Team verwalten (Fortgeschrittene): Planen Sie die Teamkapazität

Die Bewertung der für eine Auftrag zugewiesenen Zeit im Vergleich zur tatsächlich aufgewendeten Zeit ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Effizienz und Rentabilität, insbesondere in größeren Unternehmen. Dieser Artikel führt Sie durch die Funktionen von TaxDome , die Sie bei der genauen Planung und Verwaltung der Kapazität Ihres Teams unterstützen.

Planung der Teamkapazität, erklärt

Einige Aufträge sind zeitaufwändiger und erfordern möglicherweise die Aufmerksamkeit von mehr qualifizierten Teammitgliedern. Wenn Sie die Zeiterfassung nutzen oder damit beginnen möchten, ermöglicht Ihnen TaxDome die Planung und Analyse der Teamkapazität anhand der folgenden Konzepte:

• Zeitbudget: Die Zeit, die für eine bestimmte Auftrag zur Verfügung steht. Als Firmeninhaber können Sie anderen Teammitgliedern den Zugriff auf das Zeitbudget und dessen Änderung untersagen.
• Verfolgte Zeit: Alle Zeiteinträge, die mit der Auftrag verknüpft sind, werden summiert.
• Zeitabweichung: Die Differenz zwischen dem Zeitbudget und der erfassten Zeit. 
• Verausgabte Budget-Zeit: Der Anteil der erfassten Zeit im Verhältnis zum Zeitbudget (in %).

Wenn zum Beispiel das Zeitbudget 2 Stunden beträgt und die erfasste Zeit 1 Stunde, beträgt die Zeitabweichung 1 Stunde und die aufgewendete Zeit des Budgets 50 %.

Im Allgemeinen läuft der gesamte Prozess der Planung der Teamkapazität wie folgt ab:

1. Wenn die Website Auftrag erstellt wird, legt die verantwortliche Person das Zeitbudget dafür fest (dies könnte im Voraus mit Hilfe von Auftrag Vorlagen geschehen).

2. Die Teammitglieder erfassen die Zeit, während sie an ihrem zugewiesenen Aufträge arbeiten. Die Zeiteinträge für eine Auftrag werden automatisch summiert.

3. Sobald die Auftrag fertig ist, kann die verantwortliche Person die Differenz zwischen geplanter und aufgewendeter Zeit sehen und analysieren. 

Unter TaxDome können Sie diese Funktion nutzen:

• Machen Sie das geschätzte Budget sichtbar und verwenden Sie es, um Aufträge unter den Teammitgliedern aufzuteilen. Zum Beispiel könnten Sie ein zeitaufwändigeres und wichtigeres Auftrag einem erfahreneren Teammitglied zuweisen und zurückgehen. 
• Entscheiden Sie, wem Sie eine Auftrag zuweisen wollen, und berücksichtigen Sie dabei die aktuelle Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds, ausgedrückt in den Auftrag Budgetstunden oder in der Zeitabweichung.
• Analysieren Sie, wie Ihre Teammitglieder in einem vergangenen Zeitraum gearbeitet haben und ob jemand überlastet war.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie mit der Planung der Teamkapazität beginnen, sollten Sie Folgendes bedenken:

• Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder während der Arbeit an Aufträge Zeiteinträge verwenden: Wenn Ihre Mitarbeiter die Zeit während der Arbeit an Aufträge nicht erfassen, können Sie nur das Zeitbudget in Stunden festlegen, aber nicht die tatsächlich aufgewendete Zeit analysieren oder Berichte erstellen. Die Kapazitätsplanung ist am effektivsten, wenn jeder im Team die Zeit direkt auf der Karte Auftrag erfasst. Oder sie können die Zeiteinträge manuell mit Aufträge verknüpfen.

• Legen Sie die Zugriffsrechte fest: Standardmäßig können nur der Firmeninhaber und die Administratoren das Zeitbudget verwalten. Wenn Sie jedoch möchten, dass Ihre Teammitglieder für das Zeitbudget verantwortlich sind, wenn sie Aufträge erstellen, oder dass sie die zugewiesene Zeit mit der bereits aufgewendeten Zeit vergleichen können, können Sie ihnen ein Zugriffsrecht für die Verwaltung des Zeitbudgets geben. Um ihnen den Zugriff auf die Kapazitätsplanung dashboard im Berichtswesen zu ermöglichen, aktivieren Sie auch für sie die Option Berichtswesen anzeigen.

Zeitbudget festlegen für Aufträge

Die Festlegung eines Zeitbudgets ist ein wichtiger Schritt für die Kapazität des Planungsteams, da Sie diese Daten zum Vergleich und zur Analyse benötigen. Wenn Sie nach der Analyse feststellen, dass die Zeitabweichung in der Regel groß ist, können Sie das Zeitbudget für zukünftige Aufträge ändern. 

Ein Zeitbudget kann jederzeit auf eine der folgenden Arten festgelegt werden:

• Über die Karte Auftrag : Öffnen Sie die Karte Auftrag und füllen Sie das Feld Zeitbudget in Stunden und Minuten aus.

• Aus der Liste Auftrag : Gehen Sie zu Workflow > Aufträge und bearbeiten Sie den Wert der Spalte Zeitbudget rechts in der Tabelle. Wenn Sie die Spalte nicht sehen, prüfen Sie, ob sie ausgeblendet ist.

• Aus der Vorlage Auftrag . Es ist eine gute Idee, das Zeitbudget direkt in der Vorlage Auftrag für allgemeine Aufträge und solche, die nach dem Zeitplan erstellt werden, festzulegen. Auf diese Weise wird es automatisch für alle neuen Aufträge ausgefüllt, die mit dieser Vorlage erstellt werden.

Analyse der Zeitabweichung

Sobald das Auftrag sein Zeitbudget festgelegt und die Zeiteinträge verknüpft hat, ist es an der Zeit, die Zeitabweichung zu analysieren. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten to do :

• Auf der Karte Auftrag (für eine Auftrag)
• In der Liste Aufträge (für mehrere Aufträge)
• Im pipeline (für Aufträge , die in Arbeit sind)
• Auf der Kapazitätsplanung dashboard (für mehrere Aufträge über einen bestimmten Zeitraum)

Die Zeitabweichung wird auf der Karte Auftrag angezeigt.

Sie können die Zeitabweichung immer direkt auf der Karte Auftrag im Abschnitt " Zeiteinträge " sehen.

Die Zeitabweichung wird in der Liste Aufträge angezeigt.

Sie können die Zeitabweichung für mehrere Aufträge in der Liste Auftrag sehen, die Sie über Workflow > Aufträge in der linken Seitenleiste aufrufen können. Hier gibt es Spalten, die das Zeitbudget, die verfolgte Zeit, die Zeitabweichung und die aufgewendete Zeit des Budgets sowie entsprechende Filter anzeigen. Dies ist der beste Weg, um die Zeitabweichung unterwegs zu analysieren, wenn Sie prüfen wollen, wem Sie ein neues Auftrag zuweisen wollen, oder um aktive Aufträge zu identifizieren, die außerhalb des Budgets liegen, und bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen.

Wenn Sie beispielsweise alle aktiven Aufträge finden möchten, bei denen die erfasste Zeit das Zeitbudget deutlich übersteigt, und verstehen möchten, was der Grund dafür ist, filtern Sie Aufträge nach"Zeitbudget > 100". 

Die Zeitabweichung wird in der pipeline

Eine andere Möglichkeit, die Zeitabweichung zu sehen, ist die Anzeige der Zeitbudgetdaten auf Auftrag Karten in der pipeline. Dies könnte nützlich sein, um Probleme zu erkennen, während das Team an Aufträge arbeitet. Dies könnte in den Einstellungen vonpipeline für jede einzelne pipeline aktiviert werden.

Zeitliche Abweichung von der Kapazität dashboard

Die vorgefertigte Kapazitätsplanung dashboard ist ein großartiges Instrument zur Analyse der Zeitabweichung über einen vergangenen Zeitraum. Sie werden sehen können, wer überlastet war oder wer mehr oder weniger Verantwortung als die anderen übernommen hat. Um die dashboard zu sehen, gehen Sie zu Reporting > Dashboards und wählen Sie Kapazitätsplanung.