Dokumente (Basic): Manuell oder automatisch hochladen

Wie man Dokumente hochlädt

Es gibt viele Möglichkeiten zum Hochladen; wählen Sie, was für Sie am besten funktioniert:  

• Klicken Sie oben links auf Neu.
• Ziehen Sie die Dokumente oder Ordner von Ihrem Desktop auf die Registerkarte Dokumente / Zuletzt verwendet auf der Seite Dokumente und legen Sie sie an einer beliebigen Stelle auf dem Bildschirm ab. Sie können sie auch an einer beliebigen Stelle innerhalb der Registerkarte " Dokumente" für das Konto ablegen oder sie einfach in einem bestimmten Ordner oder Unterordner ablegen, um Dokumente dorthin hochzuladen.
• Klicken Sie auf Dokumente hochladen oder Ordner hochladen auf der Registerkarte Dokumente auf der Seite Dokumente oder auf der Registerkarte Dokumente für das Konto.
• Verwenden Sie die TaxDome Desktop App.
• Verwenden Sie TaxDome Drive.
• Mobile App verwenden.
• Laden Sie sie mit Hilfe von Ordnervorlagen und Automatisierungen in pipelines hoch. 

1. Klicken Sie oben links auf Neu, wählen Sie Dokument aus dem Slide-out oder klicken Sie auf Dokumente hochladen auf der Registerkarte Dokumente auf der Seite Dokumente oder auf der Registerkarte Dokumente für das Konto und wählen Sie dann die Dateien aus, die Sie von Ihrem Computer hochladen möchten. Um mehrere Dateien aus einem Ordner auszuwählen, drücken Sie die Strg- oder Umschalttaste auf Ihrer Tastatur.

2. Gehen Sie zu dem Konto, in das Sie die Dateien hochladen möchten. 

3. Wählen Sie, wohin Sie hochladen möchten. Für jedes Dokument und jeden Ordner gibt es sichtbare Symbole zur einfachen Identifizierung. 

4. Klicken Sie zum Abschluss auf Hochladen . Wenn Sie in einen Ordner der obersten Ebene hochladen, auf den der Kunde zugreifen kann , oder auf den der Kunde zugreifen und ihn bearbeiten kann (weitere Informationen finden Sie hier), können Sie einige hilfreiche Einstellungen aktivieren (siehe unten). 

Denken Sie daran:

• Einige Dateitypen werden nicht erkannt (weitere Informationen finden Sie hier).
• Die maximale Upload-Größe beträgt 300 MB. 
• Es ist nicht möglich, Dokumente in einen versiegelten Ordner hochzuladen.
• Um das Hochladen abzubrechen, während es läuft, klicken Sie auf das x.

Einstellungen hochladen

Wenn Sie Dokumente in einen Ordner der obersten Ebene mit der Zugriffsstufe "Client kann anzeigen" oder "Client kann anzeigen und bearbeiten" hochladen, können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

Kunde benachrichtigen

Wenn diese Funktion aktiviert ist, erhalten alle mit dem Konto verknüpften Kontakte, bei denen die Benachrichtigungen aktiviert sind, eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ein Dokument hochladen. Weitere Informationen finden Sie in dem ausführlichen Artikel.

Für Kunden als gelesen markieren

Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden die Dokumente hochgeladen, aber für den Kunden nicht als neu markiert, und er erhält keine Benachrichtigung. Diese Funktion ist nützlich, wenn ein Kunde zum ersten Mal zu TaxDome wechselt.

Benachrichtigung von Followern, wenn der Kunde das Dokument öffnet

When toggled on, all team members with account access—and notifications for documents enabled—receive a notification via email and in their Inbox+ when the client first opens the document. For details, go to the article on assigning team members to client accounts.

Genehmigung des Kunden anfordern

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn das Hochladen in einen Ordner der obersten Ebene mit der Zugriffsstufe Kunde kann sehen erfolgt. Weitere Informationen finden Sie in dem ausführlichen Artikel über Genehmigungsanträge von Kunden.

Zusätzliche Upload-Einstellungen

Optional können Sie die folgenden zusätzlichen Einstellungen auf alle Dokumenten-Uploads anwenden:

a. Mahnungen: Schaltet Erinnerungen des Kunden an die beantragte Genehmigung ein. Einzelheiten finden Sie im Artikel über Erinnerungen.

b. Beschreibung hinzufügen: Geben Sie Details über das Dokument ein. Wird für jedes Dokument gleich sein, wenn Sie mehrere auf einmal hochladen, kann aber individuell bearbeitet werden.

c. Tags hinzufügen: Wenden Sie Dokument-Tags an, um Dateien zu organisieren. Einzelheiten dazu finden Sie im Artikel über Tags.

d. Dokument für die unbezahlte Rechnung sperren : Damit können Sie ein Dokument hochladen, so dass der Kunde sieht, dass es verfügbar ist, es aber nicht ansehen oder herunterladen kann, bis er für die Arbeit bezahlt hat. Weitere Informationen finden Sie in einem ausführlichen Artikel.

e, f. Aufträge: Dokument mit Aufträge verknüpfen. Hier finden Sie mehr über die Verknüpfung von Dokumenten.

Einstellungen für einzelne Dateien 

Wenn Sie mehrere Dokumente in ein Konto hochladen, möchten Sie vielleicht für jede Datei andere Einstellungen wählen. Sie möchten z. B. die Genehmigung eines Kunden für ein Dokument einholen und ein anderes Dokument für eine Rechnung sperren. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Sobald Sie die Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie oben rechts auf Einzeln einrichten . Diese Einstellungsoption wird nur angezeigt, wenn Sie zwei oder mehr Dateien hochladen.  

2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol rechts neben der Datei und wählen Sie dann die Einstellungen aus. 

3. Klicken Sie auf Speichern, und wiederholen Sie den Vorgang für jede Datei. Dokumente mit hinzugefügten Einstellungen werden zur leichteren Identifizierung mit farbcodierten status Tags versehen(Ausstehende Genehmigung, Ausstehende Zahlung, Verfolger benachrichtigen, Als gelesen markieren oder Kunden benachrichtigen). 

4. Klicken Sie zum Abschluss auf Hochladen.

Hochladen von Ordnern

Wählen Sie zum Hochladen von Ordnern die für Sie am besten geeignete Methode: 

• Ziehen Sie Ordner von Ihrem Computer auf die Registerkarte Dokumente / Zuletzt verwendet auf der Seite Dokumente und legen Sie sie an einer beliebigen Stelle auf dem Bildschirm ab. Sie können sie auch an einer beliebigen Stelle innerhalb der Registerkarte " Dokumente" für das Konto ablegen oder sie einfach in einem bestimmten Ordner oder Unterordner ablegen, um dort Ordner hochzuladen.
• Klicken Sie aufOrdner hochladen in der Registerkarte Dokumente auf der Seite Dokumente oder in der Registerkarte Dokumente für das Konto. 
• Klicken Sie oben links auf Neu, und wählen Sie dann Ordner aus dem Schiebefenster. 

Denken Sie daran:

• Dateien, die nicht erkannt werden, können nicht hochgeladen werden.
• Ihre Ordnerstruktur wird übernommen. Alle Dokumente werden in dem ausgewählten Ordner TaxDome in ihren ursprünglichen Ordnern abgelegt.

Zip-Dateien hochladen

ZIP-Dateien sind eine gute Möglichkeit, mehrere Dokumente auf einmal hochzuladen. TaxDome ermöglicht das Hochladen von ZIP-Dateien mit einer Größe von bis zu 300 MB. Sie werden genauso hochgeladen wie andere Dateien. Sobald jedoch eine Zip-Datei hochgeladen wurde:

• Die Zip-Datei wird automatisch entpackt.
• Nicht erkannte Dateitypen können nicht hochgeladen werden.
• Die Ordner in der Zip-Datei werden nicht auf TaxDome repliziert, so dass Sie neue Ordner erstellen müssen, um die Dokumente zu organisieren.
• Die ursprüngliche Zip-Datei, die Sie hochgeladen haben, wird automatisch gelöscht.

Ansicht des Kunden

Kunden können auf Dokumente zugreifen, die Sie in Ordner mit der Berechtigung Kunde kann sehen hochladen. Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden aktiviert sind und Sie beim Hochladen eines Dokuments die OptionKunden benachrichtigen aktiviert haben, wird der Kunde per E-Mail darüber informiert. Ihre Kunden können Dokumente auf unterschiedliche Weise sehen und öffnen:

• Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung im Abschnitt " Warten auf Maßnahmen" oder auf den Link auf der Seite " Dokumente". 
• In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie auf Dokumente in der E-Mail anzeigen. 

Anschließend werden die Kunden mit den hochgeladenen Dokumenten interagieren. Für Dokumente, bei denen die Option "Kunden benachrichtigen" aktiviert ist, gibt es ein Etikett "Neu". 

Zugriff auf eine schreibgeschützte Ansicht des Kundenportals, um TaxDome von der Seite des Kunden aus zu sehen.