TaxDome -Anleitung

TaxDome Drive funktioniert auf die gleiche Weise wie Dropbox oder Google Drive. Sobald Sie die Anwendung auf Ihrem Desktop und Anmelden starten, werden Sie aufgefordert, ein TaxDome Laufwerk zu erstellen. Sie können dann alle Dokumente Ihrer Kunden in diesem Laufwerk anzeigen, hochladen und verwalten, ohne dass sie kostbaren Speicherplatz auf Ihrem Computer belegen.

So verwenden Sie TaxDome Drive

Sobald Sie TaxDome Drive auf Ihrem Desktop installiert haben, sind Sie per Fernzugriff mit unserem Server verbunden. Sie werden einen Ordner (Laufwerk) sehen, der alle Ihre Client-Dateien enthält. Sie können diese dann auf Ihren Desktop ziehen und umgekehrt und dabei alle bekannten Dateiverwaltungstools verwenden. 

TaxDome bleibt auf Ihrem Desktop. Damit können Sie auf alle Ihre TaxDome zugreifen, ohne einen Browser öffnen zu müssen, um Anmelden Ihrem Portal Anmelden . Sie können auch offline auf Dateien zugreifen und diese bearbeiten .

TaxDome Drive weist standardmäßig den neuesten verfügbaren Laufwerksbuchstaben zu, beginnend am Ende der Liste (z. B. Z:). Wenn Z: bereits verwendet wird, wird Y: zugewiesen, und so weiter.

Dateien und Ordner in TaxDome hochladen, kopieren oder verschieben

Bei der Arbeit auf TaxDome Drive:

Ordner und Dateien sind mit einem status Symbol gekennzeichnet:

Icon	Status	Beschreibung
	Synchronisiert	Eine Datei oder ein Ordner mit allen darin enthaltenen Dateien wird auf Ihren Desktop heruntergeladen und mit der Kopie im TaxDome synchronisiert. Sie können diese Dateien auch offline bearbeiten .
	Nicht synchronisiert	Eine Datei oder ein Ordner mit allen darin enthaltenen Dateien wird nicht mit Ihrem Desktop synchronisiert und ist nur im TaxDome gespeichert. Öffnen Sie die Datei, um sie zu synchronisieren und den status Synchronisiert" zu erhalten.
	Hochladen	Eine Datei oder ein Ordner mit allen darin enthaltenen Dateien auf Ihrem Desktop wird mit dem TaxDome synchronisiert. Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Internet verbunden sind, damit die Datei oder der Ordner hochgeladen werden kann und den status Synchronisiert" erhält.

Sie können Ordner der obersten Ebene und Unterordner darin erstellen. Die Dokumente werden in einen der Unterordner oder in den Hauptordner hochgeladen.

• Wenn Sie Top-Level-Ordner erstellen, werden diese mit der Option Privat Zugriffsebene. Hier erfahren Sie mehr darüber. Zugriffsebenen .

• Sie können Dokumente und Ordner umbenennen und löschen, mit Ausnahme des Standardordners mit der Zugriffsstufe Client kann anzeigen und bearbeiten.

• Sie können Dateien zwischen Ordnern verschieben (z. B. von Privat/Docs in Firmendokumente, die mit dem Mandanten/2020 geteilt werden).

• Sie können keine Dokumente direkt in Kontoordner hochladen oder Ordner darin erstellen.

• Beim Hochladen von Ordnern mit Dokumenten wird Ihre ursprüngliche Ordnerstruktur übernommen.

Hinweis

Wenn Sie beim Bearbeiten Ihrer Ordner im Datei-Explorer unter Windows eine Fehlermeldung erhalten, laden Sie das Datei-Explorer-Fenster neu, um das Problem zu beheben.

Aufgepasst!

• Sie können keine Ordner hochladen, deren Namen Kommas oder Punkte enthalten.
• Sie können keine Dokumente oder Ordner von einem Kundenkonto in ein anderes verschieben. Sie können jedoch die Dokumente/Ordner von einem Kundenkonto kopieren und in ein anderes verschieben.
• Sie können keine ZIP-Archive auf TaxDome hochladen. Wenn Sie to do , müssen Sie das Problem über den Abschnitt „Synchronisierungsprobleme“ beheben. Oder verwenden Sie die Desktop-App oder die Web-App, wenn Sie ZIP-Archive hochladen müssen.

Behandlung von Synchronisierungsfehlern

Manchmal treten beim Kopieren von Dateien auf TaxDome Drive Fehler auf, die Ihr Handeln erfordern.

Ist ein Fehler aufgetreten, wird die Datei mit einem Fehlersymbol gekennzeichnet:

Icon	Status	Beschreibung
	Achtung Zeichen	Die Dateierweiterung wird nicht unterstützt, oder es handelt sich um ein Zip-Archiv.
	Rote Blockmarkierung	Ein unerwarteter Fehler ist aufgetreten, obwohl die Dateierweiterung gültig ist (z. B. weil die Datei beschädigt ist).

Befolgen Sie diese Schritte, um das Problem zu beheben:

1. Klicken Sie entweder auf die Benachrichtigung unten rechts auf Ihrem Bildschirm oder auf den Link Probleme synchronisieren in der App (wird nur angezeigt, wenn Probleme beim Hochladen vorhanden sind)

2. Sie sehen die Liste der Dateien mit Fehlerbeschreibungen und Aktionsschaltflächen für jede einzelne Datei:

Je nach Fehlertyp stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung, um das Problem zu lösen:

• Klicken Sie auf Entpacken, um ein Zip-Archiv als Ordner hochzuladen, oder auf Entfernen, um es zu löschen.

• Die Schaltfläche Entfernen ist die einzige Option für Dateien mit einer nicht unterstützten Erweiterung

• Klicken Sie auf Wiederholen, um das Hochladen zu wiederholen, wenn ein unerwarteter Fehler aufgetreten ist. Wenn das Problem erneut auftritt, entfernen Sie es.

Hinweis

Wenn Sie eine Datei während der Fehlerbehandlung entfernen, wird sie in den Windows-Papierkorb verschoben, wo Sie sie wiederfinden können.

Dateien direkt in TaxDome oder offline bearbeiten

TaxDome Mit Drive können Sie Dokumente direkt vom Windows Explorer aus mit allen Anwendungen von Drittanbietern bearbeiten, die Sie auf Ihrem Computer verwenden. 

Wenn Sie eine Datei in TaxDome Drive öffnen und Änderungen vornehmen, wird die Datei automatisch updates im Profil des Kundenkontos gespeichert. Sie brauchen eine Datei nicht herunterzuladen, Änderungen vorzunehmen und sie erneut hochzuladen.

Dateien mit dem status „Synchronisiert“ status offline bearbeitet werden. Nach der Bearbeitung bleiben sie im Status „Wird hochgeladen“ und werden „Synchronisiert“, sobald Sie mit dem Internet verbunden sind.

Hochladen von Dateien in großen Mengen über TaxDome Drive

Mit TaxDome Drive können Sie viele Dokumente in mehrere Kundenkonten auf einmal hochladen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Dokumente in großen Mengen hochzuladen:

1. Erstellen Sie auf Ihrem Computer einen Ordner, der einen Unterordner mit dem Namen enthält, der dem Kontonamen auf TaxDome entspricht. Wiederholen Sie dann die Ordnerstruktur, die Sie in Ihren TaxDome Konten verwenden.

2. Sie können in TaxDome neue Ordner erstellen, und alle darin enthaltenen Unterordner übernehmen automatisch die Privat Zugriffsebene ihres übergeordneten Ordners.

3. Legen Sie die Dokumente in Ihren lokalen Ordnern ab. Beachten Sie, dass Dokumente nicht direkt in Kontoordnern gespeichert werden können – sie müssen in Unterordnern abgelegt werden.

4. Kopieren Sie die Ordner Ihres lokalen Kontos auf TaxDome Drive.

Dateiaktionen vom Laufwerk aus durchführen

Während Sie mit Ihren Dateien in TaxDome Drive arbeiten, können Sie einige Aktionen durchführen, ohne das Portal zu öffnen:

• Link zu Auftrag: Klicken Sie auf das Dokument, um das Fenster „Link zu Auftrag “ zu öffnen, wählen Sie einen Auftrag der Dropdown-Liste Auftrag auswählen “ Auftrag und klicken Sie auf „Link“. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über das Verknüpfen von Dokumenten mit Aufträge

• Für Kunden als gelesen markieren: Sobald Dokumente für einen Kunden als gelesen markiert sind, werden das Symbol „Neu“ und die Benachrichtigung unter„Warten auf Aktion“ nicht mehr angezeigt.

• Im Web öffnen: Ermöglicht es Ihnen, ein Dokument in der Web-App über Ihren Browser anzuzeigen.

• Dokument versiegeln: Versiegelt das Dokument, sodass der Kunde es nicht löschen, bearbeiten oder in einen anderen Ordner verschieben kann.

• Signatur anfordern: Klicken Sie auf das Dokument, um das Fenster Signatur anfordern“ zu öffnen, platzieren Sie die Signaturen und klicken Sie auf „Senden“. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Anfordern von Signaturen .

Archivierte Konten in TaxDome anzeigen

Standardmäßig sind archivierte Konten in TaxDome ausgeblendet. Um archivierte Konten in Ihrem TaxDome anzuzeigen, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts in der TaxDome und wählen Sie dann„Archivierte Konten anzeigen”.

Verbinden TaxDome Laufwerk

Um TaxDome auf Ihrem Computer zu installieren, verwenden Sie die TaxDome für Windows. Sobald Sie die Anwendung starten und Anmelden, werden Sie aufgefordert, das Laufwerk zu erstellen. Klicken Sie auf „Ja“, um eine Verbindung einzurichten.

Hinweis

Die Installation kann einige Minuten dauern.

Wenn Sie auf Nein klicken, können Sie die Verbindung jederzeit später herstellen. Andernfalls klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und wählen Sie TaxDome verbinden“.

Öffnen Sieden Datei-Explorer. Sie werden sehen, dass TaxDome nun als Laufwerk unter „Dieser PC“ hinzugefügt TaxDome . Jetzt können Sie alle Ihre TaxDome anzeigen, sie in Ordner kopieren und per Drag & Drop an den gewünschten Ort verschieben (siehe So verwenden Sie TaxDome ) .

Hinweis

Sie können TaxDome Drive nur nutzen, wenn Sie bei der Anwendung angemeldet sind.

Trennen der Verbindung TaxDome Laufwerk

Wenn Sie die Verbindung zu TaxDome Drive unterbrechen müssen, gibt es zwei Möglichkeiten to do :

1. Öffnen Sie zunächst die Anwendung TaxDome .

2. Klicken Sie dann auf die drei Punkte oben rechts in der TaxDome und wählen Sie TaxDome trennen“.

Eine andere Möglichkeit to do ist die Verwendung der Systemablage.

1. Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf das TaxDome in der Taskleiste.

2. Wählen Sie dann Trennen Sie das TaxDome .

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