Aufgaben verknüpfen mit Aufträge

Jedes Auftrag erfordert eine Reihe von Aufgaben, wie z. B. einen Kunden aufzufordern, ein Angebot zu unterschreiben, ein Fragebogen auszufüllen oder ein Dokument hochzuladen. TaxDome ermöglicht es Ihnen, Ihre pipelines zu automatisieren, so dass Aufgaben automatisch erstellt werden, wenn Aufträge fortschreitet. Sie können jedoch auch manuell Aufgaben mit Aufträge verknüpfen. Hier erklären wir, wie Sie Aufgaben innerhalb von pipelines verwenden.

Aufgaben verknüpfen mit Aufträge

Die Verknüpfung von Aufgaben mit Aufträge ist entweder automatisch oder manuell möglich. Es ist eine enorme Zeitersparnis, wenn Sie Ihr pipelines so einrichten, dass es automatisch Aufgaben in verschiedenen Phasen erzeugt. 

When you are linking tasks to jobs automatically, it is done either via stage automations or via custom status automations. For example, add a  Manager review task automation in the Review stage of a pipeline so that when jobs hit that stage, team members responsible for the jobs are automatically assigned the task to review the returns. To learn how to automate tasks in pipeline stages, go here .

In manchen Fällen kann es jedoch auch sinnvoll sein, Aufgaben manuell mit Aufträge zu verknüpfen. 

Es gibt zwei Möglichkeiten to do :

• Auf dem Bildschirm Aufgabe erstellen/bearbeiten: Sobald das Kundenkonto ausgewählt ist, wählen Sie eine Auftrag. 

• From a job card: Open the job card, then click Link in the Linked section, select Task, choose the tasks or edit them by clicking the task name and click Save. You can link any tasks created for the same client account. You can also create a new linked task by clicking New in the Linked section of the job card, selecting Task and filling in its details. Or, to link a task that will affect the job status change, move the job to a new custom status and the status-related section of the job card, click Add new or Link.

Beachten Sie das Folgende:

• Eine bestimmte Aufgabe kann nur einmal mit einer Auftrag verknüpft werden.
• Eine Auftrag kann so viele verschiedene Aufgaben wie nötig umfassen.
• Tasks are linked to jobs by a firm owner, admin or team member with access rights to view all accounts or assigned to the account.

Sobald Aufgaben verknüpft sind, können Sie sie im Bereich Verknüpft > Aufgaben auf der rechten Seite der Auftrag und bearbeiten Sie sie, indem Sie auf den Namen der Aufgabe und dann auf Speichern klicken. Zuletzt verknüpfte Aufgaben werden zuerst aufgeführt.

Sie werden Folgendes sehen:

• Name: What the task is called. If the task is recurring , a clock appears next to it.

• Teilaufgaben: Dieser Zähler zeigt auf der linken Seite die Anzahl der erledigten Teilaufgaben und auf der rechten Seite deren Gesamtzahl an.

• Beauftragte(r)(s): Sie können die Teammitglieder zugewiesen hier bei Bedarf auf die Aufgabe ändern.

• Status: Aufgaben sind geplant, in Prüfung, in Bearbeitung, in der Warteschleife, verlängert, warten auf Kunden/Unterschriften/Agentur, abgeschlossen, abgebrochen oder haben keinen status. Sie können den status hier bei Bedarf ändern.

• Klicken Sie außerdem auf den Namen Aufgabe , um die Details zu überprüfen und zu bearbeiten. Klicken Sie auf das x, um nicht benötigte Aufgaben zu entkoppeln.

Verknüpfte Aufgaben verwalten

Sie können verknüpfte Aufgaben an drei Stellen verwalten:

• The task editing window: Here, you’ll see which pipeline the task is in. Click the pipeline name to go to it.

  

• The task list: Here, you’ll see the job the task is linked to as well as the pipeline and stage it’s in. Click the job name to open the job card.

  

• The pipeline: The counter on the right shows the number of unfinished tasks in the current stage. For more details, go here .

  

Ändern Sie Aufgabe's status oder Abtretungsempfänger innerhalb einer pipeline

Usually, you assign tasks to team members while creating them or making a task template . However, you can change who is assigned to a task when:

• Reviewing a job’s details: Add, delete or change the assignees of the linked task inside the current stage. See above for details.

• Moving a job to a new stage with a Create task automation: Add, delete or change the assignees when the task is added to a pipeline. If the assignees in the template are determined by account roles , then all team members assigned to the specified account roles will become the task assignees.

• Verschieben einer Auftrag mit unvollständigen Aufgaben auf eine neue Stufe: Hinzufügen, Löschen oder Ändern der Beauftragten beim Verschieben einer Auftrag mit unvollständigen Aufgaben auf die nächste Stufe.

  

Wenn beim Verschieben eines Auftrag in eine neue Stufe unvollständige Aufgaben vorhanden sind, erscheint ein Dropdown-Menü im Abschnitt AbschnittUnerledigte Anforderungen. Wählen Sie eine der Optionen:

• Markieren Sie abgeschlossen: Ändern Sie die status der Aufgabe in Erledigt.

• Zur nächsten Stufe verschieben: Verschiebt die Aufgabe in die nächste Stufe , ohne ihren status zu ändern.

• Löschen: Löschen Sie die Aufgabe aus der Auftrag.

• Link aufheben: Heben Sie die Verknüpfung zwischen Aufgabe und Auftrag auf. (Die Verknüpfung ist dann zwar noch vorhanden, aber nicht mehr mit Auftrag verbunden. Sobald Sie die Verknüpfung eines Aufgabe aufgehoben haben, können Sie es mit einem anderen Auftrag verknüpfen).

  

Aufgabe Empfänger mit Auftrag Empfänger abgleichen

Usually, a task assignee is selected in the task template. However, you can change it inside the Create task automation in the pipeline settings: click on the automation name, then toggle on Assign task to job assignee. This will overwrite the task assignee defined in the template.

Wenn ein Auftrag in ein neues Stufe verschoben wird, wird der Aufgabe Empfänger automatisch mit dem Auftrag Empfänger abgeglichen. Sie können Änderungen an Aufgabe Empfängern bei Bedarf manuell vornehmen.

To simplify the assignee management, you can use the Update job assignee automation. 

Hinweis

Wenn Auftrag Beauftragte(r) nicht ausgewählt ist, dann bleibt das Zuordnungsfeld für die Aufgaben, die durch die Automatisierung mit dem Aufgabe an Auftrag zuweisen Option aktiviert.

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