Zugangs- und Zuweisungsleitfaden

Die Verwaltung zahlreicher Aufgaben unter vielen Teammitgliedern kann schnell unübersichtlich werden. Durch die Zuweisung von Kunden, Aufgaben, Aufträge, Kontenrollen und Rechnungen an bestimmte Teammitglieder behalten Firmeninhaber und Administratoren den Überblick darüber, wer was tut – und an wen sie sich bei Fragen wenden können. Erfahren Sie alles über die Zuweisung von Teammitgliedern.

Zugang zum Konto gewähren

Teammitglieder sind auf TaxDome eingeschränkt TaxDome sie tatsächlich zugewiesen Konto zugewiesen . Sobald dies geschehen ist, können sie Kundeninformationen einsehen und bearbeiten, Dokumente hochladen, Rechnungen erstellen, Nachrichten versenden, Notizen erstellen, verknüpfte Kontakte anzeigen und vieles mehr. Weitere Informationen finden Sie hier .

Nur ein Firmeninhaber oder Administrator kann Teammitgliedern Zugang zu Konten gewähren. Es gibt verschiedene Möglichkeiten:

• Geben Sie Teammitgliedern Standardzugriff (d. h. Zugriff auf alle Konten).
• Weisen Sie Teammitglieder bestimmten Konten zu.
• Weisen Sie beim Erstellen oder Importieren von Konten Teammitglieder zu.
• Ordnen Sie Teammitglieder bestehenden Konten in großer Zahl zu.
• Verwenden Sie pipeline Automatisierungen, um Teammitgliedern vorübergehend Zugang zu Konten zu gewähren.

Weitere Informationen finden Sie hier .

Konten folgen

Wenn Teammitglieder einem Account folgen, erhalten sie Benachrichtigungen über die Aktivitäten des Accounts ( unabhängig davon, ob sie zugewiesen Account zugewiesen oder nicht). Weitere Informationen finden Sie hier .

Um zu erfahren, wie Sie Follower zu Ihrem Konto hinzufügen und löschen können, lesen Sie den ausführlichen Artikel .

Chat-/E-Mail-/SMS-Threads zuweisen

Thread hilft Ihrem Team bei der Verwaltung der Kundenkommunikation, indem festgelegt wird, wer für jede E-Mail-, Chat- oder SMS-Konversation verantwortlich ist. Wenn Sie einem Teammitglied einen Thread zuweisen, ist dieses Mitglied für die Bearbeitung dieser bestimmten Konversation mit dem Kunden verantwortlich.

Jedes Teammitglied kann ganz einfach auf alle Threads zugreifen, für die es verantwortlich ist, indem es zu „Kommunikation > zugewiesen Threads“ geht.

Weitere Informationen zur Thread-Zuweisung finden Sie im entsprechenden Artikel .

Tipp

Thread ist unabhängig davon, wer die Nachricht sendet. Beispielsweise kann eine Nachricht von einem Auftrag gesendet werden, während der Thread zugewiesen anderen Teammitglied zur Nachverfolgung zugewiesen wird.

Konto-Rollen definieren

Account-Rollen vereinfachen Auftrag Aufgabe Auftrag , indem Sie die Arbeit Rollen (wie „Steuerberater“ oder „Buchhalter“) statt bestimmten Teammitgliedern zuweisen können. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Teammitglieder haben, die die gleiche Art von Arbeit ausführen können, oder wenn verschiedene Teammitglieder die gleiche Rolle für verschiedene Kunden übernehmen.

To use them, you need to create custom roles you are using, then assign team members to specific roles for each client. After that you will be able to use roles as assignees in your templates and automations. You can assign roles when creating individual tasks/jobs, in task templates for pipeline automations, or in job templates for recurrences. When tasks or jobs are created, they’re automatically assigned to whoever has that role for the specific client.

Erfahren Sie mehr über das Erstellen und Zuweisen von Kontorollen und deren Verwendung in Ihrem workflow in dem speziellen Artikel .

Hinweis

Account-Rollen sind für den workflow Automatisierung und haben Automatisierung Einfluss auf die Zugriffsrechte .

Geben pipeline Zugang

Team members are given access to pipelines in the pipeline settings window’s Available to section (below) rather than assigned to them.

The following happens when a team member is added to the Edit pipeline window’s Available to field:

• They see the pipeline on their Workflow > Pipelines page.

• Sie können Aufträge hinzufügen, bearbeiten und von Stufe nach Stufe für ihre zugewiesen -Konten verschieben.

• Sie haben Zugriff auf den Workflow , wo sie alle pipelines Aufträge ihre zugewiesen sehen und darauf zugreifen können.

Hinweis

To be able to see the account’s jobs in a pipeline, a team member needs to have access both to the pipeline and to the account. There’s a quick way to give them access: just @mention them in a job comment. They will get a notification in their Inbox+, whether they have access or not, and will be able to request access. Once granted, they will have access both to the account and to the pipeline.

Auftrag auswählen

Having job assignees helps you see who is responsible for a specific job within a pipeline. When you assign a team member to a job, you essentially say, “This person is responsible for this client’s work.” 

In pipelines können Sie Auftrag verwenden, um den Versand personalisierter Nachrichten und die Zuweisung von Aufgaben zu automatisieren. Sie können auch eine Automatisierung einrichten, die update Auftrag aktualisiert.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Auftrag auswählen und in Ihrem workflow zu erfahren, lesen Sie den entsprechenden Artikel.

Aufgabe auswählen

Weisen Sie einer Aufgabe innerhalb der Aufgabe (siehe unten).

Wenn eine Aufgabe mit einem Auftrag verknüpft Aufgabe , kann der Bearbeiter Auftrag ganz einfach innerhalb des Auftrag geändert werden. Hier finden Sie die Details dazu .

Toggle on Assign task to job assignee inside the Create Task automation when editing pipeline stages so that the job and task assignee are the same person.

Teammitglieder können ihre Aufgaben auf einer Seite einsehen, indem sie in der linken Menüleiste auf „ Workflow Aufgaben“ navigieren. Sie benötigen keinen Zugriff auf die Konten oder pipelines , für pipelines Aufgaben bestimmt sind, um diese anzuzeigen und zu bearbeiten.

Tipp

The pipeline automation allows you to create tasks for specific team members, giving them temporary access to accounts. For example, a stage in a pipeline might include a task for a specific team member. To learn more, go here.

Rechnungsempfänger auswählen

Das zugewiesen Rechnung zugewiesen Teammitglied erhält eine Gutschrift für die Erbringung der darin enthaltenen Leistungen. Standardmäßig wird die Person, die die Rechnung erstellt, zugewiesen . Weitere Informationen finden Sie hier .  

Ein Firmeninhaber, Administrator oder Teammitglied mit Zugriff auf„Rechnungen verwalten ” und „Teamkollegen zuweisen” kann den Zuweisungsempfänger ändern.

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