Erläuterung der Benutzerrollen

Assigning tasks and jobs to proper team members automatically is one of the most important steps in your workflow, ensuring the right employees start working on their assignments timely. However, if you have many employees, you can’t just add the assignee to the task/job template because when used in pipeline automations the assignee will depend not only on the type of the task but also on the client. This is where account roles come into play.

Konto-Rollen im Überblick

Mit Kontorollen können Sie Aufträge und Aufgaben nicht einem bestimmten Teammitglied, sondern einer Kontorolle zuweisen, z. B. Steuerberater, Berater, Buchhalter, Kundenbetreuer, Prüfer usw. Die Liste dieser Rollen ist vollständig anpassbar und kann auf Portalebene entweder vom Firmeninhaber oder von Administratoren eingerichtet werden.

Sobald Sie Kontorollen erstellt haben, können Sie festlegen, welche Teammitglieder für welche Kunden zuständig sein sollen. So können Sie z. B. Teammitglied 1 für einige Kunden als Buchhalter festlegen, während für andere Kunden stattdessen Teammitglied 2 mit dieser Rolle betraut wird. 

Auf diese Weise wird bei der Erstellung der Auftrag Aufgabe der Empfänger auf der Grundlage der Auswahl der Kontorolle für das spezifische Kundenkonto festgelegt. 

Hinweis

Account-Rollen sind für den workflow Automatisierung und haben Automatisierung Einfluss auf die Zugriffsrechte .

So funktionieren Konto-Rollen

Im Allgemeinen läuft die Verwendung von Kontorollen wie folgt ab:

1. Sie definieren die Kontorollen und fügen sie dem Portal hinzu.

2. Sie update alle Kundenkonten, um die Teammitglieder einzubeziehen, die die jeweilige Rolle für den Kunden übernehmen. Dies kann in großen Mengen geschehen.

3. Bei der manuellen Erstellung von Aufträge oder bei der Einrichtung der Vorlagen wählen Sie Rollen anstelle von bestimmten Teammitgliedern aus.

   

4. When task or job is created with an assignee as a role (either in pipeline automations, job recurrence or via manual task/job creation), it is automatically assigned to team members allocated to these roles for particular clients.

   

5. Sie können die Rollenzuweisung in der Kontenliste anzeigen und sie anhand dieser Informationen filtern :

• Filter „Rolle ohne Zuweisung “ zeigt Konten an, bei denen kein Teammitglied eine bestimmte Rolle innehat.
• Filter Rolle mit Beauftragten zeigt Konten mit einem bestimmten Teammitglied zugewiesen.

  

Hinweis

Wenn ein Teammitglied mithilfe von Kontorollen zu einem Konto hinzugefügt wird, wird es automatisch Zugang erhalten auf dieses Kundenkonto. Allerdings werden sie nicht automatisch dem Konto folgen Wenn ein Teammitglied später nicht zugewiesen dem Kundenkonto nicht zugewiesen wird, wird auch seine Rollenzuweisung für das Konto gelöscht.

Benutzerrollen vs. Systemrollen

Sowohl Konto- als auch Systemrollen beziehen Teammitglieder mit ein, dienen jedoch völlig unterschiedlichen Zwecken:

• Kundenrollen (z. B. Steuerberater, Buchhalter, Berater) – werden für Auftrag Aufgabe Auftrag verwendet. Mit Kundenrollen können Sie Aufgaben einer Rolle statt einer bestimmten Person zuweisen, sodass TaxDome einen Auftrag Aufgabe bei Aufgabe TaxDome der Person zuweist, die diese Rolle für den jeweiligen Kunden innehat. Kundenrollen haben keinen Einfluss auf die Systemrollen oder Zugriffsrechte des jeweiligen Mitarbeiters.

• Systemrollen (Eigentümer, Administrator, Mitarbeiter) – legen die Berechtigungen auf Unternehmensebene fest: Wer darf das Abonnement verwalten, Einstellungen konfigurieren und steuern, was andere in TaxDome sehen und tun dürfen? Die Systemrollen werden vom Eigentümer festgelegt und gelten für das gesamte Unternehmen.

Zugriff und Berechtigungen

Nur Firmeninhaber und Administratoren können Konto-Rollen erstellen und ändern. Die Zuweisung bzw. Neuzuweisung bestehender Rollen an Konten kann jedoch auch von Teammitgliedern vorgenommen werden, denen die Zugriffsrechte „Alle Konten anzeigen“ (oder alternativ Zugriff auf die Konten, bei denen sie die Rollenzuweisungen aktualisieren), „Konten verwalten“ und „Teammitglieder zuweisen“ gewährt wurden.

Weitere Informationen zu Zugriffsrechten und Berechtigungen für die Verwendung von Konto-Rollen im workflow, lesen Sie den Artikel.

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