Erläuterungen zu Ordnervorlagen

Ordnervorlagen sind wiederverwendbare Ordnerstrukturen, die Sie einmalig definieren und dann – manuell oder automatisch – auf Kundenkonten anwenden können. Sie sorgen dafür, dass jedes Kundenkonto vom ersten Tag an über eine einheitliche, übersichtliche Dokumentenstruktur verfügt.

Ordnervorlagen auf einen Blick

Jedes Kundenkonto in TaxDome drei Ordner auf oberster Ebene. Eine Ordnervorlage legt die Unterordnerstruktur innerhalb jedes dieser Ordner fest:

• Privat – nur für Ihr Unternehmen sichtbar. Verwenden Sie diese Option für Arbeitsunterlagen, Entwürfe oder vertrauliche interne Dokumente.
• An den Kunden übermittelte Unternehmensdokumente – für an Kunden gesendete Dokumente, wie z. B.Signatur oder fertiggestellte Steuererklärungen.
• Vom Kunden hochgeladene Dokumente – ein spezieller Bereich, in dem Kunden Dateien hochladen können. Alle von Ihnen gesendeten Dokumentenanfragen werden hier angezeigt.

Folgendes können Sie mit Ordnervorlagen tun:

• Erstellen Sie wiederverwendbare Strukturen – definieren Sie eine Ordnerhierarchie einmalig und wenden Sie sie auf beliebig viele Konten an. Erstellen Sie eine Ordnervorlage.
• Auf Konten anwenden – Wenden Sie eine Vorlage auf ein neues oder bestehendes Konto an, um die Ordnerstruktur sofort zu erstellen. Ordnervorlage anwenden.
• Standard festlegen – Legen Sie eine Vorlage als Standard fest, damit diese automatisch auf jedes neue Konto angewendet wird. Standard festlegen.
• Automate folder creation — apply templates via pipeline automation so the right structure is created without manual work. Apply folder templates automatically .

So funktionieren Ordnervorlagen

1. Erstellen Sie eine Vorlage — definieren Sie die Ordnerhierarchie im Vorlageneditor. Ein gängiger Ansatz ist es, Ordner nach Jahr und Dienstleistungsart zu organisieren.
2. Vorlage auf ein Konto anwenden – Nach der Anwendung TaxDome die Struktur der Vorlage in die vorhandenen Ordner des Kontos.
3. Ordner werden erstellt, nicht ersetzt – das Anwenden einer Vorlage erfolgt zerstörungsfrei. Bereits im Konto vorhandene Ordner werden weder dupliziert noch entfernt; es werden lediglich fehlende Ordner hinzugefügt. Das spätere erneute Anwenden einer Vorlage folgt derselben Logik.

Hinweis

Das Bearbeiten einer Vorlage nach deren Anwendung hat keine Auswirkungen update die Ordnerstruktur in bestehenden Konten. Um die Änderungen zu übernehmen, wenden Sie die Vorlage erneut an.

Zugriff und Berechtigungen

Der Zugriff auf Ordnervorlagen ist nach Aktionen unterteilt:

Firmeninhaber und Administratoren verfügen standardmäßig über Zugriffsrechte.

Ordnererstellung automatisieren

Folder templates can be applied automatically via pipeline automations . When a job enters a specified stage, TaxDome applies the selected template to the client account — no manual action needed. This is useful for onboarding workflows or any recurring service where a consistent folder structure is needed from the start.

Eine vollständige Beschreibung der Vorlagenfelder und Optionen finden Sie in der Referenz zu den Vorlagenfeldern.

Ansicht des Kunden

Kunden können im Bereich „Dokumente“ ihres Portals Ordner einsehen. Für sie sind nur Ordner im Bereich „Unternehmensdokumente“, die für sie freigegeben wurden, sowie von ihnen hochgeladene Dokumente sichtbar – Ordner im Bereich „Privat“ werden Kunden niemals angezeigt.

Teilen Sie

Link kopiert