QuickBooks für die Rechnungsstellung einrichten

Richten Sie die QuickBooks ein , damit Zahlungen, Rechnungen und Dienstleistungen automatisch von TaxDome QuickBooks Online übertragen werden.

Hinweis

Nur ein Firmeninhaber kann die Verbindung herstellen oder trennen.

Bevor Sie die Integration nutzen

Was man beachten sollte

• Bearbeiten und löschen Sie in TaxDome, nicht in QuickBooks. Das Ändern oder Löschen einer synchronisierten Rechnung oder Zahlung direkt in QuickBooks Synchronisierungsfehlern in TaxDome.
• In QuickBooks erstellte Datensätze QuickBooks TaxDome in TaxDome angezeigt. Wenn Sie einen QuickBooks Datensatz in TaxDome benötigen, fügen Sie ihn manuell hinzu und kopieren Sie die Rechnungsnummer aus QuickBooks. Informationen dazu, wie Sie den Fehler wegen doppelter Nummern vermeiden können, finden Sie unter „Manuelle Behebung von Synchronisierungsproblemen“.
• Vermeiden Sie doppelte Zahlungen. Wenn Sie eine Zahlung in QuickBooks erfassen QuickBooks diese in TaxDome übernehmen möchten, deaktivieren Sie beim Anlegen der Zahlung in TaxDome das Kontrollkästchen QuickBooks “.

Schritt 1. Mit QuickBooks Online verbinden

So synchronisieren Sie TaxDome QuickBooks:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu „Einstellungen > Integrationen“ und wechseln Sie zu QuickBooks . Wählen Sie die zu synchronisierenden Konten und das Synchronisierungsdatum aus und klicken Sie anschließend auf „Mit QuickBooks verbinden“.

   

2. Geben Sie Ihre QuickBooks ein und klicken Sie dann auf Anmelden.

   

3. Klicken Sie auf „Verbinden“, um TaxDome auf Ihre QuickBooks Online zu gewähren.

   

Sobald die Verbindung hergestellt ist, werden Sie zu TaxDome weitergeleitet. Die Synchronisierung kann einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn viele Daten vorhanden sind. Bis der Vorgang abgeschlossen ist, bleibt die Verbindungsschaltfläche deaktiviert.

Schritt 2. Konten auswählen und Startdatum für die Synchronisierung festlegen

Nach der Verbindung können Sie auswählen, welche Kundenkonten mit QuickBooks synchronisiert werden sollen QuickBooks ab welchem Datum.

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu „Einstellungen“ > „Integrationen“ und wählen Sie dann die QuickBooks aus. Dort finden Sie drei Optionen:

   • Nur Konten mit Rechnungen oder Zahlungen synchronisieren (Standard): Es werden nur Konten synchronisiert, für die Rechnungen oder Zahlungen vorliegen. Neue Rechnungen und Zahlungen lösen automatisch die Synchronisierung für das jeweilige Konto aus.
   • Alle Konten synchronisieren: Alle TaxDome werden synchronisiert, auch solche ohne Rechnungen oder Zahlungen.
   • Synchronisierungsdatum: Es werden nur Konten, Rechnungen und Zahlungen synchronisiert, deren Datum auf oder nach diesem Datum liegt.

2. Klicken Sie auf „Speichern“. TaxDome werden nun mit QuickBooks synchronisiert.

Sollte eine Fehlermeldung auftreten, lesen Sie bitte den Abschnitt „Manuelle Behebung von Synchronisierungsproblemen“.

Schritt 3. Synchronisierungseinstellungen konfigurieren

1. Nehmen Sie im Abschnitt „Synchronisierungseinstellungen “ folgende Einstellungen vor:

• Konto für Dienstleistungserlöse: Wählen Sie das QuickBooks aus, mit dem neue TaxDome synchronisiert werden sollen. Die Standardeinstellung ist „Unkategorisiertes Einkommen“; falls dieses Konto in Ihrem QuickBooks nicht vorhanden ist, werden die Einzelposten stattdessen mit dem Konto „Umsatz“ synchronisiert.
• Rechnungsnummern mit QuickBooks synchronisieren: Wenn diese Option aktiviert ist, TaxDome die aktuelle Rechnungsnummer in QuickBooks setzt die Nummernfolge bei der Erstellung neuer Rechnungen fort. Geänderte Rechnungsnummern werden automatisch update in QuickBooks.
• QuickBooks werden manuell erstellte Zahlungen mit QuickBooks synchronisiert: Wenn diese Option deaktiviert ist, verbleiben manuell erstellte Zahlungen TaxDome in TaxDome , wodurch doppelte Einträge vermieden werden, falls Sie diese bereits in QuickBooks erfasst haben. Sie können diese Einstellung bei der Erstellung jeder einzelnen Zahlung überschreiben oder die Synchronisierung der Zahlungen im Nachhinein manuell aktivieren oder deaktivieren .
• Geplante Rechnungen synchronisieren: Wenn diese Option aktiviert ist, werden geplante Rechnungen QuickBooks Erreichen ihres Ausstellungsdatums mit QuickBooks synchronisiert .

2. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 4. Das Konto für die Einzahlung festlegen

Standardmäßig werden synchronisierte Zahlungen in QuickBooks dem Konto „Nicht eingezahlte Gelder“ angezeigt. So buchen Sie sie auf ein anderes Konto unter „Sonstige kurzfristige Vermögenswerte“ oder auf ein Bankkonto:

1. Aktivieren Sie im Abschnitt „Einzahlung auf Konto “ die Option „Konto für Zahlungen festlegen“.
2. Wählen Sie das Standardkonto aus der Dropdown-Liste „Konto für Zahlungen “ aus.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 5. Testen Sie die Synchronisierung

Sobald Ihre TaxDome QuickBooks synchronisiert sind, werden die Daten zu Zahlungen und Rechnungen automatisch in QuickBooks übertragen. Sie können festlegen, dass einige oder alle Zahlungen nicht synchronisiert werden.

So überprüfen Sie, ob die Integration funktioniert:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf „Rechnungen“ und suchen Sie die Rechnung oder Zahlung, die Sie anzeigen möchten.
2. Klicken Sie bei Rechnungen mit dem status „Synchronisiert “ auf den status . Klicken Sie bei Rechnungen mit dem status „Nicht synchronisiert “ auf die drei Punkte und wählen Sie „Rechnung mit QuickBooks synchronisieren“. Sobald status der status in „Synchronisiert“ status , klicken Sie auf den status .
3. Dadurch wird die Rechnung in QuickBooks geöffnet. Vergleichen Sie den Rechnungsbetrag, die Rechnungsnummer, den Kunden und die aufgeführten Leistungen in TaxDome QuickBooks sicherzustellen, dass die Synchronisierung erfolgreich war.

Sollten Unstimmigkeiten auftreten oder die Rechnung nicht synchronisiert werden, lesen Sie bitte den Abschnitt „Manuelles Beheben von Synchronisierungsproblemen“.

Trennen Sie die Verbindung zu QuickBooks.

Um die Synchronisierung mit QuickBooks zu deaktivieren, gehen Sie in der linken Menüleiste zu „Einstellungen“ > „Integrationen“ und wählen Sie die QuickBooks und klicken Sie anschließend auf „Trennen“.

Hinweis

Die Trennung Ihrer Firma von QuickBooks auf der Seite „Aktivitäten-Feed“ angezeigt.

Erneut mit einem anderen Konto verbinden

Sobald Sie die Verbindung zu Ihrem ursprünglichen QuickBooks Online getrennt haben, können Sie die Verbindung zu genau demselben Konto wiederherstellen .

Die erneute Verbindung mit einem anderen Konto kann zu Problemen führen.

Warnung

Die Verknüpfung mit einem anderen Konto kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle Kunden, Rechnungen und Zahlungen werden mit dem neuen Konto neu synchronisiert. Wenn Sie sich entscheiden, Ihr ursprüngliches QuickBooks wieder zu verknüpfen, nachdem Sie bereits ein anderes Konto verknüpft haben, kommt es wahrscheinlich zu doppelten Einträgen bei Kunden, Rechnungen und Zahlungen.

Referenz: Synchronisierungsverhalten

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