Aufgaben (Basic): Anzeigen, Filtern, Bearbeiten

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TaxDome verfügt über eine einzigartige und benutzerfreundliche Insights-Seite, die alle laufenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen anzeigt. Erfahren Sie, wie Sie diese für Ihr Team filtern und bearbeiten können - und mehr.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

Über Aufgaben

Sobald ein Aufgabe erstellt ist, wird es auf Ihrer Insights-Seite angezeigt. Wenn Sie im Widget Aufgaben: to do die Option Alle Mitglieder auswählen, sehen Sie eine Liste der Kundenkonten und der Aufgaben für jeden einzelnen. Auf diese Weise wissen Sie immer, was die Kunden brauchen und wie die Arbeit voranschreitet:

Wenn eine Aufgabe bald fällig ist oder Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer Inbox+ und E-Mail. Klicken Sie auf den Namen Aufgabe oder auf Gehe zu..., um dorthin zu gelangen.

Wenn Sie ausstehende zugewiesene Aufgaben haben, erscheint ein grüner Benachrichtigungskreis neben Workflow im Menü der linken Seitenleiste. Um Ihre Aufgaben zu sehen, gehen Sie zu Workflowund öffnen Sie die Registerkarte " Aufgaben".

Standardmäßig werden nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben angezeigt. Um alle Aufgaben für Ihr Unternehmen zu sehen, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü Meine Aufgaben und wählen Sie Alle Aufgaben.

Um die Aufgaben zu sehen, die noch nicht zugewiesen wurden, wählen SieNicht zugewiesen.

Aufgaben, die noch bearbeitet werden müssen oder als zukünftige Aufgaben geplant sind, werden auf der Registerkarte " Ausstehend" angezeigt.

Sobald eine Aufgabe fertiggestellt oder abgebrochen ist, klicken Sie auf ihren Status und ändern Sie ihn entsprechend in Erledigt oder Abgebrochen. Sobald der Status von Aufgabe geändert wurde, wechselt er auf die Registerkarte " Abgeschlossen" . 

Tipp

Hinweis: Erledigte und abgebrochene Aufgaben können weiterhin bearbeitet werden. Verschieben Sie die Aufgabe zurück in den Bereich Ausstehend zurück, indem Sie den Status in Geplant, In Prüfung, In Bearbeitung, Zurückgestellt, Erweitert, Warten auf Client ändern, Wartet auf Unterschriften oder Warten auf Agentur.

Um alle Aufgaben für einen Kunden zu sehen, gehen Sie zu Kunden, klicken Sie auf den Namen des Kunden und gehen Sie dann zu Workflow. Gehen Sie zu " Ausstehende Aufgaben" und " Abgeschlossene Aufgaben", um alle Aufgaben für dieses Konto zu sehen - sowie deren Status, zugewiesene Tags, Fortschritt, Startdatum, Fälligkeitsdatum und ob sie Ihnen oder einem anderen Teammitglied zugewiesen wurden.

Sie können auch alle Aufgaben auf der Seite Kalender anzeigen. Klicken Sie auf Aufgaben, um zu einer reinen Aufgabe-Ansicht zu wechseln. Hier finden Sie weitere Informationen zu Kalenderansichten. 

Die Liste Aufgabe

In der Liste Aufgabe sehen Sie diese Symbole:

Dies bedeutet, dass die Aufgabe wiederkehrend.

Das bedeutet, dass die Aufgabe überfällig ist - das Fälligkeitsdatum ist überschritten und der Status wurde noch nicht in Abgeschlossen oder Abgesagt.

Sie werden auch diese Spaltenüberschriften sehen:

  • KONTO: Klicken Sie auf den Namen des Kontos, um sofort auf dessen Details zuzugreifen.

  • Aufgabe NAME: Dies ist der Name, den Sie oder ein Teammitglied der Aufgabe gegeben haben.

  • ABGABEDATUM: Bis zu diesem Datum muss die Website Aufgabe ausgefüllt werden.

  • STATUS: Aufgaben können die Status " Geplant", " In Prüfung" , "In Bearbeitung", "In Wartestellung" , " Erweitert", " Warten auf Unterschriften ", " Warten auf Kunde " , " Warten auf Agentur" oder auch gar keinen Status haben. Um den Status eines Aufgabe zu ändern, ohne ihn zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über diese Spalte, um die Status anzuzeigen, und wählen Sie dann den gewünschten Status aus.

  • TEILAUFGABEN: Die erste Zahl ist die Anzahl der erledigten Teilaufgaben, die zweite die Gesamtzahl der Teilaufgaben.

  • BEAUFTRAGTE (R) : Hier erfahren Sie, wer der Aufgabe zugewiesen ist.

  • PRIORITÄT: Aufgaben haben eine niedrige, hohe, mittlere oder dringende Priorität. Tags hilft Ihnen bei der Priorisierung der Aufgaben. Um die Priorität einer Aufgabe zu ändern, ohne die Aufgabe zu bearbeiten, fahren Sie mit der Maus über die Spalte, um die Prioritätsstufen anzuzeigen, und wählen Sie dann die gewünschte aus.

  • Auftrag NAME: Dies ist der Name der Auftrag , mit der die Aufgabe verknüpft ist. Klicken Sie auf Auftrag , um die Details anzuzeigen und ggf. Änderungen vorzunehmen.

  • BESCHREIBUNG: Die Angabe einer Beschreibung ist fakultativ und kann nützlich sein.
  • PIPELINE: Wenn eine Aufgabe mit einer Auftrag verknüpft ist, sehen Sie, in welcher Pipeline sie sich befindet. Klicken Sie auf den Pipeline-Namen, um zur Pipeline zu gelangen.
  • Stufe: Wenn ein Aufgabe mit einem Auftrag verknüpft ist, können Sie sehen, in welchem Stufe es sich befindet. Klicken Sie auf den Namen des Stufe , um zur Pipeline zu navigieren.
  • TAGS: Bunte Tags können zu Aufgaben hinzufügen damit Sie später filtern können.

Wenn Sie die Unterregisterkarte Erledigt öffnen, sehen Sie ganz rechts zwei weitere Spaltenüberschriften:

  • ABSCHLUSSDATUM: Dies ist das Datum, an dem der Status von Aufgabe auf " abgeschlossen" geändert wurde.
  • ABGESAGTES DATUM: Dies ist das Datum, an dem der Status von Aufgabe in " Abgesagt" geändert wurde.

Um nach Aufgaben zu suchen, geben Sie ein Stichwort in das Suchfeld ein. 

Verwenden Sie die Sortierung, um bestimmte Aufgaben zu finden - und Sie können dies auch beim Filtern und Suchen tun.

Um eine Liste von Aufgaben in der Spalte Aufgabe Name oder Fälligkeitsdatum zu sortieren, klicken Sie auf den Pfeil nach oben/unten neben der Spaltenüberschrift.

Filtern einer Liste Aufgabe

Filter sind nützlich, wenn Sie Aufgaben nach Typ anzeigen möchten. Filtern Sie zum Beispiel nach allen überfälligen Aufgaben. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Aufgaben zu filtern:

  • Nach Beauftragtem: Sie sehen nur die Aufgaben, die einer bestimmten Person zugewiesen wurden. Um nur nicht zugewiesene Aufgaben zu sehen, wählen Sie in der Dropdown-Liste auf der linken Seite Nicht zugewiesen.

  • Nach Konto: Sie sehen nur die Aufgaben, die zu bestimmten Konten gehören.

  • Nach pipelines und Phasen: Sehen Sie nur die Aufgaben in bestimmten pipelines. Wählen Sie eine Stufe oder Phasen aus verschiedenen pipelines aus, um die Ergebnisse noch weiter einzugrenzen. 

  • Nach Startdatum: Sie sehen nur die Aufgaben, deren Startdatum innerhalb eines bestimmten Zeitraums liegt.

  • Nach Fälligkeitsdatum: Zeigen Sie nur die Aufgaben an, die ein Fälligkeitsdatum innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens haben.

  • Nach Tags: Sehen Sie nur die Aufgaben mit bestimmten Tags.

  • Nach Überfälligkeitsstatus: Sehen Sie nur die überfälligen Aufgaben (das Fälligkeitsdatum ist abgelaufen und der Status wurde noch nicht in Erledigt oder Storniert geändert).

  • Nach Priorität: Sehen Sie nur die Aufgaben mit einer bestimmten Prioritätsstufe(Niedrig, Hoch, Mittel oder Dringend).

  • Nach Status: Sehen Sie nur die Aufgaben mit einem bestimmten Status(Geplant, In Prüfung, In Bearbeitung, In Wartestellung, Erweitert, Warten auf Unterschriften, Warten auf Kunde oder Warten auf Agentur) oder gar keinen Status.

Um eine Liste von Aufgaben einzugrenzen:

1. Gehen Sie zum Workflow und dann zu Aufgaben.

2. Klicken Sie auf Filter in der oberen rechten Ecke, wählen Sie einen oder mehrere Filter aus und klicken Sie dann auf Anwenden. Hier erfahren Sie mehr über die Verwendung von Filtern.

Anzeige von Kundenkonten mit überfälligen Aufgaben

Filtern Sie Ihre Kundenkontoliste so, dass nur die Kunden mit überfälligen Aufgaben angezeigt werden:

  1. Gehen Sie zu Clients und klicken Sie dann oben rechts auf Filter .

  2. Wählen Sie im Abschnitt Aufgaben die Option Überfällig und klicken Sie dann aufÜbernehmen.

Sie sehen nun eine Liste mit allen Kunden, die überfällige und unvollständige Aufgaben haben, sowie die genaue Anzahl der verbleibenden Aufgaben für jedes Konto.

Bearbeitung von Aufgaben

Bearbeiten Sie eine Aufgabe , um ihren Status oder ihr Konto zu ändern, Unteraufgaben abzuhaken oder die Beschreibung neu zu schreiben. Aufgaben können einzeln oder in großen Mengen bearbeitet werden.

Es gibt fünf Möglichkeiten, eine Aufgabe zu bearbeiten:

  • Klicken Sie auf den Namen Aufgabe auf dem Dashboard
  • Klicken Sie auf der KarteAuftrag oder auf der Seite Aufgaben verknüpfen auf das verknüpfte Aufgabe
  • Klicken Sie auf der Seite Kalender auf den Namen Aufgabe
  • Wählen Sie den Namen Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste aus und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

  • Ändern Sie den Empfänger, das Startdatum, das Fälligkeitsdatum, die Priorität oder den Status in der Aufgabe Liste

Tipp

Hinweis: Wenn Sie das Konto eines Aufgabe ändern,das mit einem Auftrag verknüpft ist, wird die Verknüpfung automatisch aufgehoben.

Massenbearbeitungsaufgaben

Um Änderungen an mehreren Aufgaben vorzunehmen:

1. Wählen Sie die Namen Aufgabe in einer Aufgabenliste aus und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie dann auf SAVE.

Denken Sie bei der Massenbearbeitung von Aufgaben daran:

  • Sie können keine Dateien anhängen oder entfernen
  • Sie können keine Unteraufgaben bearbeiten
  • Sie können keine Kommentare bearbeiten, löschen oder hinzufügen
  • Die Daten in allen unveränderten Feldern bleiben gleich

Bearbeiten Sie eine Aufgabe selbständig, wenn Sie to do benötigen.

Aufgabe Prüfpfad

Möglicherweise müssen Sie die Historie eines Aufgabeeinsehen, d. h. alle Ereignisse, die im Zusammenhang mit diesem Aufgabe stattgefunden haben.

TaxDomeMit dem Audit-Protokoll können Sie nachverfolgen, wann jemand eine der folgenden Aktionen auf einer Aufgabe durchgeführt hat:

  • Änderung des Abtretungsempfängers
  • Der Name wurde geändert
  • Die Beschreibung wurde geändert
  • Hinzugefügte oder gelöschte Teilaufgaben
  • Geänderte Priorität
  • Der Status wurde geändert
  • Festlegen oder Ändern des Startdatums
  • Festlegen oder Ändern des Fälligkeitsdatums
  • Zugewiesene oder geänderte Tags

Um den Verlauf einer Aufgabeanzuzeigen, klicken Sie in der Aufgabenliste auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen Aufgabe und dann auf Audit Trailoder klicken Sie auf den Audit Trail Link innerhalb der Aufgabe selbst.

Aufgabe Kommentare verwenden

Während der Arbeit stoßen Sie vielleicht auf Informationen, die Sie für eine bestimmte Aufgabe benötigen. Notieren Sie diese in den Kommentaren auf Aufgabe . Auf diese Weise können die Teammitglieder, die der Aufgabe zugewiesen sind, sie sehen.

So fügen Sie einen Kommentar zu einer Aufgabe hinzu:

1. Klicken Sie auf den Namen Aufgabe oder auf die drei Punkte ganz rechts daneben und wählen Sie dann Bearbeiten.

2. Klicken Sie im Abschnitt " Kommentare" auf " Kommentar hinzufügen", klicken Sie auf das Textfeld und geben Sie dann die Notiz ein.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN, um Ihre Änderungen zu speichern. Der Kommentar wird dann zusammen mit dem Datum und dem Namen des Teammitglieds, das ihn geschrieben hat, in Aufgabe gespeichert. Wenn der Kommentar nicht mehr benötigt wird, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol rechts daneben, um ihn zu löschen.

Drucken einer Liste Aufgabe

Um eine Liste Aufgabe zu drucken, klicken Sie auf das Drucksymbol in der oberen rechten Ecke.

In der Standardeinstellung zeigt eine Liste Aufgabe 25 Einträge pro Seite an. Wenn Sie mehr drucken möchten, wählen Sie im Menü Zeilen pro Seite unten links aus, wie viele Sie drucken möchten.

Ihr Browser wird Sie auffordern, die Liste mit dem aktuellen Datum und der Uhrzeit zu drucken.

Löschen von Aufgaben

Um eine Aufgabe vollständig zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Aufgabennamen und dann auf Löschen.

  2. Klicken Sie im Pop-up-Fenster zur Löschbestätigung auf LÖSCHEN.

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