Kontakt-Einstellungen (Anmeldung, Benachrichtigung, E-Mail-Synchronisierung, Unterzeichner)

TaxDome bietet Flexibilität in Ihrem CRM, so wie Ihre Kunden in der realen Welt eingerichtet sind. Jedes Konto kann mit mehreren Kontakten verknüpft werden, und jeder Kontakt kann mehrere E-Mail-Adressen haben. Beim Erstellen eines Kontos oder beim Importieren von Kunden können Sie die Berechtigungen und Benachrichtigungen einrichten. Außerdem können Sie update Sie können die Berechtigungen auch jederzeit in der Zukunft in großen Mengen aktualisieren. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie den Zugriff und die Benachrichtigungen für die E-Mails der einzelnen Kontakte in den einzelnen Konten einrichten.

Kontakteinstellungen, erklärt

Die Kontakteinstellungen steuern die grundlegenden Berechtigungen und Benachrichtigungen für Ihre Kundeninteraktionen:

• Die Anmeldungbestimmt, ob der Kunde Zugang zum Portal hat .

• „Benachrichtigen“legt fest, ob der Kunde Systembenachrichtigungen erhält und welche.

• Die E-Mail-Synchronisierunglegt fest, ob Sie E-Mails von Kunden innerhalb von TaxDome erhalten . 

• Der Unterzeichnerlegt fest, ob der Kontakt Angebote und ELs oder wiederkehrende Rechnungen unterzeichnen darf .

Jedes Kundenkonto kann mit mehreren Kontakten verknüpft werden, aber Sie können die Kontakteinstellungen für jeden verknüpften Kontakt separat konfigurieren. Auf diese Weise können Sie bestimmten mit dem Kundenkonto verknüpften Kontakten Portalzugriff und andere Einstellungen gewähren, ohne diese anderen Kontakten zu gewähren. Kontakteinstellungen sind immer mit der E-Mail-Adresse des Kontakts verknüpft. Wenn Ihr Kontakt also über zwei oder mehr E-Mail-Adressen verfügt, können Sie für jede Adresse unterschiedliche Einstellungen auswählen.

Sie können auf die Kontakteinstellungen zugreifen:

• auf der Registerkarte„Info“ eines Kundenkontos  

• beim Erstellen eines neuen Kundenkontos 

• während des Imports der Kundenliste

• in Ihrer Kontoliste.

Tipp

Sie können die Kundenverwaltung optimieren und update Kontakt-Einstellungen in großen Mengen anpassen. Weitere Informationen finden Sie in der Abschnitt unten .

Anmeldung, erklärt: Verwaltung des Portalzugangs

Wenndas Kontrollkästchen „Anmelden“ auf der Registerkarte„Info“ des Kundenprofils aktiviert ist, kann der Kontakt auf das TaxDome Mandantenportal zugreifen. Normalerweise möchten Sie, wenn Sie das Kontrollkästchen„Anmelden“ aktivieren, die Einladung an den Kunden senden. Sie können jedoch„Anmelden“ aktivieren und die Kunden später einladen. Auf diese Weise ist das Konto aktiv, wird jedoch als„Aktivierung ausstehend“ gekennzeichnet.

Sie können Ihr Portal so konfigurieren, dass bestimmte Aktionen – wie das Anzeigen, Unterzeichnen und Hochladen von Dokumenten, das Bezahlen von Rechnungen und das Ausführen von Kundenanfragen – ohne Portalzugang möglich sind .

Portalzugang aktivieren

Sie können dies überprüfen Melden Sie sich auf der Registerkarte„Info“ der Kundenkontoseitean, um der Person, der diese E-Mail-Adresse gehört, Zugriff auf das Portal zu gewähren.

Was dies bewirkt:

• Der Nutzer erhält eine Einladung zur TaxDome Mandantenportal per E-Mail.
• Sobald sie die Einladung annehmen, können sie Anmelden auf der Mandantenportal besuchen.

Sobald Sie der E-Mail-Adresse eines Kontakts den Portalzugang hinzugefügt haben, werden Sie aufgefordert, eine E-Mail-Einladung an diesen Benutzer zu senden. Wenn Sie auf Senden klicken, sendet TaxDome der Person eine Aktivierungsanfrage per E-Mail. Um das Konto zu aktivieren, akzeptiert die Person die Anfrage und erstellt ein Passwort. Der neue Benutzer wird dann automatisch mit dem Konto verknüpft. Jeder Benutzer hat seine eigenen Anmeldedaten für ein Konto.

Tipp

Wenn Sie die Anmeldung aktivieren, aber die Einladung später versenden möchten, sollten Sie die Aktualisierung der Kontakteinstellungen in Betracht ziehen. aus der Kontenliste .

Zugang zum Portal entfernen

Wenn jemand keinen Zugriff mehr auf ein Konto haben soll, entfernen Sie ihn einfach. Deaktivieren Sie dazu auf der Registerkarte „Info“ des Kontoprofils das Kontrollkästchen „Anmelden“ rechts neben der E-Mail-Adresse des Benutzers. Das Konto bleibt bestehen, der Benutzer kann jedoch nicht mehr darauf zugreifen.

Benachrichtigen, erklärt

Die Einstellung„Benachrichtigen“ auf der Registerkarte„Info“des Kundenprofils hilft bei der Verwaltung der Systembenachrichtigungen, die an den jeweiligen Kunden gesendet werden. Sie wirkt sich auch auf die Massen-E-Mail-Funktion aus – Kontakte, bei denen „Benachrichtigen“ deaktiviert ist, werden beim Versenden von Massen-E-Mails standardmäßig nicht ausgewählt .  

Wählen Sie aus, welche Benachrichtigungen die Kunden erhalten sollen

Legen Sie fest, welche Benachrichtigungen der Benutzer erhalten soll, indem Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der E-Mail-Adresse klicken und dann Benachrichtigungseinstellungen auswählen.

Was die Kippschalter bedeuten:

• Dokumente: Datei-Upload:

  • Benachrichtigungen über neue, von der Firma hochgeladene Dokumente

• Dokumente: Unterschriftsanträge:

  • Anhängige Anträge auf Dokumente Signatur
  • Erinnerungen an ausstehende Dokumente Signatur

• Dokumente: Zulassungen:

  • Anträge auf Dokumente, die zur Genehmigung anstehen
  • Erinnerungen an zur Genehmigung anstehende Dokumente

• Nachrichten und Kundenaufgaben:

  • Benachrichtigungen über neue Nachrichten, einschließlich Kundenaufgaben
  • Benachrichtigungen über neue Antworten in Chat-Themen

• Vorschläge:

  • Aufforderung zur Einreichung neuer Vorschläge
  • Erinnerungen an anhängige Vorschläge

• Organisatoren:

  • Anträge für neue Organisatoren
  • Erinnerungen an ausstehende Organisatoren

• Rechnungen und Zahlungen:

  • Anträge auf neue Rechnungen
  • Erinnerung an ausstehende Rechnungen
  • Bestätigungen für Rechnungszahlungen
  • Benachrichtigungen über ausgestellte Erstattungen

• Kundenanfragen:

  • Ersuchen um neue Kundenanfragen
  • Erinnerungen an ausstehende Anfragen

• Transaktionen:

  • Der Benutzer erhält jeden Montag um 9:00 Uhr (in seiner Zeitzone) eine wöchentliche Erinnerungs-E-Mail mit unbeantworteten Transaktionsfragen .

E-Mail-Synchronisierung, erklärt

Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Sie und Ihr Team die E-Mails des Kunden direkt in TaxDome anzeigen und beantworten. 

Was dies bewirkt:

• Wenn die E-Mail-Synchronisierungaktiviert ist, wird die Registerkarte „E-Mail“ unter der Registerkarte „Kommunikation“ im Kundenkonto angezeigt. 

• All team members see all emails received from that address in the Inbox+ section and in the Communication tab of the account profile and be able to reply from TaxDome.

• Der gesamte Verlauf zwischen Ihren synchronisierten E-Mails und den E-Mails des Kontakts wird automatisch in TaxDome angezeigt.

• Wenn „Anhänge automatisch speichern“ aktiviert ist , werden alle zukünftigen E-Mails mit Anhängen automatisch im Bereich „Dokumente“ des Kontos gespeichert.

Tipp

Überprüfen E-Mail-Synchronisierung für zukünftige Kunden, die noch keinen Portalzugang haben (ihre Anmeldung ist noch nicht aktiviert), sodass Sie auch E-Mails von ihnen erhalten können.

Unterzeichner, erklärte

Der Unterzeichner legt fest, ob der Kontakt befugt ist, Angebote und ELs oder wiederkehrende Rechnungen zu unterzeichnen. Wenn diese Option aktiviert ist, können Kontakte Angebote unterzeichnen, Zahlungsdetails für in Angeboten enthaltene Rechnungen eingeben und wiederkehrende Rechnungen mit Zahlungsdetails unterzeichnen.

Diese Einstellung ist nützlich, wenn Sie mehrere Kontakte mit einem Konto verknüpft haben, aber nur bestimmte Kontakte (z. B. Hauptkontoinhaber) über Zeichnungsberechtigung verfügen sollen.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Unterzeichner und Signatur für Angebote verwalten .

Update Kontakt-Einstellungen in großen Mengen

Die gleichzeitige Aktualisierung der Kontakteinstellungen optimiert die Kundenverwaltung und spart Zeit. Auf diese Weise können Sie die Einstellungen für alle Kontakte ändern, die mit den von Ihnen ausgewählten Konten verknüpft sind. So update Kontakt-Einstellungen in großen Mengen zu aktualisieren, gehen Sie in der linken Menüleiste auf „Kunden“ > „Konten“und führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie die Kunden aus, indem Sie die Kontrollkästchen links davon aktivieren.

2. Klicken Sie auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann Anmelden bearbeiten, benachrichtigen, E-Mail-Synchronisierung.

3. Wählen Sie eine Aktion aus der Dropdown-Liste rechts neben jeder Einstellung:

• Nichts tun: Die Einstellung wird nicht aktualisiert.

• Für alle Kontakte aktivieren: Die Einstellung wird für alle Kontakte, die mit den Konten verknüpft sind, aktiviert.

• Anmelden: Durch Aktivieren von „Anmelden“ können Sie das Kontrollkästchen „Einladungen senden“ aktivieren und eine Nachricht für die Einladungs-E-Mail hinzufügen (optional).

• Benachrichtigen: Durch Aktivieren von „Benachrichtigen“ können Sie die Benachrichtigungseinstellungen anpassen und die Arten von Systembenachrichtigungen auswählen, die Ihre Kunden erhalten sollen (optional).

• Für alle Kontakte deaktivieren: Die Einstellung wird für alle Kontakte, die mit den Konten verknüpft sind, deaktiviert.

Once done, you will receive an Inbox+ notification with a brief report on the bulk update result and a list of errors (if any).

Haben meine Kunden Zugang?

Sie können schnell überprüfen, ob Ihre Kunden Zugang zum Portal haben, und ihre Einstellungen für Anmeldung, Benachrichtigungen und E-Mail-Synchronisierung im Abschnitt „Kunden > Konten” im linken Menü einsehen:

• Anmelden: Die ID in Ihrer Kundenliste gibt an, ob mindestens ein mit dem Konto verknüpfter Kontakt Portalzugriff hat. Die Status sind farblich gekennzeichnet, sodass Sie sie in Ihrer Kontenliste auf einen Blick erkennen können: 

  • Grün bedeutet, dass das Kundenkonto AktiviertDas Konto hat mindestens einen Benutzer, der sich anmelden kann.

  • Gelb bedeutet, dass das Kundenkonto Aktivierung steht noch ausDie Einladung wurde verschickt, aber der Kunde hat sein Konto noch nicht aktiviert.

  • Grau bedeutet, dass das Kundenkonto Nicht aktiviertDas Konto existiert auf TaxDome, aber die Einladung wurde nicht versendet, und das Konto hat keine Benutzer, die Anmelden können.

• Benachrichtigung und E-Mail-Synchronisierung:Die Spalten „Benachrichtigung“ und „E-Mail-Synchronisierung“ geben an, ob die Einstellung für mindestens einen mit dem Kundenkonto verknüpften Kontakt aktiviert ist.

Hinweis

Wenn Sie diese Spalten nicht sehen, Passen Sie Ihre Kundenkontenliste an um sie anzuzeigen.

Mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen

Da es sich bei einem Kontakt um eine Person handelt, ist es naheliegend, dass ein Kontakt mehrere E-Mail-Adressen haben kann (privat, beruflich usw.). Standardmäßig verfügt jeder Kontakt über ein E-Mail-Adressfeld, aber Sie können manuell zusätzliche CRM erstellen oder solche hinzufügen, während Sie manuell neue Kontakte erstellen oder diese importieren .

Öffnen Sie im Kontoprofil die Registerkarte „Info“ und überprüfen Sie den Abschnitt „Kontakte “. Hier können Sie alle E-Mail-Adressen und Telefonnummern der mit dem Konto verknüpften Kontakte anzeigen. Wenn Sie E-Mail-Adressen hinzufügen möchten, die nicht aufgeführt sind, fügen Sie entweder einen weiteren verknüpften Kontakt oder eine weitere E-Mail-Adresse zu dem bereits verknüpften Kontakt hinzu.

Folgen Sie diesen Schritten:

• Erstellen Sie benutzerdefinierte CRM -Felder, um die zusätzlichen E-Mail-Adressen zu speichern.

• Update bestehenden Kontakt, um eine zusätzliche E-Mail-Adresse hinzuzufügen.

• Aktivieren Sie bei Bedarf die Einstellungen für „Anmelden“, „Benachrichtigen“ und/oder „E-Mail-Synchronisierung“ für die E-Mail-Adresse.

Benachrichtigungen und E-Mails für Kunden, die zur Aktivierung anstehen

Wenn Sie die Kontakteinstellungen für einen mit einem Konto verknüpften Kontakt aktiviert haben, dieser sein Konto jedoch noch nicht aktiviert hat, erhält er dennoch TaxDome und Systembenachrichtigungen TaxDome :

• All regular email you send from TaxDome will go out to the recipient regardless of whether their account is activated or not. You also can receive Inbox+ notifications about new emails from that contact linked to the account (set this up in your Notification settings ).

• Alle Systembenachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse des Kontakts gesendet und enthalten das Banner für die Kontoaktivierung am Anfang der E-Mail, bis das Konto aktiviert wurde.

Sie können jederzeit eine Einladung erneut versenden .

Ändern einer E-Mail-Adresse für einen Kunden

Wenn sich die E-Mail-Adresse eines Kunden ändert, fügen Sie die neue E-Mail-Adresse hinzu, als wäre sie ein zusätzlicher Benutzer.

Hinweis

Achten Sie darauf, dass Sie die veraltete E-Mail-Adresse nicht sofort entfernen.

Gehen Sie stattdessen folgendermaßen vor:

1. Update Kundenkontakt, um die neue E-Mail-Adresse anstelle der alten anzugeben.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen„Anmelden“ und warten Sie, bis der Benutzer die an die neue E-Mail-Adresse gesendete Einladung akzeptiert hat, damit er nicht den Zugriff auf sein Konto verliert. 

3. Sobald der Kunde die Einladung angenommen hat, löschen Sie seine vorherige E-Mail-Adresse aus dem Abschnitt AbschnittUnverknüpfte E-Mails, indem Sie die Anmeldung deaktivieren.

Tipp

Wenn Sie die E-Mail-Adresse ändern, bevor die eingeladene Person auf den Einladungslink klickt, wird sie aus Sicherheitsgründen deaktiviert. Es wird eine neue Einladungs-E-Mail an die aktualisierte E-Mail-Adresse gesendet.

Wie Kunden im Mandantenportal zwischen Konten wechseln können

Sie können jederzeit zu einem anderen Konto wechseln, indem Sie unten auf der Startseite auf die Aufgaben in den anderen Konten klicken oder oben rechts auf der Seite das andere Konto auswählen.

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