Dokumente hochladen

Für das Hochladen von Dokumenten auf TaxDome gibt es zahlreiche Möglichkeiten: Sie können sie per Drag-and-Drop hochladen, eine Zip-Datei verwenden, die automatisch entpackt wird - und vieles mehr. 

Dokumente können vom Firmeninhaber, Administrator oder jedem Teammitglied hochgeladen werden, das über einen Kontozugang verfügt oder Dokumente verwalten Zugriffsrechte hat. Lesen Sie weiter, um alle Ihre Upload-Optionen über die Web-App, Desktop- oder Mobil-Apps zu entdecken. 

Prüfen Sie auch zusätzliche Optionen:

• Verwenden Sie TaxDome .
• Dateien mithilfe von Ordnervorlagen und Automatisierungen in pipelines hochladen pipelines  

Wie man Dokumente hochlädt

Es gibt viele Möglichkeiten zum Hochladen; wählen Sie, was für Sie am besten funktioniert:

Web Schreibtisch Mobil

Zum Hochladen aus der Webanwendung:

• Ziehen Sie die Dokumente oder Ordner von Ihrem Desktop auf die Registerkarte Dokumente/Aktuelles auf der Seite Dokumente und legen Sie sie an einer beliebigen Stelle auf dem Bildschirm ab. Sie können sie auch an einer beliebigen Stelle innerhalb der Registerkarte " Dokumente" für das Konto ablegen oder sie einfach in einem bestimmten Ordner oder Unterordner ablegen, um dort Dokumente hochzuladen.

• Klicken Sie auf Dokumente hochladen oder Ordner hochladen auf der Registerkarte Dokumente auf der Seite Dokumente oder auf der Registerkarte Dokumente für das Konto.

• Klicken Sie oben links auf Neu.

1. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie von Ihrem Computer hochladen möchten. Um mehrere Dateien aus einem Ordner auszuwählen, verwenden Sie die Strg- oder Umschalttaste auf Ihrer Tastatur.

2. Gehen Sie zu dem Konto, in das Sie die Dateien hochladen möchten. 

3. Wählen Sie aus, wohin Sie hochladen möchten. Für jedes Dokument und jeden Ordner gibt es Sichtbarkeitssymbole zur einfachen Identifizierung. 

4. Klicken Sie auf Hochladen zum Abschluss. Beim Hochladen in einen Ordner der obersten Ebene mit Der Kunde kann sehen oder Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugang (weitere Informationen finden Sie unter hier ), können Sie einige hilfreiche Einstellungen aktivieren (siehe unten ).

   Denken Sie daran:

   • Einige Dateitypen werden nicht erkannt (weitere Informationen finden Sie hier ) .

   • Die maximale Upload-Größe für ein einzelnes Dokument beträgt 200 MB.

   • Es ist nicht möglich, Dokumente in einen versiegelten Ordner hochzuladen.

   • Um den Upload während des Vorgangs abzubrechen, klicken Sie auf dasX.

   

1. Klicken Sie auf + NEU oben links auf der Seite, wählen Sie Dateiupload und wählen Sie dann die Dateien

2. Wählen Sie das Kundenkonto, in das Sie die Dateien hochladen möchten

3. Klicken Sie auf DATEIEN HOCHLADEN

Sie können Dateien von Ihrem Gerät hochladen: 

• Tippen Sie auf dem Bildschirm Posteingang auf die Schaltfläche Dokumente hochladen. 

• Gehen Sie in den Konten zum Profil des Kunden und dann zur Registerkarte Dokumente.

  Um eine Datei hochzuladen, wählen Sie den Client und den gewünschten Ordner, tippen Sie dann auf das Symbol oben rechts und wählen Sie Ihre Option. Wenn Sie die mobile App verwenden, können Sie:

  • Papierdokument in PDF scannen
  • Wählen Sie eine beliebige Datei von Ihrem Gerät zum Hochladen
  • Wählen Sie ein Bild aus Ihrer Galerie zum Hochladen

Hinweis

Sie können Dokumente direkt von Ihrem Telefon in die TaxDome exportieren, indem Sie die iOS-Exportfunktion oder das Freigabemenü von Android verwenden. So können Sie Dateien schnell von Ihrem Gerät an TaxDome senden.

Einstellungen hochladen

Wenn Sie Dokumente in einen Ordner der obersten Ebene mit einem Der Kunde kann sehen Zugangsstufe können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

Kunde benachrichtigen

Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten alle mit dem Konto verknüpften Kontakte, für die Benachrichtigungen aktiviert sind, eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ein Dokument hochladen. Weitere Informationen finden Sie im ausführlichen Artikel .

Für Kunden als gelesen markieren

Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Dokumente zwar hochgeladen, aber nicht als Neu für den Kunden markiert, und er erhält keine Benachrichtigung. Diese Funktion ist nützlich, wenn ein Kunde zum ersten Mal zu TaxDome wechselt.

Benachrichtigung von Followern, wenn der Kunde das Dokument öffnet

When toggled on, all team members with account access—and notifications for documents enabled—receive a notification via email and in their Inbox+ when the client first opens the document. For details, go to the article on assigning team members to client accounts.

Genehmigung des Kunden anfordern

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn Sie in einen Ordner der obersten Ebene mit einem Der Kunde kann sehen Zugriffsebene. Weitere Informationen finden Sie im ausführlichen Artikel unter Kundenfreigabeanfrage .

Zusätzliche Upload-Einstellungen

Optional können Sie die folgenden zusätzlichen Einstellungen auf alle Dokumenten-Uploads anwenden:

a. Erinnerungen: Aktiviert Erinnerungen für Kunden bezüglich der angeforderten Genehmigung. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zu Erinnerungen .

b. Beschreibung hinzufügen: Geben Sie Details zum Dokument ein. Diese sind für jedes Dokument gleich, wenn Sie mehrere gleichzeitig hochladen, können jedoch individuell bearbeitet werden .

c. Tags hinzufügen: Wenden Sie Dokument-Tags an, um Dateien zu organisieren. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über Tags .

d. Dokument an die unbezahlte Rechnung binden: Damit können Sie ein Dokument hochladen, sodass der Kunde sieht, dass es verfügbar ist, es jedoch erst nach Bezahlung der Rechnung anzeigen oder herunterladen kann. Weitere Informationen finden Sie im ausführlichen Artikel .

e, f. Aufträge:Dokument mit Aufträge verknüpfen. Weitere Informationen zum Verknüpfen von Dokumenten finden Sie hier .

Einstellungen für einzelne Dateien

Wenn Sie mehrere Dokumente in ein Konto hochladen, möchten Sie vielleicht für jede Datei andere Einstellungen wählen. Sie möchten z. B. die Genehmigung eines Kunden für ein Dokument einholen und ein anderes Dokument für eine Rechnung sperren. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Sobald Sie die Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie oben rechts auf Einzeln einrichten. Diese Einstellungsoption wird nur angezeigt, wenn Sie zwei oder mehr Dateien hochladen.  

2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol rechts neben der Datei und wählen Sie dann die Einstellungen aus. 

3. Klicken Sie auf „Speichern“ und wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Datei. Dokumente mit hinzugefügten Einstellungen werden zur leichteren Identifizierung mit farbcodierten status versehen (Zur Genehmigung, Zur Zahlung, Follower benachrichtigen, Als gelesen markieren oder Kunden benachrichtigen). 

4. Klicken Sie zum Abschluss auf Hochladen.

Hochladen von Ordnern

Wählen Sie zum Hochladen von Ordnern die für Sie am besten geeignete Methode: 

Web Schreibtisch

• Ziehen Sie Ordner von Ihrem Computer auf die Registerkarte „Dokumente/Zuletzt verwendet“ auf der Seite „Dokumente“ und legen Sie sie an einer beliebigen Stelle auf dem Bildschirm ab. Sie können sie auch an einer beliebigen Stelle innerhalb der Registerkarte „Dokumente“ für das Konto ablegen oder einfach in einen bestimmten Ordner oder Unterordner ziehen, um die Ordner dort hochzuladen.

• Klicken Sie auf Ordner hochladen in der Registerkarte Dokumente auf der Seite Dokumente oder in der Registerkarte Dokumente für das Konto. 

• Klicken Sie oben links auf „Neu“ und wählen Sie dann„Ordner“ aus dem Ausklappmenü aus.

  Denken Sie daran:

  • Dateiformate, die nicht erkannt werden , können nicht hochgeladen werden.
  • Ihre Ordnerstruktur wird übernommen. Alle Dokumente werden in dem ausgewählten Ordner TaxDome in ihren ursprünglichen Ordnern abgelegt.
  • The following symbols are not allowed in folder names: / ? * : | < >

Um einen Ordner hinzuzufügen, klicken Sie auf + NEU, wählen Sie „Ordner hochladen” und wählen Sie dann den Ordner aus. Fahren Sie wie oben beschrieben fort . Das geht viel schneller, als Dokumente einzeln hochzuladen.

Beachten Sie beim Hochladen von Ordnern über die Desktop-Anwendung die folgenden Fakten:

• TaxDome verarbeitet alle Dateien im ausgewählten Ordner und seinen Unterordnern.

• Aus Gründen der Sicherheit Ihrer Daten TaxDome nicht alle Dateitypen (weitere Informationen zu nicht erkannten Dateitypen ) .

• Sie können für jedes Dokument in Ihren Ordnern und Unterordnern Details angeben: Wählen Sie den Mandanten, den Zielordner usw.

• Ihre ursprüngliche Ordnerstruktur wird in TaxDome nicht repliziert; Sie müssen Neue Ordner erstellen Ihre Dateien zu organisieren. Oder Sie können Massen-Upload um Ihre ursprüngliche Struktur beizubehalten. Beachten Sie, dass neue Ordner mit dem Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugangsstufe.

• Sie können nicht mehrere Ordner auf einmal auswählen. Wenn Sie Dokumente aus mehreren verschiedenen Ordnern hochladen müssen, verwenden Sie die FOLDER HOCHLADEN für jeden einzelnen Ordner.

Zip-Dateien hochladen

ZIP-Dateien eignen sich hervorragend, um mehrere Dokumente gleichzeitig hochzuladen. TaxDome ZIP-Dateien mit einer Größe von bis zu 200 MB TaxDome . Sie werden genauso wie andere Dateien hochgeladen. Sobald eine ZIP-Datei hochgeladen wurde, gilt jedoch Folgendes:

• Die Zip-Datei wird automatisch entpackt.

• Dateitypen, die nicht erkannt werden, können nicht hochgeladen werden.

• Ordner in der ZIP-Datei werden nicht auf TaxDome repliziert, daher müssen Sie neue Ordner erstellen , um die Dokumente zu organisieren.

• Die ursprüngliche Zip-Datei, die Sie hochgeladen haben, wird automatisch gelöscht.

Ansicht des Kunden

Kunden können auf Dokumente zugreifen, die Sie in Ordner mit dem Der Kunde kann sehen Berechtigungen. Außerdem, wenn Benachrichtigungen für den Kunden aktiviert sind und Sie überprüft haben, dass Kunde benachrichtigen Beim Hochladen eines Dokuments werden sie per E-Mail darüber informiert. Ihre Kunden können Dokumente auf verschiedene Weise anzeigen und öffnen:

• Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung im Abschnitt " Warten auf Maßnahmen" oder auf den Link auf der Seite " Dokumente". 

• In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie auf Dokumente in der E-Mail anzeigen. 

Anschließend werden die Kunden mit den hochgeladenen Dokumenten interagieren. Für Dokumente mit aktivierter Kunden benachrichtigen, gibt es ein Label Neu. 

Greifen Sie auf eine schreibgeschützte Ansicht des Kundenportals zu, um TaxDome Kundensicht zu sehen.

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