Dokument- und Ordnerberechtigungen

Das ausgeklügelte Berechtigungssystem TaxDomebietet Ihnen beispiellose Flexibilität und Sicherheit für Ihren Dokumenten-Workflow workflow. Sie können den Zugriff auf Dokumente entweder auf Ordner- oder auf Dokumentebene verwalten und Standard- oder individuelle Berechtigungen erteilen.

Berechtigungsstufen

Verschiedene Berechtigungsstufen ermöglichen es Unternehmen, die Kontrolle darüber zu behalten, wer bestimmte Dokumente anzeigen, bearbeiten oder verwalten darf. Dies ist für den Schutz sensibler Informationen und die Optimierung der Zusammenarbeit sowohl innerhalb des Teams als auch mit Kunden von entscheidender Bedeutung.

Es gibt drei Berechtigungsstufen:

• Keiner verbirgt den Gegenstand vor dem Teammitglied oder Kunden.
• Mit „Anzeigen“ können Teammitglieder oder Kunden den Artikel sehen, aber nicht bearbeiten, löschen oder in Ordner hochladen.
• Mit „Bearbeiten“ können Teammitglieder oder Kunden Elemente bearbeiten, löschen und in Ordner hochladen.

Berechtigungsvererbung

Der Zugriff auf einen Ordner der obersten Ebene wird automatisch von allen Unterordnern und Dokumenten übernommen. Wenn ein Dokument in einen anderen Ordner verschoben wird, übernimmt es die Berechtigungen dieses neuen Ordners.

Individuelle Berechtigungen überschreiben die Standardeinstellungen und ermöglichen es Ihnen, den Zugriff für Teammitglieder und Kunden pro Dokument oder Ordner anzupassen. Individuelle Berechtigungseinstellungen, die auf ein bestimmtes Dokument angewendet werden, haben keinen Einfluss auf die Zugriffseinstellungen anderer Dokumente innerhalb desselben Ordners.

Wo finde ich Informationen zu Berechtigungen?

Sie können die Dokumentberechtigungen in den folgenden Abschnitten anzeigen:

• Dokumente > Kundendokumente > Dokumente
• Kunden > Konten > Dokumente

In der Tabelle sehen Sie die Spalte „Individuelle Berechtigungen “ und rechts davon die Standardzugriffsebene.

Bedeutung der Symbole

Individuelle Berechtigungen Das Symbol wird angezeigt, wenn die Standardberechtigungen für Teammitglieder oder Kunden geändert wurden. Wenn keine Ausnahmen vorliegen, wird das Symbol Individuelle Berechtigungen Die Spalte bleibt leer.

Der Kunde kann anzeigen und bearbeiten. Die Dokumente in diesen Ordnern werden für Kunden freigegeben: Kunden können sie anzeigen, bearbeiten und löschen oder in andere Ordner verschieben.

Der Kunde kann dies einsehen. Die Dokumente in diesen Ordnern werden für Kunden freigegeben: Sie können sie einsehen, aber nicht löschen, bearbeiten oder verwalten.

Privat. Die Dokumente in diesen Ordnern sind für Kunden nicht sichtbar. Ein privater Ordner ist ein sicherer Ort, um Materialien zu Kunden zu speichern, die diese nicht unbedingt sehen müssen.

Standardberechtigungen

Die Berechtigungen werden in erster Linie durch die Ordnerstruktur und die Kontuzuordnungen bestimmt. So funktioniert der Standardzugriff:

Standardberechtigungen der Kunden

Der Standardzugriff auf Dokumente für einen Client wird immer durch den Typ des obersten Ordners bestimmt, in dem sich das Dokument befindet. Jeder von Ihnen erstellte oberste Ordner verfügt über Standardzugriffsberechtigungen für Dokumente, die von allen Unterordnern und darin enthaltenen Dokumenten übernommen werden.

Firmeninhaber, Administratoren und Teammitglieder, denen Zugriffsrechte auf Dokumente verwalten haben, können Ordner der obersten Ebene erstellen, Ordnervorlagen anwenden und Dokumente zwischen Ordnern verschieben, um einem Kunden einen Standardzugriff zu gewähren.

Hinweis

Jedes Kundenkonto muss über mindestens einen Ordner mit Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugriffsebene. Dieser Ordner heißt Vom Kunden hochgeladene Dokumente standardmäßig und ist mit genau diesem Namen und dieser Zugriffsebene fest codiert. Sie können ihn umbenennen, aber nicht löschen. Wenn dieser Ordner umbenannt wird – entweder in einer Vorlage oder in einem Kundenkonto – wird er bei der Anwendung von Vorlagen nicht als derselbe Ordner erkannt. Damit Ordner zusammengeführt werden können, müssen sowohl der Name als auch die Zugriffsebene genau übereinstimmen.

Standardberechtigungen der Teammitglieder

Firmeninhaber und Administratoren haben standardmäßig vollen Zugriff auf alle Ordner und Dokumente im gesamten Portal. Sie können auch die Zugriffsrechte auf Dokumente für alle Kunden und Teammitglieder verwalten.

Der Zugriff der Teammitglieder auf Dokumente und Ordner wird durch Zugriffseinstellungen gesteuert, die vom Firmeninhaber oder Administrator festgelegt werden.

• Teammitglieder ohne besondere Berechtigungen können nur Dokumente für die zugewiesen Kunden anzeigen , aber keine Ordner oder Dateien erstellen oder verwalten.
• Teammitglied mit Dokumente verwalten die Berechtigung „Dokumente verwalten” haben, können Ordner erstellen und Dokumente für die zugewiesen Kunden hochladen sowie Ordnervorlagen anwenden.
• Teammitglieder mit der Berechtigung „Alle Konten anzeigen“ können Dokumente verwalten Ordner für alle Kunden anzeigen Dokumente verwalten , nicht nur für diejenigen, zugewiesen .
• Teammitglieder mit der Berechtigung „Teammitglieder zuweisen“ können Kunden Teammitgliedern zuweisen und ihnen so Zugriff auf deren Dokumente gewähren.

Individuelle Berechtigungen

Individuelle Berechtigungen ermöglichen Ihnen eine noch flexiblere und effizientere Arbeit mit Dokumenten:

• Gewähren oder beschränken Sie den Zugriff für bestimmte Benutzer, unabhängig von der Ordnerstruktur.
• Verwalten Sie Sonderfälle, ohne Ihre gesamte Ordnerstruktur zu ändern.

Durch die Erteilung einer individuellen Genehmigung können Sie:

• Gewähren Sie einem Teammitglied oder einem Kunden Zugriff auf ein einzelnes Dokument, auch wenn diese keine Zugriffsrechte auf den gesamten Ordner haben.
• Ein bestimmtes Dokument vor einem Kunden verbergen, auch wenn es sich in einem sichtbaren Ordner befindet.
• Teilen Sie ein Dokument aus Ihrem privaten Ordner mit einem Kunden, ohne es zu verschieben.

So erteilen Sie Kunden und Teammitgliedern individuelle Berechtigungen

Hinweis

Nur Firmeninhaber und Administratoren können individuelle Berechtigungen erteilen oder widerrufen.

1. Gehen Sie zum Abschnitt „Dokumente “, entweder über die Seite„Kunden > Konten “ oder über „Dokumente > Kundendokumente“.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dokument oder Ordner und wählen Sie „Berechtigungen verwalten“.

3. Wählen Sie aus, ob Sie die Berechtigungen für Ihre Teammitglieder oder für den Kunden ändern möchten, indem Sie zur entsprechenden Registerkarte wechseln.

4. Wählen Sie die Person aus, deren Berechtigungen Sie bearbeiten möchten. Sie können update Berechtigungen für eine Person aktualisieren oder Änderungen in großen Mengen anwenden.

5. Wählen Sie die gewünschte Zugriffsebene: Anzeigen, Bearbeiten oder Keine.

6. Klicken Sie auf Speichern.

So widerrufen Sie einzelne Berechtigungen

1. Gehen Sie zum Abschnitt „Dokumente “, entweder über die Seite„Kunden > Konten “ oder über „Dokumente > Kundendokumente“.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dokument oder Ordner und wählen Sie „Berechtigungen verwalten“.

3. Wählen Sie aus, ob Sie die Berechtigungen für Ihre Teammitglieder oder für den Kunden ändern möchten, indem Sie zur entsprechenden Registerkarte wechseln.

4. Wählen Sie die Person aus, deren Berechtigungen Sie widerrufen möchten. Sie können update Berechtigungen für eine Person aktualisieren oder Änderungen in großen Mengen anwenden.

5. Wählen Sie „Auf Standard zurücksetzen“.

6. Klicken Sie auf Speichern.

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