Team verwalten (Fortgeschrittene): Wöchentliche Kapazität

Mit der wöchentlichen Teamkapazität in TaxDome können Firmeninhaber und Administratoren die Teamressourcen verwalten, indem sie die Arbeitszeiten für jedes Teammitglied festlegen und die Kapazitätsberichte überprüfen. So wird sichergestellt, dass die tatsächliche Kapazität der Mitarbeiter angegeben wird, wer Vollzeit und wer Teilzeit arbeitet, und dass die Arbeitsbelastung des Teams effektiv ausgeglichen wird.

Wöchentliche Teamkapazität, erläutert

Die wöchentliche Teamkapazitätsfunktion bietet Firmeninhabern und Administratoren Einblicke zur Optimierung der Teamressourcen: 

• Arbeitsbelastung ausgleichen: Legen Sie die Arbeitszeiten für jedes Teammitglied fest und verfolgen Sie die Verfügbarkeit, um die Aufgaben effektiv zu verteilen.
• Überwachen Sie die Produktivität: Vergleichen Sie die geplante Kapazität mit der erfassten Zeit, um Ineffizienzen oder verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.
• Unterstützen Sie informierte Entscheidungen: Nutzen Sie Kapazitätsberichte, um für Spitzenzeiten zu planen, den Personalbestand anzupassen oder Aufgaben zuzuweisen.
• Burnout vorbeugen: Ein überschaubares Arbeitspensum fördert das Wohlbefinden des Teams und eine nachhaltige Produktivität.

Im Allgemeinen läuft der Prozess der Nutzung der wöchentlichen Teamkapazität wie folgt ab

1. Die Verwaltung oder der Firmeninhaber legt die Anzahl der Arbeitsstunden für jedes Teammitglied fest
2. Teammitglieder erfassen die Zeit während der Arbeit
3. Administratoren/Teammitglieder mit Zugriff auf dasBerichtstool können den Bericht einsehen, der die gesamte Teamkapazität, die verfolgte Zeit und die verbleibende Teamkapazität für verschiedene Zeiträume anzeigt. 

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie mit der Nutzung der wöchentlichen Teamkapazität beginnen, sollten Sie Folgendes bedenken:

• Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die Zeit während der Arbeit erfassen. Wenn Ihre Mitarbeiter die Zeit während der Arbeit an Aufträge oder Aufgaben nicht erfassen, können Sie nur die wöchentliche Teamkapazität festlegen, aber nicht die aufgewendete Zeit analysieren oder Berichte erstellen. 

• Weisen Sie das Zugriffsrecht für die Analyse von Berichten zu. Standardmäßig können nur Firmeninhaber und Administratoren die wöchentliche Teamkapazität festlegen, aber Sie können die Datenanalyse an jedes Teammitglied delegieren. 

Festlegen der wöchentlichen Kapazität für Teammitglieder

Die Festlegung einer wöchentlichen Kapazität ist ein wesentlicher Schritt in der Kapazitätsplanung des Teams, da Sie diese Daten für Vergleiche und Analysen benötigen. Wenn Sie z. B. nach der Analyse feststellen, dass Sie noch genügend Kapazität haben, können Sie mehr Kunden aufnehmen. 

Sie können die wöchentliche Kapazität auf der Grundlage der Arbeitsplanung in Ihrem Unternehmen festlegen: 

• Wenn die Arbeitsbelastung der einzelnen Teammitglieder unterschiedlich ist, empfiehlt es sich, für jeden Mitarbeiter eine individuelle Teamkapazität festzulegen. 
• Wenn Ihr Unternehmen mit festen Arbeitszeiten pro Woche arbeitet, können Sie die Teamkapazität in großen Mengen einsetzen.

Einer nach dem anderen

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Teams & Pläne.

2. Navigieren Sie zur Registerkarte " Teammitglieder ".

3. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem gewünschten Teammitglied und wählen Sie Kapazität verwalten. Sie finden diese Einstellung auch auf der Seite des Mitarbeiters (Sie erreichen sie, indem Sie auf den Namen des Mitarbeiters auf dieser Registerkarte klicken).

4. Stellen Sie in der Seitenleiste die Zeit für jeden Arbeitstag der Woche ein und klicken Sie auf Speichern. Die Tabelle zeigt die gesamte wöchentliche Kapazität des Teammitglieds an.

Wiederholen Sie diese Schritte für andere Teammitglieder.

Hinweis! Admins und Firmeninhaber können ihre wöchentlichen Kapazitätseinstellungen über die Kontoeinstellungen oben rechts auf jeder Seite aufrufen und ändern.

In loser Schüttung

Wenn mehrere/alle Mitglieder Ihrer Firma in Vollzeit arbeiten und gemeinsame Arbeitszeiten haben, können Sie ihre wöchentliche Kapazität in großen Mengen einstellen. To do so:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Teams & Pläne.

2. Navigieren Sie zur Registerkarte " Teammitglieder ".

3. Wählen Sie die Teammitglieder mit den Kontrollkästchen aus und klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Kapazität verwalten.

4. Stellen Sie in der Seitenleiste die Zeit für jeden Arbeitstag der Woche ein und klicken Sie auf Speichern. Die Tabelle zeigt die wöchentliche Gesamtkapazität jedes Teammitglieds.

Analysieren Sie die wöchentliche Teamkapazität

Sobald die wöchentliche Kapazität festgelegt ist und das gesamte Team seine Zeit für einen bestimmten Zeitraum (mindestens eine Woche) erfasst hat, ist es an der Zeit, die Daten mit der vordefinierten Teamkapazität dashboard zu analysieren. 

Um auf dashboard zuzugreifen, gehen Sie zu Reporting > Dashboards und wählen Sie Teamkapazität.

Sie können diese Berichte je nach Zielsetzung mit unterschiedlichen Merkmalen erstellen:

• Zeiträume (Woche, Monat, Quartal). Verwenden Sie to do die regelmäßige Leistungsüberprüfung.
• Teammitglied und Status. Verwendung zur Bewertung der individuellen Leistung und der Pünktlichkeit.