CRM (Basis): Kundenkonten hinzufügen
Fügen Sie Ihre Kunden einzeln oder in großen Mengen zu TaxDome hinzu. Kunden können sich auch selbst registrieren, indem sie das Portal TaxDome aufrufen.
Hier abgedeckt:
- Erstellen von Kundenkonten
- Verknüpfen von Kontakten beim Hinzufügen von Konten
- Hinzufügen des Portalzugangs zu Konten
- So deaktivieren Sie den Anmeldelink für Ihr Portal
- Ausstehende Aktivierungen anzeigen und Einladungen erneut versenden
- Wie erfahre ich, wenn sich neue Kunden auf TaxDome registriert haben?
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Erstellen von Kundenkonten
Kundenkonten können auf zwei Arten erstellt werden:
Erstellen eines Kundenkontos im Portal TaxDome
Ein Firmeninhaber, Administrator oder ein Mitarbeiter mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Konten kann ein neues Kundenkonto anlegen.
Folgen Sie diesen Schritten:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oben links und wählen Sie dann Konto aus dem Slide-out-Menü. Sie können auch auf der Seite Konten auf Neu klicken.
2. Wählen Sie den Kontotyp, Einzelperson oder Unternehmen, und klicken Sie dann auf Weiter.
3. Verknüpfen Sie auf der Registerkarte Kontakte entweder den vorhandenen Kontakt oder erstellen Sie einen neuen: Geben Sie den Vor- und Nachnamen der Person ein, die mit einem Konto verbunden ist, und fügen Sie dann ihre E-Mail-Adresse hinzu.
4. Klicken Sie auf Erstellen. Und das war's!
Achtung! Vermeiden Sie bei Vor- und Nachnamen die Verwendung von Sonderzeichen, die in Windows-Verzeichnisnamen nicht verwendet werden können. Vermeiden Sie zum Beispiel Satzzeichen oder Sonderzeichen wie Doppelpunkt (:), Anführungszeichen ("), Schrägstrich (/), umgekehrter Schrägstrich (\), senkrechter Strich oder Pipe(|), Fragezeichen oder Sternchen (*). Wenn Sie dies tun, können Sie über das Laufwerk TaxDome nicht auf Ihre Dateien zugreifen.
Im Folgenden erfahren Sie mehr über die nummerierten Elemente im Fenster Neues Konto:
Schritt 1. Konto-Informationen
Ein Konto ist eine Einheit, mit der Sie interagieren. Wählen Sie seinen Typ und einige Einstellungen für Ihr neues Konto.
1. Kundentyp: Wenn Ihr Kunde eine Firma ist, wählen Sie Unternehmen. Wenn es sich um eine Person oder eine Familie handelt, wählen Sie Einzelperson.
2. Kontoname: Dieser Name wird auf der Seite Kunden angezeigt. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird er aus dem Vor- und Nachnamen des Kontakts generiert (oder aus dem Firmennamen, wenn Sie ein Firmenkonto anlegen).
3. Firmenname: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie den Firmentyp auswählen. Dieser wird standardmäßig als Kontoname verwendet.
4.Schlagwörter: Weisen Sie Tags zu, um Konten zu kategorisieren. Hier erfahren Sie mehr über Tags.
5. Teammitglieder: Geben Sie einem oder mehreren Teammitgliedern Zugriff auf ein Konto, indem Sie sie aus der Pulldown-Liste Teammitglieder auswählen. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung. Standardmäßig erhalten der Benutzer, der das Konto erstellt, und alle Mitarbeiter mit Standard-Kontozugriff Zugriff auf ein Konto.
6. Ordner-Vorlage: Wenden Sie eine Ordnervorlage an, die benutzerdefinierte Ordner und Unterordner enthält. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird eine vordefinierte Ordnerstruktur mit dem Ordner " Vom Kunden hochgeladene Dokumente " als oberster Ebene erstellt. Lesen Sie mehr über Ordnervorlagen.
7. Benutzerdefinierte Felder: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für Ihre Konten erstellt haben, werden diese hier angezeigt. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten CRM Felder hinzufügen können.
Schritt 2. Kontakte
Die tatsächlichen Personen (auch Kunden genannt), die Konten auf TaxDome haben, werden immer durch Kontakte identifiziert, d. h. durch einen Vor- und Nachnamen und eine E-Mail-Adresse. Sie müssen mindestens einen Kontakt zu Ihrem Konto hinzufügen - entweder erstellen Sie einen neuen oder verknüpfen Sie einen bestehenden Kontakt.
1. Vorhandenen Kontakt verknüpfen: Wenn Sie ein Konto mit einem bereits hinzugefügten Kontakt verknüpfen möchten, klicken Sie auf diesen Link, geben Sie den Namen des Kontakts ein und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Andernfalls füllen Sie die Felder unten aus, um einen neuen Kontakt hinzuzufügen.
2. Kontaktinformationen: Die Eingabe der persönlichen Daten des Kunden stellt sicher, dass Sie die Daten des Kunden zur Hand haben, z. B. Telefonnummer oder Adresse. Bei Einzelpersonen wird der hier eingegebene Vor- und Nachname als Kontoname verwendet, wobei das Standard-Namensformat verwendet wird.
3. Benutzerdefinierte Felder: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für Ihre Kontakte erstellt haben, werden diese hier angezeigt. Erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte CRM Felder hinzufügen können.
4. E-Mail: Ein Kunde kann nur dann auf sein Portal zugreifen, wenn seine Kontaktinformationen seine E-Mail-Adresse enthalten.
5. Steuern Sie den Zugriff auf das Konto für jeden Kontakt mit Hilfe der Kippschalter:
- LOGIN: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kontakt auf die Website TaxDome Kundenportal zugreifen, um auf das Konto zuzugreifen. Sie können das LOGIN einschalten, aber die Kunden später einladen (siehe den Abschnitt über das Hinzufügen des Portalzugangs unten).
- NOTIFY: Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der Kontakt alle Systembenachrichtigungen (z. B. Nachrichten, Rechnungen, Organisatoren usw.), alle E-Mails und Massen-E-Mails, die von TaxDome an das Konto gesendet werden, sowie alle E-Mails, die an das Konto über pipeline Automatisierung.
- EMAIL SYNC: Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden alle E-Mails, die Sie von dem Kontakt erhalten, in Ihrem Inbox+ sowie in der Registerkarte E-Mail des Kontos angezeigt, und Sie können dem Kontakt über TaxDome antworten. Der gesamte Verlauf zwischen Ihren synchronisierten E-Mail-Adressen und der E-Mail-Adresse des Kontakts wird automatisch auf TaxDome angezeigt und kann auf der Registerkarte E-Mail des Kontos eingesehen werden.
6. Tags: Weisen Sie Tags zu, um Kontakte zu kategorisieren. Hier erfahren Sie mehr über Tags.
7. Rufnummern: Sie können alle Telefonnummern in diesem Block hinzufügen. Mit der Optionsschaltfläche neben jeder Telefonnummer können Sie die primäre Telefonnummer auswählen, die für SMS verwendet werden soll.
8. Adresse: Fügen Sie die vollständige Adresse des Kontakts hinzu, um sicherzustellen, dass er organisiert und leicht zu finden ist.
9. Neuen Kontakt hinzufügen: Erstellen Sie weitere Kontakte für dieses Konto.
10. Erstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche, um ein Konto auf TaxDome zu erstellen.
Hinzufügen des Portalzugangs zu Konten
Wenn Sie bei der Erstellung des Kontos den LOGIN-Knopf für die E-Mail des Kontakts aktiviert haben, werden Sie aufgefordert, ihn über Kundenportal einzuladen.
Um der Einladung eine benutzerdefinierte Nachricht hinzuzufügen, geben Sie diese in das Feld Persönliche Nachricht ein, und klicken Sie dann auf Senden.
You can also turn on portal access but choose not to send an invitation right away by clicking Skip; this way, you can work on the account—upload documents, add pipelines, create tasks and so on—before the contact visits the portal.
Wenn Sie den Konten bei der Erstellung keinen Portalzugang hinzugefügt haben, können Sie dies jederzeit nachholen:
1. Navigieren Sie zur Registerkarte Info des Kundenprofils (verfügbar, sobald Sie ein Konto erstellt haben).
2. Wenn Sie das Konto bereits mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft haben, werden diese im Abschnitt Kontakte angezeigt. Aktivieren Sie den Schalter LOGIN neben jedem Kontakt, dem Sie Zugang zum Portal geben möchten.
3. Wenn Sie Ihrer Einladung eine benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen möchten, geben Sie diese in das Feld Personalisierte Nachricht im Popup-Fenster ein, und klicken Sie dann auf Senden.
Hinweis! Wenn ein Kontakt mit mehreren Konten verbunden ist, müssen Sie jedem dieser Konten Zugang zum Portal gewähren. Sie können dann zwischen den Konten wechseln, sobald sie Anmelden.
Sobald ein Kunde eine E-Mail-Einladung zu seinem TaxDome Portal erhält, muss er das Konto aktivieren. Der Kunde klickt auf den Link in der E-Mail und erstellt dann ein Passwort. Sie können sehen, welche Kunden ihre Konten noch nicht aktiviert haben und sie erneut einladen, indem Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten navigieren und dann die Registerkarte " Ausstehende Aktivierung " auswählen.
So deaktivieren Sie den Anmeldelink für Ihr Portal
Gehen Sie hier.
Wie erfahre ich, wenn sich neue Kunden auf TaxDome registriert haben?
Sobald ein Kunde ein TaxDome Konto einrichtet, erhalten alle zugewiesenen Teammitglieder eine Benachrichtigung in ihrem Inbox+ und eine E-Mail. Klicken Sie auf den Link Gehe zu..., um das Profil des neuen Kunden zu überprüfen.
