Portalzugang, Benachrichtigungen, E-Mail-Synchronisation - wie alles zusammen funktioniert

Jede Entität, mit der Sie arbeiten - ob Einzelperson, Familie oder Unternehmen - sollte ein Konto haben, aber jedes Konto kann mit mehr als einem Kontakt verknüpft sein. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Anmeldezugriff für Ihre Konten, Benachrichtigungen, E-Mail-Optionen für Kunden und mehr.

Hier beschrieben:

So richten Sie Konten ein

 Hier sind einige Beispiele, wie Sie alles genau so einrichten können, dass Sie an Ihre Bedürfnisse angepasst sind.

Ehegatten mit einer gemeinsamen Steuererklärung: Ein Konto

Wenn Sie ein Ehepaar haben, das gemeinsam einen Antrag stellt und beide einen Portalzugriff auf die gleichen Informationen wünschen, erstellen Sie ein Konto und verknüpfen Sie dann die beiden Kontakte damit (einen für jeden Ehepartner). Wenn es andere Familienmitglieder gibt, die mit dem Konto verbunden sind (Kinder, Großeltern, Onkel, etc.), können auch diese mit dem Konto verknüpft werden.

Ehegatten mit individuellen Steuererklärungen: Zwei Konten

Wenn Sie zwei individuelle Steuererklärungen für zwei Ehepartner vorbereiten, erstellen Sie für jede Person ein separates Konto und verknüpfen dann beide Kontakte mit jedem Konto. In jedem Konto können Sie die E-Mail-Adressen der beiden Personen aktivieren, sodass sie sich bei beiden Konten anmelden, die gleichen Benachrichtigungen erhalten und ihre E-Mails synchronisieren können. 

Ein Kind, das eine eigene Steuererklärung benötigt: Ein separates Konto

Wenn Sie für das Kind eines alleinerziehenden Elternteils oder eines Ehepaars eine separate Steuererklärung erstellen, empfehlen wir, dass die Eltern ein anderes Konto für das Kind verwenden - aber jeder kann seinen Kontakt mit dem Konto verknüpfen lassen.

Business, Gehaltsabrechnung und Buchhaltung: Ein Konto mit mehreren Kontakten 

Erstellen Sie zunächst ein Konto für das Unternehmen und verknüpfen Sie dann alle relevanten Kontakte damit: Geschäftspartner, Controller, Manager usw. Aktivieren Sie für jeden Kontakt die gewünschten Einstellungen für ihre E-Mail-Adressen, damit sie sich im Portal des Kontos anmelden, Benachrichtigungen erhalten oder ihre E-Mails synchronisieren können.

So fügen Sie zusätzliche E-Mail-Adressen hinzu

Ein Kontakt kann mehrere E-Mail-Adressen haben (persönlich, beruflich usw.). Standardmäßig hat jeder Kontakt ein E-Mail-Feld, aber Sie können manuell zusätzliche CRM-Felder für E-Mail-Adressen erstellen oder während des Importsweitere anlegen .

Ein Inhaber oder ein Teammitglied, dem Zugriffsrechte zur Kontenverwaltungerteilt wurden, kann zusätzliche Benutzer (E-Mails) zu einem Konto hinzufügen.  

Öffnen Sie im Profil des Kundenkontos die Registerkarte "Info" und sehen Sie sich dann den Abschnitt " Kontakte" an. Hier sehen Sie alle E-Mail-Adressen der Kontakte, die mit dem Konto verknüpft sind. Wenn Sie E-Mail-Adressen hinzufügen möchten, die nicht aufgeführt sind, haben Sie zwei Möglichkeiten: einen weiteren verknüpften Kontakt hinzufügen oder Sie fügen dem bereits verknüpften Kontakt eine weitere E-Mail-Adresse hinzu. 

Hier die Vorgehensweise:

  1. Erstellen Sie benutzerdefinierte CRM-E-Mail-Felder, um die zusätzlichen E-Mail-Adressen des/der neuen Kontakts/Kontakte zu speichern.
  2. Einen vorhandenen Kontakt aktualisieren, um eine zusätzliche E-Mail-Adresse zu hinterlegen.
  3. Aktivieren Sie bei Bedarf die Option LOGIN, BENACHRICHTIGUNG und/oder EMAIL SYNC für diese E-Mail ein (siehe die Details unten).

Die LOGIN-Option erklärt

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse zu einem Konto hinzufügen, können Sie die Option LOGIN aktivieren, um der Person, zu der die E-Mail gehört, Zugriff auf das Portal zu geben.

Was dies bewirkt:

  • Der Benutzer erhält eine Einladung, um auf das TaxDome-Kundenportal zuzugreifen, damit er zu seinem Konto gelangen kann.
  • Wenn Sie dieLOGINOption für zwei oder mehr E-Mails für dasselbe Konto aktiviert haben, kann sich jeder dieser Benutzer mit seiner E-Mail anmelden und auf dasselbe Konto zugreifen.

Sobald Sie der E-Mail-Adresse eines Kontakts den Portalzugang hinzugefügt haben, sendet TaxDome der Person eine Aktivierungsanfrage per E-Mail. Um das Konto zu aktivieren, muss die Person die Anfrage annehmen und ein Passwort erstellen. Der neue Benutzer wird dann automatisch mit dem Konto verknüpft. Jetzt haben zwei Benutzer getrennte Anmeldedaten für dasselbe Konto. 

Der EMAIL SYNC - Button erklärt

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse zu einem Konto hinzufügen, können Sie die Option EMAIL SYNC aktivieren. 

Was dies bewirkt:

  • Sie sehen alle E-Mails, die Sie von dieser E-Mail-Adresse erhalten haben, im Bereich "Inbox+" und auf der Registerkarte " E-Mail" des Kundenkontos. Sie können die E-Mail direkt von TaxDome aus beantworten.
  • Der gesamte Verlauf zwischen Ihren synchronisierten E-Mails und der E-Mail wird automatisch in TaxDome eingefügt.
  • Wenn " Anhänge automatisch speichern" aktiviert ist, werden alle zukünftigen E-Mails mit Anhängen automatisch im Abschnitt " Dokumente des Kunden" des Kundenkontos gespeichert.  

Hinweis: Sie können die OptionEMAIL SYNC für Interessenten aktivieren, die noch keinen Portalzugang zu einem Konto erhalten haben (d.h. derLOGIN - Button ist deaktiviert), sodass Sie auch von ihnen E-Mails erhalten können. 

Der BENACHRICHTIGUNGs - Button erklärt

Wenn der Schalter BENACHRICHTIGUNG für eine E-Mail-Adresse im Abschnitt Kontakte aktiviert ist, erhält die Person, zu der die E-Mail gehört, Benachrichtigungen. Sie können BENACHRICHTENeinschalten, wenn Sie einem Kundenkonto einen Portalzugang oder eine zusätzliche E-Mail-Adresse hinzufügen - oder wann immer Sie möchten.

Dieser Benutzer erhält...

  • ...alle E-Mails, die von TaxDome an das Konto gesendet werden.
  • ...alle Massen-E-Mails, die von TaxDome an das Konto gesendet werden.
  • ...alle E-Mails, die über die Pipeline-Automatisierung an das Konto gesendet werden.
  • ...Systembenachrichtigungen (entweder alle oder nur die, die Sie auswählen wollen)

Sie können entscheiden, welche Benachrichtigungen an den Benutzer gehen, indem Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben der E-Mail-Adresse klicken und dann Benachrichtigungseinstellungen auswählen. 

Hier erfahren Sie, was die Kippschalter bedeuten:

Verträge

  • Anfrage für neue Verträge
  • Erinnerung an ausstehende Verträge

Dokumente: Datei hochladen

  • Benachrichtigungen über neue hochgeladene Firmendokumente

Dokumente: Unterschriftsanforderungen

  • Anforderungen für Dokumente, die bereit zur Unterzeichnung sind 
  • Erinnerung an Dokumente, die unterzeichnet werden müssen 

Dokumente: Genehmigungen

  • Anfordern von Dokumenten, die bewilligt werden müssen 
  • Erinnerung an Dokumente, die bewilligt werden müssen 

Rechnungen 

  • Anfragen für neue Rechnungen, 
  • Erinnerung an ausstehende Rechnungen
  • Bestätigungen für Rechnungszahlungen
  • Benachrichtigungen über gewährte Rückzahlungen

Meldungen und Kundenaufgaben

  • Benachrichtigungen über neue Nachrichten
  • Benachrichtigungen über neue Antworten in Nachrichten-Threads 

Organizer

  • Anfragen für neue Organizer
  • Erinnerungen für anstehende Organizer

Sie erhalten immer Kopien von allen System-E-Mails, die an Kunden gesendet werden. Weitere Details zum Einrichten finden Sie hier

So funktionieren Benachrichtigungen und E-Mails für Kunden, deren Aktivierung noch aussteht

Wenn Sie die Schalter LOGIN, BENACHRICHTIGENund EMAIL SYNCHRONISIERUNG für ein Kundenkonto aktiviert haben, der Benutzer dieses Konto aber noch nicht aktiviert hat, erhält er trotzdem TaxDome-E-Mails und Systembenachrichtigungen:

  • Alle regulären E-Mails, die Sie von TaxDome aus versenden, funktionieren unabhängig davon, ob das Konto aktiviert ist oder nicht. Sie erhalten auch Inbox+ Benachrichtigungen über neue vom Benutzer gesendete E-Mails (wenn Sie dies in Ihren Benachrichtigungseinstellungen eingerichtet haben).
  • Alle Systembenachrichtigungen gehen an die E-Mail des Benutzers und enthalten oben in der E-Mail die Anzeige für die Kontoaktivierung , bis der Benutzer das Konto aktiviert hat.

Sie können jederzeit eine Einladung erneut senden wenn Sie es brauchen.

Entfernen des Zugriffs (E-Mail) aus einem Konto

Wenn jemand keinen Zugriff mehr auf ein Konto braucht haben, können Sie ihn einfach entfernen. Gehen Sie zur Registerkarte "Info" des Kontos und deaktivieren Sie die Option "LOGIN" rechts neben der E-Mail-Adresse der Person, deren Portalzugriff Sie entfernen möchten. Das Konto bleibt erhalten, der Benutzer kann jedoch nicht mehr mit seinen Anmeldedaten darauf zugreifen.

Ändern von Kunden-E-Mail-Adressen

Wenn sich die E-Mail-Adresse eines Kunden ändert, fügen Sie die neue E-Mail-Adresse hinzu, als ob es sich um einen zusätzlichen Benutzer handeln würde; stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die vorherige nicht sofort entfernen. Gehen Sie stattdessen wie folgt vor:

1. Aktualisieren Sie den Kontakt des Kunden, um die neue E-Mail-Adresse zu hinterlegen. 

2. Fügen Sie ihre neue E-Mail-Adresse hinzu, wie oben unter " Zusätzlichen Benutzern Zugriff auf ein Konto gewähren " beschrieben.

3. Warten Sie, bis der Kunde die an die neue E-Mail-Adresse gesendete Einladung akzeptiert hat, damit er den Zugriff auf sein Konto nicht verliert. Sobald der Kunde die Einladung akzeptiert hat, löschen Sie seine vorherige E-Mail-Adresse wie unter Entfernen des Zugriffs eines Benutzers auf ein Kundenkonto beschrieben.  

Unverknüpfte E-Mail-Adressen erklärt

Bei einigen Ihrer Kundenkonten bemerken Sie möglicherweise einen Abschnitt " Nicht verknüpfte E-Mails " unter "Kontakte". Hier sehen Sie E-Mail-Adressen, die derzeit für die Anmeldung beim Kundenportal verwendet werden, aber nicht mit einem Kontakt verknüpft sind. Dies geschieht, wenn Sie einer E-Mail-Adresse den Portalzugriff gewähren und sie dann aus einem verknüpften Kontakt löschen oder ein zusätzlicher Benutzer vom Kunden hinzugefügt, aber nicht mit einem Kontakt verknüpft wird. 

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Problem mit nicht verknüpften E-Mail-Adressen zu beheben:

  • Wenn der Kunde die E-Mail-Adresse nicht mehr verwendet, können Sie die Option LOGIN rechts daneben deaktivieren. Die E-Mail-Adresse verschwindet daraufhin aus der Liste.
  • Wenn die E-Mail-Adresse noch relevant ist, können Sie sie mit dem vorhandenen Kontakt verknüpfen, zu dem sie gehört:  

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben der E-Mail-Adresse und wählen Sie dann E-Mail mit Kontakt verknüpfen.

2. Beginnen Sie mit der Eingabe des Kontaktnamens und wählen Sie dann den entsprechenden Kontakt aus der Liste aus. 

3. Wählen Sie das E-Mail-Feld für die E-Mail-Adresse aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche VERBIDNEN .

So wechseln die Nutzer zu einem anderen Konto in ihrem Kundenportal wechseln 

Benutzer, die Zugriff auf verschiedene Konten haben, sehen ein Popup-Fenster " Konten wechseln ", wenn sie sich anmelden. Sie können das gewünschte Konto aus dem Popup-Fenster auswählen. Während einer Sitzung können sie auch beliebig oft zwischen den Konten wechseln. Um das Popup-Fenster "Konten wechseln" aufzurufen, müssen sie unten in der linken Seitenleiste auf den Link " Konto wechseln" klicken. 

Ist damit Ihre Frage beantwortet? Danke für das Feedback Beim Absenden Ihres Feedbacks ist ein Problem aufgetreten. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.

Brauchen Sie noch Hilfe? Kontaktieren Sie uns