Zeitbudget planen für Aufträge

Die Bewertung der für eine Auftrag zugewiesenen Zeit im Vergleich zur tatsächlich aufgewendeten Zeit ist entscheidend für die Aufrechterhaltung von Effizienz und Rentabilität, insbesondere in größeren Unternehmen. Dieser Artikel führt Sie durch die Funktionen von TaxDome , die Ihnen helfen sollen, Ihr Zeitbudget für Aufträge genau zu planen und zu verwalten.

Planung des Zeitbudgets für Aufträge, erklärt

Einige Aufträge sind zeitaufwändiger und erfordern möglicherweise die Aufmerksamkeit von mehr qualifizierten Teammitgliedern. Wenn Sie Zeiterfassung verwenden oder damit beginnen möchten, können Sie mit TaxDome Ihr Auftrag Zeitbudget anhand der folgenden Konzepte planen und analysieren:

• Zeitbudget: Die Zeit, die für eine bestimmte Auftrag zur Verfügung steht. Als Firmeninhaber können Sie anderen Teammitgliedern den Zugriff auf das Zeitbudget und dessen Änderung untersagen.

• Verfolgte Zeit: Alle Zeiteinträge, die mit der Auftrag verknüpft sind, werden summiert.

• Zeitabweichung: Die Differenz zwischen dem Zeitbudget und der erfassten Zeit. 

• Verausgabte Budget-Zeit: Der Anteil der erfassten Zeit im Verhältnis zum Zeitbudget (in %).

Wenn beispielsweise das Zeitbudget 2 Stunden beträgt und die erfasste Zeit 1 Stunde ist, beträgt die Zeitabweichung 1 Stunde und die verbrauchte Budgetzeit 50 %.

Der gesamte Prozess der Planung des Zeitbudgets Auftrag läuft im Allgemeinen wie folgt ab:

1. Wenn der Auftrag erstellt Auftrag , legt die verantwortliche Person das Zeitbudget dafür fest (dies kann im Voraus mithilfe von Auftrag erfolgen).

2. Teammitglieder erfassen die Zeit, während sie an ihren zugewiesen Aufträge arbeiten. Die Zeiteinträge für einen Auftrag automatisch summiert.

3. Sobald der Auftrag abgeschlossen Auftrag , kann die verantwortliche Person die Differenz zwischen der geplanten und der tatsächlich aufgewendeten Zeit einsehen und analysieren. 

Unter TaxDome können Sie diese Funktion nutzen:

• Machen Sie das geschätzte Budget sichtbar und verwenden Sie es, um Aufträge unter den Teammitgliedern aufzuteilen. Zum Beispiel könnten Sie ein zeitaufwändigeres und wichtigeres Auftrag einem erfahreneren Teammitglied zuweisen und zurückgehen. 
• Entscheiden Sie, wem Sie einen Auftrag zuweisen möchten, und berücksichtigen Sie dabei die aktuelle Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds, ausgedrückt in den Auftrag Stunden oder in der Zeitabweichung.
• Analysieren Sie, wie Ihre Teammitglieder in einem vergangenen Zeitraum gearbeitet haben und ob jemand überlastet war.

Ein weiteres Instrument zur Analyse Ihrer Arbeitsbelastung und zur Planung der Teamkapazität besteht darin, für jedes Teammitglied eine wöchentliche Kapazität festzulegen und diese mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit zu vergleichen. Weitere Informationen finden Sie hier .

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie mit der Planung des Zeitbudgets Auftrag beginnen, sollten Sie Folgendes bedenken:

• Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder bei der Arbeit an Aufträge Zeiteinträge verwenden: Wenn Ihre Mitarbeiter während der Arbeit anAufträge keine Zeiterfassung durchführen, können Sie das Zeitbudget nur in Stunden festlegen, aber nicht die tatsächlich aufgewendete Zeit analysieren oder Berichte erstellen. Die Arbeit mit dem Zeitbudget ist am effektivsten, wenn alle Teammitglieder die Zeit direkt auf der Auftrag erfassen . Alternativ können sie Zeiteinträge Aufträge mit Aufträge verknüpfen.

  

• Zugriffsrechte einrichten: Standardmäßig können nur der Firmeninhaber und Administratoren das Zeitbudget verwalten. Wenn Sie jedoch möchten, dass Ihre Teammitglieder bei der Erstellung Aufträge für das Zeitbudget verantwortlich sind Aufträge die zugewiesene Zeit mit der bereits aufgewendeten Zeit vergleichen können, können Sie für sie das Zugriffsrecht „Zeitbudget verwalten” aktivieren. Um ihnen Zugriff auf das dashboard „Zeitabweichung” dashboard Berichtswesen zu gewähren, aktivieren Sie für sie auch die Option „Berichte anzeigen ”.

  

Zeitbudget festlegen für Aufträge

Die Festlegung eines Zeitbudgets ist für die Planungskapazität des Teams unerlässlich, da Sie diese Daten zum Vergleichen und Analysieren benötigen. Wenn Sie nach der Analyse feststellen, dass die Zeitabweichungen in der Regel groß sind, können Sie das Zeitbudget für zukünftige Aufträge ändern. 

Ein Zeitbudget kann jederzeit auf eine der folgenden Arten festgelegt werden:

• Aus der Auftrag : Öffnen Sie die Auftrag und füllen Sie das Feld „Zeitbudget” in Stunden und Minuten aus.

  

• Aus der Auftrag : Gehen Sie zu Workflow Aufträge und bearbeiten Sie den Wert in der Spalte Zeitbudget direkt in der Tabelle. Wenn Sie die Spalte nicht sehen, überprüfen Sie, ob sie ausgeblendet ist .

  

• Aus der Auftrag . Es empfiehlt sich, das Zeitbudget direkt in der Auftrag für allgemeine Aufträge solche, die gemäß dem Zeitplan erstellt werden, festzulegen. Auf diese Weise wird es automatisch für alle neuen Aufträge ausgefüllt, Aufträge mit dieser Vorlage Aufträge .

  

Analyse der Zeitabweichung

Sobald das Auftrag sein Zeitbudget festgelegt und die Zeiteinträge verknüpft hat, ist es an der Zeit, die Zeitabweichung zu analysieren. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten to do :

• Auf der Karte Auftrag (für eine Auftrag)

• In der Liste Aufträge (für mehrere Aufträge)

• Im pipeline (für Aufträge , die in Arbeit sind)

• Auf dem dashboard „Zeitabweichung“ dashboard für mehrere Aufträge einen bestimmten Zeitraum)

Die Zeitabweichung wird auf der Karte Auftrag angezeigt.

Sie können die Zeitabweichung immer direkt auf der Karte Auftrag im Abschnitt " Zeiteinträge " sehen.

Die Zeitabweichung wird in der Liste Aufträge angezeigt.

Sie können die Zeitabweichung für mehrere Aufträge der Auftrag einsehen, die Sie über das MenüWorkflow Aufträge in der linken Seitenleiste aufrufen können. Hier finden Sie Spalten mit Zeitbudget, erfasster Zeit, Zeitabweichung und verbrauchter Budgetzeit sowie entsprechenden Filtern. Dies ist die beste Möglichkeit, Zeitabweichungen unterwegs zu analysieren, wenn Sie überprüfen möchten, wem Sie einen neuen Auftrag zuweisen sollen, Auftrag wenn Sie aktive Aufträge identifizieren möchten, Aufträge das Budget überschreiten, um gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen.

Wenn Sie beispielsweise alle aktiven Aufträge finden möchten, Aufträge die erfasste Zeit das Zeitbudgetdeutlich überschreitet, und den Grund dafür verstehen möchten, filtern Sie Aufträge „Verbrauchte Budgetzeit > 100”. 

Die Zeitabweichung wird in der pipeline

Another way to see time variance is to show the time budget data on job cards in the pipeline. This could be useful for identifying issues while the team is working on jobs. This  could be enabled in the pipeline settings  for each pipeline individually.

Zeitliche Abweichung von der Kapazität dashboard

dashboard vorgefertigte dashboard „Zeitabweichung“ dashboard ein hervorragendes Tool zur Analyse von Zeitabweichungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg. Sie können damit erkennen, wer überlastet war oder wer mehr oder weniger Verantwortung übernommen hat als andere. Um das dashboard anzuzeigen, gehen Sie zu „Berichte“ > Dashboards und wählen Sie „Zeitabweichung“ aus.