Dokument- und Ordnerberechtigungen

In diesem Artikel werden die Berechtigungsstufen, Ordnerzugriffstypen und Standardzugriffsregeln beschrieben, die festlegen, wer Dokumente und Ordner in TaxDome einsehen und bearbeiten darf. Der Zugriff auf Dokumente kann auf Ordner- oder Dokumentebene verwaltet werden, wobei einzelne Ausnahmen die Standardeinstellungen außer Kraft setzen können.

Berechtigungsstufen

Es gibt drei Berechtigungsstufen, die sowohl für Teammitglieder als auch für Kunden gelten. Diese können als Standard für Ordner oder als individuelle Ausnahmen für einzelne Dokumente oder Ordner festgelegt werden.

Berechtigungsvererbung

Die Zugriffsrechte eines obersten Ordners werden automatisch auf alle darin enthaltenen Unterordner und Dokumente übertragen. Wird ein Dokument in einen anderen Ordner verschoben, übernimmt es die Zugriffsrechte des neuen Ordners.

Individuelle Berechtigungen haben Vorrang vor den Standardeinstellungen und ermöglichen es Ihnen, den Zugriff für Teammitglieder und Kunden für jedes Dokument oder jeden Ordner individuell anzupassen. Individuelle Berechtigungseinstellungen, die auf ein bestimmtes Dokument angewendet werden, haben keinen Einfluss auf die Zugriffseinstellungen anderer Dokumente im selben Ordner.

Berechtigungsinformationen anzeigen

Die Dokumentberechtigungen sind hier einsehbar:

• Dokumente > Kundendokumente > Dokumente
• Kunden > Konten > Dokumente

Die Liste enthält eine Spalte „Individuelle Berechtigungen“ und rechts davon eine Spalte für die Standardzugriffsebene.

Bedeutung der Symbole

Icon	Name	Bedeutung
	Individuelle Berechtigungen	Wird angezeigt, wenn die Standardberechtigungen für Teammitglieder oder Kunden geändert wurden. Sofern keine Ausnahmen vorliegen, ist die Spalte „Individuelle Berechtigungen“ leer
	Kunde kann einsehen und bearbeiten	Die Dokumente in diesem Ordner werden für Kunden freigegeben: Kunden können sie anzeigen, bearbeiten und löschen oder in andere Ordner verschieben
	Der Kunde kann sehen	Die Dokumente in diesem Ordner werden für Kunden freigegeben: Sie können sie einsehen, aber nicht löschen, bearbeiten oder verwalten
	Privat	Die Dokumente in diesem Ordner sind für die Kunden nicht sichtbar. Ein privater Ordner ist ein sicherer Ort, um Unterlagen zu Kunden zu speichern, die diese nicht unbedingt einsehen müssen.

Standardberechtigungen

Firmeninhaber und Administratoren haben standardmäßig uneingeschränkten Zugriff auf alle Ordner und Dokumente im gesamten Portal und können den Dokumentenzugriff für alle Kunden und Teammitglieder verwalten. Der Zugriff anderer Teammitglieder wird durch Zugriffsrechte geregelt, die von einem Firmeninhaber oder Administrator erteilt werden.

Die Standardzugriffsrechte werden durch die Ordnerstruktur und die Kontenzuordnungen festgelegt:

Hinweis

Jedes Kundenkonto muss über mindestens einen Ordner mit Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugriffsebene. Dieser Ordner heißt Vom Kunden hochgeladene Dokumente ist standardmäßig so eingerichtet und mit genau diesem Namen und dieser Zugriffsebene fest programmiert. Sie können den Namen ändern, aber nicht löschen.

Individuelle Berechtigungen

Individuelle Berechtigungen überschreiben die Standardzugriffsrechte für bestimmte Benutzer, ohne die allgemeine Ordnerstruktur zu verändern. Sie können sie nutzen, um:

• Gewähren Sie einem Teammitglied oder Kunden Zugriff auf ein einzelnes Dokument, auch wenn diese keinen Zugriff auf den gesamten Ordner haben
• Ein bestimmtes Dokument vor einem Kunden verbergen, auch wenn es sich in einem einsehbaren Ordner befindet
• Ein Dokument aus einem privaten Ordner für einen Kunden freigeben, ohne es zu verschieben

Individuelle Berechtigungen festlegen

Um einer Person individuelle Zugriffsrechte auf Dokumente zu gewähren:

Web Schreibtisch

1. Gehen Sie zum Abschnitt „Dokumente “, entweder über die Seite„Kunden > Konten “ oder über „Dokumente > Kundendokumente“.

2. Gehen Sie zum Abschnitt „Dokumente “, entweder über die Seite „Kunden > Konten “ oder über „Dokumente > Kundendokumente“.

3. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dokument oder Ordner und wählen Sie „Berechtigungen verwalten“.

   

   3. Wählen Sie aus, ob Sie die Berechtigungen für Ihre Teammitglieder oder für den Kunden ändern möchten, indem Sie zur entsprechenden Registerkarte wechseln.

   4. Wählen Sie die Person aus, deren Berechtigungen Sie bearbeiten möchten. Sie können update Berechtigungen für eine Person aktualisieren oder Änderungen in großen Mengen anwenden.

   5. Wählen Sie die gewünschte Zugriffsebene: Anzeigen, Bearbeiten oder Keine.

   6. Klicken Sie auf Speichern.

      

Nachdem Sie ein Dokument über die Windows-App hochgeladen haben , klicken Sie im Menü „Dateiaktionen“ auf „Zugriff verwalten “. Daraufhin öffnet sich die Seite mit den Dokumentberechtigungen in Ihrem Browser, auf der Sie individuelle Zugriffsrechte für Teammitglieder und Kunden festlegen können.

Einzelne Berechtigungen widerrufen

Wenn Sie die individuelle Berechtigung für diese Person nicht mehr benötigen, können Sie sie jederzeit widerrufen:

1. Gehen Sie zum Abschnitt „Dokumente “, entweder über die Seite „Kunden > Konten “ oder über „Dokumente > Kundendokumente“.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dokument oder Ordner und wählen Sie „Berechtigungen verwalten“.

3. Wählen Sie aus, ob Sie die Berechtigungen für Ihre Teammitglieder oder für den Kunden ändern möchten, indem Sie zur entsprechenden Registerkarte wechseln.

4. Wählen Sie die Person aus, deren Berechtigungen Sie widerrufen möchten. Sie können update Berechtigungen für eine Person aktualisieren oder Änderungen in großen Mengen anwenden.

5. Wählen Sie „Auf Standard zurücksetzen“.

6. Klicken Sie auf Speichern.

   

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