Pipelines: Überblick

Pipelines sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres workflow. Sie sind eine visuelle Darstellung eines Prozesses, der einen Kunden von Punkt A (Start) zu Punkt B (Ende) über eine Reihe von definierten Stufen führt. Sie können damit verschiedene Dienstleistungen verwalten, z. B. die monatliche Buchhaltung, die Steuererstellung, die wöchentliche Gehaltsabrechnung und vieles mehr. 

In diesem Artikel lernen Sie die wichtigsten Schritte für die Arbeit mit pipelines in TaxDome kennen. 

Verstehen pipeline Struktur

Our pipelines are designed to look like a kanban board . The overall function of a pipeline is to help you easily track the progress of similar jobs for different clients while allowing them to flow smoothly toward completion.

Was passiert im Inneren eines pipeline:   

• Stufen sind die Schritte in einem Gesamtarbeitsablauf. Wenn alle Arbeiten einer Stufe abgeschlossen sind, geht ein Auftrag in die nächste Stufe über.

• Aufträge , die einzelnen Projekte, für die Sie ein Kunde bezahlt (wie z. B. eine Steuererklärung oder eine Gehaltsabrechnung für Januar), werden in einem pipeline speziell dafür entwickelt. Jeder Auftrag Die mit einem Kundenkonto verbundenen pipeline vom Ersten bis zum Letzten Stufe oder Abschluss. 

• Automatisierungen , die Mechanismen, die eine pipeline , lassen Dinge selbstständig geschehen. Einmal ausgelöst, erstellen sie beispielsweise Aufgaben für Teammitglieder oder senden Organisatoren und Vorschläge an Kunden.

You can explore pipeline structure further .

Get your first pipeline

Once you understand pipeline structure, you’re ready to set up your first pipeline. While it’s possible to build a pipeline from scratch, the fastest way is to start with a ready-made template.

If you don’t currently have any templates, you can find popular options in Templates > Pipelines and get started with pre-built options designed for common workflows. You can also get templates from the Marketplace for free.

Tipp

You can request a pipeline template you need by clicking Complete request form.

Richten Sie Ihr pipeline

Once you have downloaded a pipeline template, you can fine-tune it to fit your needs. This includes:

• Rename or adjust stages: Customize the stages included in the pipeline template—rename them or reorder them to match your firm’s workflow. This lets the template fit your team’s style while keeping it ready for use in TaxDome.

• Review pipeline automations and templates used. Each stage can include one or more automated actions, such as emails, proposals, organizers, and tasks. When you copy the template, all automations are included—take time to review and adjust them as needed.

• Adjust pipeline settings: In pipeline settings , you can decide which team members can access the pipeline, configure the kanban view, and select default job templates to speed up job creation.

Tipp

Explore setting up pipelines in practice further

Abbildung Ihrer Prozesse

Pipelines in TaxDome represent your business processes, so before you start using them, it’s important to map out how your work flows. Mapping your processes helps you understand what’s included in a pipeline template and what might need to be customized.

Here’s a simple way to do it:

1. Understand your own process: Compare the template you’ve downloaded to how you actually work. Identify the steps your team takes from start to finish. Ask yourself:

   • Was sind die Inputs und Outputs der einzelnen Schritte?
   • What actions are required at each step?
   • How do I know when a step is complete?

2. Identify gaps and adjust: Mapping your process makes it clear what’s missing in the template. Add, remove, or rearrange stages so the pipeline reflects your actual workflow.

   • For tax return services, the stages typically include sending the engagement letter, collecting documents, preparing the return, reviewing it, and sending the completed documents. At TaxDome, it will look something like:

• Bei Buchhaltungsdienstleistungen gibt es möglicherweise Phasen für die Erfassung von Rechnungen, die Eingabe von Daten in die Buchhaltungssoftware, die Abstimmung von Konten und die Erstellung von Berichten. Bei TaxDome sieht das in etwa so aus:

• For payroll, you will need to receive the employee timesheets, prepare the payroll, obtain the confirmation, process the payroll and upload all necessary documents. At TaxDome, it will look something like:

hinzufügen Aufträge

Once your pipeline is set up, you can start adding jobs to it. One job in a pipeline is one project you are doing for your client. So, your pipeline will really start working for you only when you add a job . 

Aufträge können alle Informationen enthalten, die für die Erbringung einer Dienstleistung erforderlich sind, z. B. verknüpfte Dokumente, Aufgaben für verschiedene Teammitglieder, ausgefüllte Organisatoren und vieles mehr. 

Um die Arbeit mit Aufträge zu automatisieren und weniger Zeit mit deren Erstellung zu verbringen, können Sie dies tun: 

• Use job templates to pre-fill general data, such as service name, description or due date.

• Set up job recurrences to automatically create jobs for recurring services. 

Aufträge verschieben und abschließen

When you finish the step you are working on, you can move the job to the next stage . This can be done either manually or automatically. An automated move happens when all pending items for a stage are completed. For example, if the client pays an invoice, this may automatically move the job to the next stage of document preparation.

Wenn der Auftrag in die nächste Stufe übergeht, können weitere automatisierte Aktionen erfolgen, z. B. die Erstellung von Aufgaben für Teammitglieder, die Benachrichtigung des Kunden über den Auftrag , das Versenden einer Rechnung und vieles mehr. 

Once your job reaches the final stage and everything is done, you can archive it so it disappears from the kanban view but can still be accessed at any time.

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