Zeitbudget planen für Aufträge

Die Bewertung der für eine Auftrag zugewiesenen Zeit im Vergleich zur tatsächlich aufgewendeten Zeit ist entscheidend für die Aufrechterhaltung von Effizienz und Rentabilität, insbesondere in größeren Unternehmen. Dieser Artikel führt Sie durch die Funktionen von TaxDome , die Ihnen helfen sollen, Ihr Zeitbudget für Aufträge genau zu planen und zu verwalten.

Planung des Zeitbudgets für Aufträge, erklärt

Einige Aufträge sind zeitaufwändiger und erfordern möglicherweise die Aufmerksamkeit von mehr qualifizierten Teammitgliedern. Wenn Sie Zeiterfassung verwenden oder damit beginnen möchten, können Sie mit TaxDome Ihr Auftrag Zeitbudget anhand der folgenden Konzepte planen und analysieren:

• Zeitbudget: Die Zeit, die für eine bestimmte Auftrag zur Verfügung steht. Als Firmeninhaber können Sie anderen Teammitgliedern den Zugriff auf das Zeitbudget und dessen Änderung untersagen.

• Verfolgte Zeit: Alle Zeiteinträge, die mit der Auftrag verknüpft sind, werden summiert.

• Zeitabweichung: Die Differenz zwischen dem Zeitbudget und der erfassten Zeit. 

• Verausgabte Budget-Zeit: Der Anteil der erfassten Zeit im Verhältnis zum Zeitbudget (in %).

For example, if the time budget is 2 hours and the tracked time is 1 hour, the time variance will be 1 hour, and the Budget time spent will be 50%.

Der gesamte Prozess der Planung des Zeitbudgets Auftrag läuft im Allgemeinen wie folgt ab:

1. When the job is created, the responsible person sets the time budget for it (this could be done beforehand by using job templates)

2. Team members track time while working on their assigned jobs. Time entries for one job are automatically summed up.

3. Once the job is finished, the responsible person can see and analyze the difference between time planned and time spent. 

Unter TaxDome können Sie diese Funktion nutzen:

• Machen Sie das geschätzte Budget sichtbar und verwenden Sie es, um Aufträge unter den Teammitgliedern aufzuteilen. Zum Beispiel könnten Sie ein zeitaufwändigeres und wichtigeres Auftrag einem erfahreneren Teammitglied zuweisen und zurückgehen. 
• Decide to whom to assign a job, considering each team member’s current workload expressed in the job budget hours or in the time variance.
• Analysieren Sie, wie Ihre Teammitglieder in einem vergangenen Zeitraum gearbeitet haben und ob jemand überlastet war.

Another tool for analyzing your workload and planning the team capacity is to set weekly capacity for each team member and compare it to the actual time spent. Learn more here .

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie mit der Planung des Zeitbudgets Auftrag beginnen, sollten Sie Folgendes bedenken:

• Make sure all team members use time entries while working on jobs: if your employees don’t track time while working on jobs, you can only set the time budget in hours but not analyze the actual time spent or build reports. Working with time budget is most effective if everyone in the team tracks time right from the job card . Or, they can link time entries to jobs manually.

  

• Set up access rights: By default, only the firm owner and admins can manage the time budget . However, if you want your team members to be responsible for the time budget when they create jobs or to be able to compare the allocated time with the time they already spent, you can enable a Manage time budget access right for them. To give them access to the Time variance dashboard in the Reporting, turn on the View reporting for them as well.

  

Zeitbudget festlegen für Aufträge

Setting a time budget is essential in the planning team’s capacity because you need this data to compare and analyze. If, after analyzing, you understand that time variance is usually big, you can change the time budget for future jobs. 

Ein Zeitbudget kann jederzeit auf eine der folgenden Arten festgelegt werden:

• From the job card: Open the job card and fill in the Time budget field in hours and minutes.

  

• From the job list: Go to Workflow > Jobs and edit the Time budget column value right in the table. If you don’t see the column, check if it’s hidden .

  

• From the job template. It’s a good idea to set the time budget right in the job template for common jobs and those created in accordance with the schedule. This way, it will be automatically filled out for all new jobs created with this template.

  

Analyse der Zeitabweichung

Sobald das Auftrag sein Zeitbudget festgelegt und die Zeiteinträge verknüpft hat, ist es an der Zeit, die Zeitabweichung zu analysieren. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten to do :

• Auf der Karte Auftrag (für eine Auftrag)

• In der Liste Aufträge (für mehrere Aufträge)

• Im pipeline (für Aufträge , die in Arbeit sind)

• On the Time variance dashboard (for multiple jobs over a period of time)

Die Zeitabweichung wird auf der Karte Auftrag angezeigt.

Sie können die Zeitabweichung immer direkt auf der Karte Auftrag im Abschnitt " Zeiteinträge " sehen.

Die Zeitabweichung wird in der Liste Aufträge angezeigt.

You can see the time variance for multiple jobs in the job list, which can be accessed by going to Workflow > Jobs from the left sidebar menu. Here, you have columns showing time budget, tracked time, time variance and budget time spent and matching filters. This is the best way to analyze time variance on the go when you want to check to whom to assign a new job or to identify active jobs that are out of budget and take action if needed.

For example, if you want to find all active jobs where Tracked time significantly exceeds the Time budget and understand what’s the reason, filter jobs by ‘Budget time spent > 100’. 

Die Zeitabweichung wird in der pipeline

Another way to see time variance is to show the time budget data on job cards in the pipeline. This could be useful for identifying issues while the team is working on jobs. This  could be enabled in the pipeline settings  for each pipeline individually.

Zeitliche Abweichung von der Kapazität dashboard

Time variance pre-built dashboard is a great tool for analyzing time variance over a past period of time. You’ll be able to see who was overloaded or who took more or less responsibility than the others. To see the dashboard, go to Reporting > Dashboards and select Time variance.