Erstellen und Anwenden von Ordnervorlagen

Ordnervorlagen rationalisieren den Prozess der Erstellung von Ordnersätzen zur Organisation Ihrer Kundendokumente. Halten Sie Ordnervorlagen bereit, die Sie schnell auf neue und bestehende Konten anwenden können. Sie können sogar sehr proaktiv sein und die Dokumente und Formulare, die Ihre Kunden benötigen, in die Ordner einfügen.

Hinweis

Erfahren Sie, wie Sie Dateien zentralisieren, Papierkram abschaffen und workflows rationalisieren können mit Master-Dokumentenverwaltung .

Standard-Ordner-Vorlagen

Wenn Sie neue Konten zu TaxDome hinzufügen (manuell oder durch Import), erhält jedes automatisch eine Ordner-Vorlage namens Standard-Steuerjahre.

Sie sollten entweder die Standardordnervorlage bearbeiten oder einen neuen Ordner erstellen und diesen als Standard festlegen, damit Sie über die gewünschte Ordnerstruktur für die Organisation der Dokumente jedes Kundenkontos verfügen. Sowohl Firmeninhaber als auch Administratoren haben Zugriff to do .

Es gibt drei Möglichkeiten, die Standard-Ordnervorlage zu verwenden:

• Bearbeiten Sie die Vorlage Standardsteuerjahre: Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen > Firmenvorlagen, öffnen Sie die Registerkarte Ordner und klicken Sie dann auf Standardsteuerjahre. Nehmen Sie Änderungen an der Vorlage vor, indem Sie Ordner und Unterordner bearbeiten, löschen und hinzufügen. Klicken Sie auf Speichern & Beenden, wenn Sie fertig sind.

• Erstellen Sie eine neue Ordnervorlage, die Sie als Standardvorlage verwenden möchten: Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Firmeneinstellungen und wählen Sie dann im Abschnitt Standardordner-Vorlage die Vorlage aus, die Sie als Standard verwenden möchten. Klicken Sie auf Speichern & Beenden.

Während Sie die Vorlage bearbeiten, können Sie die Änderungen beibehalten und die Bearbeitung fortsetzen, indem Sie auf Speichern.

Hinweis

Das Ändern der Standardordnervorlage wird auf dem Aktivitäts-Feed Seite.

• Neue Konten ohne Standardordnervorlagen erstellen: Gehen Sie im Seitenmenü zu „Einstellungen“ > „Firmeneinstellungen“und klicken Sie dann im Abschnitt „Standardordnervorlage“ auf das X. Klicken Sie auf „Speichern“.

Hinweis

Alle neuen Konten enthalten eine Top-Level-Domain. Vom Kunden hochgeladene Dokumente Ordner mit dem Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugriffsebene. Dieser Ordner ist mit genau dieser Schreibweise fest codiert und wird immer hinzugefügt, auch wenn die Vorlage bereits einen ähnlichen Ordner enthält. Wenn dieser Ordner umbenannt wird – entweder in einer Vorlage oder in einem Kundenkonto – wird er bei der Anwendung von Vorlagen nicht als derselbe Ordner erkannt. Damit Ordner zusammengeführt werden können, müssen sowohl der Name als auch die Zugriffsebene genau übereinstimmen.

Erstellen von Ordnervorlagen

Ordnervorlagen werden vom Firmeninhaber, Administrator oder jedem Teammitglied mit Zugriffsrechten zum Verwalten von Vorlagen

1. Um eine Ordner-Vorlage zu erstellen, gehen Sie zu Vorlagen > Feste Vorlagen in der linken Menüleiste, öffnen Sie die Unterregisterkarte Ordner und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Oder greifen Sie auf diese Seite zu, indem Sie die Ordnervorlage „Anwenden“ hinzufügen Automatisierung beim Erstellen oder Bearbeiten eines pipeline und klicken Sie dann auf Neue Vorlage .

2. Als nächstes erstellen Sie eine Ordnerstruktur. Im Fenster Ordnervorlage erstellen sehen Sie drei Ordner der obersten Ebene(vom Kunden hochgeladene Dokumente, mit dem Kunden geteilte Firmendokumente und Privat). Sie können diese umbenennen, bearbeiten und löschen und so viele Ordner der obersten Ebene erstellen, wie Sie benötigen.

Ihre Optionen im Fenster FensterOrdner-Vorlage erstellen:

• Erstellen Sie einen neuen Ordner auf oberster Ebene: Klicken Sie auf „Ordner erstellen“, benennen Sie den Ordner, wählen Sie die Datenschutz-/Zugriffsebene (Privat, Kunde kann anzeigen oder Kunde kann anzeigen und bearbeiten) und klicken Sie dann auf bestätigen. Weitere Informationen zu den Datenschutzstufen finden Sie hier .

• Erstellen Sie einen Unterordner: Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem übergeordneten Ordner, klicken Sie auf Neuer Ordner, benennen Sie den Ordner und drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.

• Ändern Sie die Sichtbarkeit eines Ordners der obersten Ebene: Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Ordner, klicken Sie auf Bearbeiten, wählen Sie die Datenschutz-/Zugriffsstufe und klicken Sie dann auf Speichern.

• Benennen Sie einen Ordner/Unterordner um: Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Ordner, klicken Sie auf Bearbeiten, benennen Sie den Ordner und klicken Sie dann auf Speichern.

• Löschen von Ordnern: Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Ordner und dann auf Löschen.

3. Jetzt können Sie Dokumente und Formulare zu Ordnern hinzufügen. Wenn Sie möchten, dass Kunden bestimmte Dokumente erhalten, fügen Sie diese zu den Ordnern hinzu. Ziehen Sie sie per Drag & Drop oder klicken Sie auf „Dokumente hochladen”. Oder laden Sie mehrere Dokumente aus einem Ordner hoch, indem Sie auf „Ordner hochladen” klicken (weitere Informationen darüber, wie TaxDome Ordner TaxDome , finden Sie hier ) .

Fügen Sie den verschiedenen Ordnern der obersten Ebene so viele Dokumente wie nötig hinzu. Fügen Sie zum Beispiel Buchhaltungs-, Buchführungsoder Steuervorlagen in den Ordner Privater Ordner und eine Dienstleistungsvereinbarung in den Ordner mit Zugriff für Kunden.

Hinweis

Dokumente können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied mit Zugriffsrechten auf Dokumente verwalten zu Ordnern hinzugefügt werden.

4. Klicken Sie auf . Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, oder auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren.

Ordnervorlagen anwenden

Jetzt, wo Sie eine Ordnervorlage erstellt haben, wie geht es weiter?

• Um eine Ordnervorlage anzuwenden, müssen Sie Firmeninhaber, Administrator oder Teammitglied mit Zugriffsrechten auf Dokumente verwalten .

• Sie können Ordnervorlagen manuell anwenden, während Sie ein Konto erstellen oder eine Kundenliste in TaxDome importieren .

• Ordnervorlagen können sowohl auf neue als auch auf bestehende Konten angewendet werden.

• Nach der Anwendung einer Ordnervorlage können Sie immer noch Änderungen an der Ordnerstruktur vornehmen. Gehen Sie To do beim Hochladen von Dokumenten zum Abschnitt " Dokumente" oder zur Baumansicht.

Was passiert, wenn Sie eine Ordner-Vorlage auf ein Konto anwenden?

• Wenn die Ordner und Dokumente bereits im Kundenkonto vorhanden sind, werden sie nicht dupliziert, wenn eine Ordnervorlage diese enthält.
• Wenn es im Kundenkonto Ordner und Dokumente gibt, die in der Vorlage fehlen, bleiben sie an ihrem Platz.
• Wenn es in der Vorlage Ordner und Dokumente gibt, die im Kundenkonto fehlen, werden diese erstellt.
• Wenn Sie mehrere Dienstleistungen für denselben Kunden erbringen, können Sie mehrere Vorlagen nacheinander anwenden, und die im Kundenkontoprofil fehlenden Ordner und Dokumente werden erstellt.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ordnervorlagen anzuwenden:

• Auf ein Konto

• Auf mehrere Konten

• Über Automatisierung

• Zu neuen Konten

Auf ein Konto

1. Öffnen Sie auf der Seite des Kundenkontos Öffnen Sie auf der SeiteDokumente die Registerkarte Dokumente und klicken Sie dann auf Ordnervorlage anwenden.

2. Klicken Sie in das Feld Ordnervorlage, um eine Vorlage aus dem Dropdown-Menü auszuwählen (z. B. Neue Kunden), und klicken Sie dann auf Übernehmen, um die Ordnerstruktur für das ausgewählte Konto zu ändern.

Auf mehrere Konten

1. Gehen Sie zu Kunden > Konten in der linken Menüleiste, aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Konten, auf die Sie die Ordnervorlage anwenden möchten, klicken Sie auf die drei Punkte links neben Weitere Aktionen in der Menüleiste und dann auf Ordnervorlage anwenden.

2. Fügen Sie bei Bedarf weitere Konten hinzu, indem Sie einen Namen, eine ID oder eine E-Mail-Adresse in das Suchfeld eingeben.

3. Klicken Sie in das Feld Ordnervorlage, um eine der Vorlagen aus dem Dropdown-Menü auszuwählen (z. B. Neue Kunden), und klicken Sie dann auf Übernehmen, um die Ordnerstruktur für die ausgewählten Konten zu ändern.

Zu neuen Konten

Sie können eine benutzerdefinierte Ordnervorlage anwenden, wenn Sie neue Konten manuell oder per Import erstellen.

Wenn Sie möchten, dass eine bestimmte Vorlage automatisch angewendet wird, legen Sie diese als Standard fest. Auf diese Weise wird sie auf alle neuen Konten angewendet, die manuell oder per Import erstellt werden.

Bearbeiten von Ordnervorlagen (Hinzufügen eines Unterordners "Neues Steuerjahr" usw.)

1. Um Änderungen an einer Vorlage vorzunehmen, gehen Sie zu Vorlagen > Feste Vorlagen aus dem Menü der Seitenleiste. Navigieren Sie zu Ordner und klicken Sie dann auf den Namen der Ordner-Vorlage.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Ordnervorlage vor und klicken Sie auf Speichern & Beenden. Sie können an jedem der drei Speicherorte(Privat, mit dem Kunden geteilte Firmendokumente und vom Kunden hochgeladene Dokumente) Ordner hinzufügen oder löschen.

Hinweis

Die Änderungen, die Sie an einer Ordnervorlage vornehmen, werden nicht an anderer Stelle wiedergegeben. Sie müssen die aktualisierte Vorlage auf das Profil des Kundenkontos anwenden, um die Änderungen zu sehen. Und zuvor erstellte Ordner werden nicht gelöscht.

Ordnervorlagen löschen

Entfernen Sie eine Ordnervorlage, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Ordnervorlage, wählen Sie Löschen aus der Dropdown-Liste und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Löschen. Alle Ordnerstrukturen, die für Ihre Konten mit dieser Vorlage erstellt wurden, bleiben erhalten.

Teilen Sie

Link kopiert