CRM (Basic): Importieren einer Clientliste

Mit unserem Import-Tool können Sie gleichzeitig Kundenkonten und Kontaktdaten auf TaxDome übertragen, sodass Sie schnell mit der Arbeit in Ihrem Portal beginnen können. Obwohl Sie neue Kontakte und Konten manuell erstellen können, ist das Hochladen einer CSV-Datei ein viel schnellerer Weg, um Ihre Daten auf TaxDome zu übertragen. 

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Schritt 0. CSV-Datei vorbereiten 

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
alles, was Sie über TaxDome wissen müssen.

Um Ihre bereits vorhandenen Kontakt- und Kontodaten zu importieren, verwenden Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder Google Sheets. Sie können auch die Anweisungen zum Übertragen Ihrer Daten von einer bestimmten Plattform oder einem bestimmten Softwareprogramm lesen.

• Wenn Sie Ihre Kundendaten in TaxDome importieren, denken Sie daran, dass Konten und Kontakte sind unterschiedlich: 
  • Konten sind die Einrichtungen, für die Sie arbeiten und Rechnungen stellen, sei es ein Unternehmen, eine Stiftung, eine Familie oder eine Einzelperson. 
  • Kontakte sind die tatsächlichen Personen, mit denen Sie interagieren. Hier finden Sie eine Erklärung von Konten und Kontakten.
• Erstellen Sie eine Kalkulationstabelle mit Ihren Kundendaten und speichern Sie sie als CSV-Datei. Achten Sie darauf, dass die CSV-Datei UTF-8 kodiert ist und nicht größer als 300 kB ist.
• Geben Sie nur einen Kontakt pro Tabellenkalkulationszeile ein, auch wenn mehrere Kontakte mit demselben Konto verknüpft sind. Sie können auch den Import von Konten überspringen und nur Kontakte importieren
• Sie können verschiedene Arbeitsblätter für verschiedene Kundengruppen haben. Diese können einzeln importiert werden, wobei unterschiedliche Einstellungen gelten. Hier ist ein Video zum Importieren verschiedener Kundengruppen

Tipp: Wenn Ihre Ausgangssoftware eine Datei erzeugt, in der der Steuerzahler und der Ehepartner in derselben Zeile stehen, müssen Sie die CSV-Datei nicht manuell bearbeiten. Befolgen Sie stattdessen die Anweisungen zum Importieren einer Datei mit dem Steuerzahler und dem Ehepartner in einer Zeile.

• 👋 Wir können helfen! Wenn Ihre CSV-Datei mehrere Kontakte pro Zeile enthält und Sie nicht wissen, wie Sie das Problem lösen können, lassen Sie es uns wissen. Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter: Folgen Sie diesen Schritten, um Hilfe zu erhalten. 

1. Tabellenkalkulation erstellen 

Erstellen und beschriften Sie die Spalten. 

Tipp: Wenn Sie die Spalten benennen, steht jeder Spaltenkopfname für eine andere Dateneigenschaft.

Hier sind einige Beispiele für Spaltenüberschriften: 

• Spalte A | Kontoname: der Name eines Unternehmens oder einer Treuhandgesellschaft (ein nicht personenbezogenes Konto) oder der Name einer Einzelperson oder Familie (ein personenbezogenes Konto)
• Spalte B | Kontaktname: Vor- und Nachname des mit dem Konto verbundenen Kontakts
• Spalte C | Vorname  
• Spalte D | Nachname  
• Spalte E | Kontoart
• Spalte F | E-Mail: Es muss eine E-Mail-Adresse angegeben werden, damit der Kontakt Zugang zum Portal erhält.
• Spalte G | Telefon
• Spalte H | Stadt
• Spalte I | Konto-Tags: eine Bezeichnung, die Sie für die Gruppierung von Konten verwenden können
• Spalte J | Kontakt-Tags: eine Bezeichnung, die Sie zur Gruppierung von Kontakten verwenden können
• Spalte K | Teammitglieder: Teammitglieder, die beim Import automatisch zugewiesen werden sollen
• Spalte L | Benutzerdefiniertes Feld: Teammitglieder, die dem benutzerdefinierten Feld hinzugefügt werden sollen, z. B. ein Manager oder Buchhalter

2. Füllen Sie die Zeilen des Arbeitsblatts mit Kontakt- und Zusatzinformationen aus

Möglicherweise verfügt Ihre Kalkulationstabelle bereits über benutzerdefinierte Spalten. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie diese Grundregeln für einen reibungslosen Import befolgen:

• Jede Zeile darf nur einen Kontakt enthalten
• Wenn Sie beim Übertragen Ihrer Daten neue Konten anlegen wollen, stellen Sie sicher, dass es eine Spalte Kontoname gibt. Beschriften Sie diese mit Kontoname (so nennt TaxDome die Dateneigenschaft) oder einem anderen Namen, der Ihnen zusagt. Wenn ein Kontakt nicht mit einem Konto verknüpft werden muss, lassen Sie die Zeile in der Spalte Kontoname leer.
• Wenn zwei oder mehr Kontakte dasselbe Konto haben, verwenden Sie in jeder Zeile für jeden Kontakt denselben Kontonamen.
• Verschiedene Arten von benutzerdefinierten Feldern unterstützen unterschiedliche Zeichen. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr die Felder korrekt ausgefüllt sind:
  • Trennen Sie Optionen mit einem Komma oder Semikolon ("," oder ";"), dem Zeichen für benutzerdefinierte Dropdown-Felder mit Mehrfachauswahl
  • Die Daten sind in dem entsprechenden Format anzugeben: MM/TD/JJJJ oder MMM/TD/JJJJ für US-Unternehmen und TT/MM/JJJJ für Nicht-US-Unternehmen

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie verschiedene Arten von Konten einrichten sollen, z. B. für ein Ehepaar, das getrennt lebt? Sehen Sie sich Beispiele für die Einrichtung von Kontakten für verschiedene Kontotypen an und beachten Sie dann diese Tipps:

• Mehrere Konten mit demselben Kontakt importieren
• Mehrere Kontakte mit demselben Konto importieren
• Kontakte in zwei Konten gleichzeitig importieren

Mehrere Konten mit demselben Kontakt importieren

F: Wie gebe ich verschiedene Konten, die mit derselben Person verknüpft sein müssen, in die Kalkulationstabelle ein? Zum Beispiel mehrere Unternehmen, die demselben Geschäftsinhaber gehören. 

A: Erstellen Sie eine Zeile für jedes Konto und geben Sie dann die gleichen Kontaktinformationen für jedes Konto in die entsprechenden Spalten ein.

In der Beispieltabelle unten wird der Kontoname dem Kontonamen in TaxDome zugeordnet, und während des Importvorgangs werden fünf Konten erstellt, von denen jedes mit den Kontaktinformationen von Brian Ross verknüpft ist. Brian Ross kann dann Anmelden über email@example.com auf TaxDome aufrufen und zwischen den Konten wechseln. 

Mehrere Kontakte mit demselben Konto importieren

F: Wie gebe ich mehrere Kontakte, die mit demselben Konto verknüpft sein müssen, in die Tabelle ein? Zum Beispiel mehrere Geschäftspartner, die ein Unternehmen besitzen, oder ein Steuerzahler und sein Ehepartner.

A: Verwenden Sie für jeden Kontakt eine Zeile und geben Sie dann für jede Person denselben Kontonamen in die entsprechende Spalte ein.

In der Beispieltabelle unten wird Name_Firmenname dem Kontonamen in TaxDome zugeordnet, und während des Importvorgangs werden sechs Konten erstellt. Michael Douglaston ist mit einem Kontakt verknüpft, Robbie Corp mit drei Kontakten, die Familie Smith mit drei Kontakten, Mart Frickey mit einem Kontakt, Solomon Deutsch mit einem Kontakt und Chrissy Tidder mit einem Kontakt.

Kontakte in zwei Konten gleichzeitig importieren

F: Wie gebe ich mehrere Kontakte, die mit zwei Konten verknüpft werden müssen, in die Tabelle ein? Zum Beispiel Kinder, die ihre eigenen Konten benötigen, aber dennoch mit dem Familienkonto verknüpft werden müssen.

A: Verwenden Sie zwei Zeilen für jeden Kontakt und ändern Sie dann den Kontonamen, während Sie die Kontaktdetails beibehalten. Dies kann Ihnen später einige Arbeit ersparen, da Sie die Kontakte nicht manuell verknüpfen müssen.

3. Speichern Sie die Kalkulationstabelle im CSV-Format

TaxDome erkennt nur Tabellenkalkulationen, die als CSV-Dateien gespeichert sind. Wählen Sie in der Menüleiste Ihrer Tabellenkalkulation " Datei" und dann " Als CSV speichern" oder " Als CSV herunterladen " (der Wortlaut kann je nach dem von Ihnen verwendeten Programm variieren).

Microsoft Excel: Wählen Sie im FeldDateityp die Option CSV (Comma delimited). Wählen Sie im Dropdown-Menü Extras die Option Weboptionen. Öffnen Sie die Registerkarte Kodierung . Wählen Sie im Dropdown-Menü Dieses Dokument speichern unter die Option Unicode (UTF-8) und klicken Sie auf OK.

Nachdem Sie Ihre Tabellenkalkulation als CSV-Datei gespeichert und sichergestellt haben, dass sie UTF-8 kodiert ist, können Sie Ihre Kontakte in TaxDome importieren.

Schritt 1. CSV-Datei hochladen auf TaxDome

Gehen Sie zu Kunden > Konten und klicken Sie dann auf Importieren. Sie können auf diese Schaltfläche auch von der Seite Kontakte aus zugreifen.

Ziehen Sie die CSV-Datei per Drag & Drop oder klicken Sie auf Durchsuchen , um die Datei auf Ihrem Desktop zu suchen und hochzuladen.

Schritt 2.Konten erstellen (optional)

Hier erfahren Sie, wie Sie Konten erstellen können:

1. Kontoname zuordnen

Wählen Sie den Namen der Spaltenüberschrift aus Ihrer Kalkulationstabelle, der der Eigenschaft Kontoname von TaxDomeentspricht. Wenn Sie in Ihrer Kalkulationstabelle als Spaltenüberschrift " Kontoname" verwendet haben, wird diese automatisch der Eigenschaft " Kontoname" von TaxDomezugeordnet, da sie denselben Namen haben.

Tipp! Wenn Sie den Import von Konten überspringen und nur Kontakte importieren möchten, klicken Sie auf das X rechts neben der Spalte CSV für das Feld Kontoname auswählen.

2. Kontotyp wählen

Wählen Sie eine Option, um festzulegen, wie Sie den Kontotyp auf Ihre importierten Kunden anwenden möchten. Einzelheiten finden Sie im Artikel über Kontotypen.

Wenn Firma angewendet wird, hat der Kunde die Eigenschaft Firmenname, die den Daten in der Spalte Kontoname entspricht.

3. Kontofelder zuordnen

Fügen Sie beliebige Daten aus Ihrer Kalkulationstabelle als benutzerdefinierte Felder für Ihre Konten hinzu, markieren Sie sie oder weisen Sie Teammitglieder zu. Überprüfen Sie alle Spaltenüberschriften auf der linken Seite und wählen Sie dann entweder Ignorieren oder Feld synchronisieren aus dem Dropdown-Menü Aktion. Wenn Sie Feld synchronisieren wählen, wählen Sie das Feld aus dem Dropdown-Menü in der TaxDome Spalte. 

• Wenn ein Konto mit demselben Namen bereits auf TaxDome existiert, wird es nicht geändert und alle Daten bleiben unverändert. 
• Wenn eine Spaltenüberschrift aus der Kalkulationstabelle keine entsprechende Kontoeigenschaft hat, erstellen Sie eine neue, indem Sie im Dropdown-Menü Neues Feld wählen. Lesen Sie mehr über das Hinzufügen von benutzerdefinierten Kontofeldern beim Importieren.
• Sie können Ihre Konten auch hier markieren. Einzelheiten dazu finden Sie in diesem Artikel über die Anwendung von Tags.
• Wenn Sie die Spalte " Teammitglieder" in Ihrer Kalkulationstabelle haben, werden die in der Tabelle aufgeführten Teammitglieder automatisch unter zugewiesen den entsprechenden Kunden zugeordnet.
• Sie können Teammitglieder zum benutzerdefinierten Feld des Benutzertyps eines beliebigen Kundenkontos hinzufügen, z. B. einen Manager oder einen Buchhalter.

Schritt 3. Einstellungen festlegen (optional)

In diesem Schritt wenden Sie die Einstellungen auf die neu importierten Konten an. 

1. Verknüpfte Kontakte

Auf der linken Seite, unter E-Mails, sehen Sie die Eigenschaft TaxDome E-Mail . Wenn Sie benutzerdefinierte E-Mail-Felder für Ihre Kontakte hinzugefügt haben, werden diese ebenfalls angezeigt. 

Wählen Sie die Zugriffsrechte für jeden Kontakt, dessen E-Mail-Adresse mit dem importierten Konto verknüpft ist. Standardmäßig sind alle Zugriffsrechte aktiviert, und dies sind die empfohlenen Einstellungen. Damit werden keine Einladungen verschickt, aber die richtigen Berechtigungen für Ihre Kunden festgelegt, sobald Sie bereit sind to do : 

• Login: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kontakt seine TaxDome Mandantenportal

• Benachrichtigen: Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der Kontakt alle Systembenachrichtigungen, z. B. für Nachrichten, Organisatoren, Vorschläge, Rechnungen und E-Mails, die von TaxDome oder über pipeline -Automatisierungen gesendet werden.

• E-Mail-Synchronisation: Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Sie die E-Mails des Kunden in Ihrem Konto sehen und beantworten. Inbox+ und alle E-Mails auf der Registerkarte " E-Mail " des Kundenkontos anzeigen.    

Wenn Sie möchten, dass Kunden eine E-Mail-Einladung zu ihrem TaxDome Portal erhalten, markieren Sie das Feld Einladungen senden. Um eine benutzerdefinierte Nachricht hinzuzufügen, geben Sie diese in das Feld Personalisierte Nachricht ein.

Tipp! Wir empfehlen, Einladungen am besten später zu verschicken Kanzlei. Erfahren Sie mehr in dem ausführlichen Artikel.

2. Tags

Wenn Sie bereits einige Tags in TaxDome erstellt haben, können Sie diese hier auf Ihre importierten Konten anwenden. Sie werden dann auf alle importierten Konten angewendet. Wenn Sie verschiedenen Konten unterschiedliche Schlagwörter zuweisen möchten, sollten Sie diese vorher in die Tabelle einfügen. Lesen Sie mehr über die Anwendung von Tags.

3. Abtretungsempfänger

Wenn die Teammitglieder nicht in der Tabelle aufgeführt sind, werden neue Konten unter zugewiesen der Person zugeordnet, die den Import durchführt. Sie können auch zusätzliche Teammitglieder auswählen, die Zugriff auf alle importierten Konten haben sollen. Lesen Sie mehr über die Zuweisung von Teammitgliedern beim Importieren.

4. Mappen und Dokumente

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Ordnerstruktur für Kundendokumente verwenden, wenden Sie die Ordnervorlagen in großen Mengen auf die neu erstellten Konten an. Lesen Sie mehr über das Erstellen von Ordnervorlagen. Die Vorlage Standard-Steuerjahre wird automatisch auf neue Konten angewendet, wenn Sie keine bereits erstellte Ordnervorlage auswählen.

Schritt 4. Kontakte erstellen

Um mit dem Import Ihrer Kontakte in TaxDome zu beginnen, überprüfen Sie die Namen der Spaltenüberschriften Ihrer Kalkulationstabelle auf der linken Seite und wählen Sie dann entweder ignorieren oder benutzerdefiniertes Feld synchronisieren aus dem Dropdown-Menü Aktion. Die Namen der Spaltenüberschriften in Ihrer Kalkulationstabelle, die mit den Namen der Kontakteigenschaften von TaxDome übereinstimmen (z. B. Vorname, Telefon, E-Mail, Ort), werden automatisch zugeordnet. 

Wenn Sie Benutzerdefiniertes Feld synchronisieren wählen, wählen Sie das Kontaktfeld aus der Dropdown-Liste oder fügen Sie ein neues Feld hinzu, indem Sie auf Neues Feld klicken. Lesen Sie mehr über benutzerdefinierte Kontaktfelder. 

• Sie können Ihre Kontakte auch hier markieren. Einzelheiten dazu finden Sie in diesem Artikel über die Anwendung von Tags.
• Sie müssen nicht alle Spaltenüberschriften miteinander verbinden - Sie können die Auswahl des Feldes Aktion auf Ignorieren belassen .
• Wenn Sie die Kontenzuordnung übersprungen haben, können Sie nur Kontakte importieren.

Wenn Sie die Zuordnung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Weiter. Damit wird der Importvorgang nicht gestartet. Sie können immer noch zu diesem Schritt zurückkehren, wenn Sie einen Fehler gemacht haben.

Schritt 5. Überprüfen Sie 

Wenn Sie die Mapping-Ergebnisse überprüfen, werden Sie all dies sehen:

• Welche Teammitglieder werden zugewiesen zu den Konten
• Welche Tags werden den Konten zugewiesen zugeordnet?
• Welche benutzerdefinierten Konto- und Kontaktfelder erstellt werden sollen
• Welche Kontakte werden mit welchen Namen und E-Mail-Adressen erstellt?
• Welche Konten werden mit welchen verknüpften Kontakten erstellt?

Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf Import starten. Wenn nicht, gehen Sie zurück und nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor.

Jetzt können Sie die Seite verlassen. Der Importvorgang wird von selbst fortgesetzt. Sobald der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Klicken Sie auf den Link in der Benachrichtigung, um zu den Importergebnissen zu gelangen. Sie werden sehen:

• Wie viele Kontakte wurden importiert?
• Wie viele Rechenblattzeilen wurden übersprungen?
• Wie viele Konten wurden erstellt?
• Wie viele Konten wurden aktualisiert?
• Wie viele benutzerdefinierte Felder wurden erstellt?

Wenn einige Zeilen übersprungen wurden (aufgrund von Fehlern), können Sie eine gezippte CSV-Datei exportieren, die Ihnen mitteilt, welche Zeilen übersprungen wurden und warum. Gründe für übersprungene Zeilen sind leere Zellen in Pflichtspalten (z. B. Kontaktnamen) oder Zellen in der E-Mail-Spalte, in denen E-Mail-Adressen fehlen. Jetzt können Sie die Seite verlassen. Der Prozess wird selbstständig fortgesetzt. Die Exportergebnisse werden Ihnen per E-Mail zugesandt.

Wenn Sie Schwierigkeiten mit dem Importvorgang haben, lassen Sie es uns wissen! Unser Team hilft Ihnen immer gerne!

Wer kann importieren?

Ein Firmeninhaber und ein Administrator können Kontakte importieren und Konten in TaxDome erstellen. Wenn Sie möchten, dass Teammitglieder importieren können, geben Sie ihnen Zugriffsrechte, um Kontakte zu verwalten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie in der Menüleiste Team & Pläne, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Teammitglieds und dann auf Bearbeiten.

2. Aktivieren Sie die Option Kontakte verwalten und klicken Sie dann auf Speichern.

Tipp: Besuchen Sie die TaxDome Academy, um an unterhaltsamen, umfassenden Kursen teilzunehmen und ein TaxDome Superstar zu werden.

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