Stimmen Sie TaxDome mit Ihrer Buchhaltungssoftware ab

Wenn Ihre Kanzlei QuickBooks , Xero, Wave, FreshBooks, Sage oder eine ähnliche Plattform nutzt, erfolgt keine automatische Synchronisierung mit TaxDome . Sie müssen Ihre Zahlungsvorgänge manuell erfassen – doch sobald Sie dies einmal getan haben, folgt der Vorgang einem einheitlichen Schema.

Dieser Artikel behandelt zwei Ansätze, je nachdem, wie Ihr Unternehmen Umsätze erfasst. Beide führen zum gleichen Ergebnis: Die Bruttoeinnahmen werden verbucht, die Bearbeitungsgebühren als Aufwand verbucht und Ihr Kontostand entspricht Ihren tatsächlichen Einzahlungen. Der Unterschied besteht darin, ob Sie die Transaktion verbuchen, sobald ein Kunde zahlt, oder erst, wenn der Betrag auf Ihrem Konto eingeht.

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen:

• Zugriff für Administratoren oder Buchhalter auf Ihre Buchhaltungssoftware mit Berechtigungen für Buchungen
• Zugriff auf die Auszahlungsberichte TaxDome in der Stripe dashboard über „Einstellungen > Integrationen > Zahlungen“ oder unter dashboard.stripe.com

Wählen Sie Ihren Ansatz

• Variante A – Auszahlungszeitpunkt (Kassenprinzip). Erfassen Sie einen Journalbuchungseintrag pro Auszahlung, sobald diese auf Ihrem Bankkonto eingeht. Die meisten kleinen Buchhaltungsbüros arbeiten nach dem Kassenprinzip – wenn das auf Sie zutrifft, ist dies die richtige Methode, nicht nur die einfachere.

• Variante B – Auf Rechnungsebene (Periodenabgrenzung). Erfassen Sie jedes Mal, wenn ein Kunde eine Rechnung bezahlt, einen Buchungssatz und anschließend einen zweiten, wenn die Zahlung eingeht. Verwenden Sie diese Methode, wenn Ihr Unternehmen Einnahmen zum Zeitpunkt der Rechnungszahlung und nicht erst bei Zahlungseingang erfasst.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Regelung für Ihr Unternehmen gilt, fragen Sie Ihren Wirtschaftsprüfer.

Kontoeinrichtung

Legen Sie vor Beginn die folgenden Konten in Ihrem Kontenplan an.

• Beide Vorgehensweisen: Richten Sie ein Kostenkonto namens TaxDome Processing Expense“ ein, um die Bearbeitungsgebühren zu erfassen.

• Nur bei Weg B: Richten Sie außerdem ein TaxDome -Verrechnungskonto für eingegangene, aber noch nicht ausgezahlte Gelder ein.

Weg A: Aufzeichnung auf Auszahlungsstufe

Schritt 1: Die Auszahlungsdetails abrufen

Der Auslöser für die Buchung ist die Einzahlung auf das Konto – buchen Sie nichts, wenn einzelne Rechnungen bezahlt werden.

Anmelden Stripe dashboard . Öffnen Sie die Auszahlung, die Ihrer Bankeinzahlung entspricht, und notieren Sie sich den Bruttobetrag, die abgezogenen Gesamtgebühren und den Nettoauszahlungsbetrag.

Vergewissern Sie sich vor der Erfassung, dass Netto = Brutto – Gebühren ist. Wenn die Zahlen nicht stimmen, suchen Sie die Abweichung in der Stripe dashboard .

Schritt 2: Einen Journalbuchung erfassen

Erstellen Sie einen Buchungssatz mit dem Datum, an dem die Auszahlung eingegangen ist:

Geben Sie im Feld „Memo“ oder „Notizen“ die ID eine kurze Beschreibung ein – zum Beispiel: „TDP-Auszahlung PO_abc123 – 14 Rechnungen – siehe Anhang.“

Schritt 3: Speichern Sie Ihren Prüfpfad

In der Stripe dashboard die Seite mit den Auszahlungsdetails und exportieren Sie die Transaktionsliste als CSV-Datei oder PDF. Fügen Sie diese dem Buchungssatz als Anhang bei oder speichern Sie sie in Ihren Buchhaltungsunterlagen unter einem Dateinamen, der der ID dem Datum entspricht. So können Sie jede Bankeinzahlung zu den einzelnen Kundenrechnungen zurückverfolgen.

Schritt 4: Mit Ihrem Bankkonto abgleichen

Wenn Ihre Software über eine Bankdatenanbindung verfügt, ordnen Sie den Buchungssatz der Einzahlungszeile zu. Wenn Sie den Abgleich manuell vornehmen, überprüfen Sie, ob das Datum und der Betrag des Buchungssatzes mit Ihrem Kontoauszug übereinstimmen.

Weg B: Erfassung auf Rechnungsebene

Eintrag 1: Wenn ein Kunde eine Rechnung bezahlt

Check payments notifications in Inbox+ or the Payments section to catch invoice payments as they come in. For each payment, record:

Geben Sie im Feld „Memo“ oder „Notizen“ den Namen des Kunden, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum ein – zum Beispiel: „Smith Wirtschaftsprüfer INV-0042 – 30. Dez.“

Tragen Sie bei jedem Eintrag in TaxDomedas Datum ein, an dem die Rechnung bezahlt wurde – nicht das Auszahlungsdatum. So werden die Einnahmen der richtigen Abrechnungsperiode zugeordnet.

Eintrag 2: Wenn die Auszahlung eintrifft

Anmelden Stripe dashboard öffnen Sie die Auszahlungsdetails. Vergewissern Sie sich, dass alle Rechnungen aus Eintrag 1 für diesen Zeitraum in der Auszahlung aufgeführt sind, und notieren Sie dann:

Geben Sie im Feld „Memo“ oder „Notizen“ die Auszahl ID, das Datum und die Anzahl der Rechnungen ein – zum Beispiel: „TDP-Auszahlung PO_abc123 – 2. Januar – 14 Rechnungen – siehe Anhang.“

Nach diesem Eintrag wird der Saldo des Verrechnungskontos für diesen Stapel wieder auf Null gesetzt. Exportieren Sie die Auszahlungstransaktionsliste aus dem Stripe dashboard fügen Sie sie diesem Eintrag als Prüfpfad bei.

Checkliste für den Monatsabschluss

Rufen Sie am Monatsende den Auszahlungsbericht aus dem Stripe dashboard überprüfen Sie:

• Die Bruttosumme in Ihren Buchungssätzen stimmt mit der Bruttosumme im Bericht überein

• Die Summe der Gebühren in Ihren Buchungssätzen stimmt mit der Gebührensumme im Bericht überein

• Die Netto-Abbuchungen von Ihrem Bankkonto entsprechen dem Netto-Gesamtbetrag auf dem Kontoauszug

Wenn die Summen nicht übereinstimmen, sind die häufigsten Ursachen eine Auszahlung gegen Monatsende, die in der falschen Periode verbucht wurde, eine Gebühr, die mit einem falschen Betrag eingegeben wurde, oder eine noch nicht verbuchte Auszahlung. Rufen Sie die Auszahlungsdetails aus dem Stripe dashboard korrigieren Sie den Eintrag.

Wo findet man die Zahlen?

Alle Zahlen sind in Stripe dashboard.