Aufträge (Grundlegend): Erstellen und Anwenden von Auftrag Vorlagen

Die Erstellung von Auftrag Vorlagen spart Ihnen letztendlich viel Zeit und ist ein Muss für effizientes Arbeiten. Sie benötigen sie für alle häufig verwendeten Verfahren sowie für das Hinzufügen von Aufträge zu pipelines.

Auftrag Vorlagen erstellen

Eine Auftrag Vorlage wird von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem anderen Teammitglied erstellt, das Zugriffsrechte zur Vorlagen zu verwalten.

Um eine Vorlage Auftrag zu erstellen, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen, öffnen Sie die Registerkarte Aufträge und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Nachstehend finden Sie nähere Informationen zu den einzelnen nummerierten Feldern im Fenster " Vorlage erstellen" Auftrag :

a. Name der Vorlage: Geben Sie der Vorlage Auftrag einen Namen, den Sie bei der Auswahl sehen (z. B. 1040 Return).

b. Auftrag name: Geben Sie den Namen Auftrag an, der auf den Karten Auftrag in einem pipeline. Verwenden Sie shortcodes, um dynamische Daten hinzuzufügen (z. B. den spezifischen Kontonamen und das Fälligkeitsdatum), damit Aufträge leicht identifizierbar ist. 

c. Beauftragte: Wählen Sie das Teammitglied für die Auftrag aus. 

d. Zeitbudget: Legen Sie die Zeit fest, die für die Fertigstellung von Auftrag vorgesehen ist. Dieses Feld ist nur für Firmeninhaber, Administratoren und Teammitglieder mit dem Zugriffsrecht Zeitbudget verwalten verfügbar. 

e. Dringlichkeit: Wählen Sie die Prioritätsstufe für die Auftrag: Niedrig, Hoch, Mittel oder Dringend.

f. Beschreibung: Verwenden Sie verschiedene Textformatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen, Links und sogar shortcodes hier. Die shortcodes fügen dynamische Daten hinzu, um automatisch spezifischere Informationen zu einer Auftrag Beschreibung hinzuzufügen.

g. Startdatum: Legen Sie das Datum fest, an dem das zugewiesen Teammitglied mit der Arbeit an einem Auftrag beginnen soll. Es ist nicht dasselbe wie das Auftrag Erstellungsdatum. Die Auftrag ist innerhalb einer pipeline sichtbar, sobald es erstellt wurde, aber es ist nicht in der Kalenderansicht sichtbar, es sei denn, Sie legen das Start- und/oderFälligkeitsdatum fest. 

h. Fälligkeitsdatum: Legen Sie das Datum fest, bis zu dem die Auftrag abgeschlossen sein muss, gerechnet ab dem Startdatum. Wenn Sie dieses Datum festgelegt haben, können Sie Ihre Kalenderansicht so anpassen, dass alle Fälligkeitsdaten im Kalender angezeigt werden. Dies beeinflusst auch die Farbe der Zähler auf der Karte Auftrag .

Start- und Fälligkeitsdaten werden entweder als relativ oder absolut (ungefähr oder fest) betrachtet:

• Relativ (Standard): Legen Sie einen Zeitraum fest, wie lange nach dem Startdatum die Auftrag fällig ist (z. B. Beginn einen Tag nach der Erstellung der Auftrag ; Ende zwei Wochen nach dem Startdatum). Wenn kein Startdatum festgelegt wurde, wird das Fälligkeitsdatum ab dem Erstellungsdatum von Auftrag berechnet. Beachten Sie, dass Sie nicht mehr als 10 000 Einheiten (Tage/Monate/Jahre) festlegen können.
• Absolut: Aktivieren Sie die Option Absolute Daten, um stattdessen Start- und Fälligkeitsdaten aus dem Kalender festzulegen (z. B. der 15. April).

i. Kundenorientiert status: Schalten Sie Anzeigen im Mandantenportal ein, um ein Auftrag status einzurichten, das für Kunden sichtbar ist, wenn das Auftrag zu einem pipeline. Hier finden Sie weitere Informationen zur Zuweisung der kundenseitigen status über die Vorlage Auftrag .

j. Hinzufügen: Klicken Sie auf , um einen Kommentar oder einen Wiki-Seitenabschnitt für die Vorlage Auftrag zu aktivieren. 

k.Kommentar (klicken Sie zuerst auf "j"): Hinterlassen Sie hier nützliche Hinweise. Geben Sie z. B. Details an, die Ihre Teammitglieder wissen sollten to do die Auftrag.

l. Fügen Sie eine Wikiseite hinzu(klicken Sie zuerst auf "j"): Hinterlassen Sie Ihren Teammitgliedern interne Anweisungen, die für diese Art von Auftrag geeignet sind.

m. Speichern & beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren; auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um ohne Speichern zu beenden.

Passen Sie Auftrag Namen und Beschreibungen mit shortcodes

Fügen Sie bei der Erstellung einer Auftrag -Vorlage dynamische Daten - wie z. B. den Kontonamen oder das Fälligkeitsdatum - in den Namen Auftrag, den Namen Auftrag und die Beschreibung für einen Kunden ein. Auf diese Weise können Sie: 

• Sie können Aufträge anhand der spezifischen Details in ihren Namen leicht unterscheiden, sobald sie in einer pipeline und auf Auftrag Karten angezeigt werden.
• Fügen Sie automatisch spezifischere Informationen zur Auftrag Beschreibung hinzu.
• Geben Sie unter Auftrag spezifische Informationen über den Namen und die Beschreibung eines Kunden weiter.

Durch Auswahl dieser shortcodeskönnen Sie jede dieser Angaben in den Namen Auftrag, Auftrag für einen Kunden oder eine Beschreibung aufnehmen:

• Kontoname: Das Konto, für das Auftrag bestimmt ist
• Benutzerdefiniertes Feld des Kontos: Jedes benutzerdefinierte Kontofeld
• Datum shortcodes: Ein beliebiges Datum, z. B. ein in der Vorlage Auftrag festgelegtes Fälligkeitsdatum
• Pipeline Periodizität: Die Auftrag's Zeitplan-Einstellungen in der ausgewählten pipeline
• Priorität: Die in der Vorlage Auftrag festgelegte Priorität

Hier finden Sie einige Beispiele für Auftrag Namen oder Beschreibungen mit shortcodes und wie sie in einer pipeline oder für den Kunden:

Anwenden von Auftrag Vorlagen

Sobald Sie über einige Auftrag Vorlagen verfügen, können Sie den Prozess der Erstellung von Aufträge beschleunigen. Auftrag Vorlagen werden manuell oder automatisch durch die Auswahl eines Standards angewendet.

Um eine Auftrag Vorlage manuell anzuwenden:

1. Erstellen Sie eine neue Auftrag.

2. Fügen Sie Konten hinzu und geben Sie die pipeline.

3. Klicken Sie auf die Vorlagenliste, um sie zu erweitern, und wählen Sie dann die gewünschte Vorlage aus. Prüfen Sie die Vorlagendetails und bearbeiten Sie sie bei Bedarf.

4. Fahren Sie mit der Erstellung der Auftrag fort, indem Sie unten links auf Hinzufügen klicken.

Standardvorlage Auftrag

Die Standardvorlage Auftrag wird automatisch auf alle Aufträge angewendet, die innerhalb einer pipeline. Um sie einzustellen, klicken Sie auf den pipeline Namen auf der Pipelines Seite, in den Abschnitten Vorlagen oder Workflow Abschnitte. 

Sobald die Standardvorlage Auftrag ausgewählt ist, wird sie automatisch angewendet...

• ...wenn eine Auftrag manuell in die pipeline.
• ...wenn eine wiederkehrende Auftrag automatisch in den Kalender eingetragen wird. pipeline gemäß den Zeitplaneinstellungen. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
• ...wenn eine Auftrag automatisch in das pipeline entsprechend den Einstellungen des Kundenanmeldeformulars. Für weitere Details, gehen Sie hier.
  

Auftrag Vorlagen bearbeiten

Um Änderungen an einer Vorlage Auftrag vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen > Firmenvorlagen , wählen Sie Aufträgeund klicken Sie dann entweder auf den Namen der Vorlage Auftrag in der Liste oder wählen Sie Bearbeiten im Pulldown-Menü.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Vorlage Auftrag vor und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern und beenden.

Duplizierte Auftrag Vorlagen

Erstellen Sie neue Auftrag Vorlagen aus vorhandenen Vorlagen: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Vorlage Auftrag und wählen Sie dann Duplizieren aus dem Pulldown-Menü. Die Kopie der Vorlage Auftrag wird mit dem entsprechenden Suffix gespeichert (z. B. Formular 940 (2)).

Auftrag Vorlagen löschen

Um eine Vorlage Auftrag vollständig zu entfernen, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen > Firmenvorlagen, wählen Sie Aufträge, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Vorlage Auftrag , wählen Sie im Pulldown-Menü die Option Löschen und klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche Löschen .