CRM (Basis): Importieren einer Kundenliste

Mit unserem Import-Tool können Sie gleichzeitig Kundenkonten und Kontaktdaten auf TaxDome übertragen, sodass Sie schnell mit der Arbeit in Ihrem Portal beginnen können. Obwohl Sie neue Kontakte und Konten manuell erstellen können, ist das Hochladen einer CSV-Datei ein viel schnellerer Weg, um Ihre Daten auf TaxDome zu übertragen.

Hier abgedeckt:

Vorbereiten einer CSV-Datei
Schritt 1. Hochladen einer CSV-Datei auf TaxDome
Schritt 2. Konten erstellen (optional)
Schritt 3. Einstellungen festlegen (optional)
Schritt 4. Kontakte erstellen
Schritt 5. Überprüfen Sie
Wer kann importieren?

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Vorbereiten einer CSV-Datei

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserer kostenlosen Online-Drehscheibe für
. Dort erfahren Sie alles, was Sie über TaxDome wissen müssen.

Um Ihre bereits vorhandenen Kontakt- und Kontodaten zu importieren, verwenden Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder Google Sheets. Sie können auch die Anweisungen zum Übertragen Ihrer Daten von einer bestimmten Plattform oder einem bestimmten Softwareprogramm lesen.

Wenn Sie Ihre Kundendaten in TaxDome importieren, denken Sie daran, dass Konten und Kontakte sind unterschiedlich:
- Konten sind die Einrichtungen, für die Sie arbeiten und Rechnungen stellen, sei es ein Unternehmen, eine Stiftung, eine Familie oder eine Einzelperson.
- Kontakte sind die tatsächlichen Personen, mit denen Sie interagieren. Hier finden Sie eine Erklärung zu Konten und Kontakten
Erstellen Sie eine Kalkulationstabelle mit Ihren Kundendaten und speichern Sie sie als CSV-Datei. Achten Sie darauf, dass die CSV-Datei UTF-8 kodiert ist und nicht größer als 300 kB ist.
Geben Sie nur einen Kontakt pro Tabellenkalkulationszeile ein, auch wenn mehrere Kontakte mit demselben Konto verknüpft sind.
Sie können verschiedene Arbeitsblätter für verschiedene Kundengruppen haben. Diese können einzeln importiert werden, wobei unterschiedliche Einstellungen gelten. Hier ist ein Video zum Importieren verschiedener Kundengruppen

Tipp: Wenn Ihre Ausgangssoftware eine Datei erzeugt, in der der Steuerzahler und der Ehepartner in derselben Zeile stehen, müssen Sie die CSV-Datei nicht manuell bearbeiten. Befolgen Sie stattdessen die Anweisungen zum Importieren einer Datei mit dem Steuerzahler und dem Ehepartner in einer Zeile.

👋 Wir können helfen! Wenn Ihre CSV-Datei mehrere Kontakte pro Zeile enthält und Sie nicht wissen, wie Sie das Problem lösen können, lassen Sie es uns wissen. Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter: Folgen Sie diesen Schritten, um Hilfe zu erhalten.

1. Tabellenkalkulation erstellen

Erstellen und beschriften Sie die Spalten.

Tipp: Wenn Sie die Spalten benennen, steht jeder Spaltenkopfname für eine andere Dateneigenschaft.

Hier sind einige Beispiele für Spaltenüberschriften:

Spalte A | Kontoname: der Name eines Unternehmens oder eines Trusts (ein nicht-persönliches Konto) oder der Name einer Einzelperson oder Familie (ein persönliches Konto)
Spalte B | Kontaktname: Vor- und Nachname des mit dem Konto verbundenen Kontakts
Spalte C | Vorname
Spalte D | Nachname
Spalte E | Stadt
Spalte F | Adresse
Spalte G | E-Mail: Es muss eine E-Mail-Adresse angegeben werden, damit der Kontakt Zugang zum Portal erhält.
Spalte H | Konto-Tags: eine Bezeichnung, die Sie für die Gruppierung von Konten verwenden können
Spalte I | Kontakt-Tags: eine Bezeichnung, die Sie zur Gruppierung von Kontakten verwenden können

2. Füllen Sie die Zeilen des Arbeitsblatts mit Kontakt- und Zusatzinformationen aus

Möglicherweise verfügt Ihre Kalkulationstabelle bereits über benutzerdefinierte Spalten. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie diese Grundregeln für einen reibungslosen Import befolgen:

Jede Zeile darf nur einen Kontakt enthalten
Wenn Sie beim Übertragen Ihrer Daten neue Konten anlegen wollen, stellen Sie sicher, dass es eine Spalte Kontoname gibt. Beschriften Sie diese mit Kontoname (so nennt TaxDome die Dateneigenschaft) oder einem anderen Namen, der Ihnen zusagt. Wenn ein Kontakt nicht mit einem Konto verknüpft werden muss, lassen Sie die Zeile in der Spalte Kontoname leer.
Wenn zwei oder mehr Kontakte dasselbe Konto haben, verwenden Sie in jeder Zeile für jeden Kontakt denselben Kontonamen.
Verschiedene Arten von benutzerdefinierten Feldern unterstützen unterschiedliche Zeichen. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr die Felder korrekt ausgefüllt sind:
- Trennen Sie die Optionen mit einem Komma (","), dem Zeichen für benutzerdefinierte Dropdown-Felder mit Mehrfachauswahl
- Die Daten sind in dem entsprechenden Format anzugeben: MM/TD/JJJJ oder MMM/TD/JJJJ für US-Unternehmen und TT/MM/JJJJ für Nicht-US-Unternehmen

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie verschiedene Arten von Konten einrichten sollen, z. B. für ein Ehepaar, das getrennt lebt? Sehen Sie sich Beispiele für die Einrichtung von Kontakten für verschiedene Kontotypen an und beachten Sie dann diese Tipps:

Ich möchte mehrere Konten mit demselben Kontakt importieren
Ich möchte mehrere Kontakte mit demselben Konto importieren
Ich möchte Kontakte in zwei Konten gleichzeitig importieren

Ich möchte mehrere Konten mit demselben Kontakt importieren

F: Wie gebe ich verschiedene Konten, die mit ein und derselben Person verknüpft werden müssen, in die Tabelle ein? Zum Beispiel mehrere Unternehmen, die demselben Geschäftsinhaber gehören.

A: Erstellen Sie eine Zeile für jedes Konto und geben Sie dann die gleichen Kontaktinformationen für jedes Konto in die entsprechenden Spalten ein.

In der Beispieltabelle unten wird der Kontoname dem Kontonamen in TaxDome zugeordnet, und während des Importvorgangs werden fünf Konten erstellt, von denen jedes mit den Kontaktinformationen von Brian Ross verknüpft ist. Brian Ross kann dann Anmelden über email@example.com auf TaxDome aufrufen und zwischen den Konten wechseln.

Ich möchte mehrere Kontakte mit demselben Konto importieren

F: Wie gebe ich mehrere Kontakte, die mit demselben Konto verknüpft sein müssen, in die Tabelle ein? Zum Beispiel mehrere Geschäftspartner, die ein Unternehmen besitzen, oder ein Steuerzahler und sein Ehepartner.

A: Verwenden Sie für jeden Kontakt eine Zeile und geben Sie dann für jede Person denselben Kontonamen in die entsprechende Spalte ein.

In der Beispieltabelle unten wird Name_Firmenname dem Kontonamen in TaxDome zugeordnet, und während des Importvorgangs werden sechs Konten erstellt. Michael Douglaston ist mit einem Kontakt verknüpft, Robbie Corp mit drei Kontakten, die Familie Smith mit drei Kontakten, Mart Frickey mit einem Kontakt, Solomon Deutsch mit einem Kontakt und Chrissy Tidder mit einem Kontakt.

Ich möchte Kontakte in zwei Konten gleichzeitig importieren

F: Wie gebe ich mehrere Kontakte, die mit zwei Konten verknüpft werden müssen, in die Tabelle ein? Zum Beispiel Kinder, die ihre eigenen Konten benötigen, aber dennoch mit dem Familienkonto verknüpft werden müssen.

A: Verwenden Sie zwei Zeilen für jeden Kontakt und ändern Sie dann den Kontonamen, während Sie die Kontaktdetails beibehalten. Dies kann Ihnen später einige Arbeit ersparen, da Sie die Kontakte nicht manuell verknüpfen müssen.

3. Speichern Sie die Kalkulationstabelle im CSV-Format

TaxDome erkennt nur Tabellenkalkulationen, die als CSV-Dateien gespeichert sind. Wählen Sie in der Menüleiste Ihrer Tabellenkalkulation " Datei" und dann " Als CSV speichern" oder " Als CSV herunterladen " (der Wortlaut kann je nach dem von Ihnen verwendeten Programm variieren).

Microsoft Excel: Wählen Sie im FeldDateityp die Option CSV (Comma delimited). Wählen Sie im Dropdown-Menü Extras die Option Weboptionen. Öffnen Sie die Registerkarte Kodierung . Wählen Sie im Dropdown-Menü Dieses Dokument speichern unter die Option Unicode (UTF-8) und klicken Sie auf OK.

Nachdem Sie Ihre Tabellenkalkulation als CSV-Datei gespeichert und sichergestellt haben, dass sie UTF-8 kodiert ist, können Sie Ihre Kontakte in TaxDome importieren.

Schritt 1. Laden Sie die CSV-Datei hoch auf TaxDome

Gehen Sie zu Kunden und klicken Sie dann auf Importieren. Sie können diese Schaltfläche auch über die Registerkarte Kontakte aufrufen.

Ziehen Sie die CSV-Datei per Drag & Drop oder klicken Sie auf Durchsuchen , um die Datei auf Ihrem Desktop zu suchen und hochzuladen.

Schritt 2. Konten erstellen (optional)

Tipp: Fahren Sie mit Schritt 4 fort, wenn Sie nur Kontakte importieren und keine Konten erstellen möchten.

Wenn Sie Konten erstellen möchten, erfahren Sie hier, wie:

1. Zuordnung des Kontonamens: Wählen Sie den Namen der Spaltenüberschrift in Ihrer Kalkulationstabelle, der der Eigenschaft Kontoname von TaxDomeentspricht. Wenn Sie in Ihrer Kalkulationstabelle als Spaltenüberschrift " Kontoname" verwendet haben, wird diese automatisch der Eigenschaft " Kontoname" von TaxDomezugeordnet, da sie denselben Namen haben.

2. Kontofelder zuordnen: Fügen Sie beliebige Daten aus Ihrer Kalkulationstabelle als benutzerdefinierte Felder für Ihre Konten hinzu oder markieren Sie sie. Überprüfen Sie alle Spaltenüberschriften auf der linken Seite und wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü Aktion entweder Nicht importieren oder Eigentum zu ordnen. Wenn Sie Zu Eigenschaft zuordnen wählen, wählen Sie das benutzerdefinierte Feld aus dem Dropdown-Menü Kontenfeld.

Wenn ein Konto mit demselben Namen bereits auf TaxDome existiert, wird es nicht geändert und alle Daten bleiben unverändert.
Wenn eine Spaltenüberschrift aus der Kalkulationstabelle keine entsprechende Kontoeigenschaft hat, erstellen Sie eine neue, indem Sie im Dropdown-Menü Neues Feld wählen. Lesen Sie mehr über das Hinzufügen von benutzerdefinierten Kontofeldern beim Importieren
Sie können Ihre Konten auch hier markieren. Einzelheiten finden Sie in diesem Artikel über die Anwendung von Tags

Demnächst verfügbar! Im Moment kann der Kontotyp während des Imports nicht ausgewählt werden, und der Typ wird für alle importierten Konten auf " Sonstige" gesetzt. Sie können den Kontotyp nach Abschluss des Importvorgangs unter update ändern.

Schritt 3. Einstellungen festlegen (optional)

In diesem Schritt wenden Sie die Einstellungen auf die neu importierten Konten an.

1. Verknüpfte Kontakte: Auf der linken Seite sehen Sie unter EMAILS die Eigenschaft TaxDome Email . Wenn Sie benutzerdefinierte E-Mail-Felder für Ihre Kontakte hinzugefügt haben, werden diese ebenfalls angezeigt.

Wählen Sie die Zugriffsrechte für jeden Kontakt, dessen E-Mail-Adresse mit dem importierten Konto verknüpft ist. Standardmäßig sind alle Zugriffsrechte aktiviert:

LOGIN: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kontakt seine TaxDome Kundenportal
NOTIFY: Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der Kontakt alle Systembenachrichtigungen, z. B. für Nachrichten, Organisatoren, Vorschläge, Rechnungen und E-Mails, die von TaxDome oder über Pipeline-Automatisierungen gesendet werden, und mehr
EMAIL SYNC: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie die E-Mails des Kunden in Ihrem Konto sehen und beantworten. Inbox+ und alle E-Mails auf der Registerkarte " E-Mail" des Kundenkontos anzeigen.

Wenn Sie möchten, dass Kunden eine E-Mail-Einladung zu ihrem TaxDome Portal erhalten, aktivieren Sie das Feld Einladungen senden. Um eine benutzerdefinierte Nachricht hinzuzufügen, geben Sie diese in das Feld Personalisierte Nachricht ein. Wenn Sie sie nicht sofort einladen möchten, können Sie später eine Einladung senden, indem Sie auf die Registerkarte Konten gehen und die Unterregisterkarte " Ausstehende Aktivierung " öffnen.

2. Tags: Wenn Sie bereits einige Tags in TaxDome erstellt haben, können Sie sie hier auf Ihre importierten Konten anwenden. Sie werden dann auf alle importierten Konten angewendet. Wenn Sie verschiedenen Konten unterschiedliche Markierungen zuweisen möchten, fügen Sie diese besser vorher der Tabelle hinzu. Lesen Sie mehr über die Anwendung von Tags.

3. Beauftragte: Standardmäßig werden neue Konten der Person zugewiesen, die den Import durchführt. Wählen Sie weitere Teammitglieder aus, die Zugriff auf alle importierten Konten haben sollen. Lesen Sie mehr über den Zugriff auf Konten.

4. Ordner und Dokumente: Wenn Sie eine benutzerdefinierte Ordnerstruktur für Kundendokumente verwenden, wenden Sie die Ordnervorlagen in großen Mengen auf die neu erstellten Konten an. Lesen Sie mehr über die Erstellung von Ordnervorlagen. Die Vorlage Standardsteuerjahre wird automatisch auf neue Konten angewendet, wenn Sie keine bereits erstellte Ordnervorlage auswählen.

Schritt 4. Kontakte erstellen

Um mit dem Import Ihrer Kontakte in TaxDome zu beginnen, überprüfen Sie die Namen der Spaltenüberschriften in Ihrer Kalkulationstabelle auf der linken Seite und wählen Sie dann im Dropdown-Menü Aktion entwederNicht importieren oder Eigenschaften zuordnen. Die Spaltenüberschriften in Ihrer Kalkulationstabelle, die mit den Namen der Kontakteigenschaften von TaxDome übereinstimmen (z. B. Vorname, Telefon, E-Mail, Ort), werden automatisch zugeordnet.

Wenn Sie Zu Eigenschaft zuordnen wählen, wählen Sie den Namen der Kontakteigenschaft aus dem Dropdown-Menü Kontaktfeld oder fügen Sie ein neues Feld hinzu, indem Sie auf Neues Feld klicken. Lesen Sie mehr über benutzerdefinierte Kontaktfelder.

Sie können Ihre Kontakte auch hier markieren
Sie müssen nicht alle Spaltenüberschriften miteinander verbinden - Sie können die Auswahl des Feldes " Aktion " auf " Nicht importieren" belassen.

Wenn Sie die Zuordnung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Weiter. Damit wird der Importvorgang nicht gestartet. Sie können immer noch zu diesem Schritt zurückkehren, wenn Sie einen Fehler gemacht haben.

Schritt 5. Überprüfen Sie

Wenn Sie die Mapping-Ergebnisse überprüfen, werden Sie all dies sehen:

Welche Teammitglieder werden den Konten zugewiesen?
Welche Tags den Konten zugewiesen werden
Welche benutzerdefinierten Konto- und Kontaktfelder erstellt werden sollen
Welche Kontakte werden mit welchen Namen und E-Mail-Adressen erstellt?
Welche Konten werden mit welchen verknüpften Kontakten erstellt?

Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf Import starten. Wenn nicht, gehen Sie zurück und nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor.

Jetzt können Sie die Seite verlassen. Der Importvorgang wird von selbst fortgesetzt. Sobald der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Klicken Sie auf den Link in der Benachrichtigung, um zu den Importergebnissen zu gelangen. Sie werden sehen:

Wie viele Kontakte wurden importiert?
Wie viele Rechenblattzeilen wurden übersprungen?
Wie viele Konten wurden erstellt?
Wie viele Konten wurden aktualisiert?
Wie viele benutzerdefinierte Felder wurden erstellt?

Wenn einige Zeilen übersprungen wurden (aufgrund von Fehlern), können Sie eine gezippte CSV-Datei exportieren, die Ihnen mitteilt, welche Zeilen übersprungen wurden und warum. Zu den Gründen für übersprungene Zeilen gehören leere Zellen in Pflichtspalten (z. B. Kontaktnamen) oder Zellen in der E-Mail-Spalte, in denen E-Mail-Adressen fehlen. Jetzt können Sie die Seite verlassen. Der Prozess wird selbstständig fortgesetzt. Die Exportergebnisse werden Ihnen per E-Mail zugesandt.

Wenn Sie Schwierigkeiten mit dem Importvorgang haben, lassen Sie es uns wissen! Unser Team hilft Ihnen immer gerne!

Wer kann importieren?

Ein Firmeninhaber und ein Administrator können Kontakte importieren und Konten in TaxDome erstellen. Wenn Sie möchten, dass Teammitglieder importieren können, geben Sie ihnen Zugriffsrechte, um Kontakte zu verwalten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie in der Menüleiste Team & Pläne, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Teammitglieds und dann auf Bearbeiten

2. Aktivieren Sie die Option Kontakte verwalten und klicken Sie dann auf Speichern.

Tipp: Besuchen Sie die TaxDome Academy, um an unterhaltsamen, umfassenden Kursen teilzunehmen und ein TaxDome Superstar zu werden.