Dokumente zu Rechnungen sperren

Sichern Sie ein Dokument an eine Rechnung, sodass der Kunde sieht, dass es verfügbar ist, es jedoch erst nach Bezahlung der Rechnung anzeigen oder herunterladen kann. Sobald der Kunde bezahlt hat, wird das Dokument automatisch für ihn freigeschaltet.

Dokumente an Rechnungen verknüpfen, erklärt

Wenn die Arbeit erledigt ist und nur noch die Stufe , können Sie wichtige Dokumente ( wie Steuererklärungen oder Formular 8879) an Rechnungen binden . Dadurch wird sichergestellt, dass Kunden bezahlen, bevor sie auf diese Dokumente zugreifen können. Dies ist hilfreich bei:

• Workflow : Verhindern Sie, dass Kunden Prozesse (z. B. das elektronische Unterzeichnen von Formularen) abschließen, bevor die Zahlung eingegangen ist.
• Geschäftsschutz: Reduzieren Sie das Risiko unbezahlter Arbeit.

Nach dem Sperren des Dokuments bleibt es auch nach der Veröffentlichung weiterhin bearbeitbar.

Document locked with an invoice can be part of your automated process inside a pipeline: this way, jobs will move to the next stage once the document unlocks.

Ansicht des Kunden

Wenn das Dokument gesperrt ist, sieht der Kunde die Benachrichtigung über die ausstehende Zahlung in seiner Aufgabenliste auf der Startseite.

Das mit der Rechnung verknüpfte Dokument ist im Bereich „Dokumente” des Kundenportals verfügbar, jedoch als „Zahlung ausstehend” gekennzeichnet.

Wenn der Kunde auf das Dokument klickt, wird er aufgefordert, zuerst die verknüpfte Rechnung zu bezahlen.

Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird das Dokument freigeschaltet und kann angezeigt und heruntergeladen werden.

Hinweis

Um die Datei freizuschalten, muss der Kunde die gesamte Rechnung bezahlen. Eine Teilzahlung ist nicht möglich.

Dokumententsperrung für ACH-Zahlungen konfigurieren

Hinweis

Diese Einstellungen gelten nur für Stripe und TaxDome . Bei Wirtschaftsprüfer wird die Rechnung immer sofort bezahlt und das Dokument entsperrt.

Wenn Kunden Rechnungen per Lastschrift bezahlen, dauert es in der Regel 3–5 Werktage, bis die Zahlungen verbucht sind. Sie können wählen, wann die mit diesen Rechnungen verknüpften Dokumente für Kunden verfügbar werden sollen: nach Verbuchung der Zahlungen oder sofort.

So konfigurieren Sie, wann Dokumente entsperrt werden:

Warnung

Nur Firmeninhaber, Administratoren und Teammitglieder mit Zugriffsrechten für die Verwaltung von Rechnungen können diese Einstellungen anpassen.

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu „Einstellungen“ > „Abrechnung“ > „Allgemein “.

2. Wählen Sie im Abschnitt „Gesperrte Dokumente “ eine der folgenden Optionen aus:

• Nach Zahlungseingang: Die Dokumente bleiben gesperrt, bis der status auf „Bezahlt“ status . Dadurch wird sichergestellt, dass die Zahlung eingegangen ist, bevor Kunden auf die Dokumente zugreifen können.

• Unmittelbar nach der Zahlung: Dokumente werden freigeschaltet, sobald Kunden die bestätigen . Dies sorgt für eine schnellere Bearbeitung, aber die Dokumente werden vor der Zahlungsbestätigung freigeschaltet.

Dinge, die vor dem Einschalten zu beachten sind Unmittelbar nach der Zahlung:

• Alle Rechnungen mit In Bearbeitung status werden sofort freigeschaltet.
• Wenn das gesperrte Dokument mit einem Auftrag verknüpft war Auftrag wird es von automove sofort in die nächste Stufe verschoben.
• Wenn status der status in „Fehlgeschlagen“ status , wird das Dokument nicht erneut gesperrt. Der Kunde muss jedoch weiterhin die zugehörige Rechnung bezahlen. Auch eine Rückerstattung nach einer erfolgreichen Zahlung führt nicht zu einer erneuten Sperrung des Dokuments.

Dokumente sperren

Sie können Dokumente beim Hochladen , beim Erstellen von Rechnungen oder während der Erstellung der Steuererklärung sperren. Beachten Sie Folgendes:

• Sie müssen Zahlungen einrichten und die Kreditkartenzahlungsabwicklung aktivieren , um Dokumente an Rechnungen zu binden.
• Mehrere Dokumente können mit derselben Rechnung verknüpft werden, aber jedes Dokument kann nur mit einer Rechnung verknüpft werden.

Während des Hochladens

Sperren Sie Dokumente beim Hochladen, um zu verhindern, dass Kunden Dateien vor Zahlungseingang einsehen können.

Web Schreibtisch

Auf dem Upload-Bildschirm:

1. Wählen Sie den obersten Ordner mit Der Kunde kann sehen Zugang beim Hochladen des Dokuments.

2. Klicken Sie auf Rechnung verknüpfen und wählen Sie dann die Rechnung aus, mit der Sie das Dokument verknüpfen möchten, oder klicken Sie auf Rechnung erstellen, um eine neue Rechnung zu erstellen.

3. Klicken Sie auf Hochladen, um das Dokument hochzuladen, das Sie mit der Rechnung verbinden möchten.

Wenn Sie die Windows-App TaxDome zum Hochladen einer Datei verwenden, können Sie diese auch mit einer Rechnung verknüpfen:

1. Wählen Sie den obersten Ordner mit Der Kunde kann sehen Zugang.

2. Aktivieren Sie die Option Dokument mit einer unbezahlten Rechnung sperren und wählen Sie dann die Rechnung aus, mit der Sie das Dokument sperren möchten, oder klicken Sie auf RECHNUNG ERSTELLEN, um eine neue Rechnung zu erstellen, und klicken Sie dann auf WÄHLEN.

3. Klicken Sie auf DATEIEN HOCHLADEN, um das Dokument hochzuladen, das Sie mit der Rechnung verbinden möchten.

Nachdem das Dokument hochgeladen wurde

Sie können Dokumente nach dem Hochladen an eine Rechnung binden. Um jedoch zu verhindern, dass Kunden ein Dokument vor der Zahlung einsehen können, laden Sie es immer zuerst in einen privaten Ordner hoch. Solange sich Ihr Dokument in diesem Ordner befindet, ist es für Kunden nicht zugänglich, aber Ihre Teammitglieder können darauf zugreifen und es bearbeiten.

Wenn das Dokument fertiggestellt ist und Sie es an Ihren Kunden senden möchten, verschieben Sie es in den obersten Ordner mit Der Kunde kann sehen Zugriff und führen Sie Folgendes aus:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts im Dokument und dann auf „Informationen bearbeiten“.

2. Klicken Sie auf „Link-Rechnung“, wählen Sie dann die Rechnung aus, an die Sie das Dokument binden möchten, oder klicken Sie auf „Rechnung erstellen“, um eine neue Rechnung hinzuzufügen.

3. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

   

Steuererklärung sperren

Hinweis

Die Übermittlung von Steuererklärungen ist nur für US-Unternehmen verfügbar.

Bei der Nutzung der Steuererklärung-Lieferung können Sie eine Rechnung direkt an das Lieferpaket anhängen. Dadurch wird die gesamte Steuererklärung-Lieferung automatisch gesperrt , bis der Kunde die Rechnung bezahlt hat.

Um eine Steuererklärung an eine Rechnung zu binden:

1. Erstellen Sie Ihre Steuererklärung .

2. Fügen Sie im Abschnitt „Rechnung “ eine vorhandene Rechnung hinzu oder erstellen Sie eine neue.

3. Senden Sie das Lieferpaket an den Kunden.

Der Kunde sieht, dass die Lieferung verfügbar ist, kann die Steuererklärungsdokumente jedoch erst einsehen oder herunterladen, wenn er die beigefügte Rechnung bezahlt hat. Sobald die Zahlung abgeschlossen ist, wird die gesamte Lieferung automatisch freigeschaltet.

Mit dem Dokument verknüpfte Rechnung anzeigen

Sobald eine Rechnung mit dem Dokument verknüpft ist, können Sie schnell über die Kundendokumente darauf zugreifen.

Gehen Sie zu Kundendokumente oder öffnen Sie die Dokumente eines bestimmten Kunden, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Dokument, das durch die Rechnung gesperrt ist, und klicken Sie auf Gehe zu Rechnung. Die Rechnung wird in einer neuen Registerkarte geöffnet. 

Rechnungen ändern Schließdokumente

Wenn sich die Situation ändert und Sie das Dokument mit einer anderen Rechnung verknüpfen müssen:

1. Gehen Sie zu „Kundendokumente“ oder öffnen Sie die Dokumente eines bestimmten Kunden.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts im Dokument.

3. Wählen Sie „Info bearbeiten“.

4. Klicken Sie auf „Link-Rechnung“ und wählen Sie die Rechnung aus.

5. Klicken Sie auf Speichern.

   

Dokumente aus Rechnungen freischalten

Es kann vorkommen, dass Kunden eine Rechnung außerhalb von TaxDome bezahlen möchten. Oder Sie müssen Ihre Rechnung vorübergehend entsperren, um eine Signatur anzufordern.

In diesem Fall müssen Sie die Rechnung manuell freischalten, damit sie Zugriff auf das Dokument erhalten. Klicken Sie To do auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Dokument und dann auf Pending Invoice Unlock und bestätigen Sie mit Ja, entsperren.

Es ist auch möglich, die Rechnung über den Bildschirm „Dokument bearbeiten“ zu entsperren. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments, wählen Sie „Informationen bearbeiten“, klicken Sie dann auf das Kreuz ganz rechts neben der Rechnung und speichern Sie das Dokument.

Danach können Sie die Rechnung als bezahlt markieren (wie im Artikel beschrieben ) oder löschen (wie unter Rechnung löschen beschrieben ) .

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