Onboarding: Bereiten Sie Ihr Portal auf die Einladung von Kunden vor

Willkommen bei TaxDome! Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Ihr Portal effektiv für die Mandantenverwaltung einzurichten. Sie erfahren, wie Sie Mandanteninformationen strukturieren, bestehende Daten importieren, Dokumente organisieren und die Mandantenkommunikation anpassen können, um einen effizienten workflow.

Verstehen von Konten und Kontakten

Bevor Sie Ihrem Portal Kunden hinzufügen, sollten Sie verstehen, wie TaxDome die Kundeninformationen über Konten und Kontakte organisiert.

Kontakte & Konten: Erfahren Sie, wie Sie Ehepaare, Unternehmen oder Familiengruppen unter einem Konto organisieren und gleichzeitig getrennte Kontaktprofile pflegen können. Diese Struktur hilft bei der Arbeit mit Haushalten, die gemeinsame Steuerdokumente, aber getrennte Kommunikation benötigen.
Kontakt-Knöpfe: Legen Sie fest, welche Kontakte Zugang zum Portal, Benachrichtigungen und E-Mails erhalten. Verwenden Sie diese Einstellungen, um zu steuern, wer Terminerinnerungen oder Dokumentenanforderungen innerhalb desselben Kontos erhält.
Testkundenkonten: Erstellen Sie Musterkonten, um die genaue Kundenerfahrung zu sehen, bevor Sie tatsächliche Kunden einladen. Auf diese Weise können Sie eventuelle Konfigurationsprobleme bei der Einrichtung Ihres Portals erkennen.

Hinweis! Richtig konfigurierte Konten und Kontakte verhindern Probleme, wie z. B. die Möglichkeit, dass nicht autorisierte Kontakte Vorschläge unterzeichnen oder doppelte Konten für verwandte Personen erstellen.

Verschieben Sie Ihre CRM zu TaxDome

Der Import Ihrer bestehenden Kundendatenbank in TaxDome erfordert Planung, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt übertragen werden:

Exportieren Sie eine Kundenliste aus Ihrer aktuellen Software: Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Export von Kundendaten aus gängiger Steuer- und Buchhaltungssoftware, einschließlich Überlegungen zur Feldzuordnung.
Bereiten Sie Ihre CSV-Datei für den Import vor: Formatieren Sie Ihre Kundendaten so, dass sie den Importanforderungen von TaxDome entsprechen. Dazu gehört die Zuordnung von Feldern wie Namen, Kontaktinformationen und Steueridentifikatoren. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die Beziehungen zwischen Ehegatten und Abhängigen richtig strukturiert sind.
Importieren Sie Ihre CRM in TaxDome: Führen Sie den Importprozess durch, der Validierungsschritte, Fehlerbehandlung und eine Überprüfung nach dem Import umfasst, um die Datenintegrität sicherzustellen.
Importieren einer CSV-Datei mit Steuerzahler und Ehepartner in einer Zeile: Spezielle Anweisungen für den Import von Haushaltsdaten, bei denen Steuerzahler- und Ehegatteninformationen in einem einzigen Datensatz in Ihrem Quellsystem enthalten sind.

Tipp! Führen Sie einen Testimport mit einer kleinen Stichprobe von Kunden durch, die verschiedene Beziehungstypen enthält, um zu prüfen, ob Ihre Datenstruktur ordnungsgemäß funktioniert, bevor Sie Ihren gesamten Kundenstamm importieren.

Erkunden Sie die Kontenliste

Die Kontenliste dient als Hauptschnittstelle für Ihre Kundenverwaltung. Wenn Sie lernen, ihre Funktionen effizient zu nutzen, verbessern Sie Ihren workflow:

Bulk-Aktionen lernen: Führen Sie Aktionen für mehrere Konten gleichzeitig durch, z. B. das Senden von Anfragen an alle Kunden, denen bestimmte Formulare fehlen, die Anwendung von Tags zur Kategorisierung von Kunden oder die Zuweisung von Konten an Teammitglieder.
Entdecken Sie die Kraft der Filter: Erstellen und speichern Sie Filter, um Kundensegmente anhand bestimmter Kriterien schnell zu identifizieren. Filtern Sie z. B. nach status, zugewiesen Ersteller, Serviceart oderstatus , um sich auf relevante Kundengruppen während verschiedener workflow Phasen.

Verschieben Sie Ihre Dokumente zu TaxDome

Ein effektives Dokumentenmanagement ist für die Zusammenarbeit mit Kunden unerlässlich. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Dokumentensystem einrichten:

Verstehen Sie die Dokumente: Übersicht: Lernen Sie die Dokument-Organisationsstruktur von TaxDome kennen, einschließlich privater und gemeinsamer Ordner, Dokumentstatus und Versionskontrolle. Dieses System hilft, interne Arbeitsdateien von kundenorientierten Dokumenten zu trennen.
Desktop App mit TD Drive installieren - TaxDome Drive funktioniert wie Dropbox oder Google Drive und ermöglicht es Ihnen, Dateien schnell auf TaxDome zu kopieren, ohne das Webportal öffnen zu müssen. Sie können auch Dateien, die bereits bei TaxDome gespeichert sind, einfach öffnen und bearbeiten.
Strategien der Dokumentenmigration: Verschiedene Methoden zur Übertragung vorhandener Dokumente auf der Grundlage Ihres aktuellen Speichersystems. Dazu gehören Massen-Upload , Ordnerzuordnung und die Erhaltung von Metadaten beim Import aus anderen Dokumentenmanagementsystemen.

Hinweis! Die Implementierung von standardisierten Ordnervorlagen vor der Migration gewährleistet eine einheitliche Dokumentenorganisation in allen Kundenkonten und vereinfacht den Zugriff der Teammitglieder auf wichtige Dateien.

Benachrichtigungen/Anpassungen für Ihre Kunden einrichten

Konfigurieren Sie, wie Ihre Kunden über das Portal mit Ihrer Firma interagieren:

Entdecken Sie manuelle und automatische Erinnerungen: Konfigurieren Sie Benachrichtigungsregeln für Dokumentenfristen, ausstehende Informationsanfragen und Zahlungserinnerungen. Definieren Sie, welche Ereignisse Kundenbenachrichtigungen auslösen und passen Sie die Häufigkeit der Erinnerungen an.
E-Mails von Firmen an Kunden: Richten Sie E-Mail-Vorlagen für allgemeine Mitteilungen ein.
Mandantenportal anpassen: Passen Sie die Portaleinstellungen an die Arbeitsabläufe Ihrer Kanzlei workflowDazu gehören das Aktivieren/Deaktivieren bestimmter Funktionen, das Hinzufügen von branding Kanzlei und das Konfigurieren des Auftrag für den Mandanten.