Team verwalten (Basic): Zugang & Beauftragte

Die Verwaltung einer Vielzahl von Aufgaben durch viele Teammitglieder kann schnell unübersichtlich werden. Die Zuweisung von Kunden, Aufgaben, Aufträge und Rechnungen an bestimmte Teammitglieder hilft Firmeninhabern und Verwaltungsmitarbeitern dabei, den Überblick zu behalten, wer was macht - und an wen sie sich bei Fragen wenden können. Erfahren Sie alles darüber, wie Sie Teammitglieder zu Beauftragten machen.

Hier finden Sie folgende Informationen:

Hinweis

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Zugang zum Konto gewähren

Teammitglieder sind auf TaxDome eingeschränkt, bis sie tatsächlich einem Konto zugewiesen werden. Sobald sie zugewiesen sind, können sie Kundeninformationen anzeigen und bearbeiten, Dokumente hochladen, Rechnungen erstellen, Nachrichten senden, Notizen erstellen, verknüpfte Kontakte anzeigen - und vieles mehr. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

Nur ein Firmeninhaber oder Administrator kann Teammitgliedern Zugang zu Konten gewähren. Es gibt verschiedene Möglichkeiten:

  • Geben Sie Teammitgliedern Standardzugriff (d. h. Zugriff auf alle Konten).
  • Weisen Sie Teammitglieder bestimmten Konten zu.
  • Weisen Sie beim Erstellen oder Importieren von Konten Teammitglieder zu.
  • Ordnen Sie Teammitglieder bestehenden Konten in großer Zahl zu.
  • Verwenden Sie pipeline Automatisierungen, um Teammitgliedern vorübergehend Zugang zu Konten zu gewähren.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Folgende Konten

Wenn Teammitglieder einem Konto folgen, erhalten sie Benachrichtigungen über die Aktivitäten des Kont os (unabhängig davon, ob sie dem Konto zugewiesen sind oder nicht). Weitere Details finden Sie hier.

Um zu erfahren, wie Sie Follower hinzufügen und löschen können, lesen Sie den ausführlichen Artikel.

Unter pipeline Zugang

Die Teammitglieder erhalten Zugang zu pipelines im Fenster pipeline im Abschnitt " Verfügbar für " des Einstellungsfensters (siehe unten) zugewiesen werden, anstatt ihnen zugewiesen zu werden.

Folgendes geschieht, wenn ein Mitarbeiter zum Feld Verfügbar für des FenstersBearbeitenPipeline Fenster im Feld Verfügbar für hinzugefügt wird:

  • Sie sehen die pipeline auf ihrer Seite Workflow > Pipelines .
  • Sie können für die ihnen zugewiesenen Konten Aufträge hinzufügen, bearbeiten und von Stufe nach Stufe verschieben.
  • Sie haben Zugriff auf den Workflow Bereich, wo sie alle pipelines und Aufträge für die ihnen zugewiesenen Konten sehen und aufrufen können.
Tipp

Tipp: Um das Konto Aufträge in einem pipelinezu sehen, muss ein Teammitglied sowohl Zugriff auf die pipeline und auf das Konto. Es gibt einen schnellen Weg, ihnen Zugang zu gewähren: Erwähnen Sie sie einfach mit @ in einem Auftrag Kommentar. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung in ihrem Inbox+eine Benachrichtigung, ob sie Zugang haben oder nicht, und sie können den Zugang beantragen. Sobald ihnen der Zugang gewährt wurde, haben sie sowohl auf das Konto als auch auf die pipeline.

Auswahl der Auftrag Beauftragten

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

Mit Auftrag können Sie sehen, wer für eine bestimmte Auftrag zuständig ist. Außerdem können Sie so nach Zuweisern filtern. Sie können für jede Auftrag so viele Empfänger einrichten, wie Sie möchten.

Hier sind einige Beispiele, wie Sie die Vorteile des Hinzufügens von Empfängern zu Aufträge nutzen können:

  • Auftrag tracker: Wenn Sie Mitarbeiter haben, die für die Verfolgung der Fortschritte von Auftrag verantwortlich sind, können Sie ihnen alle Aufträge zuweisen. Dann kann diese Person alle Aufträge von allen pipelines auf einer Seite sehen.
  • Ein engagiertes Team: Da die Auftrag mehrere Beauftragte haben kann, sollten Sie sie allen Personen zuweisen, die daran arbeiten werden.
  • Unabhängige Teamarbeit: Wenn verschiedene Personen einen Teil eines Auftrag in verschiedenen Phasen des Prozesses übernehmen, können die Zuweiser bei Bedarf gewechselt werden. Beispielsweise kann eine Auftrag dem Kundenbetreuer auf der ersten Stufe zugewiesen werden, dann dem Ersteller auf der nächsten Stufe, dann dem Prüfer und so weiter. Die Teammitglieder können sich gegenseitig Kommentare auf der Auftrag Karte hinterlassen. Sie können auch Dokumente, Notizen usw. miteinander verknüpfen, so dass die Person, die am nächsten Schritt der Auftrag arbeitet, ein vollständiges Bild hat.

Teammitglieder können auf Aufträge auf fünf Arten zugewiesen werden:

  • Gehen Sie auf die Seite Workflow > Aufträge. Klicken Sie auf den Namen in der Spalte Auftrag ASSIGNEE und wählen Sie einen oder mehrere Beauftragte aus. Wenn mehr als ein Beauftragter ausgewählt ist, sehen Sie rechts die Anzahl der zusätzlichen Beauftragten. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um deren Namen zu sehen.

  • Auf der Seite Workflow > Auftrag recurrences. Klicken Sie auf das Feld Beauftragte(r) in der Spalte ZUSTÄNDIGE und wählen Sie einen oder mehrere ZUSTÄNDIGE aus. Wenn Sie mehr als einen Empfänger ausgewählt haben, sehen Sie die Anzahl der zusätzlichen Empfänger auf der rechten Seite. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um ihre Namen zu sehen.

Sie können sogar wählen, ob Sie den Empfänger auf der Karte Auftrag sehen möchten. Lesen Sie mehr über die Anpassung von Auftrag Karten.

Filtern Sie Ihre Liste Aufträge nach dem Empfänger, indem Sie den Team-Filter auf der Seite Aufträge Seite.

Sie können auch alle Aufträge innerhalb einer pipeline mit Hilfe des Auftrag Beauftragte(r) Filter:

Tipp

Hinweis: Denken Sie daran, dass Aufträge unter pipelines zu finden ist. Teammitglieder, die Aufträge zugewiesen sind, müssen auch Zugang zu pipelines haben, das diese Aufträge enthält.

Auswahl der Aufgabe Beauftragten

Weisen Sie einem Aufgabe so viele Teammitglieder wie nötig zu, und zwar im Aufgabe Fenster (unten) beliebig viele Teammitglieder zu.

Wenn ein Aufgabe mit einem Auftrag verknüpft ist, kann der Zuweisungsempfänger innerhalb des Auftrag jederzeit leicht geändert werden. Hier finden Sie die Details.

Aktivieren Sie bei der Bearbeitung von Aufgabe Automatisierung die Option Aufgabe dem Auftrag Empfänger zuweisen . pipeline so dass der Auftrag und der Aufgabe Empfänger dieselbe Person sind.

Teammitglieder können ihre Aufgaben auf einer Seite sehen, indem sie zu Workflow > Aufgaben in der linken Menüleiste navigieren. Sie benötigen keinen Zugriff auf die Konten oder pipelines , für die die Aufgaben bestimmt sind, um sie anzuzeigen und zu bearbeiten.

Tipp

Tipp: Der Update Konto-Zugang pipeline Automatisierung ermöglicht es Ihnen, Aufgaben für bestimmte Teammitglieder zu erstellen und ihnen vorübergehend Zugriff auf Konten zu geben. Zum Beispiel kann eine Stufe in einer pipeline könnte eine Aufgabe enthalten Dokumente überprüfen Aufgabe für ein bestimmtes Teammitglied enthalten. Weitere Informationen finden Sie hier.

Auswahl von Rechnungsempfängern

Das einer Rechnung zugewiesene Teammitglied erhält eine Gutschrift für die Erbringung der darin enthaltenen Leistungen. Standardmäßig ist die Person, die die Rechnung erstellt, dieser zugeordnet. Weitere Einzelheiten finden Sie hier. 

Ein Firmeninhaber, ein Administrator oder ein Teammitglied mit Zugriff auf die Funktionen Rechnungen verwalten und Teammitglieder zuweisen kann den Empfänger ändern.

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