Wiederkehrende Rechnungen (Basic): Zeitpläne verwalten, Bearbeiten, Duplizieren, Löschen, Deaktivieren

Erfahren Sie alles, was Sie über die Verwaltung Ihrer wiederkehrenden Rechnungen wissen müssen: wie Sie Zeitpläne verwalten sowie Rechnungen bearbeiten, duplizieren, löschen und deaktivieren können.

Edit recurring invoices

Sometimes, you need to change the details of recurring invoices. For example, a client may ask you to add a service to their subscription. The recurring invoice can be edited at any time: before it has been signed or at any point thereafter.

To edit a recurring invoice, go to Billing > Recurring invoices from the left menu bar, then click the three dots to the right of the recurring invoice you want to change and select Edit. You can click the name of the recurring invoice as well.

In der daraufhin angezeigten Seitenleiste können Sie die Einstellungen ändern:

• das Anfangsdatum und das Datum der ersten Rechnung (falls die erste Rechnung noch nicht ausgestellt wurde)
• Anzahl der Wiederholungen
• Wiederholungsintervall
• Für die Rechnung zuständiges Teammitglied
• Name of the recurring invoice
• Beschreibung
• Einzelposten - Sie können zum Beispiel weitere Leistungen in die Rechnung aufnehmen, den Betrag ändern oder einen Rabatt gewähren. Dies wirkt sich auf alle später geplanten Rechnungen aus.
• Unpaid invoices that are planned according to the payment schedule (can be edited after the recurring invoice is accepted by the client). See details below.

Note! The start date, the date of the first invoice, the recurrence interval, and the payment authorization type cannot be changed once the client has signed and accepted the recurring invoice with automatic payment.

Nachdem Sie die autorisierten Rechnungsdetails geändert haben, können Sie auswählen, ob Ihr Kunde über die Änderungen informiert werden soll oder nicht. To do Aktivieren Sie dazu die Option Kunden über Rechnungsänderungen benachrichtigen und fügen Sie eine Nachricht hinzu, in der Sie die Änderungen beschreiben.

Edit one invoice in a recurring invoice series

When a client asks you to make a change on an invoice -- for example, to adjust the next payment date or to add one more service -- you can edit a specific scheduled invoice without the change affecting all the other invoices in the recurring invoice series.

Dies ist nur möglich, wenn: 

• The recurring invoice has already been accepted by the client, AND
• Die geplante Rechnung wurde noch nicht bezahlt 

Um eine bestimmte Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie im Abschnitt Zahlungsplan auf die drei Punkte rechts neben der Rechnung, die Sie ändern möchten, und wählen dann Bearbeiten.

Dort können Sie sich umziehen:

• Das Datum, an dem die Rechnung verschickt wird (z. B. wenn Sie die Rechnung aufgrund von Feiertagen später versenden möchten)
• Das Teammitglied, an das die Zahlungen gehen werden
• Die Beschreibung der Rechnungen
• Einzelposten. Sie können der Rechnung zum Beispiel weitere Leistungen hinzufügen, den Gesamtbetrag ändern oder einen Rabatt gewähren. Dies wirkt sich nur auf die ausgewählte Rechnung und nicht auf die anderen geplanten Rechnungen aus.

Duplicate recurring invoices

Create a copy of the recurring invoice to save some time. This is possible for recurring invoices that are either in Pending or Active status.

To duplicate a recurring invoice, go to Billing > Recurring invoices from the left menu bar, then click three dots to the right of the recurring invoice and select Duplicate.

Daraufhin wird ein Fenster Rechnung erstellen mit vorausgefüllten Feldern geöffnet. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und klicken Sie dann auf Erstellen.

Deactivate and reactivate recurring invoices

When the client asks to pause the subscription, you can deactivate the recurring invoice. This is possible for recurring invoices that are either in Pending or Active status.

To deactivate an invoice, go to  Billing > Recurring invoices from the left menu bar, then click three dots to the right of the recurring invoice and select Deactivate.

After deactivating, all scheduled invoices will be paused and the recurring invoice will be moved to the Inactive subtab. You can reactivate it anytime by clicking three dots and selecting Activate. Once you do, all invoices that are left unissued will be sent according to schedule.

Delete recurring invoices

If you no longer require a recurring invoice, you can delete it. This can be done for recurring invoices in any status unless a one-time invoice generated by the recurring one has the status 'In progress'.

To delete a recurring invoice, go to  Billing > Recurring invoices from the left menu bar, then click three dots to the right of the recurring invoice and select Delete.

You have the option of deleting both active and inactive recurring invoices. Deleting a recurring invoice will not impact any invoices that have already been sent to your client before the deletion.