CRM (Basic): Importieren einer Kundenliste

Mit unserem Import-Tool können Sie gleichzeitig Kundenkonten und Kontaktdaten auf TaxDome übertragen, sodass Sie schnell mit der Arbeit in Ihrem Portal beginnen können. Obwohl Sie neue Kontakte und Konten manuell erstellen können, ist das Hochladen einer CSV-Datei ein viel schnellerer Weg, um Ihre Daten auf TaxDome zu übertragen. 

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

• Vorbereiten einer CSV-Datei
  • So formatieren Sie eine Kalkulationstabelle, dass mehrere Konten mit einem Kontakt verknüpft sind
  • So formatieren Sie eine Kalkulationstabelle, dass mehrere Kontakte mit einem Konto verknüpft sind
  • So formatieren Sie eine Kalkulationstabelle, dass Kontakte mit zwei Konten gleichzeitig verknüpft sind
• Schritt 1. Hochladen einer CSV-Datei in TaxDome
• Schritt 2. Konten erstellen (optional)
• Schritt 3. Einstellungen festlegen (optional)
• Schritt 4. Kontakte erstellen
• Schritt 5. Überprüfung
• Wer kann importieren?

Vorbereiten einer CSV-Datei 

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Verwenden Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder Google Sheets, um eine Datei für den Import Ihrer bereits vorhandenen Kontakt- und Kontodaten vorzubereiten. Eine Anleitung, wie Sie Ihre Daten von einer bestimmten Plattform oder einem bestimmten Softwareprogramm übertragen können, finden Sie hier.

• Wenn Sie Ihre Kundendaten in TaxDome importieren, denken Sie daran, dass Konten und Kontakte sind unterschiedlich: 
  • Konten sind die Einrichtungen, für die Sie arbeiten und Rechnungen stellen, sei es ein Unternehmen, eine Stiftung, eine Familie oder eine Einzelperson. 
  • Kontakte sind die tatsächlichen Personen, mit denen Sie interagieren. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
• Erstellen Sie eine Kalkulationstabelle mit Ihren Kundendaten und speichern Sie sie als CSV-Datei. Achten Sie darauf, dass die CSV-Datei UTF-8 kodiert ist und nicht größer als 300 kB ist.
• Geben Sie nur einen Kontakt pro Tabellenkalkulationszeile ein, auch wenn mehrere Kontakte mit demselben Konto verknüpft sind.
• Sie können mehrere Kalkulationstabellen für verschiedene Kundengruppen haben. Diese können einzeln importiert werden, wobei unterschiedliche Einstellungen gelten. Sehen Sie sich das Video hier an.

Tipp: Wenn Ihre Ausgangssoftware eine Datei mit dem Steuerzahler und dem Ehepartner in derselben Zeile erzeugt, brauchen Sie die CSV-Datei nicht manuell zu bearbeiten. Folgen Sie stattdessen den Anweisungen hier.

• 👋 Wir können helfen! Wenn Ihre CSV-Datei mehrere Kontakte pro Zeile enthält und Sie nicht wissen, wie Sie das Problem lösen können, lassen Sie es uns wissen. Unser Support-Team hilft Ihnen gerne: Folgen Sie diesen Schritten, um Hilfe zu erhalten. 

1. Tabellenkalkulation erstellen

Erstellen und beschriften Sie die Spalten. 

Tipp: Wenn Sie die Spalten benennen, steht jeder Spaltenkopfname für eine andere Dateneigenschaft.

Hier sind einige Beispiele für Spaltenüberschriften: 

• Spalte A | Kontoname: Der Name des Unternehmens oder des Trusts (ein nicht-persönliches Konto) oder der Name einer Einzelperson oder Familie (ein persönliches Konto).
• Spalte B | Kontaktname: Der Vor- und Nachname des mit dem Konto verknüpften Kontakts.
• Spalte C | Vorname: Der Vorname als solcher.  
• Spalte D | Nachname: Nachname als solcher.  
• Spalte E | E-Mail: Eine E-Mail-Adresse muss angegeben werden, damit ein Kontakt Zugang zum Portal erhält.
• Spalte F | Telefonnummer 
• Spalte G | Stadt 

2. Füllen Sie die Zeilen des Arbeitsblatts mit Kontaktinformationen aus

Möglicherweise verfügt Ihre Kalkulationstabelle bereits über benutzerdefinierte Spalten; achten Sie jedoch darauf, dass Sie die folgenden Grundregeln für einen reibungslosen Import beachten:

• Jede Zeile darf nur einen Kontakt enthalten.
• Wenn Sie beim Übertragen Ihrer Daten neue Konten anlegen wollen, stellen Sie sicher, dass es eine Spalte Kontoname gibt. Beschriften Sie diese mit Kontoname (so nennt TaxDome die Dateneigenschaft) oder einem anderen Namen, der Ihnen gefällt. Wenn ein Kontakt nicht mit einem Konto verknüpft werden muss, lassen Sie die Zeile in der Spalte Kontoname leer.
• Wenn zwei oder mehr Kontakte dasselbe Konto haben, verwenden Sie in der Zeile jedes Kontakts denselben Kontonamen. 

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie verschiedene Arten von Konten einrichten sollen, z. B. für ein Ehepaar, das getrennt lebt? Hier finden Sie Beispiele und dann die folgenden Tipps:

• Ich möchte mehrere Konten mit demselben Kontakt importieren
• Ich möchte mehrere Kontakte mit demselben Konto importieren
• Ich möchte Kontakte in zwei Konten gleichzeitig importieren

Ich möchte mehrere Konten mit demselben Kontakt importieren

F: Wie gebe ich einen Haufen verschiedener Konten, die mit derselben Person verknüpft sein müssen, in die Tabelle ein? Zum Beispiel mehrere Unternehmen, die zu einem Geschäftsinhaber gehören? 

A: Erstellen Sie eine Zeile für jedes Konto und geben Sie dann die gleichen Kontaktinformationen für jedes Konto in die entsprechenden Spalten ein.

In der Beispieltabelle unten wird der Kontoname dem Kontonamen in TaxDome zugeordnet, und während des Importvorgangs werden fünf Konten erstellt, von denen jedes mit den Kontaktinformationen von Brian Ross verknüpft ist. Brian Ross kann sich dann über email@example.com bei TaxDome anmelden und dann zwischen den Konten wechseln. 

Ich möchte mehrere Kontakte mit demselben Konto importieren 

F: Wie gebe ich mehrere Kontakte, die mit demselben Konto verknüpft sein müssen, in die Tabelle ein? Zum Beispiel mehrere Geschäftspartner, die ein Unternehmen besitzen, oder ein Steuerzahler und sein Ehepartner.

A: Verwenden Sie für jeden Kontakt eine Zeile und geben Sie dann für jede Person denselben Kontonamen in die entsprechende Spalte ein.

In der Beispieltabelle unten wird Name_Firmenname dem Kontonamen auf TaxDome zugeordnet, und während des Importvorgangs werden sechs Konten erstellt. Michael Douglaston ist mit einem Kontakt verknüpft, Robbie Corp mit drei, Familie Smith mit drei, Mart Frickey mit einem, Solomon Deutsch mit einem und Chrissy Tidder mit einem.

Ich möchte Kontakte in zwei Konten gleichzeitig importieren

F: Wie gebe ich mehrere Kontakte ein, die mit zwei Konten auf dem Arbeitsblatt verknüpft sein müssen? Zum Beispiel Kinder, die ihre eigenen Konten haben, aber trotzdem mit dem Familienkonto verknüpft sein müssen.

A: Verwenden Sie zwei Zeilen für jeden Kontakt und ändern Sie dann den Kontonamen, während Sie alle Kontaktdetails beibehalten. Dies kann Ihnen später einige Arbeit ersparen, da Sie die Kontakte nicht manuell verknüpfen müssen.

3. Speichern Sie die Tabellenkalkulation im CSV-Format

TaxDome erkennt nur Tabellenkalkulationen, die als CSV-Dateien gespeichert sind. Wählen Sie in der Menüleiste Ihrer Tabellenkalkulation " Datei" und dann " Als CSV speichern" oder " Als CSV herunterladen " (der Wortlaut kann je nach dem von Ihnen verwendeten Programm variieren).

Tipp: Wenn Ihre Software eine Datei erzeugt, in der der Steuerzahler und der Ehepartner in derselben Zeile stehen, müssen Sie die CSV-Datei nicht manuell bearbeiten. Siehe stattdessen die Anweisungen hier.

Microsoft Excel: Wählen Sie im Feld Dateityp die Option CSV (durch Komma getrennt). Wählen Sie im Dropdown-Menü Extras die Option Weboptionen und öffnen Sie die Registerkarte Kodierung. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Dieses Dokument speichern" unter der Option Unicode (UTF-8) und klicken Sie auf OK.

Nachdem Sie Ihre Tabellenkalkulation als CSV-Datei gespeichert und sichergestellt haben, dass sie UTF-8 kodiert ist, können Sie Ihre Kontakte in TaxDome importieren.

Schritt 1. Hochladen der CSV-Datei in TaxDome

Gehen Sie zu Kunden und klicken Sie dann auf Importieren. Sie können auch über die Registerkarte Kontakte auf diesen Button zugreifen.

Ziehen Sie die CSV-Datei per Drag-and-Drop oder klicken Sie auf Durchsuchen , um die Datei auf Ihrem Desktop zu suchen und hochzuladen.

Schritt 2. Konten erstellen (optional)

Tipp: Fahren Sie mit Schritt 4 fort, wenn Sie nur Kontakte importieren und keine Konten erstellen möchten.

Wenn Sie Konten erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Ordnen Sie den Kontonamen zu: Wählen Sie den Namen der Spaltenüberschrift in Ihrer Kalkulationstabelle, der der Eigenschaft Kontoname von TaxDome entspricht. Wenn Sie in Ihrer Kalkulationstabelle als Spaltenüberschrift "Kontoname" verwendet haben, wird diese automatisch der Eigenschaft "Kontoname" von TaxDome zugeordnet, da sie denselben Namen haben. 

2. Kontofelder zuordnen: Fügen Sie beliebige Daten aus Ihrer Kalkulationstabelle als benutzerdefinierte Felder für Ihre Konten hinzu. Überprüfen Sie alle Spaltenüberschriften auf der linken Seite und wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü Aktion entweder Nicht importieren oder Eigenschaft zuordnen . Wenn Sie Zu Eigenschaft zuordnen wählen, wählen Sie das benutzerdefinierte Feld aus dem Dropdown-Menü Kontenfeld. 

• Wenn ein Konto mit demselben Namen bereits auf TaxDome existiert, wird es nicht geändert und alle Daten bleiben unverändert. 
• Wenn eine Spaltenüberschrift aus der Kalkulationstabelle keine entsprechende Kontoeigenschaft hat, erstellen Sie eine neue, indem Sie im Dropdown-Menü Neues Feld wählen. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

Schritt 3. Einstellungen festlegen (optional)

In diesem Schritt können Sie die Einstellungen auf die neu importierten Konten anwenden. 

1. Verknüpfte Kontakte: Auf der linken Seite sehen Sie unter E-MAILS die Eigenschaft TaxDome E-mail . Wenn Sie benutzerdefinierte E-Mail-Felder für Ihre Kontakte hinzugefügt haben, werden diese ebenfalls angezeigt. 

Wählen Sie die Zugriffsrechte für jeden Kontakt, dessen E-Mail-Adresse mit dem importierten Konto verknüpft ist. Standardmäßig sind alle Zugriffsrechte aktiviert: 

• ANMELDEN: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kontakt sein TaxDome Kundenportal verwenden.

• NOTIFY: Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der Kontakt alle Systembenachrichtigungen, z. B. für Nachrichten, Organisatoren, Vorschläge, Rechnungen, E-Mails von TaxDome oder über die Pipeline Automatisierung und mehr.

• E-MAIL SYNCHRONISIEREN: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie die E-Mails des Kunden in Ihrem Konto sehen und beantworten. Inbox+ und alle E-Mails auf der Registerkarte "E-Mail" des Kontos anzeigen. 

Wenn Sie möchten, dass Kunden eine E-Mail-Einladung zu ihrem TaxDome Portal erhalten, markieren Sie das Feld Einladungen senden. Um eine benutzerdefinierte Nachricht hinzuzufügen, geben Sie diese in das Feld Personalisierte Nachricht ein. Wenn Sie sie nicht sofort einladen möchten, können Sie später eine Einladung senden, indem Sie auf die Registerkarte Konten gehen und die Unterregisterkarte " Ausstehende Aktivierung " öffnen.

2. Tags: Wenn Sie Tags erstellt haben, um Ihre Konten zu identifizieren, wenden Sie sie hier an. Haben Sie noch keine Tags ? Hier erfahren Sie, wie Sie sie erstellen können.

Tipp: Wenn Sie verschiedene Tags auf Konten anwenden möchten, erstellen Sie verschiedene Tabellenblätter für Konten, die mit demselben Tag gekennzeichnet werden sollen. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.   

3. Beauftragte: Standardmäßig werden neue Konten der Person zugewiesen, die den Import durchführt. Wählen Sie weitere Teammitglieder aus, die Zugriff auf alle importierten Konten haben sollen. Weitere Informationen zum Zugriff auf Konten finden Sie hier.

4. Ordner und Dokumente: Wenn Sie eine benutzerdefinierte Ordnerstruktur für Kundendokumente verwenden, wenden Sie die Ordnervorlagen in großen Mengen auf die neu erstellten Konten an. Weitere Einzelheiten zur Erstellung von Ordnervorlagen finden Sie hier. Die Vorlage Standard-Steuerjahre wird automatisch auf neue Konten angewendet, wenn Sie keine bereits erstellte Ordnervorlage auswählen.

Schritt 4. Kontakte erstellen

Um mit dem Import Ihrer Kontakte in TaxDome zu beginnen, überprüfen Sie die Spaltenüberschriften Ihrer Kalkulationstabelle auf der linken Seite und wählen Sie dann im Dropdown-Menü Aktion entweder Nicht importieren oder Eigenschaft zuordnen. Die Namen der Spaltenüberschriften in Ihrer Kalkulationstabelle, die mit den Namen der Kontakteigenschaften von TaxDome übereinstimmen (z. B. Vorname, Telefon, E-Mail, Ort), werden automatisch zugewiesen. 

Wenn Sie Zu Eigenschaft zuordnen wählen, wählen Sie den Namen der Kontakteigenschaft aus dem Dropdown-Menü Kontaktfeld . Sie können auch ein neues Feld hinzufügen, indem Sie im Dropdown-Menü auf Neues Feld klicken. Weitere Informationen über benutzerdefinierte Kontaktfelder finden Sie hier. 

• Sie müssen nicht alle Spaltenüberschriften miteinander verbinden; Sie können die Auswahl des Feldes Aktion auf Nicht importieren belassen.

Wenn Sie die Zuordnung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Weiter. Damit wird der Importvorgang nicht gestartet. Sie können immer noch zu diesem Schritt zurückkehren, wenn Sie einen Fehler gemacht haben.

Schritt 5. Überprüfung 

Wenn Sie die Mapping-Ergebnisse überprüfen, werden Sie folgendes sehen:

• Welche Teammitglieder werden den Konten zugewiesen?
• Welche Tags werden den Konten zugewiesen
• Welche benutzerdefinierten Konto- und Kontaktfelder sollen erstellt werden
• Welche Kontakte werden mit welchen Namen und E-Mail-Adressen erstellt?
• Welche Konten werden mit welchen verknüpften Kontakten erstellt?

Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf Import starten. Wenn nicht, gehen Sie zurück und nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor.

Jetzt können Sie die Seite verlassen; der Vorgang läuft von selbst weiter. Sobald der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Klicken Sie auf den Link in der Benachrichtigung, um zu den Importergebnissen zu gelangen. Sie werden folgendes sehen:

• Wie viele Kontakte wurden importiert?
• Wie viele Spreadsheet-Zeilen wurden übersprungen?
• Wie viele Konten wurden erstellt?
• Wie viele Konten wurden aktualisiert?
• Wie viele benutzerdefinierte Felder wurden erstellt?

Wenn einige Zeilen übersprungen wurden (aufgrund von Fehlern), können Sie eine gezippte CSV-Datei exportieren, die Ihnen mitteilt, welche Zeilen übersprungen wurden und warum. Gründe für übersprungene Zeilen sind leere Zellen in Pflichtspalten (z. B. Kontaktnamen) oder Zellen in der E-Mail-Spalte, in denen E-Mail-Adressen fehlen. Jetzt können Sie die Seite verlassen; der Vorgang wird von selbst fortgesetzt. Die Exportergebnisse werden Ihnen per E-Mail zugesandt.

Wenn Sie Schwierigkeiten mit dem Importvorgang haben, lassen Sie es uns wissen! Unser Team hilft Ihnen immer gerne!

Wer kann importieren?

Dieser Bereich ist nur für TaxDome Pro-Benutzer. Upgrade jederzeit möglich!

Ein Firmeninhaber und ein Administrator können Kontakte importieren und Konten auf TaxDome erstellen. Wenn Sie möchten, dass Teammitglieder importieren können, geben Sie ihnen Zugriffsrechte zur Verwaltung von Kontakten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie in der Menüleiste  Team & Pläne, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Teammitglieds und dann auf Bearbeiten.

2. Aktivieren Sie die Option Kontakte verwalten und klicken Sie dann auf Speichern.

Tipp: Besuchen Sie die TaxDome Akademie, um an unterhaltsamen, umfassenden Kursen teilzunehmen und ein TaxDome Superstar zu werden.