Team verwalten (Basic): Zugang zum Konto
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There are so many options to grant employees access to accounts. You can grant them default access to all accounts, assign them to only selected accounts, assign them to accounts at specific job stages by using our pipeline automation, and more.
Hier abgedeckt:
- Account access, explained
- Default account access, explained
- Giving an employee access
- Einsicht in die Konten eines Mitarbeiters
- Einsicht in die Statistik der Mitarbeiterkonten
- Entfernen des Mitarbeiterzugangs von einem Konto
- Wer kann Mitarbeitern Zugriff auf ein Konto gewähren?
Account access, explained
At least one team member should have access to the client account. When the team members is assigned, they can do all these:
- Die Kontoinformationen anzeigen
- Client-Dokumente anzeigen und herunterladen
- alle Chat-Themen für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen und auf sie antworten
- View all SMS threads for their assigned accounts and send SMS
- alle E-Mails der Firma für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen und darauf antworten
- alle Notizen der Firma für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen und neue Notizen erstellen
- die Zeiteinträge der Firma für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen und neue Zeiteinträge erstellen
- alle Aufgaben der Firma für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen
- Aufgaben für zugewiesene Konten erstellen
- Anzeigen von Kontakten, die mit den ihnen zugewiesenen Konten verknüpft sind
Um ein Gefühl dafür zu bekommen, was ein Mitarbeiter tun kann, besuchen Sie eine schreibgeschützte Ansicht seines Portals.
Firm members assigned to the account also receive notifications about all account activity.
Hinweis: Teammitglieder können Konten zugewiesen werden, ohne Benachrichtigungen zu erhalten. Hier finden Sie weitere Informationen zu Konto-Followern.
Default account access, explained
Default account access means that a team member is automatically assigned to all newly created accounts.
A firm owner has default account access. However, it's possible to give default account access to any team members.
So richten Sie den Standard-Kontozugriff für ein Teammitglied ein:
Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Firmeneinstellungen . Suchen Sie den Abschnitt Standardkontozugriff , wählen Sie ein oder mehrere Teammitglieder aus der Liste aus und klicken Sie dann auf SPEICHERN.
Giving an employee access
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einem Mitarbeiter Zugang zu einem Konto zu gewähren:
- Indem Sie ihnen einen Standard-Kontozugang einrichten
- Beim Erstellen eines neuen Kontos
- Durch die Bearbeitung eines bestehenden Kontos zu einem beliebigen Zeitpunkt
- Durch die Verwendung der Funktion zur Verwaltung des Teamzugriffs an einem beliebigen Punkt
- Assigning team members while importing
- Durch die Verwendung eines pipeline Automatisierung
- By giving them an access right to view all accounts
Giving access to a specific account
To give an employee access to a new account, select their name while creating the account.
Um einem Mitarbeiter Zugang zu einem bestehenden Konto zu gewähren:
1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und klicken Sie dann in der Liste auf den Namen des Kunden. Sie können den Kunden auch sofort finden, indem Sie auf einer beliebigen Seite das Menü in der linken Seitenleiste aufrufen und seinen Namen in das Suchfeld eingeben.
2. Gehen Sie zum Abschnitt Info und klicken Sie auf den Link Bearbeiten rechts neben Kontodetails. Fügen Sie im Feld Teammitglieder die Mitarbeiter hinzu, denen Sie Zugriff auf das Konto geben möchten. Jedem Konto muss mindestens ein Teammitglied zugewiesen werden. Standardmäßig wird der Zugriff auf das Konto dem Firmeninhaber gewährt.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und dann auf Speichern.
Managing team access in bulk
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Um Mitarbeiter gleichzeitig vielen verschiedenen Konten zuzuweisen:
1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Konten, die Sie den Mitarbeitern zuweisen möchten. Um alle Konten auszuwählen, klicken Sie auf das oberste Kästchen.
2. Klicken Sie auf Team verwalten.
3. Es wird eine Liste der Teammitglieder der Firma angezeigt. Wählen Sie für jedes Teammitglied eine der folgenden Möglichkeiten:
- Nichts tun: Das Teammitglied wird den Konten nicht zugewiesen; wenn das Teammitglied jedoch bereits Konten zugewiesen ist, wird es diesen Konten weiterhin zugewiesen.
- Allen zuweisen: Das Teammitglied wird allen ausgewählten Konten zugewiesen.
- Aus allen entfernen: Das Teammitglied wird keinem der ausgewählten Konten mehr zugewiesen.
4. Klicken Sie auf ASSIGN.
Assigning team members while importing
Importing client accounts gives you two options for assigning team members:
- Define which team members should be assigned to every account - to do so, you need to include team members in your spreadsheet.
- Assign team members during import -- this way, you will be able to assign the same team members to all imported clients.
Include team members in your spreadsheet
This method is a huge time-saver as you can assign different team members to different accounts.
1. While preparing a CSV file for importing, add the Team members column and include the appropriate team members. If you want several team members to be assigned to one account separate names by comma.
2. Start the import process. On the second step of importing (map accounts), the Team members column of your CSV will be automatically mapped with TaxDome property.
If not, please check the naming of your column in the spreadsheet and start the import again.
That's it! When the import is completed, you will have your team members assigned to specified accounts.
Attention! Please check the team members' names twice. If there is a non-existent employee in the spreadsheet the corresponding account will not be created.
Assign team members during import
If you don't want to add team members to your spreadsheet, you still can assign them to accounts while you import. To do so:
Start the import process. On the third step of importing (settings), select the team members you want to assign to the accounts you are moving to TaxDome.
Note! The team members you select will be assigned to all imported accounts, so if you want to use different team members for different accounts, it's better either to include team members in your spreadsheet or change the assignees in bulk after the import is completed.
Giving employees temporary account access via pipeline automation
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Für Zeitarbeitskräfte können Sie einen begrenzten Zugriff auf Konten gewähren. So könnte ein Zeitarbeiter beispielsweise auf ein in ein Konto hochgeladenes Dokument zugreifen müssen, aber nur während eines bestimmten Stufe des Arbeitsprozesses.
Dies kann einfach in einem pipeline. Und so geht's:
1. Entscheiden Sie, unter welcher Adresse Stufe die Zeitarbeitskraft auf Kundenkonten zugreifen soll. (Sie können mehr über Automatisierungen lesen.)
2. Gehen Sie auf die Seite pipeline wählen Sie die Drucktaste Stufe zu dem Sie die Automatisierung, klicken Sie auf den Link Automatisierungen hinzufügen und wählen Sie dannUpdate Kontozugriff im Pulldown-Menü. Wählen Sie das/die Teammitglied(er) aus der Kontoliste aus.
Die Automatisierung kann auf verschiedene Weise konfiguriert werden:
- Ersetze zugewiesene Mitarbeiter durch Standardbenutzer auf + Kontozugang hinzufügen leer:
Wenn Auftrag dies Stufe eingibt, werden zugewiesene Mitarbeiter nicht mehr zugewiesen, und stattdessen werden Mitarbeiter mit Standard-Kontozugang dem Konto zugewiesen. - Ersetze zugewiesene Mitarbeiter durch Standardbenutzer auf + Zugang zum Konto hinzufügen ausgefüllt:
Wenn ein Auftrag dies Stufe eingibt, werden zugewiesene Mitarbeiter nicht mehr zugewiesen und stattdessen werden die im Feld " Konto hinzufügen" aufgeführten Mitarbeiter dem Konto zugewiesen. - Ersetze zugewiesene Mitarbeiter durch Standardbenutzer aus + Feld Kontozugang hinzufügen ausgefüllt:
Wenn Auftrag dies Stufe eingibt, bleiben die zugewiesenen Mitarbeiter dem Konto zugewiesen, und die im Feld "Zugang zum Konto hinzufügen " aufgeführten Mitarbeiter werden ebenfalls zugewiesen. - Empfänger durch Standardbenutzer ersetzen aus + Kontozugriff entfernen gefüllt:
Wenn ein Auftrag diese Stufe eingibt, werden die im Feld " Zugriff auf Konto entfernen " aufgeführten Mitarbeiter nicht mehr zugeordnet. - Zugang zum Konto hinzufügen ausgefüllt + Zugang zum Konto entfernen ausgefüllt:
Wenn Auftrag dies Stufe eingibt, werden die Mitarbeiter, die im Feld " Zugang zum Konto hinzufügen " aufgeführt sind, dem Konto zugewiesen, und die, die im Feld " Zugang zum Konto entfernen " aufgeführt sind, werden nicht zugewiesen.
Einem Mitarbeiter Zugang zu allen Konten gewähren
To assign an employee to all accounts (both existing and the ones that will be added in the future):
1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Einstellungen >Team & Pläne, navigieren Sie zu Aktive Teammitglieder und klicken Sie dann auf den Namen des Mitarbeiters.
2. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol Zugriffsrechte bearbeiten und schalten Sie dann auf Alle Konten anzeigen um.
3. Klicken Sie auf Speichern. Jetzt kann der Mitarbeiter alle Konten der Firma einsehen und nicht nur die ihm zugewiesenen.
Einsicht in die Konten eines Mitarbeiters
Filtern Sie Ihre Kontenliste, um zu sehen, welche Kundenkonten bestimmten Mitarbeitern zugewiesen sind:
1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und klicken Sie dann auf Filter.
2. Wählen Sie die Teammitglieder im Bereich Team aus.
Einsicht in die Statistik der Mitarbeiterkonten
Firmeninhaber und Administratoren können die Statistiken aller Mitarbeiter für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen. Diese Statistiken sind im Widget " Ausstehende Kundenaktivitäten " auf der Seite "Einblicke" zu finden.
Dieses Widget zeigt Rechnungen, Organisatoren, Signaturen, Vorschläge und Genehmigungen an, die für einen bestimmten Mitarbeiter auf die Bearbeitung durch den Kunden warten.
Wenn Sie die Kundenaktivitäten für zwei oder mehr Teammitglieder verfolgen möchten, können Sie so viele Widgets für ausstehende Kundenaktivitäten hinzufügen, wie Sie benötigen. Hier erfahren Sie mehr über das Widget"Ausstehende Kundenaktivitäten".
Eine weitere Möglichkeit, Kontostatistiken einzusehen, ist die Seite Aktuelle Kunden des Mitarbeiters. Gehen Sie dazu in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Team & Pläne . Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters und gehen Sie dann auf die Registerkarte Kunden . Die Statistiken sind für die aktuellen und früheren Konten des Mitarbeiters verfügbar.
Sie werden diese Information sehen:
- ID: Die Einzigartigkeit des Kontos ID
- Name: der Vor- und Nachname des Kunden
- Zugewiesen: das Datum, an dem der Mitarbeiter einem Konto zugewiesen wurde
- Gebuchte Rechnungen: die Anzahl der gebuchten Rechnungen
- Einnahmen: der Gesamtbetrag der bezahlten Rechnungen
- Hochgeladene Dokumente: die Anzahl der hochgeladenen Dokumente
- Genehmigt: die Anzahl der genehmigten Dokumente
Entzug des Zugriffs eines Mitarbeiters auf ein Konto
Angenommen, Sie haben ein persönliches Konto in Ihrer Firma und möchten nicht, dass andere Teammitglieder es sehen können. Oder die Rollen und Aufgaben Ihrer Mitarbeiter haben sich geändert und Sie möchten nicht, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Konten haben.
Sie können Mitarbeiter aus jedem Kundenkonto entfernen. (Oder Sie können es umgekehrt machen: Konten aus der Liste der zugewiesenen Kunden eines Mitarbeiters entfernen). Bitte sehen Sie sich die folgenden Optionen an.
Achtung! Wenn Sie Mitarbeiter haben, deren Zugriffsrecht "Alle Konten anzeigen" aktiviert ist, müssen Sie dieses Zugriffsrecht zunächst deaktivieren. Dies funktioniert jedoch nicht für Ihre Administratoren, da diese immer Zugriff auf alle Konten haben.
So entfernen Sie Mitarbeiter aus einem Kundenkonto:
- Gehen Sie zum Abschnitt Info des Kundenprofils und klicken Sie auf den Link Bearbeiten rechts neben Kontodetails. Alle Mitarbeiter mit Kontozugang werden im Feld Teammitglieder angezeigt.
- Klicken Sie auf × rechts neben einem Teammitglied, um ihm den Zugriff auf ein Kundenkonto zu entziehen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und dann auf Speichern.
Hinweis! Die Zuweisung eines Kontos kann nicht aufgehoben werden. Wenn Sie alle Mitarbeiter entfernen, wird das Konto automatisch jedem zugewiesen, der über einen Standard-Zugang zum Konto verfügt.
Sie können auch ein Konto aus der Liste der zugewiesenen Kunden eines Mitarbeiters entfernen:
- Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Einstellungen > Team & Pläne , klicken Sie dann auf den Namen des Teammitglieds und gehen Sie auf die Registerkarte Kunden .
- Klicken Sie auf das rote Löschsymbol ganz rechts neben dem Kontonamen.
- Klicken Sie im Popup-Fenster " Löschbestätigung " auf . Das ausgewählte Konto wird dann in die Registerkarte " Vergangenheit" des Mitarbeiters verschoben.
Wer kann Mitarbeitern Zugang zu Konten gewähren?
Firmeninhaber und Administratoren können Mitarbeitern jederzeit Zugriffsrechte auf Konten erteilen. Sie können auch Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Teammitgliedern Kunden zuzuweisen. Wenn Sie Firmeninhaber oder Administrator sind und möchten, dass jemand anderes im Team Konten zuweist, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Team & Pläne , navigieren Sie zu Aktive Teammitglieder und klicken Sie dann auf den Namen des Mitarbeiters.
2. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol Zugriffsrechte bearbeiten und schalten Sie dann die Option Teammitglieder zuweisen um.
3. Klicken Sie auf Speichern.
