Erstellen und Anwenden von Ordnervorlagen

Ordnervorlagen rationalisieren den Prozess der Erstellung von Ordnersätzen zur Organisation Ihrer Kundendokumente. Halten Sie Ordnervorlagen bereit, die Sie schnell auf neue und bestehende Konten anwenden können. Sie können sogar sehr proaktiv sein und die Dokumente und Formulare, die Ihre Kunden benötigen, in die Ordner einfügen.

Hinweis

Erfahren Sie, wie Sie Dateien zentralisieren, Papierkram abschaffen und workflows rationalisieren können mit Master-Dokumentenverwaltung .

Standard-Ordner-Vorlagen

Wenn Sie neue Konten zu TaxDome hinzufügen (manuell oder durch Import), erhält jedes automatisch eine Ordner-Vorlage namens Standard-Steuerjahre.

You’ll want to either edit the default folder template or create a new folder altogether to set as the default so that you have the folder structure you want to organize each client account documents. Both firm owners and admins have the access to do this.

Es gibt drei Möglichkeiten, die Standard-Ordnervorlage zu verwenden:

• Bearbeiten Sie die Vorlage Standardsteuerjahre: Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen > Firmenvorlagen, öffnen Sie die Registerkarte Ordner und klicken Sie dann auf Standardsteuerjahre. Nehmen Sie Änderungen an der Vorlage vor, indem Sie Ordner und Unterordner bearbeiten, löschen und hinzufügen. Klicken Sie auf Speichern & Beenden, wenn Sie fertig sind.

• Erstellen Sie eine neue Ordnervorlage, die Sie als Standardvorlage verwenden möchten: Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Firmeneinstellungen und wählen Sie dann im Abschnitt Standardordner-Vorlage die Vorlage aus, die Sie als Standard verwenden möchten. Klicken Sie auf Speichern & Beenden.

Während Sie die Vorlage bearbeiten, können Sie die Änderungen beibehalten und die Bearbeitung fortsetzen, indem Sie auf Speichern.

Hinweis

Changing the default folder template will be reflected on the Aktivitäts-Feed Seite.

• Create new accounts without default folder templates: Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu, then click the X in the Default folder template section. Click Save.

Hinweis

All new accounts include a top-level Client uploaded documents folder with the Kunde kann einsehen und bearbeiten access level. This folder is hardcoded with this exact spelling and is always added, even if the template already contains a similar folder. If this folder is renamed—either in a template or in a client account—it won’t be recognized as the same folder when applying templates. For folders to merge, both the name and access level must match exactly.

Erstellen von Ordnervorlagen

Folder templates are created by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage templates .

1. Um eine Ordner-Vorlage zu erstellen, gehen Sie zu Vorlagen > Feste Vorlagen in der linken Menüleiste, öffnen Sie die Unterregisterkarte Ordner und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Oder greifen Sie auf diese Seite zu, indem Sie die Ordnervorlage „Anwenden“ hinzufügen Automatisierung beim Erstellen oder Bearbeiten eines pipeline und klicken Sie dann auf Neue Vorlage .

2. Als nächstes erstellen Sie eine Ordnerstruktur. Im Fenster Ordnervorlage erstellen sehen Sie drei Ordner der obersten Ebene(vom Kunden hochgeladene Dokumente, mit dem Kunden geteilte Firmendokumente und Privat). Sie können diese umbenennen, bearbeiten und löschen und so viele Ordner der obersten Ebene erstellen, wie Sie benötigen.

Ihre Optionen im Fenster FensterOrdner-Vorlage erstellen:

• Create a new top-level folder: Click Create folder, name the folder, select the privacy/access level (Private, Client can view or Client can view and edit), then click Submit. Read more about privacy levels here .

• Erstellen Sie einen Unterordner: Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem übergeordneten Ordner, klicken Sie auf Neuer Ordner, benennen Sie den Ordner und drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.

• Ändern Sie die Sichtbarkeit eines Ordners der obersten Ebene: Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Ordner, klicken Sie auf Bearbeiten, wählen Sie die Datenschutz-/Zugriffsstufe und klicken Sie dann auf Speichern.

• Benennen Sie einen Ordner/Unterordner um: Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Ordner, klicken Sie auf Bearbeiten, benennen Sie den Ordner und klicken Sie dann auf Speichern.

• Löschen von Ordnern: Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Ordner und dann auf Löschen.

3. Now you can add documents and forms to folders. If you want clients to have specific documents, add them to the folders. Drag-and-drop them or click Upload documents. Or upload several documents from a folder by clicking Upload folder (for details on how TaxDome processes folders, go here ).

Fügen Sie den verschiedenen Ordnern der obersten Ebene so viele Dokumente wie nötig hinzu. Fügen Sie zum Beispiel Buchhaltungs-, Buchführungsoder Steuervorlagen in den Ordner Privater Ordner und eine Dienstleistungsvereinbarung in den Ordner mit Zugriff für Kunden.

Hinweis

Dokumente können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied mit Zugriffsrechten auf Dokumente verwalten zu Ordnern hinzugefügt werden.

4. Klicken Sie auf . Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, oder auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren.

Ordnervorlagen anwenden

Jetzt, wo Sie eine Ordnervorlage erstellt haben, wie geht es weiter?

• To apply a folder template, you must be a firm owner, admin or team member with access rights to manage documents .

• You can apply folder templates manually while creating an account or while you importing a client list to TaxDome.

• Ordnervorlagen können sowohl auf neue als auch auf bestehende Konten angewendet werden.

• Nach der Anwendung einer Ordnervorlage können Sie immer noch Änderungen an der Ordnerstruktur vornehmen. Gehen Sie To do beim Hochladen von Dokumenten zum Abschnitt " Dokumente" oder zur Baumansicht.

Was passiert, wenn Sie eine Ordner-Vorlage auf ein Konto anwenden?

• Wenn die Ordner und Dokumente bereits im Kundenkonto vorhanden sind, werden sie nicht dupliziert, wenn eine Ordnervorlage diese enthält.
• Wenn es im Kundenkonto Ordner und Dokumente gibt, die in der Vorlage fehlen, bleiben sie an ihrem Platz.
• Wenn es in der Vorlage Ordner und Dokumente gibt, die im Kundenkonto fehlen, werden diese erstellt.
• Wenn Sie mehrere Dienstleistungen für denselben Kunden erbringen, können Sie mehrere Vorlagen nacheinander anwenden, und die im Kundenkontoprofil fehlenden Ordner und Dokumente werden erstellt.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ordnervorlagen anzuwenden:

• Auf ein Konto

• Auf mehrere Konten

• Über Automatisierung

• Zu neuen Konten

Auf ein Konto

1. Öffnen Sie auf der Seite des Kundenkontos Öffnen Sie auf der SeiteDokumente die Registerkarte Dokumente und klicken Sie dann auf Ordnervorlage anwenden.

2. Klicken Sie in das Feld Ordnervorlage, um eine Vorlage aus dem Dropdown-Menü auszuwählen (z. B. Neue Kunden), und klicken Sie dann auf Übernehmen, um die Ordnerstruktur für das ausgewählte Konto zu ändern.

Auf mehrere Konten

1. Gehen Sie zu Kunden > Konten in der linken Menüleiste, aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Konten, auf die Sie die Ordnervorlage anwenden möchten, klicken Sie auf die drei Punkte links neben Weitere Aktionen in der Menüleiste und dann auf Ordnervorlage anwenden.

2. Fügen Sie bei Bedarf weitere Konten hinzu, indem Sie einen Namen, eine ID oder eine E-Mail-Adresse in das Suchfeld eingeben.

3. Klicken Sie in das Feld Ordnervorlage, um eine der Vorlagen aus dem Dropdown-Menü auszuwählen (z. B. Neue Kunden), und klicken Sie dann auf Übernehmen, um die Ordnerstruktur für die ausgewählten Konten zu ändern.

Zu neuen Konten

Sie können eine benutzerdefinierte Ordnervorlage anwenden, wenn Sie neue Konten manuell oder per Import erstellen.

If you want a specific template to be applied automatically, set it as the default . This way, it will be applied to all new accounts created manually or via import.

Bearbeiten von Ordnervorlagen (Hinzufügen eines Unterordners "Neues Steuerjahr" usw.)

1. Um Änderungen an einer Vorlage vorzunehmen, gehen Sie zu Vorlagen > Feste Vorlagen aus dem Menü der Seitenleiste. Navigieren Sie zu Ordner und klicken Sie dann auf den Namen der Ordner-Vorlage.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Ordnervorlage vor und klicken Sie auf Speichern & Beenden. Sie können an jedem der drei Speicherorte(Privat, mit dem Kunden geteilte Firmendokumente und vom Kunden hochgeladene Dokumente) Ordner hinzufügen oder löschen.

Hinweis

Die Änderungen, die Sie an einer Ordnervorlage vornehmen, werden nicht an anderer Stelle wiedergegeben. Sie müssen die aktualisierte Vorlage auf das Profil des Kundenkontos anwenden, um die Änderungen zu sehen. Und zuvor erstellte Ordner werden nicht gelöscht.

Ordnervorlagen löschen

Entfernen Sie eine Ordnervorlage, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Ordnervorlage, wählen Sie Löschen aus der Dropdown-Liste und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Löschen. Alle Ordnerstrukturen, die für Ihre Konten mit dieser Vorlage erstellt wurden, bleiben erhalten.

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