Aufgaben (Erweitert): Verknüpfen Sie Aufgaben mit Aufträge

Jedes Auftrag erfordert eine Reihe von Aufgaben, wie z. B. einen Kunden aufzufordern, ein Angebot zu unterschreiben, ein Fragebogen auszufüllen oder ein Dokument hochzuladen. TaxDome ermöglicht es Ihnen, Ihre pipelines zu automatisieren, so dass Aufgaben automatisch erstellt werden, wenn Aufträge fortschreitet. Sie können jedoch auch manuell Aufgaben mit Aufträge verknüpfen. Hier erklären wir, wie Sie Aufgaben innerhalb von pipelines verwenden.

Link tasks to jobs 

Die Verknüpfung von Aufgaben mit Aufträge ist entweder automatisch oder manuell möglich. Es ist eine enorme Zeitersparnis, wenn Sie Ihr pipelines so einrichten, dass es automatisch Aufgaben in verschiedenen Phasen erzeugt. 

Need an example? Add a  Manager review task automation in the Review stage of a pipeline, so that when jobs hit that stage, team members responsible for the jobs are automatically assigned the task to review the returns.

Wie Sie Aufgaben in pipelines automatisieren können, erfahren Sie hier.

In manchen Fällen kann es jedoch auch sinnvoll sein, Aufgaben manuell mit Aufträge zu verknüpfen. 

Es gibt zwei Möglichkeiten to do :

• From the task creation/editing screen: Once the client account is selected, select a job. 
• From a job card: Open the job card, then click Link in the Linked section, select Task, choose the tasks or edit them by clicking the task name and click Save. You can link any tasks created for the same client account. You can also create a new linked task by clicking New in the Linked section of the job card, selecting Task and filling in its details.

Beachten Sie das Folgende:

• Eine bestimmte Aufgabe kann nur einmal mit einer Auftrag verknüpft werden.
• Eine Auftrag kann so viele verschiedene Aufgaben wie nötig umfassen.
• Tasks are linked to jobs by a firm owner, admin or team member with access rights to view all accounts or assigned to the account.

Sobald die Aufgaben verknüpft sind, können Sie sie im Abschnitt Verknüpft > Aufgaben auf der rechten Seite der Karte Auftrag anzeigen und bearbeiten, indem Sie auf den Namen Aufgabe und dann auf Speichern klicken. Zuletzt verknüpfte Aufgaben werden zuerst aufgeführt.

Sie werden Folgendes sehen:

• Name: What the task is called. If the task is recurring, a clock appears next to it.
• Subtasks: This counter shows the number of completed subtasks on the left and their total on the right.
• Assignee(s): You can change the team members assigned to the task here if needed.
• Status: Tasks are Planned, In review, In progress, On hold, Extended, Waiting for client/signatures/agency, Completed, Canceled or with No status. You can change the status here if needed.
• Plus, click on the task name to review and edit its details. Click the x to unlink unnecessary tasks.

Manage linked tasks

Sie können verknüpfte Aufgaben an drei Stellen verwalten:

• The task editing window: Here, you’ll see which pipeline the task is in. Click the pipeline name to go to it.

• The task list: Here, you’ll see the job the task is linked to as well as the pipeline and stage it’s in. Click the job name to open the job card.

• Die pipeline: Der Zähler auf der rechten Seite zeigt die Anzahl der unerledigten Aufgaben in der aktuellen Stufe an. Weitere Details finden Sie hier.

Change a task’s status or assignee inside a pipeline

Usually, you assign tasks to team members while creating them or making a task template. However, you can change who is assigned to a task when:

• Reviewing a job’s details: Add, delete or change the assignees of the linked task inside the current stage. See above for details.
• Moving a job to a new stage with a Create task automation: Add, delete or change the assignees when the task is added to a pipeline.
• Moving a job with incomplete tasks to a new stage: Add, delete or change the assignees when moving a job with unfinished tasks to the next stage.

If there are incomplete tasks when a job is moved to a new stage, a drop-down menu appears in the Unfinished Requirements section. Choose one of the options:

• Markieren Sie abgeschlossen: Ändern Sie die status der Aufgabe in Erledigt.
• Zum nächsten Stufe: Verschieben Sie Aufgabe zum nächsten Stufe ohne dessen status zu ändern.
• Löschen: Löschen Sie die Aufgabe aus der Auftrag.
• Link aufheben: Heben Sie die Verknüpfung zwischen Aufgabe und Auftrag auf. (Die Verknüpfung ist dann zwar noch vorhanden, aber nicht mehr mit Auftrag verbunden. Sobald Sie die Verknüpfung eines Aufgabe aufgehoben haben, können Sie es mit einem anderen Auftrag verknüpfen).

Aufgabe Empfänger mit Auftrag Empfänger abgleichen

Hinweis: Wenn Auftrag Beauftragte(r) nicht ausgewählt ist, bleibt das Feld für die Aufgaben, die von Automatisierung ausgelöst werden, leer, wenn die Option Aufgabe zu Auftrag zuordnen aktiviert ist.