Rechnungen (Erweitert): Im Namen des Kunden bezahlen oder Zahlungen von außerhalb akzeptieren TaxDome
Es gibt Situationen, in denen Ihre Kunden nicht über Mandantenportal bezahlen können oder wollen. Für diesen Fall haben wir eine Lösung für Sie. Ganz gleich, ob Sie die Kreditkarte eines Kunden verwenden oder eine Barzahlung, einen Scheck oder eine Banküberweisung erfassen, diese Methoden gewährleisten eine effiziente und flexible Bearbeitung der Rechnungen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie im Namen Ihrer Kunden zahlen und wie Sie die verschiedenen Zahlungsarten erfassen.
Barzahlungen und Überweisungen akzeptieren
Offline-Zahlungen, erklärt
Ein Firmeninhaber, Administrator oder Teammitglied mit Zugriffsrechten für die Verwaltung von Zahlungen kann Offline-Zahlungen ausstellen.
Offline-Zahlungen können auf folgende Weise verwendet werden:
- Sie können dem Kundenkonto als Guthaben gutgeschrieben werden. Sie können dann zur Begleichung von Rechnungen in der Zukunft verwendet werden. Diese Option wird vor allem für Werbegutschriften verwendet.
- Sie können auch die bestehenden Rechnungen begleichen, während Sie die Offline-Zahlung hinzufügen. Diese Option eignet sich besser für die Abrechnung von Kunden, die nicht über die Website Mandantenportal bezahlen.
Offline-Zahlungen erfassen
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Zahlung außerhalb von TaxDome manuell zu erfassen (Bargeld, Scheck, Square, Venmo, Überweisung usw.):
1. Erstellen Sie eine Offline-Zahlung auf eine der folgenden Arten:
- Wenn Sie nur ohne Rechnung zahlen oder mehrere Rechnungen begleichen möchten, klicken Sie oben links auf Ihrem Bildschirm auf Neu, wählen Sie Offline-Zahlung und dann das Kundenkonto aus.
- Wenn Sie eine bestimmte Rechnung schnell begleichen möchten, gehen Sie zu Rechnungen > Rechnungen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnung, die Sie begleichen möchten, und wählen Sie Offline-Zahlung erfassen.
2. Vergewissern Sie sich, dass die OptionZahlungen für die Umsatzberechnung ausgewählt ist, und geben Sie den Zahlungsbetrag ein. Sie können ihn automatisch mit dem Betrag der unbezahlten Rechnung ausfüllen, indem Sie diese unten auswählen.
3. Wählen Sie die Zahlungsquelle aus.
4. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, aus der hervorgeht, wofür die Zahlung bestimmt ist.
5. Das war's! Klicken Sie auf Speichern , um die Offline-Zahlung durchzuführen. Das Guthaben wird dem Kundenkonto gutgeschrieben oder zur Begleichung bestehender Rechnungen verwendet.
Tipp! Wenn Sie einen Fehler im Feld "Betrag" machen und diesen erst nach dem Hinzufügen der Zahlung bemerken, können Sie eine Erstattung vornehmen. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn wenn Ihre Kunden Benachrichtigungen erhalten, werden sie über alle Zahlungen und Erstattungen, die Sie vornehmen, informiert. Es ist besser, wenn Sie ihnen sagen, was Sie tun, damit sie nicht verwirrt sind.
Hier erfahren Sie mehr über andere Möglichkeiten für Offline-Zahlungen:
1. Link zu Aufträge: Verknüpfen Sie Ihre Offline-Zahlung mit einer bestehenden Auftrag , um es sofort in Ihrem workflow bei Bedarf. Klicken Link zu Aufträge, und wählen Sie dann die Option Aufträge. Nach der Verknüpfung wird die Aufträge wird unten angezeigt. Sie können die Auftrag Titel und die pipeline Es ist in (hier gibt es mehr über Verknüpfen von Zahlungen mit Aufträge).
2. Datum: Dies ist das Datum, an dem der Kunde die Zahlung geleistet hat. Standardmäßig wird das aktuelle Datum angezeigt.
3. E-Mail-Benachrichtigung an Kunden senden: Wählen Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass eine E-Mail über die Offline-Zahlung an den Kunden gesendet wird.
4. Zahlung synchronisieren mit QuickBooks Online: Wählen Sie diese Option, wenn Sie diese Zahlung mit QuickBooks (Dies könnte zu doppelten Zahlungen führen). Hier erfahren Sie mehr über Synchronisieren von Zahlungen mit QuickBooks.
5. Begleichen Sie Rechnungen, die außerhalb von TaxDome bezahlt wurden: Sie sehen die Liste der Rechnungen, die für das ausgewählte Konto ausgestellt wurden. Die Summe der ausgewählten Rechnungen füllt den Zahlungsbetrag automatisch aus. Sie können nur den gesamten Rechnungsbetrag begleichen. Die Umgehung für das Hinzufügen einer teilweisen Offline-Zahlung wird hier beschrieben.
Was Kunden sehen, wenn Sie Offline-Zahlungen hinzufügen
Ihre Kunden sehen ihre Credits im Home-Bereich ihres Portals und können damit ihre Rechnungen bezahlen.
Um TaxDome von der Seite des Kunden aus zu sehen, rufen Sie eine schreibgeschützte Ansicht auf.
Zahlung im Namen des Kunden
Bevor Sie beginnen
Ihre Kunden können Rechnungen ganz oder teilweise bezahlen. Wenn Sie jedoch im Namen eines Kunden zahlen, können Sie die Rechnung (oder den Rest des Gesamtbetrags) nur in voller Höhe begleichen.
Es gibt zwei Möglichkeiten:
- Bezahlen nach Zahlungsmethode. Die Zahlung erfolgt durch Angabe der Kredit- oder Debitkarte des Kunden oder durch Eingabe der Bankverbindung.
- Bezahlen mit Guthaben. Wenn das verfügbare Guthaben größer oder gleich dem Rechnungsbetrag ist, wird die Rechnung als bezahlt markiert. Ist das verfügbare Guthaben geringer als der Rechnungsbetrag, wird das verfügbare Guthaben von der Rechnung abgezogen und die Differenz muss durch Angabe der Kredit- oder Debitkartendaten des Kunden bezahlt werden.
Hinweis! Bei geplanten Rechnungen sind die folgenden Optionen erst verfügbar, nachdem die Rechnungen ausgestellt wurden: Rechnung per E-Mail versenden, Rechnung bezahlen und Zahlungslink kopieren.
Rechnung mit Krediten bezahlen
Wenn ein Kunde über Guthaben auf seinem Konto verfügt, können Sie eine Rechnung für ihn bei der Erstellung oder zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt bezahlen.
- Wenn Sie eine Rechnung erstellen und die Rechnung gleich oder kleiner ist als das verfügbare Guthaben des Kunden, können Sie das Kontrollkästchen Rechnung mit Kundenguthaben bezahlen aktivieren. Wenn dies der Fall ist und Sie die Rechnung ausstellen, wird sie automatisch als bezahlt markiert.
- Um eine bestehende Rechnung mit einem verfügbaren Guthaben zu bezahlen, gehen Sie entweder auf die Seite Rechnungen Ihres Unternehmens oder auf die Registerkarte Rechnungen des Kundenprofils, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten daneben und wählen Sie Rechnung bezahlen.
Wenn Sie eine Zahlung auf der Profilseite Rechnungen eines Kunden vornehmen, können Sie mehrere Rechnungen zur Zahlung auswählen (Sie können jedoch nicht die Option Teilweise bezahlt in der Masse auswählen).
Sobald die Rechnung als bezahlt markiert ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Zahlung in Ihrem Inbox+.
wiederkehrende Rechnung mit Krediten bezahlen
Sie können Gutschriften auf eine einzelne Rechnung anwenden, die von einer wiederkehrende Rechnung generiert wurde, genauso wie es bei einmaligen Rechnungen funktioniert:
- Wenn die wiederkehrende Rechnung mit manueller Zahlungsautorisierung eingerichtet ist.
- Wenn die wiederkehrende Rechnung mit automatischer Zahlungsermächtigung eingerichtet ist, die automatische Zahlung aber fehlschlägt.
Sie können jedoch keine Gutschriften beantragen, wenn die wiederkehrende Rechnung mit automatischer Zahlungsautorisierung eingerichtet ist und der Zahlungsversuch erfolgreich war.
Bezahlen Sie die Rechnung durch die Verarbeitung der Zahlungsmethode
Um eine Rechnung für einen Kunden mit seiner Kredit- oder Debitkarte oder durch Eingabe seiner Bankverbindung zu bezahlen:
1. Gehen Sie entweder auf die Seite Rechnungen Ihrer Firma oder auf die Registerkarte Rechnungen im Profil des Kunden.
2. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben der Rechnung und wählen Sie dann Rechnung bezahlen.
Sie können auch eine oder mehrere Rechnungen aus der Liste auswählen und auf Rechnung bezahlen klicken.
3. Geben Sie die Bankverbindung oder die Kreditkartendaten ein und fahren Sie dann mit der Zahlung fort.
Die Rechnung wird dann als bezahlt markiert, und Sie erhalten eine Benachrichtigung über die Zahlung in Ihrem Inbox+.
