Team (Basic): Zugang & Beauftragte
Die Verwaltung einer Vielzahl von Aufgaben durch viele Teammitglieder kann schnell unübersichtlich werden. Die Zuordnung von Kunden, Aufgaben, Aufträge und Rechnungen zu bestimmten Teammitgliedern hilft Firmeninhabern und Verwaltern, den Überblick zu behalten, wer was macht - und an wen sie sich bei Fragen wenden können. Erfahren Sie alles darüber, wie Sie Teammitglieder zu Beauftragten machen.
Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:
- Zugang zum Konto gewähren
- Folgende Konten
- Pipeline Zugang gewähren
- Auswahl von Auftrag Empfängern
- Auswahl von Aufgabe Empfängern
- Auswahl von Rechnungsempfängern
Zugang zum Konto gewähren
Teammitglieder sind auf TaxDome eingeschränkt, bis sie tatsächlich einem Konto zugewiesen werden. Sobald sie zugewiesen sind, können sie Kundeninformationen anzeigen und bearbeiten, Dokumente hochladen, Rechnungen erstellen, Nachrichten senden, Notizen erstellen, verknüpfte Kontakte anzeigen - und vieles mehr. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
Nur ein Firmeninhaber oder Administrator kann Teammitgliedern Zugang zu Konten gewähren. Es gibt verschiedene Möglichkeiten:
- Geben Sie Teammitgliedern Standardzugriff (d. h. Zugriff auf alle Konten).
- Weisen Sie Teammitglieder bestimmten Konten zu.
- Weisen Sie beim Erstellen oder Importieren von Konten Teammitglieder zu.
- Ordnen Sie Teammitglieder bestehenden Konten in großer Zahl zu.
- Verwenden Sie pipeline Automatisierungen, um Teammitgliedern vorübergehenden Zugang zu Konten zu gewähren.
Weitere Informationen finden Sie hier.
Folgende Konten
Wenn Teammitglieder einem Konto folgen, erhalten sie Benachrichtigungen über die Aktivitäten des Kont os (unabhängig davon, ob sie dem Konto zugewiesen sind oder nicht). Weitere Details finden Sie hier.
Pipeline Zugang gewähren
Teammitgliedern wird der Zugriff auf pipelines im Abschnitt " Verfügbar für " des Fensters pipeline (siehe unten) nicht zugewiesen.
Folgendes geschieht, wenn ein Mitarbeiter im Pipeline bearbeiten Fenster im Feld Verfügbar für hinzugefügt wird:
- Sie sehen die pipeline in ihrem Workflow Abschnitt.
- Sie können für die ihnen zugewiesenen Konten Aufträge hinzufügen, bearbeiten und von Stufe nach Stufe verschieben.
- Sie haben Zugriff auf den Workflow Bereich, wo sie alle pipelines und Aufträge für die ihnen zugewiesenen Konten sehen und aufrufen können.
Tipp: Um das Konto Aufträge in einer Pipeline sehen zu können, muss ein Teammitglied sowohl auf die Pipeline als auch auf das Konto Zugriff haben. Es gibt eine schnelle Möglichkeit, ihnen den Zugang zu gewähren: Erwähnen Sie sie einfach mit @ in einem Auftrag -Kommentar. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung in ihrem Inbox+ob sie Zugang haben oder nicht, und können den Zugang beantragen. Sobald der Zugang gewährt wurde, haben sie sowohl auf das Konto als auch auf die Pipeline Zugriff.
Auswahl von Auftrag Empfängern
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Mit Auftrag können Sie sehen, wer für eine bestimmte Auftrag zuständig ist. Außerdem können Sie so nach Zuweisern filtern. Sie können für jede Auftrag so viele Empfänger einrichten, wie Sie möchten.
Hier sind einige Beispiele, wie Sie die Vorteile des Hinzufügens von Empfängern zu Aufträge nutzen können:
- Auftrag tracker: Wenn Sie Mitarbeiter haben, die für die Überwachung des Fortschritts von Auftrag zuständig sind, können Sie ihnen alle Aufträge zuweisen. Dann kann diese Person alle Aufträge aus allen Pipelines auf einer Seite sehen.
- Ein engagiertes Team: Da die Auftrag mehrere Beauftragte haben kann, sollten Sie sie allen Personen zuweisen, die daran arbeiten werden.
- Unabhängige Teamarbeit: Wenn verschiedene Personen einen Teil eines Auftrag in verschiedenen Phasen des Prozesses übernehmen, können die Zuweiser bei Bedarf gewechselt werden. Beispielsweise kann eine Auftrag dem Kundenbetreuer auf der ersten Stufe zugewiesen werden, dann dem Ersteller auf der nächsten Stufe, dann dem Prüfer und so weiter. Die Teammitglieder können sich gegenseitig Kommentare auf der Auftrag Karte hinterlassen. Sie können auch Dokumente, Notizen usw. miteinander verknüpfen, so dass die Person, die am nächsten Schritt der Auftrag arbeitet, ein vollständiges Bild hat.
Teammitglieder können auf Aufträge auf fünf Arten zugewiesen werden:
- Durch die Verwendung einer Pipeline Automatisierung
- Innerhalb einer Auftrag Karte im Feld Assignees
- Innerhalb einer Auftrag -Vorlage im Feld Assignees
- Auf der Registerkarte Aufträge Registerkarte Ihrer Workflow Seite. Klicken Sie auf den Namen in der Spalte Auftrag ZUSTÄNDIGE und wählen Sie einen oder mehrere ZUSTÄNDIGE aus. Wenn Sie mehr als einen ausgewählt haben, sehen Sie die Anzahl der zusätzlichen Beauftragten auf der rechten Seite. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um deren Namen zu sehen.
- Auf der Registerkarte Auftrag recurrences Ihrer Workflow Seite. Klicken Sie auf das Feld Beauftragte(r) in der Spalte ZUSTÄNDIGE und wählen Sie einen oder mehrere Zuständige aus. Wenn Sie mehr als einen Empfänger ausgewählt haben, sehen Sie die Anzahl der zusätzlichen Empfänger auf der rechten Seite. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um ihre Namen zu sehen.
Sie können sogar wählen, ob Sie den Empfänger auf der Karte Auftrag sehen möchten. Lesen Sie mehr über die Anpassung von Auftrag Karten.
Filtern Sie Ihre Aufträge Liste nach Empfänger mit dem Auftrag Beauftragte(r) Filter. Auf der Seite Aufträge können Sie alle Aufträge verfolgen; auf der Seite Pipelines können Sie die Aufträge in der Pipeline verfolgen.
Hinweis: Denken Sie daran, dass Aufträge zu Pipelines gehört. Teammitglieder, die Aufträge zugewiesen sind, müssen auch Zugriff auf die Pipelines haben, die diese Aufträge enthalten.
Auswahl von Aufgabe Empfängern
Weisen Sie einem Aufgabe so viele Teammitglieder wie nötig zu, und zwar im Aufgabe Fenster (unten) beliebig viele Teammitglieder zu.
Wenn ein Aufgabe mit einem Auftrag verknüpft ist, kann der Zuweisungsempfänger innerhalb des Auftrag jederzeit leicht geändert werden. Hier finden Sie die Details.
Aktivieren Sie die Option Aufgabe dem Auftrag Empfänger zuweisen in den Einstellungen von pipeline unter Aufgabe Automatisierung erstellen, damit Auftrag und Aufgabe Empfänger dieselbe Person sind.
Die Teammitglieder können ihre Aufgaben auf einer Seite in ihrem Workflow Abschnitt auf der Registerkarte Aufgaben. Sie benötigen keinen Zugriff auf die Konten oder Pipelines, für die die Aufgaben bestimmt sind, um sie anzuzeigen und zu bearbeiten.
Tipp: Die Funktion Update Zugang zum Konto pipeline Automatisierung ermöglicht es Ihnen, Aufgaben für bestimmte Teammitglieder zu erstellen und ihnen vorübergehend Zugriff auf Konten zu geben. Zum Beispiel könnte eine Stufe in einer pipeline eine Dokumente überprüfen Aufgabe für ein bestimmtes Teammitglied enthalten. Weitere Informationen finden Sie hier.
Auswahl von Rechnungsempfängern
Das einer Rechnung zugewiesene Teammitglied erhält eine Gutschrift für die Erbringung der darin enthaltenen Leistungen. Standardmäßig ist die Person, die die Rechnung erstellt, dieser zugeordnet. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
Ein Firmeninhaber, ein Administrator oder ein Teammitglied mit Zugriff auf die Funktionen Rechnungen verwalten und Teammitglieder zuweisen kann den Empfänger ändern.
