Erstattungen bearbeiten

Inhaltsübersicht

Erstattungszahlungen
Reduzierung des Kundenkredits, erklärt
Ihr Erstattungsverlauf

Wenn Sie einem Kunden eine Rückerstattung gewähren, wird das Geld immer auf dasselbe Kredit- oder Debitkartenkonto zurücküberwiesen, das der Kunde für die ursprüngliche Zahlung verwendet hat. Lesen Sie weiter, um mehr über die Rückerstattung von Geldern an Kunden zu erfahren.

Erstattungszahlungen

Eine Rückerstattung kann von einem Firmeninhaber, Administrator oder Mitarbeiter mit Zugriffsrechten für die Verwaltung von Zahlungen vorgenommen werden. Für vollständige und teilweise Zahlungen gelten dieselben Regeln.

Bei der Rückerstattung von Offline-Zahlungen sollten Sie überlegen, ob Sie diese zurückerstatten oder löschen möchten. Eine Rückerstattung eignet sich eher für tatsächliche Rückzahlungen, während das Löschen von Offline-Zahlungen und das Hinzufügen neuer Zahlungen besser geeignet ist, wenn Sie die Zahlung bearbeiten möchten. Beachten Sie außerdem, dass Sie nur solche Offline-Zahlungen zurückerstatten können, die für die Umsatzberechnung verwendet wurden.

Hinweis

Seien Sie vorsichtig bei der Erstattung von Zahlungen. Erstattungen können nicht storniert werden. Wenn Sie versehentlich eine falsche Erstattung vornehmen, müssen Sie eine neue Rechnung mit einer anderen Nummer erstellen.

Um eine Zahlung zu erstatten:

Gehen Sie im Profil des Kunden zuRechnungen > Zahlungen.
Suchen Sie die Zahlung, die Sie erstatten möchten, und klicken Sie auf ihre Nummer, oder klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts und wählen Sie Ansicht.
Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Zahlung zurückerstatten“.
Der vollständige Zahlungsbetrag wird standardmäßig im Feld „Zu erstattender Betrag“ angezeigt. Sie können einen geringeren Betrag eingeben, um eine Teilrückerstattung vorzunehmen, dieser darf jedoch den ursprünglichen Zahlungsbetrag nicht überschreiten. Wenn die Zahlung Zahlungstechnologiegebühren enthielt , umfasst die Rückerstattung auch einen proportionalen Anteil dieser Gebühr, basierend auf dem von Ihnen eingegebenen Betrag.

Wenn Sie eine Offline-Zahlung zurückerstatten, weil ein höherer Betrag als tatsächlich gezahlt erfasst wurde, passen Sie das Feld „Zurückzuerstattender Betrag“ an, um dies zu korrigieren. Wenn Sie beispielsweise 1000 $ statt 100 $ erfasst haben, geben Sie 900 $ ein, um die Zahlung zu korrigieren. Alternativ können Sie die Offline-Zahlung löschen, wenn dies für Ihre Unterlagen praktischer ist.

5. Geben Sie den Grund für die Erstattung an.

Standardmäßig wird der Kunde über die Rückerstattung benachrichtigt. Wenn Sie den Kunden nicht benachrichtigen müssen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen„Kunden per E-Mail benachrichtigen “.
Klicken Sie auf „Rückerstattung“.
Nachdem Sie eine Rückerstattung vorgenommen haben, werden in der Zahlungs-Seitenleiste die Transaktionsgebühr neben dem Rückerstattungsbetrag und gegebenenfalls die Zahlungsgebühren angezeigt. Im Abschnitt „Rückerstattungshistorie“ werden alle für diese Zahlung vorgenommenen Rückerstattungen angezeigt.

Was passiert, wenn Sie eine Erstattung ausstellen, hängt von der Zahlungsart ab:

Zahlungen über TaxDome (Stripe)Wirtschaftsprüfer : Die Zahlung wird als erstattet markiert, und Sie ziehen den erstatteten Betrag ganz oder teilweise vom Guthaben des Kunden ab. Der Kunde erhält eine Rückerstattung auf die Kredit- oder Debitkarte oder das Bankkonto, das er für die Zahlung verwendet hat. Der Zahlungsabwickler überweist die Rückerstattung umgehend auf dieses Konto. Je nach Bank dauert es 5 bis 10 Werktage, bis der Betrag auf dem Konto des Kunden erscheint.
Offline-Zahlungen: Die Zahlung wird als erstattet markiert, und Sie ziehen den erstatteten Betrag ganz oder teilweise vom Guthaben des Kunden ab.

Bei allen Zahlungen ändert sich der zugehörige status nach der Erstattung nicht geändert und bleibt "bezahlt". Auch der status ändert sich nicht.

Reduzierung des Kundenkredits, erklärt

Wenn Sie eine Rückerstattung vornehmen, hängt es von der Zahlungsart ab, was mit dem Guthaben des Kunden geschieht:

Offline-Zahlung ohne Rechnungsbegleichung/Vorauszahlung über das Mandantenportal. Wenn Sie eine Offline-Zahlung erstellen oder Ihr Kunde eine Vorauszahlung über das Mandantenportal vornimmt, wird das Guthaben des Kunden erhöht. Wenn Sie also aus irgendeinem Grund eine solche Zahlung zurückerstatten müssen, wird das Guthaben automatisch um den Rückerstattungsbetrag reduziert. Das Guthaben kann nicht unter null fallen.
- Beispiel: Sie fügen eine Offline-Zahlung in Höhe von 100 $ hinzu, die das Guthaben um 100 $ erhöht. Wenn Sie die Zahlung zurückerstatten, verringert sich das Guthaben um 100 $.
Der Zahlungsbetrag ist kleiner oder gleich dem Betrag der Rechnung(en), die damit beglichen werden. Wenn Sie eine Zahlung zur Begleichung einer Rechnung erstellen, nehmen Sie die Zahlung außerhalb von TaxDome oder über einen Zahlungsdienstleister an und erfassen sie in TaxDome. Wenn Sie die Zahlung in TaxDome zurückerstatten, passiert mit dem Guthaben also nichts.
- Beispiel: Sie stellen eine Rechnung über 100 $ aus. Ihr Kunde zahlt mit Bargeld, und Sie erstellen eine Offline-Zahlung in Höhe von 100 $, um die Rechnung zu begleichen. Wenn Sie die Zahlung zurückerstatten, ändert sich das Guthaben nicht, da es sich während der Zahlung nicht geändert hat.
Der Zahlungsbetrag ist höher als der Betrag der zu begleichenden Rechnung(en). Wenn Sie eine Offline-Zahlung erstellen, um eine Rechnung zu begleichen, können Sie den Zahlungsbetrag über den Rechnungsbetrag hinaus festlegen. Der Rest wird dem Kundensaldo hinzugefügt. Wenn Sie also eine solche Zahlung zurückerstatten,verringert sich das Guthaben um den zum Guthaben hinzugefügten Betrag (d. h. den Betrag, der nicht zur Begleichung der Rechnung verwendet wurde).
- Beispiel: Sie stellen eine Rechnung über 100 $ aus. Ihr Kunde bezahlt 150 $ in bar, und Sie fügen dem Guthaben 50 $ hinzu. Wenn Sie die Zahlung in TaxDome vollständig erstatten (der Erstattungsbetrag beträgt also 150 $), verringert sich das Guthaben automatisch um 50 $, da dieser Betrag nicht zur Begleichung der Rechnung verwendet wird.

Ihr Erstattungsverlauf

Sobald eine Rückerstattung erfolgt ist, wird sie auf der Registerkarte„Zahlungen” im Profil des Kunden angezeigt.

Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der gewünschten Rückerstattung und wählen Sie„Anzeigen“. In der Seitenleiste wird oben die Zahlungsaufschlüsselung und unten der Rückerstattungsverlauf angezeigt.

Wenn die Zahlung teilweise erstattet wurde und Sie den Restbetrag zurückerstatten möchten, können Sie eine neue Erstattung vornehmen, indem Sie die oben beschriebenen Schritte ausführen.