Aufträge (Grundlegend): Erstellen und Anwenden von Auftrag Vorlagen

Die Erstellung von Auftrag Vorlagen spart Ihnen letztendlich viel Zeit und ist ein Muss für effizientes Arbeiten. Sie benötigen sie für alle häufig verwendeten Verfahren sowie für das Hinzufügen von Aufträge zu pipelines.

Hier finden Sie folgende Informationen: 

Erstellen von Auftrag Vorlagen

Eine Auftrag Vorlage wird von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem anderen Teammitglied erstellt, das Zugriffsrechte zur Vorlagen zu verwalten.

Um eine Vorlage Auftrag zu erstellen, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen, öffnen Sie die Registerkarte Aufträge und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Im Folgenden finden Sie nähere Informationen zu den einzelnen nummerierten Feldern im Fenster Auftrag Vorlage erstellen:

1. Name der Vorlage: Geben Sie der Vorlage Auftrag einen Namen, den Sie sehen, wenn Sie sie auswählen. Zum Beispiel: 1040 Return.

2. Auftrag name: Dies ist der Name, der auf den Auftrag Karten in einem pipeline. Die shortcodes fügen dynamische Daten hinzu, wie z. B. den spezifischen Kontonamen und das Fälligkeitsdatum, um Aufträge leicht identifizierbar zu machen (siehe Abschnitt unten).

3. Beauftragte: Wählen Sie das Teammitglied für die Auftrag aus. Weitere Informationen zur Zuweisung von Aufträge finden Sie hier.

4. Dringlichkeit: Wählen Sie die Prioritätsstufe für die Auftrag: NIEDRIG, HOCH, MITTEL oder DRINGEND.

5. Beschreibung: Verwenden Sie verschiedene Textformatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen, Links und sogar shortcodes hier. Die shortcodes fügen Sie dynamische Daten hinzu, z. B. den spezifischen Kontonamen und das Fälligkeitsdatum, um automatisch spezifischere Informationen zur Beschreibung von Auftrag hinzuzufügen (siehe Abschnitt unten).

6. Startdatum. Dies ist das Datum, an dem das zugewiesene Teammitglied mit der Arbeit an einem Auftrag beginnen sollte. Es ist nicht dasselbe wie das Erstellungsdatum Auftrag . Das Auftrag ist innerhalb eines Projekts sichtbar pipeline sichtbar, sobald es erstellt wurde, aber es ist nicht in der Kalenderansicht sichtbar, es sei denn, Sie legen das Start- und/oderFälligkeitsdatum fest. 

7. Fälligkeitsdatum: Dies ist das Datum, bis zu dem die Auftrag abgeschlossen sein muss, gerechnet ab dem Startdatum. Wenn Sie dieses Datum festgelegt haben, können Sie Ihre Kalenderansicht so anpassen, dass alle Fälligkeitsdaten im Kalender angezeigt werden. Dies beeinflusst auch die Farbe der Zähler auf der Karte Auftrag .

Start- und Fälligkeitsdaten werden entweder als relativ oder absolut (ungefähr oder fest) betrachtet:

  • Relativ (Standard): Legen Sie einen Zeitraum fest, wie lange nach dem Startdatum die Auftrag fällig ist (z. B. Beginn einen Tag nach der Erstellung der Auftrag ; Ende zwei Wochen nach dem Startdatum). Wenn kein Startdatum festgelegt wurde, wird das Fälligkeitsdatum ab dem Erstellungsdatum von Auftrag berechnet. Beachten Sie, dass Sie nicht mehr als 10 000 Einheiten (Tage/Monate/Jahre) festlegen können.
  • Absolut: Aktivieren Sie die Option Absolute Daten, um stattdessen Start- und Fälligkeitsdaten aus dem Kalender festzulegen (z. B. der 15. April).

8. Client-facing status: Schalten Sie Show in the Kundenportal ein, um ein Auftrag status einzurichten, das für Clients sichtbar ist, wenn das Auftrag zu einem pipeline. Hier finden Sie weitere Informationen über die Zuweisung der kundenseitigen status über Auftrag Vorlage.

9.Kommentar hinzufügen : Hinterlassen Sie hier nützliche Anmerkungen, z. B. etwas, das Ihre Teammitglieder wissen sollten, um to do die Auftrag.

10. Fügen Sie eine Wikiseite hinzu: Wenn Sie interne Anweisungen für diese Art von Auftrag haben, verlinken Sie sie mit der Vorlage für Ihre Teammitglieder. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

11. Speichern & Beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um ohne Speichern zu beenden.

Anpassen von Auftrag Namen und Beschreibungen mit shortcodes

Fügen Sie bei der Erstellung einer Auftrag -Vorlage dynamische Daten - wie z. B. den Kontonamen oder das Fälligkeitsdatum - in den Namen Auftrag, den Namen Auftrag und die Beschreibung für einen Kunden ein. Auf diese Weise können Sie: 

  • Sie können Aufträge anhand der spezifischen Details in ihren Namen leicht unterscheiden, sobald sie in einer pipeline und auf Auftrag Karten angezeigt werden.
  • Fügen Sie automatisch spezifischere Informationen zur Auftrag Beschreibung hinzu.
  • Geben Sie unter Auftrag spezifische Informationen über den Namen und die Beschreibung eines Kunden weiter.

Durch Auswahl dieser shortcodeskönnen Sie jede dieser Angaben in den Namen eines Auftrag, Auftrag oder in die Beschreibung eines Kunden aufnehmen:

  • Kontoname: das Konto, für das Auftrag bestimmt ist
  • Benutzerdefiniertes Feld für das Konto: ein beliebiges benutzerdefiniertes Feld für das Konto
  • Datum shortcodes: beliebiges Datum, z. B. ein in der Vorlage Auftrag festgelegtes Fälligkeitsdatum
  • Pipeline Periodizität: die Auftrag's Zeitplan Einstellungen in der ausgewählten pipeline
  • Priorität: die in der Vorlage Auftrag festgelegte Priorität

Hier finden Sie einige Beispiele für Auftrag Namen oder Beschreibungen mit shortcodes und wie sie in einer pipeline oder für den Kunden:

Auftrag Name mit shortcodes Was Sie im Portal sehen werden pipeline/Ihr Kunde wird in seinem Portal sehen
Gehaltsabrechnung für [ACCOUNT_NAME], fällig am [DUE_DATE] Gehaltsabrechnung für Otto Mann, fällig am 12. Mai 2021
1040, [ACCOUNT_NAME], [PRIORITY] 1040, ACME Corp., Hoch
Monatliche Gehaltsabrechnung, [AKTUELLER_MONAT_NAME][AKTUELLES_JAHR] Monatliche Gehaltsabrechnung, Mai 2021

Anwendung der Auftrag Vorlagen

Sobald Sie über einige Auftrag Vorlagen verfügen, können Sie den Prozess der Erstellung von Aufträge beschleunigen. Auftrag Vorlagen werden entweder manuell oder automatisch durch die Auswahl eines Standards (siehe unten) angewendet.

Um eine Auftrag Vorlage manuell anzuwenden:

1. Erstellen Sie eine neue Auftrag, wie hier beschrieben.

2. Fügen Sie Konten hinzu und geben Sie die pipeline.

3. Klicken Sie auf die Vorlagenliste, um sie zu erweitern, und wählen Sie dann die gewünschte Vorlage aus. Prüfen Sie die Vorlagendetails und bearbeiten Sie sie bei Bedarf.

4. Fahren Sie mit der Erstellung der Auftrag fort, indem Sie unten links auf Hinzufügen klicken.

Standardvorlage Auftrag

Die Standardvorlage Auftrag ist diejenige, die automatisch auf alle Aufträge angewendet wird, die innerhalb einer pipeline. Um die Standardvorlage Auftrag einzustellen, klicken Sie auf den pipeline Namen innerhalb der Pipelines Seite entweder aus Vorlagen oder Workflow Abschnitte. 

Sobald die Standardvorlage Auftrag ausgewählt ist, wird sie automatisch angewendet...

  • ...wenn eine Auftrag manuell in die pipeline.
  • ...wenn eine wiederkehrende Auftrag automatisch in den Kalender eingetragen wird. pipeline gemäß den Zeitplaneinstellungen. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
  • ...wenn eine Auftrag automatisch in das pipeline entsprechend den Einstellungen des Kundenanmeldeformulars. Für weitere Details, gehen Sie hier.

Bearbeiten von Auftrag Vorlagen

Um Änderungen an einer Vorlage Auftrag vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen > Firmenvorlagen , wählen Sie Aufträgeund klicken Sie dann entweder auf den Namen der Vorlage Auftrag in der Liste oder wählen Sie Bearbeiten im Pulldown-Menü.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Vorlage Auftrag vor und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern & Beenden.

Duplizieren von Auftrag Vorlagen

Erstellen Sie neue Auftrag Vorlagen aus vorhandenen Vorlagen: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Vorlage Auftrag und wählen Sie dann Duplizieren aus dem Pulldown-Menü. Die Kopie der Vorlage Auftrag wird mit dem entsprechenden Suffix gespeichert (z. B. Formular 940 (2)).

Löschen von Auftrag Vorlagen

Um eine Vorlage Auftrag vollständig zu entfernen, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen > Firmenvorlagen, wählen Sie Aufträge, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Vorlage Auftrag , wählen Sie im Pulldown-Menü die Option Löschen und klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche Löschen .

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