Auftrag erstellen & anwenden

Die Erstellung von Auftrag Vorlagen spart Ihnen letztendlich viel Zeit und ist ein Muss für effizientes Arbeiten. Sie benötigen sie für alle häufig verwendeten Verfahren sowie für das Hinzufügen von Aufträge zu pipelines.

Auftrag Vorlagen erstellen

A job template is created by a firm owner, an admin or any team member who has access rights to manage templates .

Um eine Auftrag zu erstellen, gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste, öffnen Sie den Aufträge und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Nachfolgend finden Sie Einzelheiten zu jedem nummerierten Feld im Fenster Fenster Auftrag erstellen:

a. Vorlagenname: Geben Sie der Auftrag einen Namen, den Sie bei der Auswahl sehen (z. B. 1040 Return).

b. Job name: Give the job name displayed on the job cards in a pipeline. Use shortcodes to add dynamic data (such as the specific account name and due date) to make jobs easily identifiable. 

c. Time budget: Set the time that should be allocated to completing the job . This field is available only to firm owners, admins and team members with the Manage time budget access right . 

d. Priorität: Wählen Sie die Prioritätsstufe für den Auftrag: Niedrig, Hoch, Mittel oder Dringend.

e. Description: Use different text formatting, emojis, bullets, numbered lists, links and even shortcodes here. The shortcodes add dynamic data to automatically add more specific information to a job description.

f. Beauftragte: Wählen Sie einen oder mehrere Aufgabe . Sie können Teammitglieder oder Rollen auswählen:

• Teammitglieder: Wählen Sie den Namen eines Teammitglieds oder mehrere Namen aus.

• Rollen: Wählen Sie eine Kontorolle oder Rollen aus. Sobald der Auftrag aus der Vorlage erstellt ist, werden alle Teammitglieder, die den entsprechenden Rollen in einem Kundenkonto zugewiesen , dem Auftrag zugewiesen.

g. Start date: Set the date when the assigned team member should start working on a job. It’s not the same as the job creation date. The job is visible inside a pipeline once it is created, but it is not visible in the calendar view unless you set the Start and/or Due dates.

h. Due date: Set the date by which the job must be completed, calculated from the start date. When you have it set, you can easily tweak your calendar view to see all your due dates inside the calendar . This also influences the color of the counters on the job card.

Start- und Fälligkeitsdaten werden entweder als relativ oder absolut (ungefähr oder fest) betrachtet:

• Relativ (Standard): Legen Sie eine Zeitspanne fest, wie lange nach dem Startdatum der Auftrag fällig ist (z. B. Start einen Tag nach der Auftrag ; Ende zwei Wochen nach dem Startdatum). Wenn kein Startdatum festgelegt wurde, wird das Fälligkeitsdatum ab dem Datum der Auftrag berechnet. Beachten Sie, dass Sie nicht mehr als 10 000 Einheiten (Tage/Monate/Jahre) festlegen können.

• Absolut: Aktivieren Sie die Option Absolute Daten, um stattdessen Start- und Fälligkeitsdaten aus dem Kalender festzulegen (z. B. der 15. April).

i. Intake and internal deadline: Set default dates for when you receive the client’s documents (Intake date) and your internal completion target (Internal deadline). Both fields are optional and work independently from Start and Due dates. Read more in the article on tracking document intake and internal deadlines for jobs .

j. Client-facing status: Toggle Show in the client portal to set up a job status that will be visible to clients when the job is added to a pipeline. Here’s more on assigning the client-facing status via the job template.

k. Add: Click to enable a comment or a wiki page section for the job template. 

l. Comment (first, click “j”): Leave any useful notes here. For example, specify details your team members might need to know to do the job.

m. Add a wiki page (first, click “j”): Leave internal instructions suitable for this kind of job for your team members.

n. Save & exit, Save and Cancel: Click Save & exit to save the template and go back to the templates list; Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

Passen Sie Auftrag Namen und Beschreibungen mit shortcodes

Fügen Sie bei der Erstellung einer Auftrag dynamische Daten wie den Kontonamen oder das Fälligkeitsdatum in den Namen des Auftrag, den Namen des Auftragund die Beschreibung des Kunden ein. Auf diese Weise können Sie: 

• Sie können Aufträge anhand der spezifischen Details in ihren Namen leicht unterscheiden, sobald sie in einer pipeline und auf Auftrag Karten angezeigt werden.

• Fügen Sie automatisch spezifischere Informationen zur Auftrag Beschreibung hinzu.

• Share specific information in the job’s name and description for a client.

  

Durch die Auswahl dieser shortcodeskönnen Sie jede dieser Angaben in den Namen eines Auftrag, den Namen eines Auftragoder eine Beschreibung aufnehmen:

• Kontoname: Das Konto, für das der Auftrag gilt

• Account custom field: Any custom account field

• Date shortcodes : Any date, such as a due date set in the job template

• Pipeline Periodizität: Die Auftrag's Zeitplan-Einstellungen in der ausgewählten pipeline

• Priorität: Die in der Auftrag festgelegte Priorität

Hier finden Sie einige Beispiele für Auftrag Namen oder Beschreibungen mit shortcodes und wie sie in einer pipeline oder für den Kunden:

Anwenden von Auftrag Vorlagen

Once you have some job templates, you can speed up the process of creating jobs. Job templates are applied manually or automatically by selecting a default .

Um eine Auftrag Vorlage manuell anzuwenden:

1. Create a new job .

2. Add accounts and indicate the pipeline.

3. Click the Template list to expand it, then select the template you want. Check the template details; edit them if needed.

4. Fahren Sie mit der Erstellung des Auftrag fort, indem Sie unten links auf Hinzufügen unten links klicken.

   

Standardvorlage Auftrag

The default job template is automatically applied to all jobs created inside a pipeline. To set it, click on the pipeline name on the  Pipelines page, from the Templates or Workflow sections. 

Sobald die Auftrag ausgewählt ist, wird sie automatisch angewendet...

• …when a job is manually added to the pipeline.

• …when a recurring job is automatically added to the pipeline according to the schedule settings. For more details, go here .

• …when a job is automatically added to the pipeline according to the settings of the client sign-up form. For more details, go here .

Auftrag Vorlagen bearbeiten

Um Änderungen an einer Vorlage Auftrag vorzunehmen:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste, wählen Sie Aufträgeund klicken Sie dann entweder auf den Namen der Auftrag in der Liste oder wählen Sie Bearbeiten im Pulldown-Menü.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Auftrag vor und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern & beenden.

Duplizierte Auftrag Vorlagen

Erstellen Sie neue Auftrag aus bestehenden Vorlagen: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Auftrag und wählen Sie dann Duplizieren aus dem Pulldown-Menü. Die Kopie der Auftrag wird mit dem entsprechenden Suffix gespeichert (z. B. Formular 940 (2)).

Auftrag Vorlagen löschen

Um eine Auftrag vollständig zu entfernen, gehen Sie zu Vorlagen > Feste Vorlagen in der linken Menüleiste, wählen Sie Aufträge, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Auftrag , wählen Sie im Pulldown-Menü Löschen und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Löschen.