Actions with recurring invoices

Erfahren Sie alles, was Sie über die Verwaltung Ihrer wiederkehrenden Rechnungen wissen müssen: wie Sie Zeitpläne verwalten sowie Rechnungen bearbeiten, duplizieren, löschen und deaktivieren können.

Wiederkehrende Rechnungen bearbeiten

Sometimes, you need to change the details of recurring invoices. For example, a client may ask you to add a service to their subscription. The recurring invoice can be edited at any time: before it has been signed or at any point thereafter. To edit a recurring invoice, go to Billing > Recurring invoices from the left menu bar, then click the three dots to the right of the recurring invoice you want to change and select Edit. You can click the name of the recurring invoice as well.

In the sidebar that appears, you’ll be able to change:

• das Anfangsdatum und das Datum der ersten Rechnung (falls die erste Rechnung noch nicht ausgestellt wurde)
• Anzahl der Wiederholungen
• Wiederholungsintervall
• Für die Rechnung zuständiges Teammitglied
• Name des wiederkehrende Rechnung
• Beschreibung
• Einzelposten - Sie können zum Beispiel weitere Leistungen in die Rechnung aufnehmen, den Betrag ändern oder einen Rabatt gewähren. Dies wirkt sich auf alle später geplanten Rechnungen aus.
• Unpaid invoices that are planned according to the payment schedule (can be edited after the recurring invoice is accepted by the client). See details below .

Hinweis

The start date, the date of the first invoice, the recurrence interval, and the payment authorization type cannot be changed once the client has signed and accepted the recurring invoice with automatic payment.

After changing the authorized invoice details, you will be able to select whether or not to notify your client about the changes. To do so, toggle on Notify client about invoice changes and add a message describing these changes.

Eine Rechnung in einer Serie wiederkehrende Rechnung bearbeiten

When a client asks you to make a change on an invoice — for example, to adjust the next payment date or to add one more service — you can edit a specific scheduled invoice without the change affecting all the other invoices in the recurring invoice series. This can be done only if the client has already accepted the recurring invoice. Also, editing the payment amount and services can be done only for invoices that have yet to be paid. To edit a specific invoice, click on the three dots to the right of the invoice you want to change in the Payment schedule section, then select Edit.

Dort können Sie sich umziehen:

• Das Datum, an dem die Rechnung verschickt wird (z. B. wenn Sie die Rechnung aufgrund von Feiertagen später versenden möchten)
• Das Teammitglied, an das die Zahlungen gehen werden
• Die Beschreibung der Rechnungen
• Einzelposten (nur bei unbezahlten Rechnungen). Sie können z. B. der Rechnung weitere Leistungen hinzufügen, den Gesamtbetrag ändern oder einen Rabatt gewähren. Dies wirkt sich nur auf die ausgewählte Rechnung und nicht auf die anderen geplanten Rechnungen aus.

Doppelte wiederkehrende Rechnungen

Create a copy of the recurring invoice to save some time. This is possible for recurring invoices that are either in Pending or Active status.

To duplicate a recurring invoice, go to Billing > Recurring invoices from the left menu bar, then click three dots to the right of the recurring invoice and select Duplicate.

This will open a Create Invoice window with pre-filled fields. Make any necessary edits to suit your needs, and then click Create.

Deaktivieren und Reaktivieren wiederkehrender Rechnungen

When the client asks to pause the subscription, you can deactivate the recurring invoice. This is possible for recurring invoices that are either in Pending or Active status.

To deactivate an invoice, go to  Billing > Recurring invoices from the left menu bar, then click three dots to the right of the recurring invoice and select Deactivate.

Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung deaktivieren:

• Die wiederkehrende Rechnung wechselt auf die Registerkarte Inaktiv.

• Alle von ihm geplanten Rechnungen werden gelöscht.

• Die für die geplanten Rechnungen reservierten Rechnungsnummern sind nicht mehr verfügbar.

  

  You can reactivate it anytime by clicking the three dots and selecting Activate. 

  Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung reaktivieren, erhalten alle noch nicht ausgestellten Rechnungen neue Rechnungsnummern und werden gemäß dem Zeitplan versandt.

  

Wiederkehrende Rechnungen löschen

If you no longer require a recurring invoice, you can delete it. This can be done for recurring invoices in any status unless a one-time invoice generated by the recurring one has the status In progress.

To delete a recurring invoice, go to  Billing > Recurring invoices from the left menu bar, then click three dots to the right of the recurring invoice, select Delete and confirm deletion.

You have the option of deleting both active and inactive recurring invoices. Deleting a recurring invoice will not impact any invoices that have already been sent to your client before the deletion.## View the recurring invoice’s history {#11}

You’ll always be able to see what took place with any recurring invoice. TaxDome’s Activity feed is sorted chronologically by the most recent event and allows you to find out when…

• ..a recurring invoice was sent manually or via automation (inside a proposal ).

• …a draft was turned into the actual recurring invoice.

• …a recurring invoice was changed.

• …a recurring invoice was deactivated/activated.

• …the status of a recurring invoice was changed.

• …a recurring invoice was signed manually or by signing a proposal that includes it.

• …a recurring invoice was deleted.

  To view a recurring invoice’s history:

1. Go to Billing > Recurring invoices, click on the three-dots icon to the far right of the invoice’s name or inside the invoice itself, then click Activity. 

   

2. This will show the events related to this particular recurring invoice. Filter the Activity feed by Type = Recurring invoice to see all events related to recurring invoices, and/or by Type = Invoice to see all events related to single invoices inside the recurring one.

   

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