Bereiten Sie Ihr Portal für die Einladung von Kunden vor

Willkommen bei TaxDome! Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Ihr Portal effektiv für die Mandantenverwaltung einzurichten. Sie erfahren, wie Sie Mandanteninformationen strukturieren, bestehende Daten importieren, Dokumente organisieren und die Mandantenkommunikation anpassen können, um einen effizienten workflow.

Verstehen von Konten und Kontakten

Bevor Sie Ihrem Portal Kunden hinzufügen, sollten Sie verstehen, wie TaxDome die Kundeninformationen über Konten und Kontakte organisiert.

• Contacts & Accounts : Learn how to organize married couples, business entities or family groups under one account while maintaining separate contact profiles. This structure helps when working with households that need shared tax documents but separate communications.

• Contact toggles : Configure which contacts receive portal access, notifications and emails. Use these settings to control who gets deadline reminders or document requests within the same account.

• Test client accounts : Create sample accounts to see the exact client experience before inviting actual clients. This helps identify any configuration issues in your portal setup.

Hinweis

Richtig konfigurierte Konten und Kontakte verhindern Probleme, wie z. B. die Möglichkeit für nicht autorisierte Kontakte, Angebote zu unterzeichnen oder doppelte Konten für verwandte Personen zu erstellen.

Verschieben Sie Ihre CRM zu TaxDome

Der Import Ihrer bestehenden Kundendatenbank in TaxDome erfordert Planung, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt übertragen werden:

• Export a client list from your current software : Step-by-step instructions for exporting client data from common tax and accounting software, including field mapping considerations.

• Prepare your CSV file for import : Format your client data to match TaxDome’s import requirements. This includes mapping fields like names, contact information and tax identifiers. Also, you need to ensure spouse/dependent relationships are properly structured.

• Import your CRM data to TaxDome : Execute the import process, which includes validation steps, error handling, and post-import verification, to ensure data integrity.

• Import a CSV file with taxpayer and spouse on one row : Special instructions for importing household data where taxpayer and spouse information is contained in a single record in your source system.

Tipp

Führen Sie einen Testimport mit einer kleinen Stichprobe von Kunden durch, die verschiedene Beziehungstypen enthält, um zu prüfen, ob Ihre Datenstruktur ordnungsgemäß funktioniert, bevor Sie Ihren gesamten Kundenstamm importieren.

Erkunden Sie die Kontenliste

Die Kontenliste dient als Hauptschnittstelle für Ihre Kundenverwaltung. Wenn Sie lernen, ihre Funktionen effizient zu nutzen, verbessern Sie Ihren workflow:

• Learn bulk actions : Perform operations on multiple accounts simultaneously, such as sending requests to all clients missing specific forms, applying tags to categorize clients, or assigning accounts to team members.

• Discover the power of filters : Create and save filters to quickly identify client segments based on specific criteria. For example, filter by filing status, assigned preparer, service type or organizer status to focus on relevant client groups during different workflow phases.

  

Verschieben Sie Ihre Dokumente zu TaxDome

Ein effektives Dokumentenmanagement ist für die Zusammenarbeit mit Kunden unerlässlich. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Dokumentensystem einrichten:

• Understand the Documents: overview : Learn TaxDome’s document organization structure, including private and shared folders, document statuses and version control. This system helps separate internal working files from client-facing documents.

• Install Desktop App with TD Drive - TaxDome Drive works the same way as Dropbox or Google Drive letting you quickly copy files to TaxDome without need to open web portal. You can also easily open and edit files already stored at TaxDome.

• Document migration strategies : Different methods for transferring existing documents based on your current storage system. Includes bulk upload procedures, folder mapping, and metadata preservation when importing from other document management systems.

Hinweis

Die Implementierung standardisierter Ordnervorlagen vor der Migration gewährleistet eine konsistente Dokumentenorganisation für alle Kundenkonten und vereinfacht den Zugriff der Teammitglieder auf wichtige Dateien.

Benachrichtigungen/Anpassungen für Ihre Kunden einrichten

Konfigurieren Sie, wie Ihre Kunden über das Portal mit Ihrer Firma interagieren:

• Explore manual and automated reminders : Configure notification rules for document deadlines, outstanding information requests and payment reminders. Define which events trigger client notifications and customize reminder frequency.

• Emails from firms to clients : Set up email templates for common communications.

• Customize client portal : Adjust portal settings to match your firm’s workflow, including enabling/disabling specific features, adding firm branding elements and configuring client-facing job statuses.

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