Bereiten Sie Ihr Portal für die Einladung von Kunden vor

Willkommen bei TaxDome! Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Ihr Portal effektiv für die Mandantenverwaltung einzurichten. Sie erfahren, wie Sie Mandanteninformationen strukturieren, bestehende Daten importieren, Dokumente organisieren und die Mandantenkommunikation anpassen können, um einen effizienten workflow.

Verstehen von Konten und Kontakten

Bevor Sie Ihrem Portal Kunden hinzufügen, sollten Sie verstehen, wie TaxDome die Kundeninformationen über Konten und Kontakte organisiert.

• Kontakte & Konten : Erfahren Sie, wie Sie Ehepaare, Unternehmen oder Familiengruppen unter einem Konto organisieren und dabei separate Kontaktprofile beibehalten können. Diese Struktur ist hilfreich, wenn Sie mit Haushalten arbeiten, die gemeinsame Steuerunterlagen benötigen, aber getrennte Kommunikationswege wünschen.

• Kontakt-Umschalter : Legen Sie fest, welche Kontakte Portalzugang, Benachrichtigungen und E-Mails erhalten. Mit diesen Einstellungen können Sie steuern, wer innerhalb desselben Kontos Terminerinnerungen oder Dokumentanfragen erhält.

• Testkundenkonten : Erstellen Sie Beispielkonten, um die genaue Kundenerfahrung zu sehen, bevor Sie tatsächliche Kunden einladen. Dies hilft Ihnen dabei, etwaige Konfigurationsprobleme bei der Einrichtung Ihres Portals zu identifizieren.

Hinweis

Richtig konfigurierte Konten und Kontakte verhindern Probleme, wie z. B. die Möglichkeit für nicht autorisierte Kontakte, Angebote zu unterzeichnen oder doppelte Konten für verwandte Personen zu erstellen.

Verschieben Sie Ihre CRM zu TaxDome

Der Import Ihrer bestehenden Kundendatenbank in TaxDome erfordert Planung, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt übertragen werden:

• Exportieren Sie eine Kundenliste aus Ihrer aktuellen Software : Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Exportieren von Kundendaten aus gängigen Steuer- und Buchhaltungsprogrammen, einschließlich Überlegungen zur Feldzuordnung.

• Bereiten Sie Ihre CSV-Datei für den Import vor : Formatieren Sie Ihre Kundendaten so, dass sie den Importanforderungen TaxDomeentsprechen. Dazu gehört die Zuordnung von Feldern wie Namen, Kontaktinformationen und Steuerkennungen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die Beziehungen zwischen Ehepartnern/Angehörigen korrekt strukturiert sind.

• Importieren Sie Ihre CRM in TaxDome : Führen Sie den Importvorgang durch, der Validierungsschritte, Fehlerbehandlung und Überprüfung nach dem Import umfasst, um die Datenintegrität sicherzustellen.

• Importieren Sie eine CSV-Datei, in der Steuerzahler und Ehepartner in einer Zeile aufgeführt sind : Besondere Anweisungen für den Import von Haushaltsdaten, wenn die Informationen zum Steuerzahler und Ehepartner in Ihrem Quellsystem in einem einzigen Datensatz enthalten sind.

Tipp

Führen Sie einen Testimport mit einer kleinen Stichprobe von Kunden durch, die verschiedene Beziehungstypen enthält, um zu prüfen, ob Ihre Datenstruktur ordnungsgemäß funktioniert, bevor Sie Ihren gesamten Kundenstamm importieren.

Erkunden Sie die Kontenliste

Die Kontenliste dient als Hauptschnittstelle für Ihre Kundenverwaltung. Wenn Sie lernen, ihre Funktionen effizient zu nutzen, verbessern Sie Ihren workflow:

• Massenaktionen lernen : Führen Sie Vorgänge für mehrere Konten gleichzeitig durch, z. B. Anfragen an alle Kunden senden, denen bestimmte Formulare fehlen, Tags zum Kategorisieren von Kunden zuweisen oder Konten Teammitgliedern zuweisen.

• Entdecken Sie die Leistungsfähigkeit von Filtern : Erstellen und speichern Sie Filter, um Kundensegmente anhand bestimmter Kriterien schnell zu identifizieren. Filtern Sie beispielsweise nach status, zugewiesen , Servicetyp oderstatus sich während verschiedener workflow .

  

Verschieben Sie Ihre Dokumente zu TaxDome

Ein effektives Dokumentenmanagement ist für die Zusammenarbeit mit Kunden unerlässlich. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Dokumentensystem einrichten:

• Die Dokumente verstehen: Überblick : Lernen Sie die Dokumentenorganisationsstruktur TaxDomekennen, einschließlich privater und freigegebener Ordner, Dokumentenstatus und Versionskontrolle. Dieses System hilft dabei, interne Arbeitsdateien von kundenbezogenen Dokumenten zu trennen.

• Installieren Sie die Desktop-App mit TD Drive –TaxDome funktioniert genauso wie Dropbox oder Google Drive, sodass Sie Dateien schnell in TaxDome kopieren können, TaxDome das Webportal öffnen zu müssen. Sie können auch bereits in TaxDome gespeicherte Dateien ganz einfach öffnen und bearbeiten.

• Strategien zur Dokumentenmigration : Verschiedene Methoden zur Übertragung bestehender Dokumente basierend auf Ihrem aktuellen Speichersystem. Umfasst Massen-Upload , Ordnerzuordnung und Metadatenerhaltung beim Import aus anderen Dokumentenmanagementsystemen.

Hinweis

Die Implementierung standardisierter Ordnervorlagen vor der Migration gewährleistet eine konsistente Dokumentenorganisation für alle Kundenkonten und vereinfacht den Zugriff der Teammitglieder auf wichtige Dateien.

Benachrichtigungen/Anpassungen für Ihre Kunden einrichten

Konfigurieren Sie, wie Ihre Kunden über das Portal mit Ihrer Firma interagieren:

• Manuelle und automatische Erinnerungen erkunden : Konfigurieren Sie Benachrichtigungsregeln für Dokumentenfristen, ausstehende Informationsanfragen und Zahlungserinnerungen. Legen Sie fest, welche Ereignisse Kundenbenachrichtigungen auslösen, und passen Sie die Häufigkeit der Erinnerungen an.

• E-Mails von Unternehmen an Kunden : Richten Sie E-Mail-Vorlagen für häufig verwendete Mitteilungen ein.

• Mandantenportal anpassen : Passen Sie die Portaleinstellungen an den workflowan, einschließlich der Aktivierung/Deaktivierung bestimmter Funktionen, dem Hinzufügen von branding und der Konfiguration von kundenorientierten Auftrag .

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