Pipelines

Pipelines eine visuelle, Stufe Darstellung der Arbeit, die Ihr Unternehmen für Kunden leistet – vom Anfang bis zum Ende. Mit ihnen können Sie jeden Auftrag einen Blick verfolgen, Aufgaben an Teammitglieder weitergeben und sich wiederholende Schritte automatisieren, damit nichts unter den Tisch fällt.

Pipelines Überblick

A pipeline is a reusable, stage-based blueprint for a service your firm delivers — tax preparation, monthly bookkeeping, payroll, onboarding. Each pipeline is made up of ordered stages; each client engagement moves through it as a job; and each stage can fire automations that send emails, create tasks, issue invoices, send organizers, and more.

Folgendes können Sie mit pipelines tun:

• Erstellen Sie einen Stufe workflow – legen Sie die einzelnen Schritte fest, die ein Kundenauftrag durchläuft, und nutzen Sie optional Stufe , um überfällige Aufgaben zu kennzeichnen.
• Automatisieren Sie Arbeitsabläufe in jeder Stufe – lösen Sie E-Mails, Aufgaben, Rechnungen, Terminplaner, Angebote und mehr aus, sobald ein Auftrag eine Stufe Auftrag . Erfahren Sie , wie Automatisierungen funktionieren.
• Aufträge weiterleiten — Einen Auftrag die nächste Stufe verschieben , Stufe alle zugehörigen Aufgaben erledigt sind.
• Nach Kundentyp verzweigen – Führen Sie bestimmte Phasen oder Automatisierungen nur für bestimmte Kunden aus, basierend auf Account-Tags.
• Wiederkehrende Aufgaben planen – für die monatliche Buchhaltung oder vierteljährliche Meldungen können Sie Auftrag festlegen, damit Aufträge regelmäßig erstellt Aufträge .
• Verfolgen Sie Ausnahmen anhand von Auftrag – jeder Auftrag standardmäßig „Aktiv“, „Abgeschlossen“ oder „Archiviert“; legen Sie benutzerdefinierte Status wie „Zurückgestellt“ fest , ohne weitere Phasen hinzuzufügen.

Pipelines Aufträge Aufgaben

Diese drei Begriffe werden oft verwechselt:

• Pipeline — the template: ordered stages, the automations attached to each stage, and the rules (recurrences, conditional logic, time limits) that govern how work flows. A pipeline exists once and is reused across clients.
• Job — one instance of work moving through a pipeline for one client account. A single pipeline can hold hundreds of jobs at different stages at once.
• Aufgabe — eine einzelne Aufgabe innerhalb eines Auftrag, zugewiesen einem Teammitglied zugewiesen .

Für weiterführende Begriffe siehe „Stufen“, Aufträge und „Aufgaben“ – Erläuterungen.

So pipelines

A pipeline becomes useful the moment you start pushing jobs through it. At a high level, the flow is:

1. You create a pipeline , either from scratch or from a Marketplace template, and tailor its stages and automations to your firm’s process.
2. Sie fügen einen Auftrag ein Kundenkonto hinzu – manuell, in großen Mengen oder automatisch über einen Wiederholungsplan.
3. Wenn ein Auftrag eine Stufe Auftrag , Stufe alle mit dieser Stufe verknüpften Automatisierungen der Reihe nach Stufe – beispielsweise Aufgabe ein Auftragsschreiben versendet, eine Aufgabe für den Bearbeiter Aufgabe und eine Folge-E-Mail in die Warteschlange gestellt.
4. Der Auftrag wechselt Stufe manuell, wenn Ihr Team sich durchklickt, oder automatisch über „Automove“, sobald alle Stufe abgeschlossen sind, zur nächsten Stufe .
5. Wenn der Auftrag die letzte Stufe Auftrag Stufe die Arbeit abgeschlossen ist, wird er als „Abgeschlossen“ markiert und kann archiviert werden , um die Kanban-Ansicht übersichtlich zu halten und gleichzeitig den vollständigen Verlauf zu bewahren.

Zugriff und Berechtigungen

The firm owner and admins can see and manage every pipeline in the firm by default.

Die anderen Teammitglieder brauchen zwei Dinge:

• Die pipelines verwalten , mit dem sie pipelines erstellen und bearbeiten können.
• To be added to the Available to list in the pipeline’s settings, which controls visibility for individual team members.

Job-level visibility inside a pipeline is governed separately by account access and job assignees — a team member can see a pipeline but only the jobs tied to accounts they have access to.

Hinweis

Gewährung Verwalten Sie pipelines also grants edit rights to every pipeline the team member can access. Use the Verfügbar für Liste, um festzustellen, für welche pipelines gilt.

Prozesse mit pipelines automatisieren

Pipelines Automatisierung der Großteil Automatisierung unternehmensweiten Automatisierung . Anstatt für jeden Kunden manuell dieselben E-Mails zu versenden, dieselben Aufgaben anzulegen und dieselben Organizer zu erstellen, verknüpft man diese Aktionen Stufe mit einer Stufe , und sie werden jedes Mal ausgeführt, wenn ein Auftrag diese Stufe Auftrag .

Häufige Automatisierung :

• onboarding – Wenn Auftrag eines neuen Kunden Auftrag die erste Stufe Auftrag , versende automatisch ein Mandatsschreiben, erstelle einen Fragebogen und benachrichtige den Kundenbetreuer.
• Dokumentensammlung – Wenn ein Auftrag in den Stufe „Wartet auf Dokumente “ Auftrag , senden Sie einen Fragebogen planen Sie automatische Erinnerungen, bis der Kunde antwortet.
• Rechnungsstellung und Zahlung – Stellen Sie nach Abschluss der Arbeiten eine Rechnung aus und nutzen Sie Automove, um den Auftrag weiterzuleiten, Auftrag der Kunde bezahlt hat.
• Wiederkehrende Dienstleistungen – sei es für die monatliche Buchhaltung oder vierteljährliche Meldungen: Auftrag erstellen den Auftrag , und Stufe kümmern sich um den Rest.

Ansicht des Kunden

Clients never see the pipeline, stages, or jobs — that’s your back-office view. They only see what automations send out: notifications, organizers, proposals, invoices, documents, and e-signature requests. Job progress stays on your side unless you choose to surface it.

If you want clients to track where their work stands, assign a client-facing job status to the job. The status appears in the client portal and can be updated manually, in bulk, or automatically by pipeline automations.

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