Auftrag erstellen & anwenden

Die Erstellung von Auftrag Vorlagen spart Ihnen letztendlich viel Zeit und ist ein Muss für effizientes Arbeiten. Sie benötigen sie für alle häufig verwendeten Verfahren sowie für das Hinzufügen von Aufträge zu pipelines.

Auftrag Vorlagen erstellen

Eine Auftrag wird von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem beliebigen Teammitglied erstellt, das über Zugriffsrechte auf vorlagen verwalten verfügt.

Um eine Auftrag zu erstellen, gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste, öffnen Sie den Aufträge und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Nachfolgend finden Sie Einzelheiten zu jedem nummerierten Feld im Fenster Fenster Auftrag erstellen:

a. Vorlagenname: Geben Sie der Auftrag einen Namen, den Sie bei der Auswahl sehen (z. B. 1040 Return).

b. Job name: Give the job name displayed on the job cards in a pipeline. Use shortcodes to add dynamic data (such as the specific account name and due date) to make jobs easily identifiable. 

c. Zeitbudget: Legen Sie die Zeit fest, die für die Erledigung des Auftrag aufgewendet werden soll Auftrag Dieses Feld steht nur Firmeninhabern, Administratoren und Teammitgliedern mit der Zugriffsberechtigung „Zeitbudget verwalten ” zur Verfügung .  

d. Priorität: Wählen Sie die Prioritätsstufe für den Auftrag: Niedrig, Hoch, Mittel oder Dringend.

e. Beschreibung: Verwenden Sie verschiedene Textformatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen, Links und sogar shortcodes . Die shortcodes dynamische Daten shortcodes , um einer Auftrag automatisch spezifischere Informationen hinzuzufügen.

f. Beauftragte: Wählen Sie einen oder mehrere Aufgabe . Sie können Teammitglieder oder Rollen auswählen:

• Teammitglieder: Wählen Sie den Namen eines Teammitglieds oder mehrere Namen aus.

• Rollen: Wählen Sie eine Kontorolle oder Rollen aus. Sobald der Auftrag aus der Vorlage erstellt ist, werden alle Teammitglieder, die den entsprechenden Rollen in einem Kundenkonto zugewiesen , dem Auftrag zugewiesen.

g. Start date: Set the date when the assigned team member should start working on a job. It’s not the same as the job creation date. The job is visible inside a pipeline once it is created, but it is not visible in the calendar view unless you set the Start and/or Due dates.

h. Fälligkeitsdatum: Legen Sie das Datum fest, bis zu dem der Auftrag abgeschlossen sein Auftrag , berechnet ab dem Startdatum. Wenn Sie es festgelegt haben, können Sie Ihre Kalenderansicht ganz einfach anpassen, um alle Ihre Fälligkeitstermine im Kalender anzuzeigen . Dies beeinflusst auch die Farbe der Zähler auf der Auftrag .

Start- und Fälligkeitsdaten werden entweder als relativ oder absolut (ungefähr oder fest) betrachtet:

• Relativ (Standard): Legen Sie eine Zeitspanne fest, wie lange nach dem Startdatum der Auftrag fällig ist (z. B. Start einen Tag nach der Auftrag ; Ende zwei Wochen nach dem Startdatum). Wenn kein Startdatum festgelegt wurde, wird das Fälligkeitsdatum ab dem Datum der Auftrag berechnet. Beachten Sie, dass Sie nicht mehr als 10 000 Einheiten (Tage/Monate/Jahre) festlegen können.

• Absolut: Aktivieren Sie die Option Absolute Daten, um stattdessen Start- und Fälligkeitsdaten aus dem Kalender festzulegen (z. B. der 15. April).

i. Eingang und interne Frist: Legen Sie Standarddaten für den Erhalt der Kundendokumente (Eingangsdatum) und Ihr internes Fertigstellungsziel (interne Frist) fest. Beide Felder sind optional und unabhängig von Start- und Fälligkeitsdaten. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die Verfolgung des Dokumenteneingangs und der internen Fristen für Aufträge

j. Client-facing status: Toggle Show in the client portal to set up a job status that will be visible to clients when the job is added to a pipeline. Here’s more on assigning the client-facing status via the job template.

k. Hinzufügen: Klicken Sie hier, um einen Kommentar oder einen Wiki-Seitenabschnitt für die Auftrag zu aktivieren. 

l. Kommentar (zuerst auf „j“ klicken): Tragen Sie hier alle nützlichen Hinweise ein. Geben Sie beispielsweise Details an, die Ihre Teammitglieder to do Auftrag wissen müssen.

m. Fügen Sie eine Wiki-Seite hinzu (klicken Sie zunächst auf „j“): Hinterlassen Sie interne Anweisungen, die für diese Art von Auftrag Ihre Teammitglieder geeignet sind .

n. Speichern und beenden, Speichern und abbrechen: Klicken Sie auf „Speichern und beenden“, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren. Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu speichern und die Bearbeitung der Vorlage fortzusetzen, oder auf „Abbrechen“, um das Programm ohne Speichern zu beenden.

Passen Sie Auftrag Namen und Beschreibungen mit shortcodes

Fügen Sie bei der Erstellung einer Auftrag dynamische Daten wie den Kontonamen oder das Fälligkeitsdatum in den Namen des Auftrag, den Namen des Auftragund die Beschreibung des Kunden ein. Auf diese Weise können Sie: 

• Sie können Aufträge anhand der spezifischen Details in ihren Namen leicht unterscheiden, sobald sie in einer pipeline und auf Auftrag Karten angezeigt werden.

• Fügen Sie automatisch spezifischere Informationen zur Auftrag Beschreibung hinzu.

• Geben Sie spezifische Informationen im Namen und in der Beschreibung Auftragfür einen Kunden an.

  

Durch die Auswahl dieser shortcodeskönnen Sie jede dieser Angaben in den Namen eines Auftrag, den Namen eines Auftragoder eine Beschreibung aufnehmen:

• Kontoname: Das Konto, für das der Auftrag gilt

• Benutzerdefiniertes Feld für Konto: Beliebiges benutzerdefiniertes Feld für Konto

• Datums shortcodes Beliebige Daten, z. B. ein in der Auftrag festgelegtes Fälligkeitsdatum

• Pipeline Periodizität: Die Auftrag's Zeitplan-Einstellungen in der ausgewählten pipeline

• Priorität: Die in der Auftrag festgelegte Priorität

Hier finden Sie einige Beispiele für Auftrag Namen oder Beschreibungen mit shortcodes und wie sie in einer pipeline oder für den Kunden:

Anwenden von Auftrag Vorlagen

Sobald Sie über einige Auftrag verfügen, können Sie die Erstellung von Aufträge beschleunigen. Auftrag werden manuell oder automatisch durch Auswahl einer Standardvorlage

Um eine Auftrag Vorlage manuell anzuwenden:

1. Erstellen Sie einen neuen Auftrag

2. Add accounts and indicate the pipeline.

3. Klicken Sie auf die Vorlagenliste, um sie zu erweitern, und wählen Sie dann die gewünschte Vorlage aus. Überprüfen Sie die Vorlagendetails und bearbeiten Sie sie bei Bedarf.

4. Fahren Sie mit der Erstellung des Auftrag fort, indem Sie unten links auf Hinzufügen unten links klicken.

   

Standardvorlage Auftrag

The default job template is automatically applied to all jobs created inside a pipeline. To set it, click on the pipeline name on the  Pipelines page, from the Templates or Workflow sections. 

Sobald die Auftrag ausgewählt ist, wird sie automatisch angewendet...

• …when a job is manually added to the pipeline.

• …when a recurring job is automatically added to the pipeline according to the schedule settings. For more details, go here .

• …when a job is automatically added to the pipeline according to the settings of the client sign-up form. For more details, go here .

Auftrag Vorlagen bearbeiten

Um Änderungen an einer Vorlage Auftrag vorzunehmen:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste, wählen Sie Aufträgeund klicken Sie dann entweder auf den Namen der Auftrag in der Liste oder wählen Sie Bearbeiten im Pulldown-Menü.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Auftrag vor und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern & beenden.

Duplizierte Auftrag Vorlagen

Erstellen Sie neue Auftrag aus bestehenden Vorlagen: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Auftrag und wählen Sie dann Duplizieren aus dem Pulldown-Menü. Die Kopie der Auftrag wird mit dem entsprechenden Suffix gespeichert (z. B. Formular 940 (2)).

Auftrag Vorlagen löschen

Um eine Auftrag vollständig zu entfernen, gehen Sie zu Vorlagen > Feste Vorlagen in der linken Menüleiste, wählen Sie Aufträge, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Auftrag , wählen Sie im Pulldown-Menü Löschen und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Löschen.