Aufträge (Grundlegend): Vorlagen erstellen und anwenden

Die Erstellung von Vorlagen spart Ihnen letztendlich viel Zeit und ist ein Muss für effizientes Arbeiten. Sie benötigen sie für alle häufig verwendeten Verfahren sowie für das Hinzufügen von Aufträge zu Pipelines.

Wird hier behandelt: 

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Erstellen von Auftrag Templates

Eine Auftrag Vorlage wird von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem anderen Teammitglied erstellt, das Zugriffsrechte zur Vorlagen zu verwalten.

Um eine Vorlage Auftrag zu erstellen, gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen, öffnen Sie die Registerkarte Aufträge und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Im Folgenden finden Sie Einzelheiten zu den einzelnen nummerierten Feldern im Fenster Auftrag Vorlage erstellen:

1. Name der Vorlage: Geben Sie der Vorlage Auftrag einen Namen, den Sie sehen, wenn Sie sie auswählen. Zum Beispiel: 1040 Return.

2. Auftrag name: Dies ist der Name, der auf den Auftrag Karten in einer Pipeline angezeigt wird. Die Shortcodes fügen dynamische Daten hinzu, z. B. den spezifischen Kontonamen und das Fälligkeitsdatum, um Aufträge leicht identifizierbar zu machen (siehe Abschnitt unten).

3. Beauftragte: Wählen Sie das Teammitglied für die Auftrag aus. Weitere Informationen zur Zuweisung von Aufträge finden Sie hier.

4. Dringlichkeit: Wählen Sie die Prioritätsstufe für die Auftrag: NIEDRIG, HOCH, MITTEL oder DRINGEND.

5. Beschreibung: Hier können Sie verschiedene Textformatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen und sogar Links verwenden.

6. Startdatum. Dies ist das Datum, an dem das zugewiesene Teammitglied mit der Arbeit an einer Auftrag beginnen sollte. Es ist nicht dasselbe wie das Erstellungsdatum Auftrag . Auftrag ist innerhalb einer Pipeline sichtbar, sobald sie erstellt ist, aber sie ist in der Kalenderansicht nicht sichtbar, es sei denn, Sie legen das Start- und/oderFälligkeitsdatum fest. 

7. Fälligkeitsdatum: Dies ist das Datum, an dem die Auftrag abgeschlossen sein muss. Wenn Sie dieses Datum festgelegt haben, können Sie Ihre Kalenderansicht so anpassen, dass alle Fälligkeitsdaten im Kalender angezeigt werden. Dies beeinflusst auch die Farbe der Zähler auf der Karte Auftrag .

Start- und Fälligkeitsdaten werden entweder als relativ oder absolut (ungefähr oder fest) betrachtet:

  • Relativ (Standard): Legen Sie einen Zeitraum fest, der sich auf das Datum bezieht, an dem Auftrag erstellt wurde (z. B. Beginn einen Tag nach der Erstellung von Auftrag ; Ende zwei Wochen nach der Erstellung). Beachten Sie, dass Sie nicht mehr als 10 000 Einheiten (Tage/Monate/Jahre) festlegen können.
  • Absolut: Aktivieren Sie die Option Absolute Daten, um stattdessen Start- und Fälligkeitsdaten aus dem Kalender festzulegen (z. B. der 15. April).

8.Kommentar hinzufügen : Hinterlassen Sie hier nützliche Hinweise, z. B. etwas, das Ihre Teammitglieder wissen sollten, um to do die Auftrag.

9. Fügen Sie eine Wikiseite hinzu: Wenn Sie interne Anweisungen für diese Art von Auftrag haben, verlinken Sie sie mit der Vorlage für Ihre Teammitglieder. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

10. Speichern & Beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um die Vorlage ohne Speichern zu beenden.

Auftrag Namen mit Shortcodes anpassen

Fügen Sie bei der Erstellung einer Auftrag Vorlage dynamische Daten, wie z. B. den Kontonamen oder das Fälligkeitsdatum, in den Auftrag Namen ein. Auf diese Weise können Sie Aufträge anhand der spezifischen Details in ihren Namen leicht unterscheiden, sobald sie sich in einer Pipeline befinden und auf Auftrag Karten angezeigt werden. 

Wenn Sie diese Shortcodes auswählen, können Sie jede dieser Angaben in den Namen von Auftragaufnehmen:

  • Kontoname: das Konto, für das Auftrag bestimmt ist
  • Benutzerdefiniertes Kontofeld: ein beliebiges benutzerdefiniertes Kontofeld
  • Erstellungsdatum: das Datum, an dem die Auftrag erstellt wurde
  • Tag der Schöpfung: der Tag, an dem Auftrag erschaffen wird
  • Erstellungsmonat: der Monat, in dem die Auftrag erstellt wurde
  • Erstellungsjahr: das Jahr, in dem die Auftrag erstellt wurde
  • Fälligkeitsdatum: das in der Vorlage Auftrag festgelegte Fälligkeitsdatum
  • Pipeline Periodizität: die Auftrag's Zeitplaneinstellungen in der ausgewählten Pipeline
  • Priorität: die in der Vorlage Auftrag festgelegte Priorität

Hier finden Sie einige Beispiele für Auftrag Namen mit Shortcodes und wie sie in einer Pipeline erscheinen würden:

Auftrag Name mit Abkürzungen Was Sie in der Ausstellung sehen werden Pipeline
Gehaltsabrechnung für [ACCOUNT_NAME], fällig am [DUE_DATE] Gehaltsabrechnung für Otto Mann, fällig am 12. Mai 2021
1040, [ACCOUNT_NAME], [PRIORITY] 1040, ACME Corp., Hoch
Monatliche Abrechnung, [CREATION_MONTH][CREATION_YEAR] Monatliche Gehaltsabrechnung, Mai 2021

Anwendung von Auftrag Templates

Sobald Sie über einige Auftrag Vorlagen verfügen, können Sie den Prozess der Erstellung von Aufträge beschleunigen. Auftrag Vorlagen werden entweder manuell oder automatisch durch Auswahl einer Vorgabe (siehe unten) angewendet.

Um eine Auftrag Vorlage manuell anzuwenden:

1. Erstellen Sie eine neue Auftrag, wie hier beschrieben.

2. Fügen Sie Konten hinzu und geben Sie die Pipeline an.

3. Klicken Sie auf die Vorlagenliste, um sie zu erweitern, und wählen Sie dann die gewünschte Vorlage aus. Prüfen Sie die Vorlagendetails und bearbeiten Sie sie bei Bedarf.

4. Fahren Sie mit der Erstellung der Auftrag fort, indem Sie unten links auf Hinzufügen klicken.

Standard Auftrag Vorlage

Die Standardvorlage Auftrag wird automatisch auf alle Aufträge angewendet, die innerhalb einer Pipeline erstellt werden. Um die Standardvorlage Auftrag einzustellen, klicken Sie auf den Namen der Pipeline im Abschnitt Pipelines entweder unter Einstellungen oder Workflow

Sobald die Standardvorlage Auftrag ausgewählt ist, wird sie automatisch angewendet...

  • ...wenn eine Auftrag manuell zur Pipeline hinzugefügt wird.
  • ...wenn eine wiederkehrende Auftrag automatisch zur Pipeline hinzugefügt wird, entsprechend den Zeitplaneinstellungen. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
  • ...wenn eine Auftrag automatisch zur Pipeline hinzugefügt wird, entsprechend den Einstellungen des Kundenanmeldeformulars. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

Bearbeitung von Auftrag Templates

Um Änderungen an einer Vorlage Auftrag vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen , gehen Sie auf Aufträgeund klicken Sie dann entweder auf den Namen der Vorlage Auftrag in der Liste oder wählen Sie Bearbeiten im Pulldown-Menü.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Vorlage Auftrag vor und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern & Beenden.

Vervielfältigung von Auftrag Vorlagen

Erstellen Sie neue Auftrag Vorlagen aus vorhandenen Vorlagen: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Vorlage Auftrag und wählen Sie dann Duplizieren aus dem Pulldown-Menü. Die Kopie der Vorlage Auftrag wird mit dem entsprechenden Suffix gespeichert (z. B. Formular 940 (2)).

Löschen von Auftrag Templates

Um eine Vorlage Auftrag vollständig zu entfernen, gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen , gehen Sie auf Aufträgeklicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Vorlage Auftrag , wählen Sie im Pulldown-Menü die Option Löschen und klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche Löschen .

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