CRM (Basic): Importieren einer Clientliste

Mit unserem Import-Tool können Sie gleichzeitig Kundenkonten und Kontaktdaten auf TaxDome übertragen, sodass Sie schnell mit der Arbeit in Ihrem Portal beginnen können. Obwohl Sie neue Kontakte und Konten manuell erstellen können, ist das Hochladen einer CSV-Datei ein viel schnellerer Weg, um Ihre Daten auf TaxDome zu übertragen. 

Hier abgedeckt:

• Step 0. Prepare a CSV file
  • Importing several accounts with the same contact
  • Importing several contacts with the same account
  • Importing contacts to two accounts simultaneously
• Step 1. Upload a CSV file to TaxDome
• Schritt 2. Konten erstellen (optional)
• Schritt 3. Einstellungen festlegen (optional)
• Schritt 4. Kontakte erstellen
• Schritt 5. Überprüfen Sie
• Wer kann importieren?

Webinar - TaxDome 101: Erste Schritte mit TaxDome! Montag, 13 Uhr EST. Hier anmelden

Step 0. Prepare a CSV file 

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
alles, was Sie über TaxDome wissen müssen.

Um Ihre bereits vorhandenen Kontakt- und Kontodaten zu importieren, verwenden Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder Google Sheets. Sie können auch die Anweisungen zum Übertragen Ihrer Daten von einer bestimmten Plattform oder einem bestimmten Softwareprogramm lesen.

• Wenn Sie Ihre Kundendaten in TaxDome importieren, denken Sie daran, dass Konten und Kontakte sind unterschiedlich: 
  • Konten sind die Einrichtungen, für die Sie arbeiten und Rechnungen stellen, sei es ein Unternehmen, eine Stiftung, eine Familie oder eine Einzelperson. 
  • Kontakte sind die tatsächlichen Personen, mit denen Sie interagieren. Hier finden Sie eine Erklärung zu Konten und Kontakten
• Erstellen Sie eine Kalkulationstabelle mit Ihren Kundendaten und speichern Sie sie als CSV-Datei. Achten Sie darauf, dass die CSV-Datei UTF-8 kodiert ist und nicht größer als 300 kB ist.
• Enter only one contact per spreadsheet row, even when several contacts are linked to the same account. You can also skip importing accounts to import contacts only
• Sie können verschiedene Arbeitsblätter für verschiedene Kundengruppen haben. Diese können einzeln importiert werden, wobei unterschiedliche Einstellungen gelten. Hier ist ein Video zum Importieren verschiedener Kundengruppen

Tipp: Wenn Ihre Ausgangssoftware eine Datei erzeugt, in der der Steuerzahler und der Ehepartner in derselben Zeile stehen, müssen Sie die CSV-Datei nicht manuell bearbeiten. Befolgen Sie stattdessen die Anweisungen zum Importieren einer Datei mit dem Steuerzahler und dem Ehepartner in einer Zeile.

• 👋 Wir können helfen! Wenn Ihre CSV-Datei mehrere Kontakte pro Zeile enthält und Sie nicht wissen, wie Sie das Problem lösen können, lassen Sie es uns wissen. Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter: Folgen Sie diesen Schritten, um Hilfe zu erhalten. 

1. Tabellenkalkulation erstellen 

Erstellen und beschriften Sie die Spalten. 

Tipp: Wenn Sie die Spalten benennen, steht jeder Spaltenkopfname für eine andere Dateneigenschaft.

Hier sind einige Beispiele für Spaltenüberschriften: 

• Column A | Account Name: the name of a company or trust (a non-personal account) or the name of an individual or family (a personal account)
• Spalte B | Kontaktname: Vor- und Nachname des mit dem Konto verbundenen Kontakts
• Spalte C | Vorname  
• Spalte D | Nachname  
• Spalte E | Kontoart
• Column F | Email: an email address must be provided for the contact to have portal access
• Column G | Phone
• Column H | City
• Spalte I | Konto-Tags: eine Bezeichnung, die Sie für die Gruppierung von Konten verwenden können
• Spalte J | Kontakt-Tags: eine Bezeichnung, die Sie zur Gruppierung von Kontakten verwenden können
• Column K | Team members: team members you would like to be automatically assigned during import

2. Füllen Sie die Zeilen des Arbeitsblatts mit Kontakt- und Zusatzinformationen aus

Möglicherweise verfügt Ihre Kalkulationstabelle bereits über benutzerdefinierte Spalten. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie diese Grundregeln für einen reibungslosen Import befolgen:

• Jede Zeile darf nur einen Kontakt enthalten
• Wenn Sie beim Übertragen Ihrer Daten neue Konten anlegen wollen, stellen Sie sicher, dass es eine Spalte Kontoname gibt. Beschriften Sie diese mit Kontoname (so nennt TaxDome die Dateneigenschaft) oder einem anderen Namen, der Ihnen zusagt. Wenn ein Kontakt nicht mit einem Konto verknüpft werden muss, lassen Sie die Zeile in der Spalte Kontoname leer.
• Wenn zwei oder mehr Kontakte dasselbe Konto haben, verwenden Sie in jeder Zeile für jeden Kontakt denselben Kontonamen.
• Verschiedene Arten von benutzerdefinierten Feldern unterstützen unterschiedliche Zeichen. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr die Felder korrekt ausgefüllt sind:
  • Trennen Sie Optionen mit einem Komma oder Semikolon ("," oder ";"), dem Zeichen für benutzerdefinierte Dropdown-Felder mit Mehrfachauswahl
  • Die Daten sind in dem entsprechenden Format anzugeben: MM/TD/JJJJ oder MMM/TD/JJJJ für US-Unternehmen und TT/MM/JJJJ für Nicht-US-Unternehmen

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie verschiedene Arten von Konten einrichten sollen, z. B. für ein Ehepaar, das getrennt lebt? Sehen Sie sich Beispiele für die Einrichtung von Kontakten für verschiedene Kontotypen an und beachten Sie dann diese Tipps:

• Importing several accounts with the same contact
• Importing several contacts with the same account
• Importing contacts to two accounts simultaneously

Importing several accounts with the same contact

F: Wie gebe ich verschiedene Konten, die mit derselben Person verknüpft sein müssen, in die Kalkulationstabelle ein? Zum Beispiel mehrere Unternehmen, die demselben Geschäftsinhaber gehören. 

A: Erstellen Sie eine Zeile für jedes Konto und geben Sie dann die gleichen Kontaktinformationen für jedes Konto in die entsprechenden Spalten ein.

In der Beispieltabelle unten wird der Kontoname dem Kontonamen in TaxDome zugeordnet, und während des Importvorgangs werden fünf Konten erstellt, von denen jedes mit den Kontaktinformationen von Brian Ross verknüpft ist. Brian Ross kann dann Anmelden über email@example.com auf TaxDome aufrufen und zwischen den Konten wechseln. 

Importing several contacts with the same account

F: Wie gebe ich mehrere Kontakte, die mit demselben Konto verknüpft sein müssen, in die Tabelle ein? Zum Beispiel mehrere Geschäftspartner, die ein Unternehmen besitzen, oder ein Steuerzahler und sein Ehepartner.

A: Verwenden Sie für jeden Kontakt eine Zeile und geben Sie dann für jede Person denselben Kontonamen in die entsprechende Spalte ein.

In der Beispieltabelle unten wird Name_Firmenname dem Kontonamen in TaxDome zugeordnet, und während des Importvorgangs werden sechs Konten erstellt. Michael Douglaston ist mit einem Kontakt verknüpft, Robbie Corp mit drei Kontakten, die Familie Smith mit drei Kontakten, Mart Frickey mit einem Kontakt, Solomon Deutsch mit einem Kontakt und Chrissy Tidder mit einem Kontakt.

Importing contacts to two accounts simultaneously

F: Wie gebe ich mehrere Kontakte, die mit zwei Konten verknüpft werden müssen, in die Tabelle ein? Zum Beispiel Kinder, die ihre eigenen Konten benötigen, aber dennoch mit dem Familienkonto verknüpft werden müssen.

A: Verwenden Sie zwei Zeilen für jeden Kontakt und ändern Sie dann den Kontonamen, während Sie die Kontaktdetails beibehalten. Dies kann Ihnen später einige Arbeit ersparen, da Sie die Kontakte nicht manuell verknüpfen müssen.

3. Speichern Sie die Kalkulationstabelle im CSV-Format

TaxDome erkennt nur Tabellenkalkulationen, die als CSV-Dateien gespeichert sind. Wählen Sie in der Menüleiste Ihrer Tabellenkalkulation " Datei" und dann " Als CSV speichern" oder " Als CSV herunterladen " (der Wortlaut kann je nach dem von Ihnen verwendeten Programm variieren).

Microsoft Excel: Wählen Sie im FeldDateityp die Option CSV (Comma delimited). Wählen Sie im Dropdown-Menü Extras die Option Weboptionen. Öffnen Sie die Registerkarte Kodierung . Wählen Sie im Dropdown-Menü Dieses Dokument speichern unter die Option Unicode (UTF-8) und klicken Sie auf OK.

Nachdem Sie Ihre Tabellenkalkulation als CSV-Datei gespeichert und sichergestellt haben, dass sie UTF-8 kodiert ist, können Sie Ihre Kontakte in TaxDome importieren.

Schritt 1. Laden Sie die CSV-Datei hoch auf TaxDome

Go to Clients > Accounts, then click Import. You can also access this button from the Contacts page.

Ziehen Sie die CSV-Datei per Drag & Drop oder klicken Sie auf Durchsuchen , um die Datei auf Ihrem Desktop zu suchen und hochzuladen.

Step 2. Create accounts (optional)

Here’s how to create accounts:

1. Map the Account Name

Select the column header name from your spreadsheet that corresponds to TaxDome’s Account Name property. If you used Account Name as the column header name in your spreadsheet, it is automatically mapped to TaxDome’s Account Name property because they have the same name.

Tip! If you want to skip importing accounts and import contacts only click X to the right of the Choose CSV column for Account Name field.

2. Choose the Account Type

Select an option to specify how you want to apply the account type to your imported clients. For details, go to the article on account types.

Wenn Firma angewendet wird, hat der Kunde die Eigenschaft Firmenname, die den Daten in der Spalte Kontoname entspricht.

3. Map account fields

Add any data from your spreadsheet as custom fields for your accounts, tag them or assign team members. Review all column header names on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. If you choose Sync custom field, select the custom field from the drop-down menu in the TaxDome column. 

• Wenn ein Konto mit demselben Namen bereits auf TaxDome existiert, wird es nicht geändert und alle Daten bleiben unverändert. 
• Wenn eine Spaltenüberschrift aus der Kalkulationstabelle keine entsprechende Kontoeigenschaft hat, erstellen Sie eine neue, indem Sie im Dropdown-Menü Neues Feld wählen. Lesen Sie mehr über das Hinzufügen von benutzerdefinierten Kontofeldern beim Importieren
• Sie können Ihre Konten auch hier markieren. Einzelheiten finden Sie in diesem Artikel über die Anwendung von Tags
• If you have the Team members column in your spreadsheet, the team members listed in the spreadsheet will be automatically assigned to the corresponding clients. 

Schritt 3. Einstellungen festlegen (optional)

In diesem Schritt wenden Sie die Einstellungen auf die neu importierten Konten an.

1. Linked contacts

On the left, under EMAILS, you’ll see the TaxDome Email property. If you have added custom email fields for your contacts, you’ll see these as well. 

Wählen Sie die Zugriffsrechte für jeden Kontakt, dessen E-Mail-Adresse mit dem importierten Konto verknüpft ist. Standardmäßig sind alle Zugriffsrechte aktiviert: 

• LOGIN: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kontakt seine TaxDome Kundenportal

• NOTIFY: Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der Kontakt alle Systembenachrichtigungen, wie z.B. für Nachrichten, Organisatoren, Vorschläge, Rechnungen und E-Mails, die von TaxDome oder über die pipeline -Automatisierung gesendet werden.

• EMAIL SYNC: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie die E-Mails des Kunden in Ihrem Konto sehen und beantworten. Inbox+ und alle E-Mails auf der Registerkarte " E-Mail" des Kontos anzeigen.   

Wenn Sie möchten, dass Kunden eine E-Mail-Einladung zu ihrem TaxDome Portal erhalten, aktivieren Sie das Feld Einladungen senden. Um eine benutzerdefinierte Nachricht hinzuzufügen, geben Sie diese in das Feld Personalisierte Nachricht ein. Wenn Sie sie nicht sofort einladen möchten, können Sie später eine Einladung senden, indem Sie auf die Registerkarte Konten gehen und die Unterregisterkarte " Ausstehende Aktivierung " öffnen.

2. Tags

If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it's better to add them to the spreadsheet beforehand. Read more on applying tags.

3. Assignees

If team members are not listed in the spreadsheet, new accounts are assigned to the person doing the import. Or you can select additional team members you want to have access to all the imported accounts. Read more on assigning team members while importing.

4. Folders and documents

If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. Read more about creating folder templates. The Default Tax Years template is automatically applied to new accounts if you don’t select a folder template you've already created.

Schritt 4. Kontakte erstellen

To start importing your contacts to TaxDome, review the column header names from your spreadsheet on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. The column header names in your spreadsheet that match TaxDome contact property names (e.g., First Name, Phone, Email, City) get automatically mapped. 

If you choose Sync custom field, select the contact field from the drop-down or add a new field by clicking New field. Read more about contact custom fields. 

• You can also tag your contacts here.  For details, go to this article on applying tags.
• You don’t have to pair every column header name — you can leave the Action field selection as Ignore.
• If you skipped account mapping, you can import contacts only.

Wenn Sie die Zuordnung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Weiter. Damit wird der Importvorgang nicht gestartet. Sie können immer noch zu diesem Schritt zurückkehren, wenn Sie einen Fehler gemacht haben.

Schritt 5. Überprüfen Sie 

Wenn Sie die Mapping-Ergebnisse überprüfen, werden Sie all dies sehen:

• Welche Teammitglieder werden den Konten zugewiesen?
• Welche Tags den Konten zugewiesen werden
• Welche benutzerdefinierten Konto- und Kontaktfelder erstellt werden sollen
• Welche Kontakte werden mit welchen Namen und E-Mail-Adressen erstellt?
• Welche Konten werden mit welchen verknüpften Kontakten erstellt?

Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf Import starten. Wenn nicht, gehen Sie zurück und nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor.

Jetzt können Sie die Seite verlassen. Der Importvorgang wird von selbst fortgesetzt. Sobald der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Klicken Sie auf den Link in der Benachrichtigung, um zu den Importergebnissen zu gelangen. Sie werden sehen:

• Wie viele Kontakte wurden importiert?
• Wie viele Rechenblattzeilen wurden übersprungen?
• Wie viele Konten wurden erstellt?
• Wie viele Konten wurden aktualisiert?
• Wie viele benutzerdefinierte Felder wurden erstellt?

Wenn einige Zeilen übersprungen wurden (aufgrund von Fehlern), können Sie eine gezippte CSV-Datei exportieren, die Ihnen mitteilt, welche Zeilen übersprungen wurden und warum. Gründe für übersprungene Zeilen sind leere Zellen in Pflichtspalten (z. B. Kontaktnamen) oder Zellen in der E-Mail-Spalte, in denen E-Mail-Adressen fehlen. Jetzt können Sie die Seite verlassen. Der Prozess wird selbstständig fortgesetzt. Die Exportergebnisse werden Ihnen per E-Mail zugesandt.

Wenn Sie Schwierigkeiten mit dem Importvorgang haben, lassen Sie es uns wissen! Unser Team hilft Ihnen immer gerne!

Wer kann importieren?

Ein Firmeninhaber und ein Administrator können Kontakte importieren und Konten in TaxDome erstellen. Wenn Sie möchten, dass Teammitglieder importieren können, geben Sie ihnen Zugriffsrechte, um Kontakte zu verwalten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie in der Menüleiste Team & Pläne, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Teammitglieds und dann auf Bearbeiten

2. Aktivieren Sie die Option Kontakte verwalten und klicken Sie dann auf Speichern.

Tipp: Besuchen Sie die TaxDome Academy, um an unterhaltsamen, umfassenden Kursen teilzunehmen und ein TaxDome Superstar zu werden.