Importieren Sie Ihre Kundendaten in TaxDome

Mit unserem Import-Tool können Sie Kundenkonten und Kontaktdaten in TaxDome übertragen, damit Sie schnell von Ihrem Webportal aus arbeiten können. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren ersten Import to do .

Kunden importieren, erklärt

Import ist ein Tool zum Übertragen von Kundendatensätzen (unterteilt in Konten und Kontakte ) aus Ihrem bisherigen CRM zu TaxDome. Damit können Sie Konten und Kontakte in großen Mengen hinzufügen, sodass keine manuelle Erstellung mehr erforderlich ist.

Um die Kundenliste zu importieren, sollten Sie die CSV-Datei im Voraus vorbereiten. Befolgen Sie bei der Vorbereitung der CSV-Datei unbedingt unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung , um den Verlust von Kundendatensätzen zu vermeiden.

Standardmäßig können nur Firmeninhaber und Administratoren Kunden importieren. Wenn Sie möchten, dass auch Teammitglieder importieren können, erteilen Sie ihnen Zugriffsrechte für die Verwaltung von Kontakten.

Choosing the right import type

TaxDome import tool is flexible, allowing you to import not only all records at once but also specific types of records. For example, you can import only accounts without creating new ones to update CRM fields for existing clients. Below, we outline common import scenarios and options:

• Import accounts and contacts: Use this option to fully migrate your client base to TaxDome.

• Import accounts only (no contacts): Use this option if you already have accounts in TaxDome but want to add some CRM information in bulk. For example, you may want to add tags or account roles to existing accounts. Find the most common scenarios in a separate guide .

• Import contacts only (without accounts): Use this option to create new contacts without linking them to accounts. It may be useful if you have a list of potential clients or clients’ employees who need to be saved separately. This could be also used if you need to add additional custom CRM fields for the contacts.

Nachfolgend wird der Importvorgang für eine vollständige Migration einer Kundendatenbank demonstriert. Es werden Hinweise gegeben, wenn sich die Aktionen für andere Importtypen unterscheiden.

Schritt 1. CSV-Datei hochladen

On the first step of import you need to upload your prepared CSV file. Go to Clients > Accounts (or Clients > Contacts) from the left menu bar and click Import.

Klicken Sie auf Durchsuchen oder ziehen Sie die CSV-Datei per Drag & Drop.

Schritt 2. Konten erstellen

Im zweiten Schritt werden Sie Konten erstellen. Im Folgenden finden Sie die Beschreibungen der wichtigsten Einstellungen.

Kontoname zuordnen

Select the column header name from your spreadsheet that corresponds to TaxDome’s Account Name property. If you used Account Name as the column header name in your spreadsheet, it is automatically mapped to TaxDome’s Account Name property because they have the same name.

Kontotyp wählen

Wählen Sie aus, wie der Kontotyp auf importierte Kunden angewendet werden soll:

Kontofelder zuordnen

Map the columns of your CSV file to the account fields in TaxDome to have the data from the CSV columns automatically added to the account info.

Um Kontenfelder zuzuordnen:

a. Review all column header names from your CSV property column on the left. Decide which ones you want to add to your TaxDome accounts and which ones to skip.

b. For each row, select either the Sync field (to add the value from the CSV) or Ignore (to skip it) from the Action drop-down menu.

c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .

Bitte beachten Sie, dass die Zeilen der Tags und Teammitglieder

d. Überprüfen Sie und klicken Sie auf Weiter.

Hinweis

Wenn Sie nur Konten hinzufügen möchten (oder CRM zu den vorhandenen Konten hinzufügen möchten), fahren Sie mit der Option separater Leitfaden .

Schritt 3. Definieren Sie die Einstellungen

In diesem Schritt können Sie die Einstellungen auf die neu importierten Konten anwenden:

Verknüpfte Kontakte

When you import accounts and contacts, you may decide if you want to turn on contact toggles. These identify the basic settings for your client interactions. The best practice here is enable all contact toggles ( a, b, c) in bulk but don’t send client invitations for joining the portal. This way, you have time to set up everything first. You will be able to invite clients at a later point when you are ready.

Under Emails, you will see the example of the added email fields (e.g., Email, Additional email, etc.) mapped in the previous step . By setting up toggles, you will enable/disable a, b, c, d for each contact person whose email is linked to the imported account:

a. Anmeldung: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kontakt sein TaxDome Mandantenportal nutzen.

b. Benachrichtigen: Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der Kontakt alle Systembenachrichtigungen, z. B. für Nachrichten, Organisatoren und mehr.

c. Email sync : When toggled on, you can see and reply to the client’s emails in your Inbox+.

d. Einladungen versenden: Wenn diese Option aktiviert ist, wird direkt nach Abschluss des Imports eine E-Mail-Einladung zum TaxDome versendet (nicht empfohlen).

Tags

If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it’s better to add them to the spreadsheet beforehand .

Beauftragte

Select team members who will be assigned to the clients. New accounts go to the importer by default if a team member’s name isn’t in the CSV. You can select additional team members you want them to have access to all the imported accounts.

Mappen und Dokumente

If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. You can rely on the Default tax years template if no custom one is selected. Click Continue.

Step 4. Create contacts

Lastly, you need to add contacts to TaxDome. They will be automatically linked to the accounts. The process is similar as for the accounts: match CSV columns to TaxDome contact fields to ensure the right data is imported.

Um Kontaktfelder zuzuordnen:

a. Review all column header names from your CSV property on the left. Decide which ones you want to add to your TaxDome contacts and which ones to skip.

b. For each row, select either the Sync field (to add the value from the CSV) or Ignore (to skip it) from the Action drop-down menu.

c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .

d. Review and click Continue. This does not begin the import process. You can still return to the previous steps if you make any mistakes.

Hinweis

If you’re in Beta, your experience differs from here on—see Step 5. Preview (Beta) stattdessen.

Schritt 5. Ergebnisse prüfen und importieren

Reviewing the mapping results, you’ll see how the import settings worked for a few examples of your data:

• Accounts will be created with which linked contacts (if any)
• Contacts will be created with which names and email addresses (if any)
• Assignees will be assigned to the accounts
• Tags will be assigned to the accounts/contacts
• Custom fields will be created and/or filled in

If everything looks good, click Start import. If not, return to make any necessary fixes. Now, you can leave the page. The import process will continue on its own.

Once the import is done, you will receive an email notification. Click the link in the message to go to the import results. You’ll see:

• How many contacts were imported
• How many spreadsheet rows were skipped
• How many accounts were created
• How many accounts were updated
• How many custom fields were created

Wenn einige Zeilen übersprungen wurden (aufgrund von Fehlern), können Sie eine gezippte CSV-Datei exportieren, die Ihnen mitteilt, welche Zeilen und warum.

Step 5. Preview (Beta)

Laufende Arbeiten

Die Funktion wird derzeit entwickelt und steht Beta-Nutzern zur Verfügung. Die Dokumentation zur Verwendung der Funktion wird derzeit erstellt.

If your firm is in the Beta program, this step shows a preview of your import before you commit to it. At the top, three counters give you a quick summary:

• Accounts created: How many accounts will be created

• Contacts created: How many contacts will be created

• Contacts not linked: How many contacts couldn’t be linked to an account

Not every row in your CSV file has to be perfect—TaxDome fixes what it can:

• Invalid email or country: Imports without that value

• Unrecognized team member: Uses whoever ran the import instead

• Multiple values in a cell: Keeps the first recognized value

If any rows have issues, TaxDome shows an alert—Some rows need your attention—listing how many rows will be imported with missing data or skipped. Click Download CSV to see exactly which rows and why.

A row is skipped only when there’s nothing to fall back on—for example, a missing account name, or an account type TaxDome doesn’t recognize. If a cell lists more than one account type, TaxDome uses the first valid one instead of skipping the row.

Once the import finishes, the results screen shows the same kind of summary. Accounts and contacts each get their own created, updated, and skipped counts. If any rows had issues, the same alert and Download CSV link show up here too.

Tipp

If you run into issues during import, see this guide for help.

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