QuickBooks Integration (Basic): Synchronisierung von Zahlungen und Rechnungen

Wenn Sie Ihren Kunden über TaxDome, werden durch QuickBooks Onlineund fügen Sie dann manuelle Zahlungen hinzu TaxDomeist der richtige Umgang mit den Dingen entscheidend, um doppelte Zahlungen zu vermeiden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre spezifischen Zahlungen und Rechnungen manuell zu synchronisieren.

Hinweis! Damit Rechnungen und Zahlungen korrekt synchronisiert werden können, sollten Sie zuerst die Kundenkonten synchronisieren. So können Sie Fehler vermeiden.

Einrichten der Standardeinstellung für die Synchronisierung von Offline-Zahlungen

Wenn Ihr Rechnungs- und Zahlungsfluss konstant ist, empfiehlt es sich, eine Synchronisierungseinstellung für die Offline-Zahlungen einzurichten, die standardmäßig für alle künftig erstellten Zahlungen verwendet werden kann. So geht's:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Integrationen.

2. Wählen Sie die QuickBooks Registerkarte.

3. Blättern Sie auf der Seite nach unten zur Einstellung Zahlungen und schalten Sie die Funktion Manuell erstellte Zahlungen standardmäßig mit QuickBooks synchronisierenein oder deaktivieren Sie diese Funktion nach Ihren Wünschen. 

Wenn der Schalter deaktiviert ist, werden Zahlungen, die manuell innerhalb TaxDome wird nicht synchronisiert mit QuickBooks Online, um doppelte Zahlungseinträge zu verhindern. Für alle Fälle können Sie Zahlungen jederzeit manuell synchronisieren und desynchronisieren.

Wählen Sie die Synchronisierungseinstellung für die Erstellung von Offline-Zahlungen

Sie können auch die Synchronisierungseinstellungen für jede von Ihnen erstellte Offline-Zahlung ändern:

1. Stellen Sie sicher, dass das KontrollkästchenDiese Zahlung mit QuickBooks synchronisieren Online aktiviert ist.

2. Standardmäßig folgt dieses Kontrollkästchen der in QuickBooks Einstellungen.

3. Wenn Sie die Synchronisierung ändern möchten status der Zahlung können Sie das Kontrollkästchen während der Zahlungserstellung manuell aktivieren/deaktivieren.

Sie können jederzeit die Synchronisierung status der Zahlungen in der QuickBooks Spalte der Zahlungsliste überprüfen. Wenn Sie eine Zahlung aus TaxDome löschen, wird sie auch aus QuickBooks Online entfernt.

Tipp! Wenn Sie eine Zahlung über QuickBooks Online erhalten haben, können Sie dies in der Beschreibung Feld vermerken. Dies hilft, den Kontext der Zahlung und die Art ihres Eingangs zu beschreiben.

Rechnungsnummern synchronisieren

Einmal aktiviert:

• TaxDome prüft die letzte Rechnungsnummer in QuickBooks und setzt die Reihenfolge bei der Erstellung neuer Rechnungen fort.
• Automatisch bearbeitete Rechnungsnummern update in QuickBooks.

Zahlungen manuell synchronisieren und entsynchronisieren

Sie können Zahlungen manuell mit den Optionen "Nicht synchronisiert", "Fehlgeschlagen" und "Übersprungen" synchronisieren statusund heben Sie die Synchronisierung dieser synchronisierten Zahlungen auf.

To do Gehen Sie also auf die Registerkarte " Zahlungen" auf der Seite " Rechnungen", klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Zahlung und wählen Sie " Zahlung mit QuickBooks synchronisieren " oder " Zahlung von QuickBooks abmelden".

Hinweis! Wenn Sie die Synchronisierung der Zahlung aufheben, werden auch alle dafür ausgestellten Erstattungen von QuickBooks gelöscht.

Standardkonto für synchronisierte Zahlungen festlegen

Standardmäßig werden alle synchronisierten Zahlungen auf QuickBooks im Konto "Nicht eingezahlte Gelder" angezeigt. Sie können ein beliebiges anderes QuickBooks Konto auswählen, indem Sie den Typ " Sonstiges Umlaufvermögen" oder " Bank" verwenden. To do so:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Integrationen.

2. Wählen Sie die QuickBooks Registerkarte.

3. In der Einzahlung auf Konto Abschnitt, schalten Sie die Option Konto "Einzahlen an" für Zahlungen definieren.

4. Wählen Sie das Standardkonto in der Dropdown-Liste Konto für Zahlungen aus und klicken Sie auf Speichern.

Rechnungen manuell synchronisieren

Wenn Ihre Rechnung QuickBooks statusNicht synchronisiert, übersprungen oder fehlgeschlagen ist, aber das Kundenkonto erfolgreich synchronisiert wurde, können Sie diese Rechnung manuell synchronisieren.

To do Gehen Sie also zur Seite Rechnungen , klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Rechnung und wählen Sie dann Rechnung synchronisieren mit QuickBooks. Wenn dieRechnung synchronisieren mit QuickBooks ausgegraut ist, synchronisieren Sie zuerst das Kundenkonto.

Test-Synchronisation

So testen Sie die Rechnungssynchronisierung:

1. Synchronisieren Sie ein Kundenkonto.
2. Öffnen Sie die Rechnungen des Kunden. 
   1. Bei Rechnungen mit dem Status Nicht synchronisiert status klicken Sie auf drei Punkte und wählen Sie Rechnung mit QuickBooks synchronisieren. Nachdem status in Synchronisiert geändert wurde, klicken Sie auf status.
   2. Für Rechnungen mit der Synchronisierung status, klicken Sie auf die Rechnung status.
3. Dadurch sollte sich die Rechnung in QuickBooks öffnen. Vergleichen Sie den Rechnungsbetrag, die Rechnungsnummer, den Kunden und die aufgeführten Leistungen in TaxDome und QuickBooks , um sicherzustellen, dass die Synchronisierung erfolgreich war.

Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht (z. B. die Daten stimmen nicht überein oder die Rechnung wird nicht synchronisiert), versuchen Sie die Schritte zur Fehlerbehebung.