Importieren (Basic): Migrieren Sie Ihre Kundendaten zu TaxDome

Mit unserem Import-Tool können Sie Kundenkonten und Kontaktdaten in TaxDome übertragen, damit Sie schnell von Ihrem Webportal aus arbeiten können. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren ersten Import to do .

Kunden importieren, erklärt

Import ist ein Tool zur Übertragung von Kundendatensätzen (unterteilt in Konten und Kontakte) aus Ihrem vorherigen CRM in TaxDome. Es ermöglicht Ihnen, Konten und Kontakte in großen Mengen hinzuzufügen, wodurch die Notwendigkeit einer manuellen Erstellung entfällt.

Um die Kundenliste zu importieren, sollten Sie die CSV-Datei vorher vorbereiten. Befolgen Sie bei der Vorbereitung der CSV-Datei unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung, damit keine Kundendatensätze verloren gehen.

Standardmäßig können nur ein Firmeninhaber und ein Administrator Kunden importieren. Wenn Sie möchten, dass auch Teammitglieder importieren können, geben Sie ihnen Zugriffsrechte auf Kontakte verwalten.

Welche Art von Einfuhr benötigen Sie?

Das TaxDome ist flexibel und ermöglicht es Ihnen, nicht nur alle Datensätze auf einmal zu importieren, sondern auch bestimmte Arten von Datensätzen. Sie können zum Beispiel nur Konten importieren, ohne neue anzulegen, um update CRM für bestehende Kunden zu aktualisieren. Im Folgenden werden gängige Importszenarien und -optionen beschrieben:

Konten und Kontakte importieren: Verwenden Sie diese Option, um Ihren Kundenstamm vollständig in TaxDome zu migrieren.
Nur Konten importieren (keine Kontakte): Verwenden Sie diese Option, wenn Sie bereits Konten in TaxDome haben, aber einige CRM in großen Mengen hinzufügen möchten. Zum Beispiel können Sie Tags oder Kontorollen zu bestehenden Konten hinzufügen. Die häufigsten Szenarien finden Sie in einem separaten Leitfaden.
Nur Kontakte importieren (ohne Konten): Mit dieser Option können Sie neue Kontakte erstellen, ohne sie mit Konten zu verknüpfen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie eine Liste potenzieller Kunden oder Mitarbeiter von Kunden haben, die separat gespeichert werden müssen. Diese Option kann auch verwendet werden, wenn Sie zusätzliche benutzerdefinierte CRM für die Kontakte hinzufügen möchten.

Nachfolgend wird der Importvorgang für eine vollständige Migration einer Kundendatenbank demonstriert. Es werden Hinweise gegeben, wenn sich die Aktionen für andere Importtypen unterscheiden.

Schritt 1. CSV-Datei hochladen

Im ersten Schritt des Imports müssen Sie Ihre vorbereitete CSV-Datei hochladen. So geht's: Navigieren Sie im Menü der Seitenleiste zu Kunden > Konten (oder Kunden > Kontakte) und klicken Sie auf Importieren.

Klicken Sie auf Durchsuchen oder ziehen Sie die CSV-Datei per Drag & Drop.

Schritt 2. Konten erstellen

Im zweiten Schritt werden Sie Konten erstellen. Im Folgenden finden Sie die Beschreibungen der wichtigsten Einstellungen.

Kontoname zuordnen

Wählen Sie den Namen der Spaltenüberschrift aus Ihrer Kalkulationstabelle, der der Eigenschaft Kontoname von TaxDomeentspricht. Wenn Sie in Ihrer Kalkulationstabelle als Spaltenüberschrift "Kontoname" verwendet haben, wird diese automatisch der Eigenschaft "Kontoname" von TaxDomezugeordnet, da sie denselben Namen haben.

Kontotyp wählen

Wählen Sie, wie die Kontoart auf importierte Kunden angewendet werden soll:

Konto-Typ	Ergebnis
Einzelperson, Unternehmen, Sonstiges	Die ausgewählte Kontoart wird auf alle importierten Konten angewendet. Die Spalte "Kontoart" in Ihrer CSV-Datei wird ignoriert (falls vorhanden). `Wenn "Firma" ausgewählt ist, wird das Feld "Firmenname" mit den Daten aus der Spalte "Kontoname" gefüllt.`
Karte mit CSV-Spalte	Wenn Sie Ihrem Arbeitsblatt eine Spalte für die Kontoart hinzugefügt haben, wählen Sie diese Option und wählen Sie dann die entsprechende Spalte aus einem Dropdown-Menü, z. B. Kontoart.
Ignorieren Sie	Verwenden Sie diese Option nur, wenn Sie bestehende Kunden aktualisieren. Verwenden Sie sie nicht, wenn Sie neue Kunden hinzufügen - andernfalls wird allen Konten der Typ " Sonstige" zugewiesen , und die Spalte "Kontotyp" in Ihrer Tabelle wird ignoriert.

Kontofelder zuordnen

Ordnen Sie die Spalten Ihrer CSV-Datei den Kontofeldern in TaxDome zu, damit die Daten aus den CSV-Spalten automatisch zu den Kontodetails hinzugefügt werden.

Um Kontenfelder zuzuordnen:

a. Überprüfen Sie alle Spaltenüberschriften aus Ihrer"CSV-Eigenschaftsspalte" auf der linken Seite. Entscheiden Sie, welche Sie zu Ihren TaxDome hinzufügen und welche Sie weglassen möchten.

b. Wählen Sie für jede Zeile im Dropdown-Menü Aktion entweder das Feld Synchronisieren (um den Wert aus der CSV-Datei hinzuzufügen) oder Ignorieren (um ihn zu überspringen).

c. (Wenn Sie Feld synchronisieren gewählt haben) Wählen Sie für jede Zeile aus dem Dropdown-Menü die TaxDome aus, denen die Werte aus der CSV-Datei hinzugefügt werden sollen. Sie können die Standardfelder TaxDome verwenden oder eigene Felder erstellen.

Bitte beachten Sie, dass die Zeilen der Tags und Teammitglieder

d. Überprüfen Sie und klicken Sie auf Weiter.

Hinweis! Wenn Sie nur Konten hinzufügen möchten (oder CRM zu den bestehenden Konten hinzufügen möchten), fahren Sie mit der separaten Anleitung fort.

Schritt 3. Definieren Sie die Einstellungen

In diesem Schritt können Sie die Einstellungen auf die neu importierten Konten anwenden:

Verknüpfte Kontakte

Wenn Sie Konten und Kontakte importieren, können Sie entscheiden, ob Sie Kontakt-Toggles einschalten möchten. Dies sind die Grundeinstellungen für Ihre Kundeninteraktionen. Die beste Kanzlei hier ist, alle Kontaktknoten ( a, b, c) in der Masse zu aktivieren, aber keine Kundeneinladungen für den Beitritt zum Portal zu versenden. Auf diese Weise haben Sie Zeit, zunächst alles einzurichten. Sie können die Kunden dann später einladen, wenn Sie dazu bereit sind.

Unter E-Mails sehen Sie ein Beispiel für die hinzugefügten E-Mail-Felder (z. B. E-Mail, Zusätzliche E-Mail usw.), die im vorherigen Schritt zugeordnet wurden. Durch das Einrichten von Kippschaltern aktivieren/deaktivieren Sie a, b, c, d für jede Kontaktperson, deren E-Mail mit dem importierten Konto verknüpft ist:

a. Anmeldung: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kontakt sein TaxDome Mandantenportal nutzen.

b. Benachrichtigen: Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der Kontakt alle Systembenachrichtigungen, z. B. für Nachrichten, Organisatoren und mehr.

c. Email sync: When toggled on, you can see and reply to the client’s emails in your Inbox+.

d. Einladungen senden: Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine E-Mail-Einladung an das TaxDome gesendet, sobald der Import abgeschlossen ist (nicht empfohlen).

Beauftragte

Wählen Sie die Teammitglieder aus, die den Kunden zugewiesen werden sollen. Neue Konten gehen standardmäßig an den Importeur, wenn der Name eines Teammitglieds nicht in der CSV-Datei enthalten ist. Sie können zusätzliche Teammitglieder auswählen, die Zugriff auf alle importierten Konten haben sollen.

Mappen und Dokumente

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Ordnerstruktur für Kundendokumente verwenden, wenden Sie die Ordnervorlagen in großen Mengen auf die neu erstellten Konten an. Sie können die Standardvorlage für Steuerjahre verwenden, wenn keine benutzerdefinierte Vorlage ausgewählt ist. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 4. Kontakte erstellen

Schließlich müssen Sie dem System noch Kontakte hinzufügen. Diese werden automatisch mit den Konten verknüpft. Der Prozess ist ähnlich wie bei den Konten: gleichen Sie die CSV-Spalten mit den TaxDome ab, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten importiert werden.

Um Kontaktfelder zuzuordnen:

a. Überprüfen Sie alle Spaltenüberschriften aus Ihrer CSV-Eigenschaft auf der linken Seite. Entscheiden Sie, welche Sie zu Ihren TaxDome hinzufügen und welche Sie weglassen möchten.

b. Wählen Sie für jede Zeile im Dropdown-Menü Aktion entweder das Feld Synchronisieren (um den Wert aus der CSV-Datei hinzuzufügen) oder Ignorieren (um ihn zu überspringen).

d. Überprüfen Sie und klicken Sie auf Weiter. Damit wird der Importvorgang nicht gestartet. Sie können immer noch zu den vorherigen Schritten zurückkehren, wenn Sie Fehler machen.

Schritt 5. Ergebnisse prüfen und importieren

Anhand der Mapping-Ergebnisse können Sie sehen, wie die Importeinstellungen für einige Beispiele Ihrer Daten funktioniert haben:

Es werden Konten erstellt, mit denen Kontakte verknüpft sind (falls vorhanden).
Die Kontakte werden mit den Namen und E-Mail-Adressen (falls vorhanden) erstellt.
Beauftragte werden den Konten zugewiesen .
Den Konten/Kontakten werden Tags zugewiesen .
Benutzerdefinierte Felder werden erstellt und/oder ausgefüllt.

Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf Import starten. Wenn nicht, kehren Sie zurück, um die notwendigen Korrekturen vorzunehmen. Jetzt können Sie die Seite verlassen. Der Importvorgang wird von selbst fortgesetzt.

Sobald der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Klicken Sie auf den Link in der Benachrichtigung, um die Importergebnisse aufzurufen. Sie werden sehen:

Wie viele Kontakte wurden importiert.
Wie viele Rechenblattzeilen übersprungen wurden.
Wie viele Konten wurden erstellt.
Wie viele Konten wurden aktualisiert.
Wie viele benutzerdefinierte Felder erstellt wurden.

Wenn einige Zeilen übersprungen wurden (aufgrund von Fehlern), können Sie eine gezippte CSV-Datei exportieren, die Ihnen mitteilt, welche Zeilen und warum.

Wenn Sie Schwierigkeiten mit dem Importvorgang haben, lassen Sie es uns wissen! Unser Team hilft Ihnen immer gerne!