Hinzufügen von Kundenkonten

Fügen Sie Ihre Kunden zu TaxDome hinzu, entweder einen nach dem anderen oder mehrere auf einmal. Oder sie können sich selbst registrieren, indem sie auf ihr TaxDome-Portal gehen.

Was müssen Sie wissen, um loszulegen? Das wichtigste Konzept, das Sie im Auge behalten müssen, ist, dass es Konten und Kontakteauf TaxDome gibt; diese beiden sind nicht dasselbe. Konten sind Ihre Hauptkunden, egal ob ein Unternehmen oder eine Privatperson. Kontakte sind alle Personen, mit denen Sie interagieren, und sie werden als E-Mail-Adressen angezeigt. Jedes Kundenkonto auf TaxDome hat einen entsprechenden Kontakt oder sogar mehrere. Und da Sie das nun wissen, lassen Sie uns loslegen!

Hier beschrieben:

Erstellen von Kundenkonten

Ein Firmeninhaber oder ein beliebiges Teammitglied, das Zugriffsrechte zur Verwaltung von Konten erhalten hat, kann ein neues Kundenkonto anlegen.

Um ein neues Konto auf TaxDome zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + NEU in der linken Seitenleiste und wählen Sie dann Konto aus dem Slide-out Menü.

2. Füllen Sie das Feld Kontoname aus.  

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche KONTO ERSTELLEN. Und das war's!

Hinweis: Vermeiden Sie bei Kontonamen die Verwendung von Sonderzeichen, die in Windows-Verzeichnisnamen nicht verwendet werden können (z. B., < ( kleiner als), > (größer als), : (Doppelpunkt), " (Anführungszeichen), / (Schrägstrich), ( Backslash), | (vertikaler Balken oder Pipe), ? (Fragezeichen), * (Sternchen)). Andernfalls können Sie nicht über das TaxDome-Laufwerk auf Ihre Dateien zugreifen.

Lesen Sie über alle Funktionen im Detail:

1. Kontoname: Diese werden in Ihrem Konten Liste - jeder ist ein Firmenname (nicht-persönliche Konten) oder der Vor- und Nachname eines Kunden (persönliche Konten).

2. Verknüpfen Sie Kontakte: Dies ist ein obligatorischer Schritt, wenn Sie möchten, dass der Kunde auf sein Portal zugreifen kann. Lesen Sie weiter unten.

3. Tags: Weisen Sie Tags zu, um Konten zu kategorisieren. Um mehr über Tags zu erfahren, gehen Sie hier.

4. Teammitglieder: Geben Sie einem oder mehreren Teammitgliedern Zugriff auf die Details eines Kontos, indem Sie sie in der Pulldown-Liste " Teammitglieder " auswählen. Sie werden dann Benachrichtigungen erhalten. Wenn keine Teammitglieder ausgewählt sind, erhalten Teammitglieder mit Standard-Kontozugriff Zugriff auf die Details eines Kontos. 

5. Ordner-Vorlage: Wenden Sie eine Ordner-Vorlage an, die benutzerdefinierte Ordner und Unterordner enthält. Standardmäßig wird die Vorlage Standardsteuerjahre angewendet. Sie können dieses Feld leer lassen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie manuell eine benutzerdefinierte Ordnerstruktur erstellen. Weitere Details zu Ordnervorlagen finden Sie hier

6. Benutzerdefinierte Felder: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für Ihre Konten erstellt haben, werden sie hier angezeigt. Wie Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten CRM-Felder hinzufügen können, erfahren Sie hier.

7. Konto erstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche, um ein Konto auf TaxDome zu erstellen.

Verknüpfen von Kontakten beim Hinzufügen von Konten 

Obwohl es optional ist, empfehlen wir Ihnen, dies zu tun. Ein Kunde kann nicht auf sein Portal zugreifen, wenn sein Kontakt nicht mit dem Konto verknüpft ist. Außerdem stellt die Verknüpfung von Kontakten sicher, dass Sie die persönlichen Daten eines Kunden zur Hand haben, wie E-Mail, Telefonnummer und Adresse. 

  • Um ein Konto mit mehreren Kontakten zu verknüpfen (z. B. mit einem Ehepartner, einem Kind oder einem Geschäftspartner), klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakte verknüpfen, wählen den entsprechenden Kontakt aus und klicken dann auf Hinzufügen
  • Steuern Sie den Zugriff auf das Konto für jeden Kontakt mit Hilfe der Kippschalter:
    • LOGIN: Wenn das Kästchen aktiviert ist, kann der Kontakt auf das TaxDome-Kundenportal zugreifen, um auf das Konto zuzugreifen. Wenn Sie möchten, dass ein Kontakt eine E-Mail-Einladung zur Nutzung seines TaxDome-Kundenportals erhält, schalten Sie den Kippschalter im Abschnitt Einladungs-E-Mail ein. Um der Einladung eine benutzerdefinierte Nachricht hinzuzufügen, geben Sie diese in das Feld Personalisierte Nachricht ein. Sie können auch den Zugriff auf das Portal aktivieren, aber nicht sofort eine Einladung senden. Auf diese Weise können Sie am Konto arbeiten - Dokumente hochladen, Pipelines hinzufügen, Aufgaben erstellen usw. -, bevor der Kontakt es besucht. 
    • BENACHRICHTIGEN: Wenn eingeschaltet, erhält der Kontakt alle Systembenachrichtigungen (z. B. über neue Nachrichten, Rechnungen, Organizer usw.), alle E-Mails und Massen-E-Mails, die von TaxDome an das Konto gesendet werden, und alle E-Mails, die über die Pipeline-Automatisierung an das Konto gesendet werden.
    • E-MAIL-SYNC: Wenn diese Funktion aktiviert ist, sehen Sie alle E-Mails, die Sie von dem Kontakt erhalten haben, im Inbox+ und auf der Registerkarte " E-Mail" des Kontos, und Sie können dem Kontakt von TaxDome aus antworten. Der gesamte Verlauf zwischen Ihren synchronisierten E-Mail-Adressen wird automatisch in TaxDome angezeigt.

Hinzufügen von Portalzugriff zu Konten

Wenn Sie den Konten beim Anlegen keinen Portalzugang hinzugefügt haben, können Sie dies jederzeit nachholen:

1. Gehen Sie zur Registerkarte "Info" des Kundenprofils (verfügbar, sobald Sie ein Konto erstellt haben).

2. Wenn Sie das Konto bereits mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft haben, werden diese im Bereich Kontakte angezeigt. Aktivieren Sie den Schalter LOGIN neben jedem Kontakt, dem Sie den Portalzugang gewähren möchten.

3. Um Ihrer Einladung eine benutzerdefinierte Nachricht hinzuzufügen, geben Sie im Popup-Feld Personalisierte Nachricht ein und klicken dann auf SENDEN.


Hinweis: Wenn ein Kontakt mit mehreren Konten verknüpft ist, müssen Sie ihm Portalzugriff auf jedes dieser Konten geben. Er kann dann zwischen den Konten wechseln sobald er sich anmeldet.

Sobald ein Kunde eine E-Mail-Einladung zu seinem TaxDome-Portal erhält, muss er das Konto aktivieren. Der Kunde klickt auf den Link in der E-Mail und erstellt dann ein Passwort. Sie können sehen, welche Kunden ihre Konten noch nicht aktiviert haben und sie erneut einladen, indem Sie zu Kunden gehen und dann die Unterregisterkarte " Ausstehende Aktivierung" auf der Registerkarte " Konten" auswählen. 

So deaktivieren Sie den Anmeldelink für das Portal

Klicken Sie hier

Wie erkenne ich, ob sich neue Kunden bei TaxDome registriert haben?

Sobald ein Kunde ein TaxDome-Konto eingerichtet hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+und per E-Mail. Klicken Sie auf den Link Gehe zu..., um das Profil des neuen Kunden zu überprüfen.

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