Importieren

Mit unserem Import-Tool können Sie gleichzeitig Kundenkonten und Kontaktdaten in TaxDome übertragen, so dass Sie schnell mit der Arbeit in Ihrem Portal beginnen können.

Wenn Sie Ihre Daten in TaxDome importieren, sollten Sie sich den Unterschied zwischen Konten und Kontakten vor Augen halten. Konten sind die Einheiten, für die Sie arbeiten und Rechnungen stellen, sei es ein Unternehmen, ein Trust, eine Familie oder eine Einzelperson; Kontakte sind die Personen, mit denen Sie während der Arbeit interagieren. Ein Kontakt kann mit mehr als einem Konto verknüpft sein: So kann beispielsweise der Kontakt Kate Smith mit den Konten Kate Smith Family, Kate's LLC 1 und Kate's Trust verknüpft sein.

Obwohl Sie neue Kontakte und Konten manuell anlegen können, ist das Hochladen einer CSV-Datei der schnellere Weg, um Ihre Daten zu TaxDome zu übertragen. Bevor Sie beginnen, müssen Sie sich vorbereiten:  

  • Erstellen Sie eine Tabellenkalkulation mit Ihren Kontakt- und Kundendaten und speichern Sie sie als CSV-Datei. Stellen Sie sicher, dass die CSV-Datei UTF-8-kodiert ist. Wenn Sie die Daten aus einem Programm übertragen, das Sie derzeit verwenden, finden Sie hier softwarespezifische Details. 
  • Geben Sie nur einen Kontakt pro Tabellenkalkulationszeile ein, auch wenn mehrere Kontakte mit demselben Konto verknüpft sind.
  • 👋 Wir können helfen! Wenn Ihre Tabelle mit mehreren Kontakten pro Zeile endet und Sie Hilfe benötigen, um dies zu beheben, lassen Sie es den Support wissen. Wir helfen Ihnen gerne. Um Hilfe anzufordern, befolgen Sie die im Artikel angegebenen Schritte. 

Hier beschrieben:

Vorbereiten einer CSV-Datei 

Um eine Datei zum Importieren Ihrer bereits vorhandenen Kontakt- und Kontodaten vorzubereiten, verwenden Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder Google Sheets. Oder wenn Sie Ihre Kundendaten aus einem Programm exportieren möchten, das Sie derzeit verwenden, finden Sie hier auf unsere softwarespezifischen Anweisungen.

1. Tabellenkalkulation erstellen

Erstellen und beschriften Sie die Spalten. Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Spalten benennen, steht jeder Spaltenname (oder jede Überschrift) für eine andere Dateneigenschaft. Hier sind einige Beispiele für Spaltennamen: 

  • Kontoname (Spalte A): In diese Spalte wird der Name der Entität eingetragen, unabhängig davon, ob es sich um ein Unternehmen (ein nicht-personenbezogenes Konto) oder eine Einzelperson (ein personenbezogenes Konto) handelt.
  • Kontaktname (Spalte B): Diese Spalte ist für den Vor- und Nachnamen des Kontakts, wie sie in TaxDome erscheinen sollen.
  • Vorname (Spalte C): Vor- und Nachname können auch als separate Spalten aufgenommen werden.  
  • Nachname (Spalte D)
  • E-Mail (Spalte E): Damit ein Kontakt Portalzugriff auf ein Konto hat, muss eine E-Mail-Adresse angegeben werden.
  • Telefonnummer (Spalte F) 
  • Stadt (Spalte G) 

2. Füllen Sie die Zeilen des Arbeitsblatts mit Kontaktinformationen aus

Ihre Tabellenkalkulation hat möglicherweise benutzerdefinierte Spalten, aber stellen Sie sicher, dass Sie diese grundlegenden Richtlinien befolgen, damit der Import reibungslos verläuft:

  • Jede Zeile darf nur einen Kontakt enthalten.
  • Wenn Sie beim Übertragen Ihrer Daten neue Konten anlegen wollen, stellen Sie sicher, dass es eine Spalte Kontoname gibt. Beschriften Sie diese mit Kontoname (so nennt TaxDome das entsprechende benutzerdefinierte Feld) oder einem beliebigen anderen Namen. Wenn ein Kontakt nicht mit einem Konto verknüpft werden muss, lassen Sie die Zeile in der Spalte Kontoname leer.
  • Wenn zwei oder mehr Kontakte das gleiche Konto nutzen, verwenden Sie den gleichen Kontonamen in der Zeile jedes Kontakts in der Spalte Kontoname. Sie werden dann alle mit dem Konto verknüpft. 

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie verschiedene Arten von Konten einrichten können, z. B. für ein Ehepaar, das getrennt lebt? Gehen Sie hier, um Beispiele zu sehen, und schauen Sie sich dann diese Tipps an:

Ich möchte mehrere Konten mit demselben Kontakt importieren

F: Wie gebe ich einen Haufen verschiedener Konten, die mit derselben Person verknüpft sein müssen, in die Tabelle ein? Zum Beispiel mehrere Unternehmen, die zu einem Geschäftsinhaber gehören? 

A: Erstellen Sie eine Zeile für jedes Konto und geben Sie dann die gleichen Kontaktinformationen für jedes Konto in die entsprechenden Spalten ein.

In der Beispieltabelle unten wird der Kontoname dem Kontonamen in TaxDome zugeordnet, und während des Importvorgangs werden fünf Konten erstellt, von denen jedes mit den Kontaktinformationen von Brian Ross verknüpft ist. Brian Ross kann sich dann über email@example.com bei TaxDome anmelden und dann zwischen den Konten wechseln. 

Ich möchte mehrere Kontakte mit demselben Konto importieren 

F: Wie gebe ich mehrere Kontakte, die mit demselben Konto verknüpft sein müssen, in die Tabelle ein? Zum Beispiel mehrere Geschäftspartner, die ein Geschäft besitzen.

A: Verwenden Sie für jeden Kontakt eine Zeile und geben Sie dann für jeden denselben Kontonamen in die entsprechende Spalte ein.

In der Beispieltabelle unten wird Name_Geschäftsname dem Kontonamen in TaxDome zugeordnet, und während des Importvorgangs werden sechs Konten erstellt: Michael Douglaston mit einem Kontakt, Robbie Corp mit drei, Familie Smith mit drei, Mart Frickey mit einem, Solomon Deutsch mit einem und Chrissy Tidder mit einem.

3. Speichern Sie die Tabellenkalkulation im CSV-Format

In den meisten Fällen können Sie in der Menüleiste Ihres Tabellenkalkulationsprogramms auf Datei gehen: Wählen Sie als .CSV speichern oder als .CSV herunterladen. Verschiedene Tabellenkalkulationsprogramme verwenden unterschiedliche Sprachen. TaxDome erkennt nur Tabellenkalkulationen, die als .CSV-Dateien gespeichert sind.

Bitte beachten Sie: Die Datei muss Kommas als Begrenzungszeichen verwenden und UTF-8-kodiert sein , um einen korrekten Import zu gewährleisten. 

Wählen Sie in Microsoft Excel im Feld Speichern als Typ die Option CSV (Durch Komma getrennt). Gehen Sie im Dropdown-Menü Extras auf Weboptionen, öffnen Sie die Registerkarte Kodierung und wählen Sie dann in der Dropdown-Liste Dieses Dokument speichern unter die Option Unicode (UTF-8). Klicken Sie dann auf OK.

Nachdem Sie Ihre Tabelle als CSV-Datei gespeichert und sichergestellt haben, dass sie UTF-8-kodiert ist, können Sie Ihre Kontakte in TaxDome importieren!

Schritt 1. Hochladen der CSV-Datei in TaxDome

Gehen Sie zu Kunden und klicken Sie dann auf die Schaltfläche IMPORTIEREN . Sie können diese Schaltfläche auch über die Registerkarte " Kontakte" aufrufen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche HOCHLADEN CSV DATEI und suchen Sie die Datei auf Ihrem Desktop.

Schritt 2. Kontakte importieren: TaxDome-Kontaktfelder den Spaltennamen zuordnen 

Um mit dem Importieren Ihrer Kontakte in TaxDome zu beginnen, gehen Sie zum Abschnitt Kontaktfelder zuordnen.

  • Auf der linken Seite befindet sich unter KONTAKT-EIGENSCHAFT eine Liste der TaxDome-Kontakteigenschaften. (Hier werden Ihre Daten abgelegt, sobald Sie sie zugeordnet und importiert haben).
  • Rechts, unter DATEI SPALTENNAME IMPORTIEREN, befinden sich Zeilen mitFeldauswählen . Klicken Sie auf Feld auswählen , um ein Dropdown-Menü mit den Spaltennamen aus Ihrer Kalkulationstabelle zu erhalten. 
  • Ordnen Sie jede TaxDome-Kontakteigenschaft dem entsprechenden Spaltennamen in Ihrer Kalkulationstabelle zu.
  • Geben Sie den ersten Buchstaben eines Spaltennamens ein, um ihn schneller auszuwählen.

    Bitte beachten Sie: Wenn Sie Kontakteigenschaften mit Spaltennamen verknüpfen, sind die Namen nicht immer identisch. Der Firmennamevon TaxDome könntez. B.demGeschäftsnamen in Ihrer Kalkulationstabelleentsprechen.
  • Wenn eine Kontakteigenschaft für einen Spaltennamen fehlt, fügen Sie eine benutzerdefinierte hinzu, indem Sie oben rechts auf Felder hinzufügen klicken. Weitere Details finden Sie hier
  • Sie können mehrere verschiedene Kontakteigenschaften demselben Spaltennamen aus der Kalkulationstabelle zuordnen.
  • Sie müssen nicht jede Kontakteigenschaft mit einem Spaltennamen verknüpfen. Lassen Sie einfach das Feld Auswählen.

Sobald Sie jede Zeile zugeordnet haben, klicken Sie auf " MAPPING". Damit wird der Importvorgang nicht gestartet. Sie können immer noch zu diesem Schritt zurückkehren, wenn Sie Fehler gemacht haben.

Schritt 3. Konten erstellen und Portalzugang hinzufügen 

Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie nur Kontakte importieren und keine Konten erstellen möchten.  

Wenn Sie Konten erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Verbinden Sie den KONTO-EIGENSCHAFTEN von TaxDome mit dem entsprechenden SPALEN-NAMEN aus Ihrer Kalkulationstabelle.

Unter KONTO-EIGENSCHAFT sehen Sie den Kontonamen für das neue Konto, das Sie bei TaxDome anlegen. 

Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für Ihre Konten erstellt haben, werden diese hier ebenfalls angezeigt.

Klicken Sie rechts unter SPALTENNAME auf Feld auswählen , um ein Dropdown-Menü mit den Spaltennamen aus Ihrer Kalkulationstabelle zu erhalten. Wählen Sie den Spaltennamen (oder die Eigenschaft), die der Eigenschaft auf der linken Seite entspricht. 

  • Wenn bereits ein Konto mit demselben Kontonamen existiert und benutzerdefinierte Felder mit den Daten gefüllt sind, wird es nicht überschrieben. Der neue Import füllt nur die leeren Felder aus.
  • Wenn eine Kontoeigenschaft für einen Spaltennamen fehlt, fügen Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft hinzu, indem Sie oben rechts auf Felder hinzufügen klicken. Weitere Einzelheiten finden Sie hier

2. Wählen Sie die Zugriffsrechte für jeden Kontakt, dessen E-Mail mit dem Konto verknüpft ist.

Geben Sie den Nutzern Portalzugriff auf das neue TaxDome-Konto, entscheiden Sie, wer Systembenachrichtigungen erhält, und wählen Sie aus, wessen E-Mails Sie auf TaxDome anzeigen und beantworten müssen. 

Auf der linken Seite sehen Sie unter KONTO-EMAILS die Eigenschaft E-Mail von TaxDome. Um den Portalzugang zu neuen TaxDome-Konten hinzuzufügen, stellen Sie sicher, dass Sie das Feld E-Mail der E-Mail-Eigenschaft auf Ihrem Arbeitsblatt zugeordnet haben (klicken Sie auf Zurück , um zur vorherigen Stufe zurückzukehren). Alle E-Mail-Adressen, die zu Kontakten gehören, die mit dem Konto verknüpft sind, werden dann hinzugefügt. 

Standardmäßig gibt es nur eine E-Mail-Eigenschaft. Wenn Sie jedoch möchten, dass mehrere Benutzer auf ein Konto zugreifen, fügen Sie die Spalte mit der zusätzlichen E-Mail zu Ihrer CSV hinzu, ordnen Sie sie der E-Mail-Eigenschaft in TaxDome zu und richten Sie dann die Einstellungen für den Portalzugriff für diese Eigenschaft ein. Erlauben Sie beispielsweise den Benutzern, deren E-Mail-Adressen mit dem Konto verknüpft sind, den Zugriff auf das Portal, deaktivieren Sie aber die Benachrichtigungen für sie - oder eine beliebige Kombination.

Die Schalter LOGIN, BENACHRICHTIGEN, E-MAIL SYNCHRONISIEREN und Einladung senden:

  • LOGIN: Wenn diese Option für eine E-Mail-Adresse aktiviert ist, kann der Benutzer über auf das TaxDome-Kundenportal zugreifen, um das Konto aufzurufen. Wenn Sie möchten, dass der Benutzer eine E-Mail-Einladung zu seinem TaxDome-Kundenportal erhält, aktivieren Sie die Option " Einladung senden".

    Um der Einladung eine benutzerdefinierte Nachricht hinzuzufügen, geben Sie diese in das Feld " Personalisierte Nachricht" ein. Sie haben auch die Möglichkeit, den Zugriff auf das Portal zu aktivieren, die Einladung aber erst später auf der Unterregisterkarte " Ausstehende Aktivierung" auf der Registerkarte " Konten" zu senden.

  • NOTIFY: Wenn diese Option für eine E-Mail-Adresse aktiviert ist, erhält der Benutzer alle Systembenachrichtigungen (über neue Nachrichten, Rechnungen, Organisatoren usw.) und alle E-Mails, die von TaxDome oder über die Pipeline-Automatisierung an das Konto gesendet werden.

  • E-MAIL SYNC: Wenn diese Funktion für eine E-Mail-Adresse aktiviert ist, sehen Sie alle E-Mails dieses Benutzers im Inbox+ und in der Registerkarte " E-Mail" des Kontos. Sie können sie auch von TaxDome aus beantworten. 

3. Wählen Sie Tags aus, die Sie den importierten Konten zuweisen möchten.

Weisen Sie während des Importvorgangs Markierungen zu, indem Sie sie aus der Liste auswählen. Die von Ihnen ausgewählten Markierungen werden auf alle importierten Konten angewendet. Wenn Sie verschiedenen Konten unterschiedliche Markierungen zuweisen möchten, bereiten Sie zwei verschiedene Tabellen vor: eine mit allen Daten der Konten, denen Sie eine erste Markierung zuweisen möchten, und eine weitere mit allen Daten der Konten, denen Sie eine zweite Markierung zuweisen möchten.

Nachdem Sie die KONTO-EIGENSCHAFT zugewiesen, die Zugriffsrechte für die mit dem Konto verknüpften E-Mail-Adressen der einzelnen Kontakte ausgewählt und die Tags ausgewählt haben, klicken Sie auf ERSTELLEN. Damit wird der Importvorgang nicht gestartet. Sie können zu diesem Schritt zurückkehren, wenn Sie dies wünschen.

Standardmäßig werden neue Konten dem Benutzer zugewiesen, der den Import durchführt, sowie alle Teammitglieder mit Standard-Kontozugriff.

Schritt 4. Überprüfen die Mapping-Ergebnisse und Beenden des Importvorgangs

Wenn Sie die Mapping-Ergebnisse überprüfen, sehen Sie Folgendes:

  • Wie viele Kontakte importiert werden sollen.
  • Wie viele Konten werden erstellt.
  • Wie viele Spalten nicht berücksichtigt werden (Spalten, die nicht zugeordnet wurden).
  • Wie viele Tags zugewiesen werden sollen.
  • Wenn die Benutzer E-Mail-Einladungen erhalten sollen. 

Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf IMPORTIEREN. Wenn nicht, klicken Sie auf " Zurück" , um die erforderlichen Änderungen vorzunehmen.

Jetzt können Sie die Seite verlassen - der Prozess wird von selbst fortgesetzt. Sobald der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung und können Ihre Importergebnisse überprüfen, indem Sie auf den Link in der Nachricht klicken.

Wenn einige Zeilen (aufgrund von Fehlern) übersprungen wurden, können Sie eine CSV-Datei herunterladen, die Ihnen mitteilt, welche Zeilen und warum. Gründe für übersprungene Zeilen sind u. a. leere Zellen in Pflichtspalten (z. B. Kontaktnamen) oder Zellen in der E-Mail-Spalte, in denen E-Mail-Adressen fehlen.

Sollten Sie während des Importvorgangs auf Probleme stoßen, hilft Ihnen unser Team immer gerne helfen!

Wer kann importieren?

Ein Firmeninhaber ist immer in der Lage, Kontakte zu importieren und Konten auf TaxDome zu erstellen. Wenn Sie möchten, dass stattdessen ein oder mehrere Teammitglieder importieren, geben Sie ihnen Zugriffsrechte zur Verwaltung von Kontakten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie in der Menüleiste Team & Pläne, gehen Sie zu Aktive Teammitglieder und klicken Sie dann in der Liste auf die Namen der Teammitglieder.

2. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol Zugriffsrechte bearbeiten und schalten Sie dann auf Kontakte verwalten um.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

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