E-Mail-Vorlagen erstellen und anwenden

Email templates are messages you frequently send to clients that require little to no change other than the recipient’s name. They can be used when sending emails to your clients manually or in bulk. Or they can be added as automations , so that they automatically go out to the client when a job moves to a new stage in a pipeline. Having email templates handy saves time. They’re not just helpful to you but to the whole team.

Create email templates

An email template can be created by a firm owner, an admin or any team member with access rights to manage templates . There are two ways to create an email template,

• Go to Templates > Firm templates > Emails, then click Create template.

• While adding the Send email automation into the pipeline, click New template.

New template screen overview

a) Template Name: Enter a name for the template—what you’ll see when selecting it.

b) Mode: Decide whether you want to use contact shortcodes or account shortcodes in your template. For more information about shortcode modes, go here .

c) From: Select the team member on behalf of whom the email should be sent. This is what the recipient sees in the From field no matter who has moved the job to the next stage.

Hinweis

Um jemanden auswählen zu können, müssen die Teammitglieder folgende Voraussetzungen erfüllen ihre E-Mails synchronisiert haben und haben die Anderen gestatten, von meiner E-Mail aus zu senden in den Einstellungen ihres TaxDome aktiviert haben.

d) Email subject: Write a subject line.

e) Add shortcode: To individualize the email, apply shortcodes to include dynamic data, such as the name of the person associated with the account or the date. If contact shortcodes mode is selected, you can use contact data. Shortcodes are available for both the email subject line and body. Learn more about shortcodes here .

f) Body: Compose the email, using formatting, emojis, bullet points and more, 

• WYSIWYG: Damit können Sie verschiedene Formatierungen verwenden und Links hinzufügen.

• HTML: Damit können Sie benutzerdefinierten HTML-Code einfügen, der Bilder, Links usw. enthält. Beachten Sie, dass Tabellen derzeit noch nicht unterstützt werden.

Tipp

Verwenden Sie die kostenlose WORDHTML Tool, um HTML zu erstellen und abzurufen, und fügen Sie es dann in die TaxDome ein, indem Sie die Option HTML.

g) Actions:  Click Save & Exit to save the template and go back to the templates list, Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

h) Drag & drop file here or Browse files: Add attachments to the template.

Add attachments to email templates

Hinweis

Die maximale Größe aller an eine Vorlage angehängten Dateien beträgt 20 MB. Unterstützte Dateitypen: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Sie können den E-Mail-Vorlagen von Ihrem Computer aus Anhänge hinzufügen. Verwenden Sie eine der verfügbaren Optionen beim Erstellen oder Bearbeiten einer E-Mail-Vorlage:

• Ziehen Sie eine einzelne Datei per Drag-and-Drop in den vorgesehenen Bereich.
• Klicken Sie auf Dateien durchsuchen und wählen Sie eine oder mehrere Dateien in Ihrem Datei-Explorer aus.

Hinweis

Wenn Sie eine Nachricht mit einer Datei von TaxDome an einen Empfänger senden, der kein TaxDome ist, benötigt dieser kein Login, um auf die Datei zuzugreifen. Um die Datei sicher zu halten, geben Sie dem Link ein Verfallsdatum. Erfahren Sie mehr über Sicherheit von E-Mail-Anhängen .

Add images to email templates

Warnung

The image needs to be hosted by a third party or added as an attachment . Videos can be added to emails only as Anhänge und kann nicht in Vorlagen eingebettet werden.

Add an image by copying it from a webpage

1. Upload the image to your computer or to an image-hosting site such as imgbb.com .

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das hochgeladene Bild in Ihrem Browser und wählen Sie dann Bildkopieren.

3. Gehen Sie zum E-Mail-Vorlagenerstellung, vergewissern Sie sich, dass WYSIWYG ausgewählt ist, und fügen Sie dann das Bild in Ihre Vorlage ein.

   

Add an image by inserting an HTML code

1. Upload the image to an image-hosting site such as imgbb.com .

2. Kopieren Sie den HTML-Code für das Bild.

3. Go to the Email Template creation page, make sure HTML is selected, and paste the code into your template.

4. Finden Sie die <img src="https://**********************> Codeblock und fügen Sie data-signed-id=" " an das Ende des Blocks anhängen, wie Sie auf dem Beispielbildschirm unten sehen können. Andernfalls wird das Bild in den von Ihnen gesendeten E-Mails möglicherweise nicht korrekt angezeigt.

Sie können Vorschau das Bild durch Auswahl von WYSIWYG.

Sobald die Vorlage ausgewählt ist, wird der Code zum Bild.

Add email templates from the Marketplace

Sie können fertige E-Mail-Vorlagen mit den besten Praktiken herunterladen. So fügen Sie eine E-Mail-Vorlage aus dem Marketplace hinzu:

1. Go to Templates > Marketplace from the left sidebar and open the Emails tab.

2. Click Get free on the template you want to add, or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

   

In most cases, you will need to customize the downloaded template. To do this, go to Templates >  Firm Templates page, open the Emails tab and click on the name of the email template to edit it.

Apply email templates

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um das Schreiben neuer E-Mails zu beschleunigen. So geht's:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail, indem Sie entweder auf die Schaltfläche Neu oben links klicken und E-Mail auswählen oder indem Sie einen oder mehrere Empfänger in Ihrer Kontenliste auswählen und dann auf @E-Mail senden klicken .

2. Klicken Sie in das Feld Vorlage, um eine Vorlage aus dem Pulldown-Menü auszuwählen.

3. Edit the email, if needed.

   

   Hinweis

   Änderungen, die Sie an Ihrer E-Mail vornehmen, wirken sich nicht auf die ausgewählte Vorlage aus.

   

Edit email templates

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer E-Mail-Vorlage vorzunehmen:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to edit.

3. Select Edit.

4. Make changes to the email template, then click Save & Exit or Save.

   

Duplicate email templates

To create new email templates based on existing ones:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to duplicate.

3. Select Duplicate.

The template’s copy will be saved with the appropriate suffix (e.g., Email (2)).

Delete email templates

To remove an email template:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to delete.

3. Select Delete and confirm the action.

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