CRM (Basis): Portalzugang, Benachrichtigungen, E-Mail-Synchronisation

Unabhängig davon, ob Sie die Steuererklärung für eine Einzelperson, eine Familie oder ein Unternehmen erstellen, benötigt jede Einheit ihr eigenes Konto. Verschiedene Personen (z. B. Familienmitglieder oder Geschäftspartner) können jedoch unterschiedliche Einstellungen innerhalb des Kontos haben. Erfahren Sie mehr über die Einrichtung von Login-Zugang für Ihre Kunden, Benachrichtigungen und E-Mails.

Hier abgedeckt:

Hinzufügen mehrerer E-Mail-Adressen

Da es sich bei einem Kontakt um eine Person handelt, ist es nur natürlich, dass ein Kontakt mehrere E-Mail-Adressen haben kann (privat, beruflich usw.). Standardmäßig hat jeder Kontakt ein E-Mail-Adressfeld, aber Sie können manuell zusätzliche CRM-Felder erstellen oder hinzufügen, wenn Sie neue Kontakte manuell erstellen oder importieren.

Ein Firmeninhaber, ein Administrator oder ein Mitarbeiter mit Zugriffsrechten für die Verwaltung von Konten kann einem Konto weitere Benutzer (E-Mail-Adressen) hinzufügen.

Öffnen Sie im Kontoprofil die Registerkarte Info und sehen Sie sich dann den Abschnitt Kontakte an. Hier sehen Sie alle E-Mail-Adressen der mit dem Konto verbundenen Kontakte. Wenn Sie E-Mail-Adressen hinzufügen möchten, die nicht aufgelistet sind, können Sie entweder einen weiteren verknüpften Kontakt hinzufügen oder fügen Sie eine weitere E-Mail-Adresse zu dem bereits verknüpften Kontakt hinzu.

Folgen Sie diesen Schritten:

  1. Erstellen Sie benutzerdefinierte CRM-E-Mail-Felder, um die zusätzlichen E-Mail-Adressen zu speichern.
  2. Update den bestehenden Kontakt um eine zusätzliche E-Mail-Adresse ergänzen.
  3. Aktivieren Sie bei Bedarf die Kippschalter LOGIN, NOTIFY und/oder EMAIL SYNC für die E-Mail-Adresse (mehr zu den Kippschaltern siehe unten).
Tipp

Hinweis! Wenn Sie die E-Mail-Adresse ändern, bevor die eingeladene Person auf den Einladungslink klickt, wird sie aus Sicherheitsgründen deaktiviert. Es wird eine neue Einladungs-E-Mail an die aktualisierte E-Mail-Adresse gesendet. 

Der LOGIN-Knopf, erklärt

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse in einem Kontakt angeben, können Sie LOGIN einschalten, um der Person, zu der diese E-Mail-Adresse gehört, Zugang zum Portal zu gewähren.

Was dies bewirkt:

  • Der Nutzer erhält eine Einladung zu TaxDome Kundenportal , damit er auf sein Konto zugreifen kann.
  • Alle Kontakte, die mit einem Konto verknüpft sind, bei dem neben der E-Mail-Adresse die Option LOGIN aktiviert ist, können Anmelden nutzen.

Sobald Sie der E-Mail-Adresse eines Kontakts den Portalzugang hinzugefügt haben, werden Sie aufgefordert, eine E-Mail-Einladung an diesen Benutzer zu senden. Wenn Sie auf Senden klicken, sendet TaxDome der Person eine Aktivierungsanfrage per E-Mail. Um das Konto zu aktivieren, akzeptiert die Person die Anfrage und erstellt ein Passwort. Der neue Benutzer wird dann automatisch mit dem Konto verknüpft. Jeder Benutzer hat seine eigenen Anmeldedaten für ein Konto.

Die EMAIL SYNC-Umschaltfunktion, erklärt

Wenn Sie einen Benutzer zu einem Konto hinzufügen, können Sie auch EMAIL SYNC für dessen E-Mail-Adresse einschalten.

Was dies bewirkt:

  • Sie sehen alle E-Mails, die Sie von dieser Adresse erhalten, im Inbox+ und in der Registerkarte " E-Mail" des Kontoprofils und können von TaxDome aus antworten.
  • Der gesamte Verlauf zwischen Ihren synchronisierten E-Mails und den E-Mails des Kontakts wird automatisch auf TaxDome angezeigt.
  • Wenn die Option " Anhänge automatisch speichern" aktiviert ist, werden alle zukünftigen E-Mails mit Anhängen automatisch im Bereich " Dokumente" des Kundenkontos gespeichert.
Tipp

Tipp! Schalten Sie EMAIL SYNC für zukünftige Kunden ein, die noch keinen Portalzugang haben (ihr LOGIN ist noch nicht eingeschaltet), damit Sie auch von ihnen E-Mails erhalten können.

Der NOTIFY-Knopf, erklärt

Wenn NOTIFY für eine E-Mail-Adresse im Abschnitt Kontakte aktiviert ist, erhält die Person, zu der die E-Mail gehört, Systembenachrichtigungen (entweder alle oder ausgewählte). Sie können NOTIFY einschalten, wenn Sie einem Konto einen Portalzugang oder eine neue E-Mail-Adresse hinzufügen - oder wann immer Sie möchten.

Tipp

Tipp! Sie können Kopien aller TaxDome E-Mails erhalten, die an Kunden gesendet werden. Hier erfahren Sie, wie Sie den Empfang von Systembenachrichtigungen einrichten können, dieTaxDome an Kunden sendet.

Legen Sie fest, welche Benachrichtigungen der Benutzer erhalten soll, indem Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der E-Mail-Adresse klicken und dann " Benachrichtigungseinstellungen" wählen.

Was die Kippschalter bedeuten:

Dokumente: Hochladen von Dateien

  • Benachrichtigungen über neue, von der Firma hochgeladene Dokumente

Dokumente: Unterschriftsanträge

  • Anhängige Anträge auf Dokumente Signatur
  • Erinnerungen an ausstehende Dokumente Signatur

Dokumente: Zulassungen

  • Anträge auf Dokumente, die zur Genehmigung anstehen
  • Erinnerungen an zur Genehmigung anstehende Dokumente

Chats und Kundenaufgaben

Vorschläge

  • Aufforderung zur Einreichung neuer Vorschläge
  • Erinnerungen an anhängige Vorschläge

Veranstalter

  • Anträge für neue Organisatoren
  • Erinnerungen an ausstehende Organisatoren

Rechnungen und Zahlungen

  • Anträge auf neue Rechnungen
  • Erinnerung an ausstehende Rechnungen
  • Bestätigungen für Rechnungszahlungen
  • Benachrichtigungen über ausgestellte Erstattungen

Benachrichtigungen und E-Mails für Kunden, die zur Aktivierung anstehen

Wenn Sie LOGIN, NOTIFY und EMAIL SYNC für einen Kontakt aktiviert haben, der mit einem Konto verknüpft ist, aber sein Konto noch nicht aktiviert hat, erhält er weiterhin TaxDome E-Mail- und Systembenachrichtigungen:

  • Alle regulären E-Mails, die Sie von TaxDome aus senden, werden an den Empfänger weitergeleitet, unabhängig davon, ob sein Konto aktiviert ist oder nicht. Sie können auch Inbox+ Benachrichtigungen über neue E-Mails von diesem mit dem Konto verknüpften Kontakt erhalten (richten Sie dies in Ihren Benachrichtigungseinstellungen ein).
  • Alle Systembenachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse des Kontakts gesendet und enthalten das Banner für die Kontoaktivierung am Anfang der E-Mail, bis das Konto aktiviert wurde.

Sie können jederzeit eine neue Einladung verschicken.

Entfernen des Benutzerzugriffs von einem Konto

Wenn jemand keinen Zugang mehr zu einem Konto haben möchte, entfernen Sie ihn einfach. Schalten Sie auf der Registerkarte Info des Kontoprofils die Option LOGIN rechts neben der E-Mail-Adresse des Benutzers aus. Das Konto bleibt erhalten, aber der Benutzer kann nicht mehr darauf zugreifen.

Ändern einer E-Mail Adresse

Wenn sich die E-Mail-Adresse eines Kunden ändert, fügen Sie die neue E-Mail-Adresse hinzu, als wäre sie ein zusätzlicher Benutzer.

Tipp

Achtung! Achten Sie darauf, dass Sie die veraltete E-Mail-Adresse nicht sofort löschen.

Gehen Sie stattdessen folgendermaßen vor:

1. Update der Kundenkontakt die neue E-Mail-Adresse anstelle der alten Adresse enthält.

2. Schalten Sie den LOGIN-Knopf ein und warten Sie, bis der Benutzer die an die neue E-Mail-Adresse gesendete Einladung akzeptiert hat, damit er den Zugang zu seinem Konto nicht verliert. 

3. Sobald der Kunde die Einladung angenommen hat, löschen Sie seine vorherige E-Mail-Adresse aus dem Abschnitt " Unverknüpfte E-Mails" , indem Sie die Option LOGIN deaktivieren.

Der Wechsel zu einem anderen Konto auf der Kundenportal

Benutzer, die Zugang zu mehr als einem Konto haben, sehen bei der Anmeldung das Popup-Fenster zur Auswahl des gewünschten Kontos und die Benachrichtigung mit dem Konto, mit dem sie sich angemeldet haben, am oberen Bildschirmrand. Die Benachrichtigung am oberen Rand kann bis zur nächsten Anmeldung geschlossen werden, indem man auf das X ganz rechts klickt.

Sie können das Pop-up später jederzeit aufrufen, indem sie auf den Link Konto wechseln unten in der blauen Seitenleiste oder rechts von der Benachrichtigung oben klicken.

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