Aufträge

Ein Auftrag eine einzelne Dienstleistung, die Ihr Unternehmen für einen Kunden erbringt – eine Steuererklärung (Formular 1040), die Lohnabrechnung für Januar, ein onboarding . Aufträge in pipelines , durchlaufen von Anfang bis Ende verschiedene Phasen und fassen alle zugehörigen Elemente – Aufgaben, Organisatoren, Rechnungen, Dokumente, Zeiteinträge – an einem Ort zusammen, sodass das Team stets über den Stand der Arbeit informiert ist.

Aufträge Überblick

A job is created for a specific client account inside a pipeline that fits the service. As the work progresses, the job moves from stage to stage either manually or via automove . Every item the job needs — tasks, organizers, client requests, proposals, invoices, payments, documents, time entries, chats, notes, wiki pages — can be linked to the job , so the full picture lives on a single card.

Das kannst du mit Aufträge machen:

• Den Bearbeitungsstand verfolgen – einen Auftrag status , um einen Auftrag „Aktiv“, „Abgeschlossen“, „Archiviert“ oder mit einem benutzerdefinierten status zu kennzeichnen.
• Move jobs through the pipeline — drag-and-drop a job to the next stage, or let automove progress it once all action items are complete.
• Passen Sie die Auftrag an – aktivieren Sie die Felder, die Sie auf einen Blick sehen möchten.
• Zeitaufwand und Kapazität erfassen – ein Zeitbudget festlegen , die für den Auftrag aufgewendete Zeit erfassen und die geplanten mit den tatsächlichen Stunden vergleichen.
• Halten Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden – weisen Sie einen für Kunden sichtbaren status zu, status diese den aktuellen Stand ihrer Aufträge einsehen können, ohne sich extra melden zu müssen.

So Aufträge

Aus Sicht der Teammitglieder Auftrag ein Auftrag die Einheit, an der man tatsächlich arbeitet. Der Lebenszyklus in Kanzlei:

1. A job lands on your board. You see it on a stage of the relevant pipeline, with a card showing the client, current stage, assignee, deadline, and what’s still outstanding.

2. Sie öffnen den Auftrag finden alles an einem Ort. Alle Aufgaben, Organisatoren, Dokumente, Rechnungen, Kundenanfragen, Nachrichten, Notizen und Zeiteinträge, die mit dem Auftrag verbunden sind Auftrag befinden sich Auftrag Sie müssen nicht mehr seitenweise suchen.

3. Sie arbeiten die zu erledigenden Punkte ab. Sobald Aufgaben erledigt sind, die Organisatoren zurückkommen, Rechnungen bezahlt und Dokumente genehmigt werden, werden diese Punkte vom Auftrag abgezeichnet. Erfassen Sie die Arbeitszeit für den Auftrag .

4. Markiere Blocker, sobald sie auftreten. Wenn du auf den Kunden oder eine andere Person wartest, setze den Auftrag einen benutzerdefinierten status „Fehlende Unterlagen “ oder „Muss geprüft werden“. Der Auftrag in der Stufe der status das Team status , was ihn aufhält. Sobald der Blocker behoben ist, Auftrag der Auftrag in den Status „Aktiv“ Auftrag .

5. Der Auftrag und wird abgeschlossen. Sobald alle Aufgaben der aktuellen Stufe erledigt Stufe , Auftrag der Auftrag zur nächsten Stufe manuell, wenn Sie ihn ziehen, oder automatisch, wenn die automatische Weiterleitung aktiviert ist . Wenn die Arbeit abgeliefert wurde, markieren Sie den Auftrag als „Abgeschlossen“ und archivieren Sie ihn , sobald er nicht mehr auf dem aktiven Board angezeigt werden muss.

Aufträge Aufgaben

Aufträge Aufgaben werden oft verwechselt, da beide zugewiesen nachverfolgt werden können, sich jedoch auf unterschiedlichen Ebenen der Arbeit befinden.

• Job — the full piece of work a client pays for, such as a 1040 return or January payroll. A job lives inside a pipeline, moves through stages, and carries all the items needed to complete the engagement.
• Aufgabe — eine einzelne Aufgabe innerhalb eines Auftrag, zugewiesen Teammitglied zugewiesen . Ein Auftrag viele Aufgaben umfassen (zum Beispiel „1040 vorbereiten“, „Kunden wegen fehlender Unterlagen anrufen“ und „abschließende Überprüfung vornehmen“), die jeweils einer anderen Person zugewiesen und parallel bearbeitet werden. Eine Aufgabe Auftrag nur mit einem Auftrag verknüpft sein.

Einen Überblick darüber, wie pipelines, Phasen, Aufträge und Aufgaben zusammenhängen, finden Sie im entsprechenden Artikel.

Zugriff und Berechtigungen

The firm owner and admins can see, add, edit, move, and delete jobs in any pipeline by default.

Andere Teammitglieder können mit Aufträge für die Konten arbeiten, zugewiesen sie zugewiesen sind zugewiesen und nur in pipelines die ihnen zur Verfügung stehen. Um kontoübergreifend arbeiten zu können, benötigt ein Teammitglied die Zugriffsberechtigung „Alle Konten anzeigen “.

Hinweis

Um bestimmte Elemente mit einem Auftrag zu verknüpfen Auftrag Angebote, Rechnungen, Organisatoren, Dokumente, Zahlungen, Zeiteinträge), ist die entsprechende Verwalten Zugriffsrecht. Die vollständige Liste finden Sie unter Link-Elemente zu Aufträge .

Prozesse mit Aufträge automatisieren

Most of what happens to a job between creation and completion can be automated through pipeline automations .

Was automatisiert werden kann:

• Auftrag erstellen – wiederkehrende Aufgaben mit Auftrag planen oder Aufträge automatisch Aufträge das Kundenanmeldeformular hinzufügen.
• Aufträge in einer Stufe bearbeiten – Organisatoren, Rechnungen, Angebote, E-Mails und Aufgaben versenden; Ordnervorlagen anwenden; update Zuständigkeiten und den Kontozugriff. Siehe die vollständige Liste der Automatisierung .
• Hindernisse beseitigen – Verknüpfen Sie einen benutzerdefiniertenstatus einerAutomatisierung der status auf „Aktiv“ status , sobald der Kunde die Anfrage absendet.
• Aktualisieren des für den Kunden sichtbaren status – verwenden Sie die Update statusenseitigen Auftrag Automatisierung update , was Kunden sehen, während der Auftrag die verschiedenen Phasen Auftrag .

Ansicht des Kunden

Kunden sehen Aufträge nicht. Was sie sehen können status ist der für Kunden sichtbarestatus sofern Ihre Kanzlei diesen aktiviert hat. Der status im Mandantenportal status Mandantenportal gibt Auskunft über den aktuellen Stand der Arbeit.

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