Aufgaben und To-Dos erstellen

Unsere Funktion Aufgaben hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Aufgaben, um sicherzustellen, dass jeder - auch Sie - auf dem Laufenden bleibt, was für jede Steuerverwaltung von entscheidender Bedeutung ist Kanzlei. Mit Aufgaben wissen Sie nicht nur, was als Nächstes auf Ihrer Agenda steht, sondern auch, was der Rest Ihres Teams gerade bearbeitet. Außerdem können Sie Aufgaben innerhalb von pipelines automatisieren; auf diese Weise werden sie automatisch genau dann erstellt, wenn Sie sie brauchen.

Hinweis

Entdecken Sie, wie Sie Ihre Prozesse verwalten, die Effizienz steigern und den Fortschritt Ihrer Arbeit verfolgen können, indem Sie die meisten Ihrer sich wiederholenden Aufgaben automatisieren mit Hebelkraft workflow Automatisierung in TaxDome

Aufgaben erstellen

Bei TaxDome betrachten wir Aufgaben als Schritte, die Sie ausführen müssen, um einen Auftrag . Ein Auftrag eine Vielzahl von Aufgaben sowohl für Ihr Team als auch für den Kunden umfassen – Nachrichten, Rechnungen, Zeiteinträge, Angebote und so weiter. Lesen Sie mehr über den Unterschied zwischen unseren Funktionen Pipelines, Aufträge und Aufgaben.

Da es so viele bewegliche Teile in einer Steuer Kanzlei gibt, haben wir ein System entwickelt, mit dem Sie Aufgaben innerhalb Ihrer pipelines automatisieren können. Auf diese Weise werden die Aufgaben automatisch generiert, wenn sich ein Auftrag von Stufe zu Stufe innerhalb einer pipeline. Und wenn Sie ein Aufgabe manuell erstellen möchten, können Sie es auch mit einem bestimmten Auftrag verknüpfen. Das ist eine Menge Flexibilität!

Aufgaben können vom Firmeninhaber, vom Administrator oder von jedem Mitarbeiter erstellt werden, der Zugriff auf das Konto oder Zugriffsrechte zum Anzeigen aller Konten erhalten hat .

Sie können Aufgaben auf verschiedene Arten erstellen:

• Eigenständige Aufgaben hinzufügen

• Aufgaben für mehrere Kunden hinzufügen

• Details zu Aufgaben hinzufügen

• Aufgaben aus E-Mails erstellen

• Automatisieren von Aufgaben innerhalb pipeline Stufen

Eigenständige Aufgaben hinzufügen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine einzelne Aufgabe zu erstellen:

1. Klicken Sie oben links auf Neu und wählen Sie dann Aufgabe im Slide-out.

2. Fügen Sie Details zur Aufgabe der rechten Seitenleiste hinzu. 

3. Das war's! Klicken Sie auf Aufgabe erstellen.

   

Aufgaben für mehrere Kunden hinzufügen

Wenn Sie dieselbe Aufgabe für eine Reihe verschiedener Kunden erstellen müssen, verwenden Sie unsere Massenfunktion:

1. Gehen Sie zu Kunden > Konten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten, klicken Sie auf Weitere Aktionen und wählen Sie Aufgabe erstellen in der Dropdown-Liste.

2. Fügen Sie Details zur Aufgabe der rechten Seitenleiste hinzu. 

3. Das war's! Klicken Sie auf Aufgabe erstellen.

   

Details zu Aufgaben hinzufügen

Fügen Sie bei Bedarf weitere Details zur Aufgabe hinzu:

a. Konto(s). Fügen Sie ein Kundenkonto hinzu oder lassen Sie das Feld Kunde leer, wenn die Aufgabe nicht für einen bestimmten Kunden bestimmt ist.

b. Auftrag. Wenn Sie im vorherigen Schritt nur ein Konto ausgewählt haben, können Sie einen Auftrag auswählen, mit dem Sie die Aufgabe verknüpfen möchten. Eine Aufgabe kann nur mit einem Auftrag verknüpft werden.

c. Vorlage. Füllen Sie die Aufgabe einer Ihrer zuvor gespeicherten Vorlagen. Klicken Sie auf die Vorlagenliste, um eine Vorlage auszuwählen (weitere Informationen zu Aufgabe finden Sie hier ) .

d. Beauftragte: Wählen Sie einen oder mehrere Aufgabe . Sie können Teammitglieder oder Rollen auswählen:

• Teammitglieder: Wählen Sie den Namen eines Teammitglieds oder mehrere Namen aus.

• Rollen: Wählen Sie eine oder mehrere Konto-Rollen aus. Sobald der Auftrag aus der Vorlage erstellt Auftrag , werden alle Teammitglieder, zugewiesen entsprechenden Rollen zugewiesen einem Kundenkonto zugewiesen dem Auftrag zugeordnet.

e. Name der Aufgabe . Dieses Feld muss ausgefüllt werden und ist der Name, den Sie in der Aufgabe und im Auftrag sehen.

f. Status. Mit Hilfe des Status können Sie verfolgen, in welcher Stufe sich eine Aufgabe befindet. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, können Sie oder das zugewiesen Teammitglied den status auf Erledigt ändern.

g. Priorität. Wählen Sie die Prioritätsstufe: Niedrig, Hoch, Mittel oder Dringend. Die Standardpriorität ist Mittel.

h. Beschreibung. Verwenden Sie die Beschreibung, um den aktuellen Fortschritt oder offene Punkte zu dokumentieren. Auf diese Weise können Sie beim Öffnen der Aufgabe sehen , in welchem Status sich die Aufgaben befinden. Sie können Textformatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen verwenden und auch Links einfügen. Sie können auch Ihre Teammitglieder erwähnen, um sie über die Aufgabe zu benachrichtigen, Aufgabe sie ihnen zuweisen zu müssen.

i. Tags. Diese helfen Ihnen dabei, Ihre Aufgaben zu kategorisieren und zu sortieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Konto- und Aufgabe .

j. Startdatum, Fälligkeitsdatum. Das Festlegen von Terminen ist optional, kann aber ein hilfreiches Werkzeug für das Zeitmanagement sein. Sie erhalten drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Aufgabeeine E-Mail-Erinnerung. Aufgaben, die überfällig sind oder deren Fälligkeitsdatum näher rückt, werden in der Aufgabenliste mit einem roten und gelben Ausrufezeichen neben ihrem Namen gekennzeichnet.

k. Wiederholen. Lassen Sie Ihre Aufgabe wiederholen (wie das geht, erfahren Sie hier ) . Nicht verfügbar, wenn die Aufgabe zugewiesen Rolle zugewiesen Aufgabe . Sie können eine Aufgabe zwar weiterhin Aufgabe einstellen, Aufgabe jeden Monat wiederholt wird, aber Sie profitieren noch mehr davon, wenn Sie Aufgaben in Aufträge integrieren Aufträge siehe Automatisieren von Aufgaben innerhalb von pipelines .

l. Dokumente anhängen. Wenn Sie in Schritt 1 nur ein Konto ausgewählt haben, können Sie Dokumente anhängen, die Sie oder andere Teammitglieder für die Arbeit benötigen (Details unten ) .

m. Teilaufgaben. Ihre Aufgabe kleinere To-dos umfassen (Details unten ) .

n. Konto-Notizen verknüpfen. Wenn Sie in Schritt 1 nur ein Konto ausgewählt haben, können Sie Konto-Notizen verknüpfen, die Ihren Teamkollegen bei der Erledigung Aufgabe helfen könnten. Sobald die Notiz verknüpft ist, können Sie sie unter „Konto-Notizen” sehen. (Details im Artikel ) .

o. Aufgabe erstellen. Klicken Sie auf , um die Erstellung der Aufgabe abzuschließen.

Aufgaben aus E-Mails erstellen

You may find that you want to create a task from an email you received from a client. This is easily done from your Inbox+ notification center. Here’s how:

1. From the Inbox+ page, click on the email notification bar to expand it, then click on the Create task link. If the email address is linked to several accounts, you will be able to select the one you want.

2. Die Seitenleiste Aufgabe erstellen wird geöffnet. Die Felder sind bereits mit der E-Mail des Kunden ausgefüllt:

• Kunde: der Kunde, der die E-Mail abgeschickt hat.

• Name derAufgabe : die Betreffzeile der E-Mail.

• Beschreibung: der Text der E-Mail.

3. Click the Create task button to save the task. After the task is created, the notification automatically moves to the Archived tab in Inbox+.

Automatisieren von Aufgaben innerhalb pipeline Stufen

Um zu erfahren, wie Sie Aufgaben innerhalb von pipelines automatisieren können, gehen Sie hier auf die Seite „Aufgaben in Aufträge ”.

Unteraufgaben erstellen

Eine Aufgabe kann Unteraufgaben haben, die wie eine Aufgaben-Checkliste funktionieren. Sie können Unteraufgaben beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe hinzufügen.

Hinweis

Unvollständige Teilaufgaben verhindern nicht, dass die Aufgabe als erledigt markiert wird.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Teilaufgabe zu erstellen:

1. Sobald Sie den Schalter für Unteraufgaben aktivieren, erscheint ein Kontrollkästchen mit einem Feld für eine Aufgabe. Geben Sie den Namen der Teilaufgabe oder der Aufgabe ein.

2. Klicken Sie auf Teilaufgabe hinzufügen, um weitere Punkte auf der Checkliste zu erstellen.

3. Klicken Sie auf Aufgabe erstellen oder Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

   

   Sobald eine Teilaufgabe abgeschlossen ist, können Sie das Kästchen daneben ankreuzen.

   

   Sie sehen die Anzahl der abgeschlossenen Teilaufgaben und die Gesamtzahl der verbleibenden Teilaufgaben in der Spalte TEILAUFGABEN der Aufgabe .

   

Dateien zu Aufgaben hinzufügen

Sie benötigen einen Ordner mit der Zugriffsebene „privat“ , um Dateien an eine Aufgabe einen bestimmten Kunden anzuhängen (Sie können dies nicht für mehr als einen Kunden gleichzeitig tun).

• Um Dateien von Ihrem Desktop anzuhängen, klicken Sie auf „Dokumente anhängen“, wählen Sie „Von meinem Computer“ und suchen Sie die Dateien, die Sie hochladen möchten. Sie können PDF-Dateien, Word-Dateien, Excel-Dateien oder Bilder hochladen. Weitere Informationen finden Sie hier . Die an Aufgaben angehängten Dateien werden im ausgewählten Ordner unter der Registerkarte „Dokumente“ in der Unterregisterkarte „Privat“ gespeichert.

• Um Dateien von TaxDome anzuhängen, klicken Sie auf Anhängen, wählen Sie Von TaxDome, klicken Sie dann auf den Ordner und wählen Sie die Dateien aus. Sie können alle Dateien hinzufügen, die bereits auf TaxDome hochgeladen wurden.

  

Wiederkehrende Aufgaben erstellen

Wiederkehrende Aufgaben sind Aufgaben, die Sie regelmäßig ausführen: Zum Beispiel einmal in der Woche mit einem Kunden telefonieren, alle drei Tage die Post kontrollieren, jährlich bestimmte Steuerformulare vorbereiten.

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe erstellen, werden die folgenden Attribute von der ersten Aufgabe übernommen:

• Der Name des Kunden
• Der Name des Aufgabe
• Die Beschreibung der Aufgabe
• Die Aufgabe's Tags
• Die Geschichte von Aufgabe
• Die Bevollmächtigten für die Aufgabe
• Die Teilaufgaben (mit deaktivierten Kontrollkästchen)
• Der Wiederholungsplan (Anzahl der gewählten Wiederholungen minus eins)
  

  Hinweis

  Status, Kommentare und Anhänge sind nicht aus der ersten Aufgabe kopiert.

Um eine wiederkehrende Aufgabe einzurichten, befolgen Sie die gleichen Schritte wie bei der Erstellung einer Aufgabeaktivieren Aufgabedie Option Wiederholen ein. Dann können Sie einen Zeitplan für die Aufgabe erstellen.

1. Wählen Sie aus, wie oft die Aufgabe wiederholt werden soll. Standardmäßig wird eine Aufgabe einmal pro Woche wiederholt. Sie kann alle x Tage, Wochen, Monate oder Jahre wiederholt werden.
2. Entscheiden Sie, wann die Aufgabe ablaufen soll. Sie können ein bestimmtes Datum oder die Anzahl der Wiederholungen wählen.

Sobald eine wiederkehrende Aufgabe eingerichtet ist, sehen Sie das Start- und Fälligkeitsdatum sowie die Anzahl der Einträge in der Warteschlange.

Sie können auch anhand des Uhrensymbols neben den Namen in der Aufgabenliste erkennen, welche Aufgaben wiederkehren werden.

Erfahren Sie mehr über die Erledigung wiederkehrender Aufgaben im Aufgabe Arbeiten an einer Aufgabe  

Hinweis

Die Startzeiten für wiederkehrende Aufgaben werden durch Ihre Zeitzoneneinstellung .

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