Team verwalten (Basic): Aktivitäts-Feed

Der Aktivitäts-Feed ist ein zentraler Prüfpfad für alle Systemereignisse in Ihrem Portal. Damit können Sie die Aktivitäten Ihrer Teammitglieder und die Portalanmeldungen Ihrer Kunden verfolgen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Ereignisse Sie verfolgen können und wie sie zu interpretieren sind.

Aktivitäts-Feed, erklärt

Der Aktivitäts-Feed ist eine Seite, die für Firmeninhaber und Administratoren bestimmt ist. Sie ermöglicht es Ihnen, zu überprüfen, wer und wann diese oder jene Aktion im Portal durchgeführt hat. Ihr Hauptziel ist es, Ihnen zu helfen, die Aktivitäten Ihrer Teammitglieder zu kontrollieren, die Integrität der Portaldaten zu sichern und herauszufinden, wie oft Kunden das Mandantenportal besuchen. 

Hier sind einige Fälle, in denen es hilfreich sein könnte:

  • Überwachung der Teamaktivitäten: Sehen Sie, wann sich Ihre Mitarbeiter ins System einloggen, um zu verstehen, wie viel sie wirklich arbeiten.
  • Datenleck: In der Hochsaison wollen Sie vielleicht Saisonarbeiter einstellen, aber Sie müssen sicherstellen, dass diese die Portaldaten nicht missbrauchen. Im Aktivitäts-Feed können Sie überprüfen, ob jemand Daten aus dem Portal exportiert hat.
  • Unterstützung für Ihre Kunden: Wenn Ihre Kunden Schwierigkeiten haben, das Portal zum ersten Mal zu nutzen, können Sie über den Aktivitäts-Feed sehen, ob es ihnen gelungen ist, sich beim Portal anzumelden.
  • Kontrolle von Änderungen der Teamstruktur/Zugriffsrechte: Beachten Sie alle Rollen updates, Zugriffsrechte für jedes Teammitglied, Passwortänderungen und mehr. 
Tipp

Tipp! Auf der Seite Aktivitäts-Feed wird die Anzahl der exportierten Einheiten für alle Export-Ereignisse angezeigt, z. B. für den Export eines Kontos oder einer Aufträge . Wenn diese Zahl hoch erscheint, könnte das bedeuten, dass jemand versucht, Ihre Daten zu stehlen. Daher sollten Sie in solchen Fällen besonders aufmerksam sein.

Zugang Aktivitäts-Feed

Wählen Sie im Menü der Seitenleiste die Option Aktivitäts-Feed , um die Seite mit allen Systemereignissen zu öffnen.

Auf der Seite Aktivitäts-Feed sehen Sie diese Spaltenüberschriften:

  • Datum: Das Datum, an dem das Ereignis stattgefunden hat. Die Tabelle ist nach diesem Datum in absteigender Reihenfolge sortiert, wobei die neuesten Ereignisse oben stehen.
  • Konto: Das Konto des Kunden/Firmenmitglieds, das mit dem Ereignis verbunden ist, falls vorhanden. 
  • Typ: Der Ereignistyp. Erfahren Sie mehr über die Ereignistypen.
  • Element: Bestimmte Einheit, die aktualisiert wurde.
  • Aktion: Die Zusammenfassung des Ereignisses. Wenn nur eine Aktion stattgefunden hat, wird diese in der Liste angezeigt. Bewegen Sie bei Massenaktionen den Mauszeiger über eine Zahl, um Details anzuzeigen. Klicken Sie auf die Aktion, um die detaillierte Ereignisbeschreibung zu öffnen.
  • Benutzer: Der Name der Person, die die Aktion durchgeführt hat. Wenn er sich geändert hat (z. B. wenn der Benutzername des Teammitglieds bearbeitet wurde), zeigt die Tabelle den Namen zum Zeitpunkt des Ereignisses an.

Klicken Sie auf den Namen der Aktion in der Spalte " Aktion" , um die Details des Ereignisses anzuzeigen, z. B. die IP-Adresse, den Browser, das Betriebssystem und das Serverdatum des Ereignisses. Wenn sich Felder (z. B. die Zugriffsrechte des Mitarbeiters) geändert haben, werden sie ebenfalls angezeigt.

Veranstaltungen teilen

Um ein bestimmtes Ereignis für alle Personen freizugeben, die auf den Aktivitäts-Feed zugreifen können, öffnen Sie die Details des Ereignisses, kopieren Sie die URL in Ihrem Browser und senden Sie sie mit einer beliebigen Methode an Ihren Kollegen.

Veranstaltungstypen

Es gibt verschiedene Ereignistypen, die Sie auf der Seite Aktivitäts-Feed verfolgen können. Im Folgenden erklären wir sie im Detail: 

Konto

Der Aktivitäts-Feed wird angezeigt:

  • Exportieren der Kontenliste.
  • Konten importieren.
  • Aktivieren/Deaktivieren des Login-Toggles für Kontakte.
  • Versenden eines Einladungslinks.
  • Annahme der Portaleinladung durch einen Kunden.

Kontakt

Der Aktivitäts-Feed zeigt das Exportieren der Kontaktliste und das Importieren von Kontakten an.

Feste Einstellungen

Der Aktivitäts-Feed zeigt alles an, was auf der Seite Einstellungen > Firmeneinstellungen aktualisiert wird. In der Spalte "Element" wird der Bereich "Einstellungen" angezeigt.

Integrationen

Der Aktivitäts-Feed zeigt das Verbinden und Trennen aller in TaxDome verfügbaren Integrationen an (Stripe, QuickBooks, Zapier, und mehr).

Rechnung

Der Aktivitäts-Feed wird angezeigt:

  • Erstellen einer Rechnung
  • Aktualisierung der Rechnungsdaten 
  • Einsicht in eine Rechnung (nach Kunde oder Teammitglied)
  • Änderung des status (wenn sie bezahlt wird oder wenn eine geplante Rechnung gebucht wird)
  • Löschung einer Rechnung.
  • Erneute Zusendung einer Rechnung per E-Mail oder automatische Erinnerung.
  • Herunterladen einer Rechnung.
  • Drucken einer Rechnung.
  • Exportieren der Rechnungsliste

Auftrag

Der Aktivitäts-Feed zeigt das Exportieren der Liste Auftrag an.

Auftrag Wiederholung

Der Aktivitäts-Feed zeigt den Export der Liste der Wiederholungen Auftrag an.

Anmeldung

Der Aktivitäts-Feed zeigt die Portalanmeldungen von Teammitgliedern und Kunden an.

Fragebogen

Der Aktivitäts-Feed wird angezeigt:

  • Erstellung eines Fragebogen durch ein Teammitglied, einen Kunden oder durch Automatisierung.
  • Anzeigen eines Fragebogen durch einen Kunden.
  • Beginn des Ausfüllens eines Fragebogen durch einen Kunden.
  • Erneutes Senden eines Fragebogen.
  • Einreichen/Wiedereinreichen eines Fragebogen.
  • Versiegeln/Entsiegeln eines Fragebogen.
  • Aktualisieren des statusÜberprüft".
  • Exportieren eines Fragebogen.

Zahlung

Der Aktivitäts-Feed zeigt das Exportieren der Zahlungsliste an.

Zahlungseinstellungen 

Der Aktivitäts-Feed wird angezeigt:

  • Aktualisierung des Standard-Zahlungsanbieters.
  • Aktualisierung der aktivierten Zahlungsarten.
  • Aktivieren/Deaktivieren von Vorauszahlungen.

Vorschlag

Der Aktivitäts-Feed wird angezeigt:

  • Erstellung von Vorschlägen, einschließlich der automatisch erstellten Vorschläge durch Vorschlag Automatisierung.
  • Bearbeitung von Vorschlägen.
  • Wiedervorlage von Vorschlägen.
  • Vorschläge zur Ansicht.
  • Vorschläge zur Unterzeichnung.
  • Löschung von Vorschlägen.
  • Versenden von Vorschlags-Erinnerungen.
  • Druckvorschläge.
  • Herunterladen von Vorschlägen.

wiederkehrende Rechnung

Der Aktivitäts-Feed wird angezeigt:

  • Versenden einer wiederkehrende Rechnung entweder manuell oder über die Automatisierung (innerhalb eines Vorschlags).
  • Ändern Sie die Details der wiederkehrende Rechnung .
  • Deaktivieren/Aktivieren einer wiederkehrende Rechnung.
  • Ändern Sie den status einer wiederkehrende Rechnung.
  • Unterzeichnung einer wiederkehrende Rechnung entweder manuell oder durch Unterzeichnung eines Vorschlags, der diese Rechnung enthält.
  • Löschung einer wiederkehrende Rechnung.
  • Einsicht in eine wiederkehrende Rechnung durch einen Kunden oder ein Teammitglied.

Aufgabe 

Der Aktivitäts-Feed wird angezeigt:

  • Erstellen von Aufgaben, einschließlich der von der Aufgabe Automatisierung automatisch erstellten oder wiederkehrenden Aufgaben
  • Bearbeitung von Aufgaben (Änderung von Empfänger, Name, Beschreibung, Unteraufgaben, Priorität, status, Startdatum, Fälligkeitsdatum, Tags)
  • Löschen von Aufgaben.
  • Exportieren der Aufgabe .

Teamleitung

Der Aktivitäts-Feed liefert Ihnen Informationen über:

  • Rolle des Teammitglieds updates. Zum Beispiel: Mitarbeiter → Admin.
  • Zugriffsrechte für Teammitglieder updates. Zum Beispiel: Rechnungen verwalten: Aus → Ein.
  • Erstellung/Deaktivierung von Teammitgliedern.
  • Name oder E-Mail-Adresse des bearbeitenden Teammitglieds.
  • Zurücksetzen des Passworts.

Anpassen der Ereignisliste

Sie können Ihre Aktivitäts-Feed-Seite auf verschiedene Weise anpassen. Sie können die Größe ändern, Spalten aktivieren, deaktivieren und verschieben, wie es Ihnen gefällt.

Sie können die Größe jeder Spalte anpassen, mit Ausnahme der Spalte "Datum" . Die Größe dieser Spalten kann nur gemeinsam angepasst werden. Um alle anderen Spalten anzupassen, klicken Sie auf die Trennlinie zwischen den Spaltennamen, halten Sie sie gedrückt und ändern Sie die Größe, indem Sie die Maus bewegen.

Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts in der Tabelle, um die Spalten einzurichten, die Sie auf der Seite Aktivitäts-Feed anzeigen möchten.

Hier können Sie die Spalten auswählen, die angezeigt werden sollen. Sie können jede beliebige Spalte anzeigen, ausblenden oder verschieben. Die Spalten Aktion, Artikel und Datum können nicht ausgeblendet werden. 

Nachdem Sie auf Übernehmen geklickt haben, wird die Tabelle mit neuen Spalten neu erstellt. Wenn Sie auf Zurücksetzen klicken, werden alle Spalten angezeigt.

Filtern der Ereignisliste

Mit Hilfe von Filtern können Sie bestimmte Ereignisse in Ihrem Aktivitäts-Feed anhand bestimmter Kriterien finden. So können Sie beispielsweise alle Ereignisse finden, die an einem bestimmten Datum stattfanden, von einem bestimmten Teammitglied durchgeführt wurden oder eine bestimmte Aktion enthielten (z. B. Kontoerstellung oder Passwortänderung). Hier erfahren Sie mehr über Filter.

Klicken Sie auf Filter , um die Ereignisliste nach Konto, Aktion, Datum, Typ, Element oder Benutzer zu filtern. Sie können auch auf den Namen der Entität in der Spalte Element klicken, um einen Schnellfilter nach Element anzuwenden.

Wenn Sie einige Filter regelmäßig verwenden, fügen Sie sie zu Ihren Favoriten hinzu. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie eine unerwünschte Aktivität (z. B. das Exportieren von Daten) für möglich halten und diese überwachen möchten.

Wer kann das tun?

Der Aktivitäts-Feed kann von Firmeninhabern und Administratoren eingesehen werden. Wenn Sie möchten, dass andere Teammitglieder auf den Aktivitäts-Feed zugreifen können, aktivieren Sie das Zugriffsrecht Aktivitäts-Feed anzeigen für sie. Beachten Sie, dass keine Ereignisse von irgendjemandem gelöscht werden können.

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