Dokumente zu Rechnungen sperren

Verknüpfen Sie ein Dokument mit einer Rechnung, so dass der Kunde sieht, dass es verfügbar ist, es aber erst nach Bezahlung der Arbeit ansehen oder herunterladen kann. Sobald der Kunde bezahlt, wird das Dokument automatisch für ihn freigeschaltet.

Sperren von Dokumenten zu Rechnungen, erklärt

Nachdem Sie ein Dokument vorbereitet haben, laden Sie es im nächsten Schritt in das Kundenkonto TaxDome hoch. Hochgeladene Dateien werden erst dann für den Kunden sichtbar, wenn Sie sie öffentlich machen. Wenn Sie ein Dokument nicht mit einer Rechnung verknüpfen, kann der Kunde es sofort herunterladen. Wenn Sie das Dokument jedoch mit einer unbezahlten Rechnung verknüpfen, kann es erst dann heruntergeladen werden, wenn der Kunde für die Arbeit bezahlt hat.

Wir empfehlen, Dokumente zu Rechnungen zu sperren, wenn Sie sie in einen übergeordneten Ordner mit Der Kunde kann sehen Zugang; dies erleichtert den Rechnungsstellungsprozess. Sie können ein Dokument mit einer bestehenden Rechnung verknüpfen oder eine neue Rechnung dafür erstellen.

Wie Sie dies tun, ist flexibel: Hochladen eines Dokuments in einen übergeordneten Ordner mit Der Kunde kann sehen Sie können zunächst den Zugriff auf ein öffentliches Dokument gewähren und es dann später bei der Erstellung einer Rechnung sperren. Ein öffentliches Dokument können Sie weiterhin jederzeit bearbeiten.

Die Funktion Dokument zu unbezahlter Rechnung sperren ist auch in unseren Desktop-Anwendungen verfügbar.

Beachten Sie das:

• Each document can be locked to only one invoice.

• There’s no validation for ACH payments. Thus, we recommend using only the credit card payment option for the invoice locking a document.

• Der Kunde muss den vollen Rechnungsbetrag bezahlen, um das Dokument freizuschalten. 

• Credit card payment processing must be enabled to lock documents to invoices. Even if you do not use Stripe or CPACharge, connect it and lock the required documents. Then, you can either disconnect the payment service provider immediately or leave it on and explicitly discuss with your client how you want to get paid. 

Dokumente beim Hochladen sperren

Um ein Dokument zu einer Rechnung zu sperren, wenn Sie es in einen Ordner der obersten Ebene hochladen, verwenden Sie Der Kunde kann sehen Zugang zu erhalten, befolgen Sie diese Schritte:

1. Wählen Sie den obersten Ordner mit Der Kunde kann sehen Zugang beim Hochladen des Dokuments.

2. Klicken Sie auf Rechnung verknüpfen und wählen Sie dann die Rechnung aus, mit der Sie das Dokument verknüpfen möchten, oder klicken Sie auf Rechnung erstellen, um eine neue Rechnung zu erstellen.

3. Klicken Sie auf Hochladen, um das Dokument hochzuladen, das Sie mit der Rechnung verbinden möchten.

Sperren von Dokumenten in der Desktop-Anwendung

Wenn Sie die Windows-App TaxDome zum Hochladen einer Datei verwenden, können Sie diese auch mit einer Rechnung verknüpfen:

1. Wählen Sie den obersten Ordner mit Der Kunde kann sehen Zugang.

2. Aktivieren Sie die Option Dokument mit einer unbezahlten Rechnung sperren und wählen Sie dann die Rechnung aus, mit der Sie das Dokument sperren möchten, oder klicken Sie auf RECHNUNG ERSTELLEN, um eine neue Rechnung zu erstellen, und klicken Sie dann auf WÄHLEN.

3. Klicken Sie auf DATEIEN HOCHLADEN, um das Dokument hochzuladen, das Sie mit der Rechnung verbinden möchten.

   

Vorhandene Dokumente mit Rechnungen sperren

Sperren Sie ein beliebiges Dokument aus einem Ordner der obersten Ebene mit dem Zugriff des Kunden auf eine Rechnung:

1. Stellen Sie sicher, dass sich das Dokument im obersten Ordner mit Der Kunde kann sehen Zugang (wenn nicht, verschieben Sie ihn dorthin).

2. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts im Dokument und dann auf Bearbeiten.

3. Klicken Sie auf Rechnung verknüpfen und wählen Sie dann die Rechnung aus, mit der Sie das Dokument verknüpfen möchten, oder klicken Sie auf Rechnung erstellen, um eine neue Rechnung hinzuzufügen. Es können mehrere Dokumente mit der gleichen Rechnung verknüpft werden.

4. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

   

Zu den Rechnungen gehen Dokumente sperren

Sobald eine Rechnung mit dem Dokument verknüpft ist, können Sie über die Dokumente des Kunden schnell auf sie zugreifen.

Gehen Sie zu Kundendokumente oder öffnen Sie die Dokumente eines bestimmten Kunden, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Dokument, das durch die Rechnung gesperrt ist, und klicken Sie auf Gehe zu Rechnung. Die Rechnung wird in einer neuen Registerkarte geöffnet. 

Rechnungen ändern Schließdokumente

Um die Rechnung zu ändern, mit der ein Dokument gesperrt ist, klicken Sie auf Rechnung verknüpfen im Pop-up-Fenster Dokument bearbeiten, wählen Sie die neue Rechnung aus, mit der Sie das Dokument sperren möchten, und klicken Sie dann auf Speichern.

Dokumente aus Rechnungen freischalten

Es kann vorkommen, dass Kunden eine Rechnung außerhalb von TaxDome bezahlen möchten. Oder Sie müssen Ihre Rechnung vorübergehend entsperren, um eine Signatur anzufordern.

In diesem Fall müssen Sie die Rechnung manuell freischalten, damit sie Zugriff auf das Dokument erhalten. Klicken Sie To do auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Dokument und dann auf Pending Invoice Unlock und bestätigen Sie mit Ja, entsperren.

Es ist auch möglich, die Rechnung über das Pop-up-Fenster Dokument bearbeiten zu entsperren. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments, wählen Sie Bearbeiten, klicken Sie dann auf das Kreuz ganz rechts neben der Rechnung und speichern Sie das Dokument.

After that, you can mark the invoice as paid (as described in the article ) or delete it (as described in Deleting an Invoice ).