Migrieren Sie Ihre Kundendaten zu TaxDome

Mit unserem Import-Tool können Sie Kundenkonten und Kontaktdaten in TaxDome übertragen, damit Sie schnell von Ihrem Webportal aus arbeiten können. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren ersten Import to do . 

Kunden importieren, erklärt

Import is a tool for transferring client records (divided to accounts and contacts ) from your previous CRM system to TaxDome. It allows you to add accounts and contacts in bulk, eliminating the need for manual creation. 

To import the client list, you should prepare the CSV file beforehand. Ensure you follow our step-by-step instructions when preparing the CSV to avoid losing client records. 

By default, only a firm owner and admin can import clients. If you want team members to be able to import, give them access rights to Manage contacts.

Welche Art von Einfuhr benötigen Sie?

Das TaxDome ist flexibel und ermöglicht es Ihnen, nicht nur alle Datensätze auf einmal zu importieren, sondern auch bestimmte Arten von Datensätzen. Sie können zum Beispiel nur Konten importieren, ohne neue anzulegen, um update CRM für bestehende Kunden zu aktualisieren. Im Folgenden werden gängige Importszenarien und -optionen beschrieben:

• Konten und Kontakte importieren: Verwenden Sie diese Option, um Ihren Kundenstamm vollständig in TaxDome zu migrieren. 

• Import accounts only (no contacts): Use this option if you already have accounts in TaxDome but want to add some CRM information in bulk. For example, you may want to add tags or account roles to existing accounts. Find the most common scenarios in a separate guide .

• Nur Kontakte importieren (ohne Konten): Mit dieser Option können Sie neue Kontakte erstellen, ohne sie mit Konten zu verknüpfen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie eine Liste potenzieller Kunden oder Mitarbeiter von Kunden haben, die separat gespeichert werden müssen. Diese Option kann auch verwendet werden, wenn Sie zusätzliche benutzerdefinierte CRM für die Kontakte hinzufügen möchten. 

Nachfolgend wird der Importvorgang für eine vollständige Migration einer Kundendatenbank demonstriert. Es werden Hinweise gegeben, wenn sich die Aktionen für andere Importtypen unterscheiden.

Schritt 1. CSV-Datei hochladen

Im ersten Schritt des Imports müssen Sie Ihre vorbereitete CSV-Datei hochladen. So geht's: Navigieren Sie zu Kunden > Konten (oder Kunden > Kontakte) in der Seitenleiste und klicken Sie auf Importieren. 

Klicken Sie auf Durchsuchen oder ziehen Sie die CSV-Datei per Drag & Drop. 

Schritt 2. Konten erstellen

Im zweiten Schritt werden Sie Konten erstellen. Im Folgenden finden Sie die Beschreibungen der wichtigsten Einstellungen.

Kontoname zuordnen

Wählen Sie den Namen der Spaltenüberschrift aus Ihrer Kalkulationstabelle aus, der der TaxDome EigenschaftKontoname entspricht. Wenn Sie in Ihrer Kalkulationstabelle als Spaltenüberschrift "Kontoname" verwendet haben, wird diese automatisch der Eigenschaft "Kontoname" von TaxDomezugeordnet, da sie denselben Namen haben.

Kontotyp wählen

Choose how to apply the account type to imported clients:

Kontofelder zuordnen

Map the columns of your CSV file to the account fields in TaxDome to have the data from the CSV columns automatically added to the account info.  

Um Kontenfelder zuzuordnen:

a. Überprüfen Sie alle Spaltenüberschriften aus Ihrer "CSV-Eigenschaftsspalte" auf der linken Seite. Entscheiden Sie, welche Sie zu Ihren TaxDome hinzufügen möchten und welche Sie überspringen möchten.

b. Wählen Sie für jede Zeile im Dropdown-Menü Aktion entweder das Feld Synchronisieren (um den Wert aus der CSV-Datei hinzuzufügen) oder Ignorieren (um ihn zu überspringen). 

c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .

Bitte beachten Sie, dass die Zeilen der Tags und Teammitglieder

d. Überprüfen Sie und klicken Sie auf Weiter.

Hinweis

Wenn Sie nur Konten hinzufügen möchten (oder CRM zu den vorhandenen Konten hinzufügen möchten), fahren Sie mit der Option separater Leitfaden .

Schritt 3. Definieren Sie die Einstellungen

In diesem Schritt können Sie die Einstellungen auf die neu importierten Konten anwenden:

Verknüpfte Kontakte

When you import accounts and contacts, you may decide if you want to turn on contact toggles. These identify the basic settings for your client interactions. The best practice here is enable all contact toggles ( a, b, c) in bulk but don’t send client invitations for joining the portal. This way, you have time to set up everything first. You will be able to invite clients at a later point when you are ready. 

Under  Emails, you will see the example of the added email fields (e.g., Email, Additional email, etc.) mapped in the previous step . By setting up toggles, you will enable/disable a, b, c, d for each contact person whose email is linked to the imported account:

a. Login : When toggled on, the contact can use their TaxDome client portal.

b. Notify : When toggled on, the contact receives all system notifications, such as for messages, organizers, and more.

c. Email sync : When toggled on, you can see and reply to the client’s emails in your Inbox+.

d. Send invitations : When checked, you will send an email invitation to the TaxDome portal right when the import is finished (not recommended).

Tags

If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it’s better to add them to the spreadsheet beforehand . 

Beauftragte

Wählen Sie die Teammitglieder aus, die den Kunden zugewiesen werden sollen. Neue Konten gehen standardmäßig an den Importeur, wenn der Name eines Teammitglieds nicht in der CSV-Datei enthalten ist. Sie können zusätzliche Teammitglieder auswählen, wenn Sie möchten, dass diese Zugriff auf alle importierten Konten haben sollen. 

Mappen und Dokumente

If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. You can rely on the Default tax years template if no custom one is selected. Click Continue.

Schritt 4. Kontakte erstellen

Schließlich müssen Sie dem System noch Kontakte hinzufügen. Diese werden automatisch mit den Konten verknüpft. Der Prozess ist ähnlich wie bei den Konten: gleichen Sie die CSV-Spalten mit den TaxDome ab, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten importiert werden.

Um Kontaktfelder zuzuordnen:

a. Überprüfen Sie alle Spaltenüberschriften aus Ihrer CSV-Eigenschaft auf der linken Seite. Entscheiden Sie, welche Sie zu Ihren TaxDome hinzufügen und welche Sie weglassen möchten.

b. Wählen Sie für jede Zeile im Dropdown-Menü Aktion entweder das Feld Synchronisieren (um den Wert aus der CSV-Datei hinzuzufügen) oder Ignorieren (um ihn zu überspringen). 

c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .

d. Überprüfen Sie und klicken Sie auf Weiter. Damit wird der Importvorgang nicht gestartet. Sie können immer noch zu den vorherigen Schritten zurückkehren, wenn Sie einen Fehler machen.

Schritt 5. Ergebnisse prüfen und importieren

Anhand der Mapping-Ergebnisse können Sie sehen, wie die Importeinstellungen für einige Beispiele Ihrer Daten funktioniert haben:

• Es werden Konten erstellt, mit denen Kontakte verknüpft sind (falls vorhanden).
• Die Kontakte werden mit den Namen und E-Mail-Adressen (falls vorhanden) erstellt.
• Beauftragte werden den Konten zugewiesen .
• Den Konten/Kontakten werden Tags zugewiesen .
• Benutzerdefinierte Felder werden erstellt und/oder ausgefüllt.

Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf Import starten. Wenn nicht, kehren Sie zurück, um die notwendigen Korrekturen vorzunehmen. Jetzt können Sie die Seite verlassen. Der Importvorgang wird von selbst fortgesetzt. 

Sobald der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Klicken Sie auf den Link in der Benachrichtigung, um die Importergebnisse aufzurufen. Sie werden sehen:

• Wie viele Kontakte wurden importiert.
• Wie viele Rechenblattzeilen übersprungen wurden.
• Wie viele Konten wurden erstellt.
• Wie viele Konten wurden aktualisiert.
• Wie viele benutzerdefinierte Felder erstellt wurden.

Wenn einige Zeilen übersprungen wurden (aufgrund von Fehlern), können Sie eine gezippte CSV-Datei exportieren, die Ihnen mitteilt, welche Zeilen und warum. 

If you are having difficulties with the import process, let us know! Our team  is always happy to help !  

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