TaxDome

TaxDome in der Firm Mobile App ist ein workflow für Kanzleien, die ihre Mandanten persönlich empfangen. Verwandeln Sie Ihr Büro-Tablet in eine sichere Mandantenstation, an der Mandanten Dokumente unterzeichnen, Rechnungen bezahlen, Akten einsehen und Unterlagen einscannen können – ohne sich in ein Portal einzuloggen oder gedruckte Formulare zu bearbeiten.

Bevor Sie beginnen

TaxDome wurde für Kanzleien entwickelt, deren Mandanten häufig in die Kanzlei kommen. Anstatt Dokumente auszudrucken, können Sie ein Tablet nutzen, um Informationen anzuzeigen und elektronische Unterschriften sicher zu erfassen.

Anforderungen:

• Ein Tablet (iPad oder Android). Smartphones werden von TaxDome nicht unterstützt.
• TaxDome Mobile App installiert – Version 3.4.0+
• Der Mitarbeiter, der sich auf dem Tablet angemeldet hat, muss Zugriff auf das Konto dieses Kunden haben (Firmeninhaber, Administrator oder Mitarbeiter mit Zugriffsberechtigung).
• Kamera-Berechtigung für die Firm Mobile App aktiviert (für das Scannen erforderlich)

TaxDome aufrufen

Um TaxDome zu starten, können Sie den Modusauswahlbildschirm nutzen, der direkt nach der Anmeldung in der mobilen App angezeigt wird, oder auf dem Hauptbildschirm auf „Client Kiosk“ tippen.

Sie müssen Ihren Passcode eingeben, um auf TaxDome zugreifen zu können. Dies gewährleistet die Sicherheit, indem verhindert wird, dass Kunden auf Kanzleiinformationen zugreifen können.

Wählen Sie einen Kunden aus

1. Suchen Sie das Kundenkonto oder wählen Sie es aus.
2. Wählen Sie den Kontakt aus, der sich in Ihrem Büro befindet. Wenn beide Ehepartner zum Termin erscheinen, können Sie beide vor Beginn der Kiosk-Sitzung auswählen.

3. Vergewissern Sie sich, dass Sie den richtigen Client ausgewählt haben, bevor Sie fortfahren. Das Gerät wechselt in die Kiosk-Ansicht für diesen Client.

Was ein Kunde tun kann

Nachdem der Kunde ausgewählt wurde, kann er alle zugewiesen Aufgaben sehen:

Dokumente unterschreiben

Kunden können ausstehende Signatur direkt auf dem Tablet mit dem Finger unterschreiben – ohne sich im Portal anzumelden und ohne ausgedruckte Formulare. Sobald alle Unterzeichner das Dokument unterzeichnet haben, wird es im TaxDome-Konto des Kunden gespeichert.

Wenn das Dokument von mehr als einem Ansprechpartner desselben Kontos unterzeichnet werden muss – beispielsweise von beiden Ehepartnern bei einer gemeinsamen Steuererklärung –, leitet TaxDome das Tablet automatisch an den nächsten Unterzeichner weiter.

Dokumente überprüfen

Kunden können Dokumente öffnen, die Ihr Unternehmen über „Kundenfreigabe anfordern“ gesendet hat. In der Kiosk-Ansicht sieht der Kunde die Aktion „Als geprüft markieren“.

Hinweis

Dies ist nicht der Fall. update den status TaxDome. Es handelt sich lediglich um eine lokale Bestätigung. Bitte verlassen Sie sich auf die mündliche Bestätigung des Kunden während des Besuchs. Die Genehmigung auf Systemebene wird in einer späteren Phase hinzugefügt.

Rechnungen bezahlen

Kunden können zugewiesen Rechnungen bezahlen. Auf dem Bildschirm des Kiosks wird ein QR-Code angezeigt. Kunden scannen den QR-Code mit ihrem eigenen Smartphone, um die Zahlung online abzuschließen. Zu keinem Zeitpunkt werden Kartendaten auf dem Kioskgerät eingegeben.

Wenn der Kunde offline bezahlen möchte (bar, per Scheck oder auf andere Weise), muss die Kanzlei die Zahlung manuell in TaxDome erfassen TaxDome

Dokumente scannen

Kunden können Papierdokumente direkt vom Kioskgerät aus scannen . Die gescannten Dateien werden in das Profil des Kunden hochgeladen.

Weiter auf dem eigenen Gerät arbeiten

Kunden können nahtlos vom Büro zum online oder zur mobilen App wechseln: Scannen Sie den QR-Code für die Kunden-App oder senden Sie sich selbst einen E-Mail-Link, um Anmelden .

Zwischen Kontakten wechseln

Wenn Sie zu Beginn der Sitzung mehrere Kontakte aus demselben Konto ausgewählt haben (z. B. Ehepartner), fordert TaxDome beiSignatur automatisch den nächsten Unterzeichner auf. Sie können den aktiven Kontakt auch jederzeit selbst ändern, ohne die Sitzung zu beenden.

Eine Sitzung beenden

Die Sitzung wird nach 15 Minuten Inaktivität automatisch beendet. So beenden Sie sie manuell:

1. Tippen Sie auf die Kontoauswahl und dann auf „Sitzung beenden“.
2. Geben Sie Ihren Passcode ein, um zum Kundenauswahlbildschirm zurückzukehren. Die Passcode-Anforderung stellt sicher, dass Kunden nicht auf Unternehmensdaten oder andere Kundenkonten zugreifen können.

Sicherheit und Kontrollen

• In TaxDome werden zu keinem Zeitpunkt Kundenpasswörter verwendet oder weitergegeben
• Kunden haben keinen Zugriff auf Firmeneinstellungen, andere Kunden, Kontaktlisten oder interne Daten – alles ist durch die biometrischen Daten oder den Passcode des Mitarbeiters und 2FA geschützt.
• Wenn der Kunde versucht, das Gerät zu verlassen oder weg zu navigieren, kehrt das Gerät zum Kiosk-Gate zurück und zeigt niemals die firmeneigene Benutzeroberfläche an.
• Die Sitzung wird nach 15 Minuten Inaktivität automatisch beendet.

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