Wiederkehrende Rechnungen (Basic): Zeitpläne verwalten, Bearbeiten, Duplizieren, Löschen, Deaktivieren
Erfahren Sie alles, was Sie über die Verwaltung Ihrer wiederkehrenden Rechnungen wissen müssen: wie Sie Zeitpläne verwalten sowie Rechnungen bearbeiten, duplizieren, löschen und deaktivieren können.
Hier abgedeckt:
- Wiederkehrende Rechnungen bearbeiten
- Duplizieren wiederkehrender Rechnungen
- Deaktivieren und Reaktivieren von wiederkehrenden Rechnungen
- Löschen von wiederkehrenden Rechnungen
Verwaltung von Zeitplänen in wiederkehrenden Rechnungen
Manchmal müssen Sie die Details von wiederkehrenden Rechnungen ändern. Zum Beispiel kann ein Kunde Sie bitten, einen Dienst zu seinem Abonnement hinzuzufügen. Die wiederkehrende Rechnung kann jederzeit bearbeitet werden: vor der Unterzeichnung oder zu einem beliebigen Zeitpunkt danach.
Um eine wiederkehrende Rechnung zu bearbeiten, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Rechnungsstellung > Wiederkehrende Rechnungen, klicken Sie dann auf die drei Punkte rechts neben der wiederkehrenden Rechnung, die Sie ändern möchten, und wählen Sie Bearbeiten. Sie können auch auf den Namen der wiederkehrenden Rechnung klicken.
In der daraufhin angezeigten Seitenleiste können Sie die Einstellungen ändern:
- das Anfangsdatum und das Datum der ersten Rechnung (falls die erste Rechnung noch nicht ausgestellt wurde)
- Anzahl der Wiederholungen
- Wiederholungsintervall
- Für die Rechnung zuständiges Teammitglied
- Name der wiederkehrenden Rechnung
- Beschreibung
- Einzelposten - Sie können zum Beispiel weitere Leistungen in die Rechnung aufnehmen, den Betrag ändern oder einen Rabatt gewähren. Dies wirkt sich auf alle später geplanten Rechnungen aus.
- Unbezahlte Rechnungen, die nach dem Zahlungsplan geplant sind (kann bearbeitet werden, nachdem die wiederkehrende Rechnung vom Kunden akzeptiert wurde). Siehe Details unten.
Note! The start date, the date of the first invoice, the recurrence interval, and the payment authorization type cannot be changed once the client has signed and accepted the recurring invoice with automatic payment.
Nachdem Sie die autorisierten Rechnungsdetails geändert haben, können Sie auswählen, ob Ihr Kunde über die Änderungen informiert werden soll oder nicht. To do Aktivieren Sie dazu die Option Kunden über Rechnungsänderungen benachrichtigen und fügen Sie eine Nachricht hinzu, in der Sie die Änderungen beschreiben.
Bearbeitung einer Rechnung in einer wiederkehrenden Rechnungsserie
When a client asks you to make a change on an invoice -- for example, to adjust the next payment date or to add one more service -- you can edit a specific scheduled invoice without the change affecting all the other invoices in the recurring invoice series.
Dies ist nur möglich, wenn:
- Die wiederkehrende Rechnung wurde bereits vom Kunden akzeptiert, UND
- Die geplante Rechnung wurde noch nicht bezahlt
Um eine bestimmte Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie im Abschnitt Zahlungsplan auf die drei Punkte rechts neben der Rechnung, die Sie ändern möchten, und wählen dann Bearbeiten.
Dort können Sie sich umziehen:
- Das Datum, an dem die Rechnung verschickt wird (z. B. wenn Sie die Rechnung aufgrund von Feiertagen später versenden möchten)
- Das Teammitglied, an das die Zahlungen gehen werden
- Die Beschreibung der Rechnungen
- Einzelposten. Sie können der Rechnung zum Beispiel weitere Leistungen hinzufügen, den Gesamtbetrag ändern oder einen Rabatt gewähren. Dies wirkt sich nur auf die ausgewählte Rechnung und nicht auf die anderen geplanten Rechnungen aus.
Duplizieren wiederkehrender Rechnungen
Create a copy of the recurring invoice to save some time. This is possible for recurring invoices that are either in Pending or Active status.
Um eine wiederkehrende Rechnung zu duplizieren, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Abrechnung > Wiederkehrende Rechnungen, klicken Sie dann auf die drei Punkte rechts neben der wiederkehrenden Rechnung und wählen Sie Duplizieren.
Daraufhin wird ein Fenster Rechnung erstellen mit vorausgefüllten Feldern geöffnet. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und klicken Sie dann auf Erstellen.
Deaktivieren und Reaktivieren von wiederkehrenden Rechnungen
When the client asks to pause the subscription, you can deactivate the recurring invoice. This is possible for recurring invoices that are either in Pending or Active status.
To deactivate an invoice, go to Billing > Recurring invoices from the left menu bar, then click three dots to the right of the recurring invoice and select Deactivate.
Nach der Deaktivierung werden alle geplanten Rechnungen angehalten und die wiederkehrende Rechnung wird auf die Unterregisterkarte Inaktiv verschoben. Sie können sie jederzeit wieder aktivieren, indem Sie auf die drei Punkte klicken und Aktivieren wählen. Danach werden alle noch nicht ausgestellten Rechnungen planmäßig versandt.
Löschen von wiederkehrenden Rechnungen
If you no longer require a recurring invoice, you can delete it. This can be done for recurring invoices in any status except for In progress.
To delete a recurring invoice, go to Billing > Recurring invoices from the left menu bar, then click three dots to the right of the recurring invoice and select Delete.
Sie haben die Möglichkeit, sowohl aktive als auch inaktive wiederkehrende Rechnungen zu löschen. Das Löschen einer wiederkehrenden Rechnung hat keine Auswirkungen auf Rechnungen, die vor dem Löschen bereits an Ihren Kunden gesendet wurden.