CRM (Basis): Kundenkonten hinzufügen
Fügen Sie Ihre Kunden einzeln oder in großen Mengen zu TaxDome hinzu. Kunden können sich auch selbst registrieren, indem sie das Portal TaxDome aufrufen.
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Kundenkonten erstellen
Kundenkonten können auf zwei Arten erstellt werden:
Kundenkonto im Portal TaxDome erstellen
Ein Firmeninhaber, Administrator oder ein Mitarbeiter mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Konten kann ein neues Kundenkonto anlegen.
Folgen Sie diesen Schritten:
1. Klicken Sie oben auf Neu und wählen Sie dann Konto. Sie können auch auf der Seite Konten auf Neu klicken.
2. Wählen Sie den Kontotyp, Einzelperson oder Unternehmen, und klicken Sie dann auf Weiter.
3. Verknüpfen Sie auf der Registerkarte Kontakte entweder den vorhandenen Kontakt oder erstellen Sie einen neuen: Geben Sie den Vor- und Nachnamen der Person ein, die mit einem Konto verbunden ist, und fügen Sie dann ihre E-Mail-Adresse hinzu.
4. Klicken Sie auf Erstellen. Und das war's!
Achtung! Vermeiden Sie bei Vor- und Nachnamen die Verwendung von Sonderzeichen, die in Windows-Verzeichnisnamen nicht verwendet werden können. Vermeiden Sie zum Beispiel Satzzeichen oder Sonderzeichen wie Doppelpunkt (:), Anführungszeichen ("), Schrägstrich (/), umgekehrter Schrägstrich (\), senkrechter Strich oder Pipe(|), Fragezeichen oder Sternchen (*). Wenn Sie dies tun, können Sie über das Laufwerk TaxDome nicht auf Ihre Dateien zugreifen.
Im Folgenden erfahren Sie mehr über die nummerierten Elemente in der Seitenleiste Neues Konto:
Schritt 1. Konto-Informationen
Ein Konto ist eine Einheit, mit der Sie interagieren. Wählen Sie seinen Typ und einige Einstellungen für Ihr neues Konto.
a. Kundentyp: Wenn Ihr Kunde eine Firma ist, wählen Sie Unternehmen. Wenn es sich um eine Person oder eine Familie handelt, wählen Sie Einzelperson.
b. Kontoname: Dieser Name wird auf der Seite Kunden angezeigt. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird er aus dem Vor- und Nachnamen des Kontakts generiert (oder aus dem Firmennamen, wenn Sie ein Firmenkonto anlegen).
c. Firmenname: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie den Typ Unternehmen auswählen. Dieser wird standardmäßig als Kontoname verwendet.
d.Schlagwörter: Weisen Sie Tags zu, um Konten zu kategorisieren. Hier erfahren Sie mehr über Tags.
e. Teammitglieder: Geben Sie einem oder mehreren Teammitgliedern Zugriff auf ein Konto, indem Sie sie in der Dropdown-Liste Teammitglieder auswählen. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung. Standardmäßig erhalten der Benutzer, der das Konto erstellt, und alle Mitarbeiter mit Standard-Kontozugriff Zugriff auf ein Konto.
f. Ordner-Vorlage: Wenden Sie eine Ordnervorlage an, die benutzerdefinierte Ordner und Unterordner enthält. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird eine vordefinierte Ordnerstruktur mit dem Ordner Client uploaded documents auf oberster Ebene erstellt. Lesen Sie mehr über Ordnervorlagen.
g. Benutzerdefinierte Felder: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für Ihre Konten erstellt haben, werden diese hier angezeigt. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten CRM Felder hinzufügen können.
Schritt 2. Kontakte
Die tatsächlichen Personen (auch Kunden genannt), die Konten auf TaxDome haben, werden immer durch Kontakte identifiziert, d. h. durch einen Vor- und Nachnamen und eine E-Mail-Adresse. Sie müssen mindestens einen Kontakt zu Ihrem Konto hinzufügen - entweder erstellen Sie einen neuen oder verknüpfen Sie einen bestehenden Kontakt.
a. Vorhandenen Kontakt verknüpfen: Wenn Sie ein Konto mit einem bereits hinzugefügten Kontakt verknüpfen möchten, klicken Sie auf diesen Link, geben Sie den Namen des Kontakts ein und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Andernfalls füllen Sie die Felder unten aus, um einen neuen Kontakt hinzuzufügen.
b. Kontaktinformationen: Durch die Eingabe der persönlichen Daten der Kunden wird sichergestellt, dass Sie deren Daten wie Telefonnummer oder Adresse zur Hand haben. Bei Einzelpersonen wird der hier eingegebene Vor- und Nachname als Kontoname verwendet, wobei das Standard-Namensformat verwendet wird.
c. Benutzerdefinierte Felder: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für Ihre Kontakte erstellt haben, werden diese hier angezeigt. Erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte CRM Felder hinzufügen können.
d. E-Mail: Ein Kunde kann nur dann auf sein Portal zugreifen, wenn seine Kontaktinformationen seine E-Mail-Adresse enthalten.
e. Steuern Sie den Zugriff auf das Konto für jeden Kontakt mit Hilfe der Kippschalter (kann später in der Gesamtheit oder einzeln erfolgen):
- Anmeldung: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kontakt auf die Website TaxDome Mandantenportal zugreifen, um auf das Konto zuzugreifen. Sie können das Login einschalten, die Kunden aber erst später einladen (siehe den Abschnitt über das Hinzufügen des Portalzugangs weiter unten).
- Benachrichtigen: Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der Kontakt alle Systembenachrichtigungen (z. B. Nachrichten, Rechnungen, Organisatoren usw.), alle E-Mails und Massen-E-Mails, die von TaxDome an das Konto gesendet werden, und alle E-Mails, die an das Konto über pipeline Automatisierung.
- E-Mail-Synchronisierung: Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden alle E-Mails, die Sie von dem Kontakt erhalten, in Ihrem Inbox+ sowie in der Registerkarte " E-Mail" des Kontos angezeigt, und Sie können dem Kontakt über TaxDome antworten. Der gesamte Verlauf zwischen Ihren synchronisierten E-Mail-Adressen und der E-Mail-Adresse des Kontakts wird automatisch auf TaxDome angezeigt und kann auf der Registerkarte " E-Mail " des Kontos eingesehen werden.
f. Tags: Weisen Sie Tags zu, um Kontakte zu kategorisieren. Hier erfahren Sie mehr über Tags.
g. Telefonnummern: Sie können alle Telefonnummern in diesem Block hinzufügen. Mit der Optionsschaltfläche neben jeder Telefonnummer können Sie die primäre Telefonnummer auswählen, die für SMS verwendet werden soll.
h. Adresse: Fügen Sie die vollständige Adresse des Kontakts hinzu, um sicherzustellen, dass sie organisiert und leicht zu finden ist.
i. Neuen Kontakt hinzufügen: Erstellen Sie weitere Kontakte für dieses Konto.
j. Erstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche, um ein Konto auf TaxDome zu erstellen.
Portalzugang zu Konten hinzufügen
Gehen Sie hier.
Wie erfahre ich, wenn sich neue Kunden auf TaxDome registriert haben?
Sobald ein Kunde ein TaxDome Konto einrichtet, erhalten alle zugewiesen Teammitglieder eine Benachrichtigung in ihrem Inbox+ und eine E-Mail. Klicken Sie auf den Link " Gehe zu", um das Profil des neuen Kunden zu überprüfen.
Hinweis! Der Firmeninhaber, der Administrator und jedes Teammitglied mit Zugriff auf den Aktivitäts-Feed können diese Aktion im Aktivitäts-Feed sehen.