienstleistungen gibt es möglicherweise Phasen für die Erfassung von Rechnungen, die Eingabe von Daten in die Buchhaltungssoftware, die Abstimmung von Konten und die Erstellung von Berichten. Bei TaxDome sieht das in etwa so aus:

• Für die Gehaltsabrechnung müssen Sie die Stundenzettel der Mitarbeiter erhalten, die Gehaltsabrechnung vorbereiten, die Bestätigung einholen, die Gehaltsabrechnung verarbeiten und alle erforderlichen Dokumente hochladen. Bei TaxDome sieht das in etwa so aus:

Verstehen pipeline Struktur 

Unsere pipelines sind so gestaltet, dass sie aussehen wie ein Kanban-TafelDie Gesamtfunktion eines pipeline ist es, Ihnen zu helfen, den Fortschritt ähnlicher Aufträge für verschiedene Kunden und ermöglicht ihnen gleichzeitig einen reibungslosen Ablauf bis zur Fertigstellung.

Was passiert im Inneren eines pipeline:   

1. Stufen sind die Schritte in einem Gesamtarbeitsablauf. Wenn alle Arbeiten einer Stufe abgeschlossen sind, geht ein Auftrag in die nächste Stufe über.
2. Aufträge , die einzelnen Projekte, für die Sie ein Kunde bezahlt (wie z. B. eine Steuererklärung oder eine Gehaltsabrechnung für Januar), werden in einem pipeline speziell dafür entwickelt. Jeder Auftrag Die mit einem Kundenkonto verbundenen pipeline vom Ersten bis zum Letzten Stufe oder Abschluss. 
3. Automatisierungen , die Mechanismen, die eine pipeline , lassen Dinge selbstständig geschehen. Einmal ausgelöst, erstellen sie beispielsweise Aufgaben für Teammitglieder oder senden Organisatoren und Vorschläge an Kunden.

You can explore pipeline structure further.

Richten Sie Ihr pipeline

Sobald Sie die Schritte Ihres Prozesses verstanden haben, sind Sie bereit, Ihr erstes pipeline . Obwohl Sie es von Grund auf neu erstellen könnten, ist es am schnellsten, es auf der Grundlage einer vorgefertigten Vorlage zu erstellen. Sie können mehrere davon kostenlos im Marketplace herunterladen .

Danach können Sie sie auf Ihre Bedürfnisse abstimmen. Dazu gehören: 

• Phasen hinzufügen/ändern : Die Schritte, die Sie in Ihrem Prozess identifiziert haben, entsprechen den Phasen in der pipeline , Sie können also gerne einige hinzufügen oder die in der heruntergeladenen Vorlage vorhandenen umbenennen.
• Review pipeline automations and templates used. Every stage of your pipeline can include one or several automated actions performed at the needed time. When you copy the pipeline template, you get all templates used in automations, such as emails, proposals, organizers and more. Take your time to review and make changes to them. 

• Adjust pipeline settings: In pipeline settings, you can decide to which team members this pipeline will be available to, adjust the kanban view to your liking and speed up further job creation by selecting a default job template.

hinzufügen Aufträge

Sobald Ihr pipeline eingerichtet ist, können Sie mit dem Hinzufügen beginnen Aufträge dazu. Ein Auftrag in einem pipeline ist ein Projekt, das Sie für Ihren Kunden durchführen. Ihr pipeline wird erst dann wirklich für Sie arbeiten, wenn Sie einen Auftrag erteilen. 

Aufträge können alle Informationen enthalten, die für die Erbringung einer Dienstleistung erforderlich sind, z. B. verknüpfte Dokumente, Aufgaben für verschiedene Teammitglieder, ausgefüllte Organisatoren und vieles mehr. 

Um die Arbeit mit Aufträge zu automatisieren und weniger Zeit mit deren Erstellung zu verbringen, können Sie dies tun: 

• Verwenden Sie Auftrag , um allgemeine Daten wie den Namen der Dienstleistung, die Beschreibung oder das Fälligkeitsdatum auszufüllen.
• Richten Sie Auftrag ein, um automatisch Aufträge für wiederkehrende Dienstleistungen zu erstellen. 

Aufträge verschieben und abschließen

Wenn Sie den Schritt, an dem Sie gerade arbeiten, beendet haben, können Sie den Auftrag auf die nächste Stufe verschieben. Dies kann entweder manuell oder automatisch geschehen. Eine automatische Verschiebung erfolgt, wenn alle ausstehenden Posten für eine Stufe abgeschlossen sind. Wenn zum Beispiel der Kunde eine Rechnung bezahlt, kann der Auftrag automatisch in die nächste Stufe der Dokumentenerstellung verschoben werden.

Wenn der Auftrag in die nächste Stufe übergeht, können weitere automatisierte Aktionen erfolgen, z. B. die Erstellung von Aufgaben für Teammitglieder, die Benachrichtigung des Kunden über den Auftrag , das Versenden einer Rechnung und vieles mehr. 

Sobald Ihr Auftrag die letzte Stufe erreicht hat und alles erledigt ist, können Sie ihn archivieren, so dass er aus der Kanban-Ansicht verschwindet, aber dennoch jederzeit abrufbar ist.